Afwikkeling van niet-fiscale bezwaren:
rekenkamerbrief

Opvolgingsonderzoek

Geachte leden van de gemeenteraad,

Met deze brief wil ik u informeren over de uitkomsten van ons opvolgingsonderzoek Afwikkeling van niet-fiscale bezwaren. Hierin zijn we zijn nagegaan op welke wijze het college van burgemeester en wethouders invulling heeft gegeven aan de aanbevelingen uit het onderzoek “Afwikkeling van niet-fiscale bezwaren” (oktober 2014). Destijds werd geconcludeerd dat de gemeente niet-fiscale bezwaren oplossingsgericht en met een zekere souplesse afwikkelde, maar dat de zogenaamde informele methode niet structureel werd toegepast. De mogelijkheden om niet-fiscale bezwaren op een informele wijze af te handelen werden niet volledig benut en de afhandeling kon efficiënter en klantvriendelijker.

De rekenkamer deed zes aanbevelingen gericht op de verdere verbetering van de afwikkeling van niet-fiscale bezwaren. Met dit opvolgingsonderzoek wil de rekenkamer de gemeenteraad informeren over de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders uitvoering heeft gegeven aan de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport. Daarnaast is er aandacht besteed aan recente ontwikkelingen die van invloed zijn geweest op het kunnen opvolgen van de aanbevelingen.

Uit ons opvolgingsonderzoek blijkt dat het college de aanbevelingen heeft opgepakt en verbeteringen heeft doorgevoerd. Een aandachtspunt blijft de wijze waarop wordt omgegaan met de rechten van de bezwaarmakers. Zie voor details de toelichting op de volgende pagina's.

Met vriendelijke groet,

dr. J.A. de Ridder

directeur Rekenkamer Metropool Amsterdam

Aanbevelingen 2014

Zoals gebruikelijk bij opvolgingsonderzoeken stellen we ons de vraag:

In welke mate heeft het college uitvoering gegeven aan de aanbevelingen van de rekenkamer?
1aMaak een keuze over de mate waarin bezwaren informeel zullen worden afgehandeld en draag deze keuze uit via de gemeentelijke informatiekanalen, waaronder de website, advertenties in huis-aan-huis bladen en via de bezwaarclausule in de primaire besluiten
1bStel een jaarverslag 'bezwaren en beroepen' beschikbaar aan de raad en voorzie dit van informatie over de uitkomsten van de procedures, mogelijke patronen en knelpunten en context hoe de resultaten bereikt zijn
2Wikkel bezwaren met behulp van de informele methode doelgericht en bewust, systematisch en procesmatig af, wees gericht op willen leren en leg gesprekken en afspraken met de bezwaarmaker vast
3Investeer in de informele methode door training van personeel, zorg dat de methode ook wordt toegepast en gun de methode tijd om zich te bewijzen
4Zorg dat een andere ambtenaar dan die bij het oorspronkelijke besluit betrokken was het eerste contact legt met de bezwaarmaker om op die wijze een onbevangen gesprek te creëren
5Beschouw een bezwaar enkel als ingetrokken, wanneer de bezwaarmaker hier – per email of post – mee akkoord is gegaan
6Richt de organisatie zo in dat onrechtmatigheden snel worden gesignaleerd en voor zover mogelijk worden hersteld en in de toekomst worden voorkomen

Raadsbehandeling en relevante ontwikkelingen na publicatie onderzoek (2014)

Behandeling in de gemeenteraad
Het Zaans Beraad behandelde het rapport op 11 september 2014. De gemeenteraad heeft het rapport niet afzonderlijk behandeld.

Tijdens de behandeling in het Zaans Beraad op 11 september 2014 zijn vragen gesteld over het aantal gerapporteerde niet-fiscale bezwaren per 1.000 inwoners in Zaanstad, in vergelijking tot de landelijke benchmark. De portefeuillehouder twijfelde aan de juistheid van de gerapporteerde gegevens. De rekenkamer bleek de gegevens verkeerd te hebben geïnterpreteerd en heeft daarna alle kwantitatieve informatie in het rapport opnieuw nagelopen. Op grond hiervan stelde de rekenkamer een herziene, definitieve versie van het rapport op, dat ze in oktober 2014 publiceerde.

Tijdens de behandeling in het Zaans Beraad is ook gediscussieerd over de wijze waarop het college aanbeveling 1b over de informatieverstrekking wilde uitvoeren. Het college wilde de informatie opnemen in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening, terwijl de rekenkamer een apart jaarverslag over ingediende en afgehandelde bezwaren voorstond. Deze aanbeveling was al eerder in de gemeenteraad aan de orde geweest, namelijk op 3 juli 2014 bij de behandeling van de Kaderbrief 2015-2018. Democratisch Zaanstad en de Partij voor Ouderen en Veiligheid dienden toen een motie in om tot actieve informatieverstrekking aan de raad te komen conform de aanbeveling in het rekenkamerrapport. De motie werd verworpen.

In het Zaans Beraad op 11 september 2014 deed de portefeuillehouder de toezegging aan de gemeenteraad dat zij met het college zou overleggen of er een apart jaarverslag zou komen. Op 4 november 2014 heeft de portefeuillehouder in een brief aan de gemeenteraad gemeld dat er geen apart jaarverslag zou komen, omdat dit een afwijking zou betekenen van het beleid alle verslagen in een jaarrapportage te vatten. De gemeenteraad heeft de brief voor kennisgeving aangenomen.

Relevante ontwikkelingen na publicatie onderzoek
Drie decentralisaties
In januari 2015, kort na de publicatie van het vorige onderzoek, werden de zogenaamde drie decentralisaties van kracht. Het gaat om de overheveling naar de gemeenten van delen van de AWBZ naar de WMO en om de invoering van de Jeugdwet en de Participatiewet. Dit betreft een flinke uitbreiding van de taken van gemeenten, die rechtstreeks gevolgen kan hebben voor burgers en hun voorzieningen. Niet onvoorstelbaar is dat deze ontwikkeling – zeker in de aanloopperiode – tot meer bezwaren van burgers heeft geleid. Wij gaan hierop in het onderstaande in bij de bespreking over de gegevens van het aantal ingediende bezwaren in de afgelopen jaren.

Ontwikkeling aantal bezwaren 2014-2017
Volgens een opgave, die de rekenkamer heeft ontvangen van de gemeente Zaanstad, ontwikkelde het aantal afgehandelde niet-fiscale bezwaren zich in 2015, 2016 en 2017 als volgt.

Tabel 1 - Afgehandelde niet-fiscale bezwaren in 2015, 2016 en 2017
 2015 2016 2017 

Soort afronding

Absoluut

%

Absoluut

%

Absoluut

%

Niet-ontvankelijk

31

9%

95

9%

79

8%

Ingetrokken

126

38%

287

29%

312

32%

Gegrond

23

7%

137

14%

151

15%

Ongegrond

121

37%

419

42%

405

41%

Nieuw primair besluit

26

8%

60

6%

32

3%

Rest

1

0%

6

1%

3

0%

Totaal

328

100%

1.004

100%

982

100%

De hierboven genoemde totalen wijken af van de eerder in de jaarverslagen gepresenteerde aantallen. Volgens de gemeente zijn de gegevens in de tabel de juiste. Van 2015 zijn alleen bezwaren opgenomen die vanaf 1 mei 2015 in het registratiesysteem zijn opgenomen.

De rekenkamer constateert dat het totaal aantal afgehandelde bezwaren in de afgelopen jaren niet hoger ligt dan het aantal afgehandelde bezwaren in 2011 en 2012. Dit was toen 1.116, respectievelijk 1.038. Het lijkt er dus op dat het aantal afgehandelde bezwaren niet groter is geworden na de invoering van de drie decentralisaties.

Opvolging aanbevelingen

Samenvattende tabel bevindingen

Uit de tabel blijkt dat het college de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport volledig heeft onderschreven. Het college heeft het grootste deel van de aanbevelingen (1a, 1b, 3 en 4) uitgevoerd. Drie aanbevelingen (2, 5 en 6) zijn slechts gedeeltelijk uitgevoerd.

Uitgevoerde aanbevelingen

De eerste aanbeveling (1a) over de informele afhandeling van ingediende bezwaren en de communicatie daarover via de website, advertenties en de bezwaarclausule in primaire besluiten is uitgevoerd. De gemeente hanteert als uitgangspunt dat de informele methode bij alle ingediende bezwaren wordt toegepast. Enige bezwaren zijn afgerond met een vaststellingsovereenkomst. Deze is te zien als een formele, schriftelijke beëindiging van mediation, als een van de partijen daarom vraagt. Op de website van de gemeente wordt de procedure toegelicht. In de bezwaarclausule bij een primair besluit is een standaardtekst opgenomen over de informele werkwijze. In de afgelopen jaren is het aantal ingetrokken bezwaren relatief toegenomen. Het aantal bezwaren dat door middel van een hoorzitting is afgehandeld, daalde flink. Beiden kunnen mede het gevolg zijn van het meer systematisch toepassen van de informele methode.

De aanbeveling over de informatieverstrekking aan de gemeenteraad (1b) is uitgevoerd. Sinds 2013 wordt er door de gemeente in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening informatie opgenomen over het aantal bezwaren en beroepen.

De derde aanbeveling over de training van het personeel is eveneens uitgevoerd. Het juridisch heeft een driedaagse training 'toepassing mediation-vaardigheden' gevolgd en heeft een jaarlijkse terugkomdag hierover. Daarnaast is een gemeentelijke mediatorpool van 11 mensen gevormd.

De vierde aanbeveling over de twee contactmomenten is uitgevoerd. Na het eerste contact met de bezwaarmaker, dat standaard wordt gelegd door een jurist van de afdeling Juridische Zaken kan met de bezwaarmaker een tweede gesprek worden gehouden, waarbij – naast iemand van de vakafdeling – twee onafhankelijke gespreksbegeleiders aanwezig zijn. De gespreksbegeleiders maken deel uit van de interne gemeentelijke mediatorpool.

Gedeeltelijk uitgevoerde aanbevelingen

De tweede aanbeveling over een meer gestandaardiseerde en systematische manier van werken is deels uitgevoerd. Het werken volgens de informele methode is wel het uitgangspunt en in het zaaksysteem van de gemeente worden de 5 stappen beschreven, die in het proces moeten worden doorlopen. Het zaaksysteem is echter op te vatten als een voortgangssysteem, waardoor wel is bepaald dat er iets moet gebeuren, maar niet wat. Ook een procesbeschrijving is er niet.

De aanbeveling om een bezwaar enkel als ingetrokken te beschouwen als de bezwaarmaker hiermee expliciet akkoord is gegaan is deels uitgevoerd. De door het college toegezegde aanpassing van de procesbeschrijving is niet tot stand gekomen. Wel dient de medewerker altijd expliciet aan de bezwaarmaker te vragen of hij het bezwaarschrift wil intrekken als een gesprek daartoe leidt. Maar als een bezwaarmaker een bezwaar intrekt volgt geen standaard procedure. De medewerker kan naar bevind van zaken telefonisch of schriftelijk het bezwaar afhandelen.

Ook de aanbeveling over de beperking van onrechtmatigheden is deels uitgevoerd. Er heeft een kleine daling plaats gevonden van het aantal afgehandelde bezwaren waarbij de wettelijke termijn wordt overschreden waar binnen het college moet beslissen op het bezwaar (van ongeveer 30% naar ongeveer 25%). Er is niet in een procesbeschrijving vastgelegd dat de bezwaarmaker een schriftelijke instemming moet geven met telefonisch horen.

Conclusies

Het college heeft de aanbevelingen opgepakt en verbeteringen doorgevoerd

De aanbevelingen zijn door het college opgepakt en verbeteringen zijn doorgevoerd. De informele wijze van werken is de standaard geworden voor alle eerste gesprekken die met bezwaarmakers worden gevoerd. Er kan een tweede gesprek met de bezwaarmaker worden gehouden op uitnodiging van de afdeling Juridische Zaken met een vertegenwoordiger van de vakafdeling en twee gespreksbegeleiders. De gespreksbegeleiders zijn afkomstig op de daartoe opgerichte gemeentelijke mediatorpool. Alle betrokken juristen worden jaarlijks bijgeschoold. In de afgelopen jaren is het aantal ingetrokken bezwaren relatief toegenomen en het aantal bezwaren dat wordt afgerond door een hoorzitting juist afgenomen.

Rechten van de bezwaarmakers

Opvallend is dat de gemeente bij de afhandeling van bezwaren meer waarde lijkt te hechten aan het zo flexibel mogelijk opereren van haar medewerkers dan aan gestandaardiseerde procedures. Een procesbeschrijving is er niet; wel een volgsysteem waarin de verschillende stappen worden beschreven, die de medewerkers bij de afhandeling van bezwaren moeten doorlopen. Flexibel werken lijkt te worden gekoppeld aan 'niet nauwkeurig' werken. De moeite die het de gemeente kost om de juiste cijfers over de afhandeling van bezwaren op te leveren is hiervoor ook een signaal. Het lijkt er op dat medewerkers de gegevens in het systeem niet altijd up to date bijhouden.

Er is ruimte voor de medewerkers om naar bevind van zaken te handelen. Dat is in aanleg een goede wijze van werken, maar het is niet duidelijk of en in hoeverre de rechten van bezwaarmakers daarbij in het geding komen. Aan het einde van een gesprek dient de medewerker altijd expliciet aan de bezwaarmaker te vragen of hij het bezwaarschrift wil intrekken als een gesprek daartoe leidt. De medewerker kan dit dan telefonisch of schriftelijk afhandelen. Een expliciete schriftelijke intrekking van het bezwaar door de bezwaarmaker is niet vereist. Ook een schriftelijke toestemming van de bezwaarmaker met telefonisch horen is niet vereist.

Aandachtspunten

Zorg ervoor dat aan de rechten van de bezwaarmakers tegemoet wordt gekomen

Werken volgens de informele methode is de standaard geworden bij de afhandeling van niet-fiscale bezwaren. In de afgelopen jaren is het aantal bezwaren dat wordt ingetrokken relatief toegenomen en het aantal bezwaren dat wordt afgehandeld door middel van een hoorzitting relatief afgenomen. Beiden kunnen het gevolg zijn van het meer systematisch toepassen van de informele methode. De gemeente lijkt echter bij de afhandeling van bezwaren meer waarde te hechten aan het zo flexibel mogelijk opereren van haar medewerkers dan aan gestandaardiseerde procedures. Het is niet duidelijk of – en in hoeverre – de rechten van bezwaarmakers daarbij in het geding komen. Hoewel wij de waarde erkennen van het flexibel opereren van medewerkers bij de afhandeling van bezwaren lijkt het ons verstandig de rechten van bezwaarmakers daadwerkelijk vast te leggen. Daartoe behoren het schriftelijk instemmen met een intrekking van een bezwaar door de bezwaarmaker en het schriftelijke instemmen met een telefonische hoorzitting.

Reactie college burgemeester en wethouders

 

 

 




Geachte heer De Ridder,

Met belangstelling hebben wij kennis genomen van uw Opvolgingsonderzoek afwikkeling van niet-fiscale bezwaren.

Conform uw verzoek reageren we op uw conclusies en aandachtspunten.

U bent in uw onderzoek nagegaan in welke mate wij invulling hebben gegeven aan de aanbevelingen uit uw onderzoek Afwikkeling van niet-fiscale bezwaren van oktober 2014. U onderzocht toen in hoeverre we van de mogelijkheden gebruik maken om niet-fiscale bezwaren informeel of te handelen en of we bij de bezwaarafhandeling rechtmatig handelen. Informeel afhandelen van bezwaren houdt in dat de betrokken ambtenaar korte tijd na ontvangst van het bezwaar de betrokken burger opbelt, bevestigt dat hij het bezwaar heeft ontvangen, vraagt wat er speelt en samen met de bezwaarmaker bepaalt wat de beste methode is om het geschil op te lossen. Daar waar dat mogelijk is, hoeft de bezwaarprocedure niet te worden doorlopen en kan een geschil in een vroeg stadium worden opgelost.

U concludeerde in 2014 dat wij een oplossingsgerichte aanpak hanteren bij de afhandeling van niet-fiscale bezwaren maar dat deze aanpak al eerder, namelijk al voor de hoorzitting kan worden ingezet. De mogelijkheden om niet-fiscale bezwaren op een informele wijze of te handelen werden niet volledig benut. De afhandeling kon efficiënter en klantvriendelijker en de rechtmatigheid was over het algemeen goed maar kon en moest beter.

U deed zes aanbevelingen gericht op de verdere verbetering van de afwikkeling van niet-fiscale bezwaren, te weten:

1a.            Maak een keuze over de mate waarin bezwaren informeel zullen worden afgehandeld en draag deze keuze uit via de gemeentelijke informatiekanalen, waaronder de website, advertenties in huis- aan huisbladen en via de bezwaarclausule in de primaire besluiten.

1 b.            Stel een jaarverslag bezwaren en beroepen beschikbaar aan de raad en voorzie dit van informatie over de uitkomsten van de procedures, mogelijk patronen en knelpunten en context hoe de resultaten bereikt zijn.

2.            Wikkel bezwaren met behulp van de informele methode doelgericht en bewust, systematisch en procesmatig af, wees gericht op willen leren en leg gesprekken en afspraken met bezwaarmakers vast.

3.            Investeer in de informele methode door training van personeel, zorg dat de methode ook wordt toegepast en gun de methode tijd om zich te bewijzen.

4.            Zorg dat een andere ambtenaar dan die bij het oorspronkelijke besluit betrokken was het eerste contact legt met een bezwaarmaker om op die wijze een onbevangen gesprek te creëren.

5. Beschouw een bezwaar enkel als ingetrokken, wanneer de bezwaarmaker hier — per email of per post — mee akkoord is gegaan.

6. Richt de organisatie zo in dat onrechtmatigheden snel worden gesignaleerd en voor zover mogelijk worden hersteld en in de toekomst worden voorkomen.

Wij zijn blij dat u concludeert dat wij uw aanbevelingen hebben opgepakt en verbeteringen hebben doorgevoerd.

U specificeert uw conclusie als volgt. De aanbevelingen 1a, 1b, 3 en 4 zijn volledig opgepakt en de aanbevelingen 2, 5 en 6 zijn gedeeltelijk opgepakt.

Wat betreft de aanbevelingen 1a, 1b, 3 en 4 delen wij uw conclusie.

De informele aanpak bij de afhandeling van bezwaren is sinds enkele jaren de standaardwerkwijze geworden bij alle ingediende bezwaren behalve bij handhavingszaken waar ondermijning een rol speelt. De informele aanpak wordt ook gecommuniceerd via de website en de bezwaarclausule in primaire besluiten.

Medewerkers volgen jaarlijks trainingen in gespreksvaardigheden en zij leren continu van de ervaringen die zij hebben opgedaan met de informele aanpak van bezwaren. We hebben inmiddels een groep van negen interne mediators opgeleid die in de bezwaarprocedure worden ingezet als onafhankelijk gespreksbegeleider of als mediator.

Dat onze focus ligt bij de informele methode en dat wij gericht zijn op willen leren, blijkt ook uit het feit dat wij samen met Amsterdam, Amstelveen, Purmerend en Alkmaar sinds februari van dit jaar meedoen aan een tweejarig onderzoek van de Hogeschool van Amsterdam, faculteit maatschappij en recht, naar de effecten en vormen van de informele aanpak bij bezwaar.

Het aantal hoorzittingen is aanmerkelijk afgenomen (van 62 % in 2012 naar 28% in 2017) en het aantal ingetrokken bezwaren gestegen (van 25 % in 2012 naar 35 % in 2017). Wij concluderen dat deze effecten mede het gevolg zijn van het structureel toepassen van de informele aanpak.

Vermeldenswaardig is dat — zoals ook de rekenkamer concludeert —het aantal bezwaren sinds het onderzoeksrapport van de rekenkamer van 2014 nagenoeg gelijk is gebleven ondanks de overheveling naar de gemeenten van delen van de AWBZ naar de WMO en de invoering van de jeugdwet en de participatiewet, dat een flinke uitbreiding van de taken van gemeenten is geweest.

Naast deze positieve punten waar wij trots op zijn, stelt u dat de aanbevelingen 2, 5 en 6 gedeeltelijk zijn opgepakt. U bent van mening dat een aandachtspunt blijft de wijze waarop wordt omgegaan met de rechten van de bezwaarmakers. U trekt deze conclusie omdat er geen vaste werkwijze zou zijn dat een bezwaar enkel als ingetrokken wordt beschouwd als een bezwaarmaker hiermee expliciet akkoord gaat en waarin een bezwaarmaker moet instemmen met telefonisch horen.

Tevens lukt het ons nog niet om alle bezwaren binnen de wettelijke termijnen of te handelen.

Behalve waar het gaat om de afhandeltermijnen delen wij de conclusie van de rekenkamer niet. Wij ondernemen acties om de afhandeltermijnen te verbeteren.

Benadrukt moet worden dat de informele methode een fundamenteel andere manier van werken is waarbij de medewerkers maatwerk leveren door minder schriftelijk en veel meer mondeling te communiceren met de bezwaarmaker. Zij volgen daarbij wel een standaardwerkwijze.

Door goed te luisteren, vragen te stellen en door te vragen zoeken de medewerkers vanuit een open, eerlijke en nieuwsgierige houding naar wat er werkelijk speelt. In dat open gesprek ontstaat vaak ruimte om het genomen besluit toe te lichten.

leder gesprek verloopt weer anders en daarbij past niet dat verdraagt zich niet met een standaardwerkwijze waarbij de bezwaarmaker, nadat hij mondeling heeft aangegeven het bezwaar in te willen trekken, wordt gevraagd om dit schriftelijk te bevestigen. De bezwaarmaker heeft daar na de mondelinge overeenstemming vaak geen behoefte meer aan waardoor dat verzoek als belastende formaliteit wordt ervaren. Die actie kan in die zin weer afbreuk doen aan het herwonnen vertrouwen.

Wel vraagt de medewerker aan de bezwaarmaker of hij behoefte heeft aan bedenktijd en bevestigt de medewerker altijd schriftelijk het gesprek en de intrekking van het bezwaar. Deze schriftelijke bevestiging aan bezwaarmaker heeft tot nu toe niet tot een andere uitkomst geleid. Wij vinden hierin de bevestiging dat de werkwijze voldoet voor de bezwaarmaker en dat op deze wijze zorgvuldig wordt omgegaan met de rechten van de bezwaarmaker.

We merken daarbij nog op dat de intrekking van het bezwaar niet het doel van het informele gesprek is. Het doel is informatie-uitwisseling over de inhoud van het genomen besluit, de achtergrond van het bezwaar en over het proces en de wijze van afhandelen van het bezwaarschrift.

De aanbeveling over instemmen met telefonisch horen is ons inziens achterhaald, omdat telefonisch horen sinds de structurele invoering van de informele aanpak zelden meer plaatsvindt.

In het informele (telefoon)gesprek wordt de zaak besproken en wordt altijd aan het einde van het gesprek de vraag gesteld of men nog gehoord wil worden. Bezwaarmakers geven vaak aan dat ze hun verhaal hebben kunnen doen, uitleg hebben gekregen over het besluit en daarom geen behoefte meer hebben aan een hoorzitting. Zij geven daarmee aan of te zien van het recht om gehoord te worden. De medewerker gaat ook hier zorgvuldig om met de rechten van de bezwaarmaker door te vragen of deze behoefte heeft aan bedenktijd en het gesprek schriftelijk te bevestigen.

Bij bezwaren in het omgevingsrecht wordt overigens aanmerkelijk minder vaak afgezien van het recht om gehoord te worden dan bij bezwaren in het sociale domein (participatiewet bijvoorbeeld).

Hoewel het aantal afgehandelde bezwaren waarbij de wettelijke termijn is overschreden ten opzichte van uw onderzoek uit 2014 licht is gedaald van 30% naar 24% blijft dit een aandachtspunt. Voor een deel betreft dit complexe, tijdrovende zaken in het omgevingsrecht waarin veel belangen een rol spelen en wij tijd nodig hebben om tot een besluit te komen waarin een kwalitatief goede belangenafweging is gemaakt. Daarnaast ligt bij de toepassing van de informele methode de focus op het oplossen van het geschil. Daarbij worden de wettelijke mogelijkheden van verdaging en opschorting van de termijn door de behandelend jurist soms bewust (om het proces van informele geschilbeslechting niet te verstoren) en soms onbewust niet toegepast waar dit wel had gekund. Hieraan zal in de toekomst verscherpt aandacht worden besteed.

Wij bedanken u voor uw opvolgingsonderzoek en vertrouwen er op dat onze reactie wordt meegenomen in uw definitieve brief.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Zaanstad,

 

drs. J. Hamming, burgemeester

drs. F.H.M. Apeldoorn, gemeentesecretaris

Nawoord

De rekenkamer bedankt het college voor de bestuurlijke reactie. Het college zet nog eens de informele werkwijze uiteen, die de gemeente sinds enige tijd als standaard hanteert. Het college deelt de conclusies van de rekenkamer over de aanbevelingen 1a, 1b, 3, 4 en 6, maar niet die over de aanbevelingen 2 en 5. De rekenkamer wil nog reageren op wat het college hier over zegt.

Rechten van de bezwaarmakers
De rekenkamer constateert dat de gemeente bij de afhandeling van bezwaren meer waarde lijkt te hechten aan het zo flexibel mogelijk opereren van haar medewerkers dan aan gestandaardiseerde procedures. Dat geeft ruimte aan medewerkers om naar bevind van zaken te handelen. Ook de rekenkamer vindt dat in aanleg een goede wijze van werken, maar heeft als bezwaar dat het niet duidelijk is of en in hoeverre de rechten van bezwaarmakers daarbij in het geding komen. In de reactie van het college staat dat de medewerker altijd schriftelijk het gesprek en de intrekking van het bezwaar bevestigt. Het is de vraag of het college hier duidt op een standaard procedure of op de feitelijke situatie. Los daarvan is de weergave anders dan wat de rekenkamer eerder heeft vernomen.

Door het hoofd van de afdeling Juridische Zaken is namelijk aan de rekenkamer duidelijk gemaakt dat er geen standaard procedure is als een bezwaarmaker een bezwaar (telefonisch) intrekt. Het kan zijn dat de bezwaarmaker zelf al een mail stuurt, waarin hij zijn intrekking bevestigt. Ook kan het zijn dat de medewerker een mail stuurt, maar dat is niet standaard. De medewerker heeft de opdracht een zaak goed af te sluiten en kan naar bevind van zaken telefonisch of schriftelijk het bezwaar afhandelen. Dat is afhankelijk van hoe een gesprek is gelopen en wat daarin aan de orde is gekomen.

Ons lijkt het verstandig om duidelijk waarborgen in te bouwen om recht te doen aan de rechten van bezwaarmakers. Wij adviseren de leden van de gemeenteraad om het college te vragen hoe dit kan worden gerealiseerd.