Raadsinstrumenten:
Tijdige afhandeling

Tussentijdse publicatie

Conclusie

In deze tussentijdse rapportage onderzoeken we in hoeverre ingediende schriftelijke vragen en aangenomen moties op tijd worden afgehandeld. De rapportage is feitelijk van karakter en is gebaseerd op een analyse van openbare informatie uit het raadsinformatiesysteem. We hebben de onderliggende processen voor de afhandeling van de raadsinstrumenten niet onderzocht. Daarom bevat deze rapportage ook geen aanbevelingen.

Deze tussentijdse rapportage is onderdeel van het lopende onderzoek naar Raadsinstrumenten. In dit onderzoek gaan we na in hoeverre de afhandeling van raadsinstrumenten adequaat is. Het doel van dit onderzoek is een actualisatie van ons eerdere onderzoek uit 2014 (Reacties op moties en schriftelijke vragen, 13 november 2014) waar deze twee instrumenten ook onderwerp van onderzoek waren. Ook worden moties en schriftelijke vragen het meest (en steeds vaker) ingezet. Na deze tussentijdse rapportage over de tijdige afhandeling van raadsinstrumenten verwachten wij later dit voorjaar ook een rapportage uit te brengen over de toereikendheid van de afhandeling.

Schriftelijke vragen en moties te laat afgehandeld

De meeste in 2018 en 2019 ingediende schriftelijke vragen en aangenomen moties worden niet op tijd door het college afgehandeld. Slechts 18% van de schriftelijke vragen wordt binnen de termijn van vier weken beantwoord. Ook bij moties lukt het in slechts 8% van de gevallen om de standaard termijn van dertien weken te halen. Nu kunnen voor moties ook afwijkende, langere termijnen gelden, echter deze worden in veel gevallen ook niet gehaald. Onze indruk is dan ook dat de tijdigheid van de afhandeling sinds ons vorige onderzoek niet wezenlijk is verbeterd. Een kanttekening hierbij is dat het absolute aantal ingediende schriftelijke vragen en aangenomen moties sindsdien sterk is gestegen (respectievelijk van 270 in 2013 naar 444 in 2019, en van 167 in 2013 naar 347 in 2019). De spelregels die gelden bij het overschrijden van de afhandelingstermijn worden bij schriftelijke vragen nageleefd. Vragen worden, conform het Reglement van Orde, geagendeerd in de eerstvolgende commissievergadering via de termijnagenda. De spelregels voor te laat afgehandelde moties worden daarentegen veelal niet geheel nageleefd omdat een inhoudelijke reden voor de overschrijding zelden wordt gegeven. Het is, tot slot, opvallend dat het te laat afhandelen van schriftelijke vragen en moties slechts bij uitzondering tot (zichtbare) opmerkingen uit de raad leidt.

Figuur 1.1 Tijdigheid afhandeling van gestelde schriftelijke vragen en aangenomen moties in 2018 en 2019

Bevindingen

Tijdige beantwoording schriftelijke vragen

Hierna onderzoeken we de tijdige beantwoording van de schriftelijke vragen die in 2018 en 2019 door raadsleden zijn ingediend. Eerst bekijken we in hoeverre de geldende termijn van vier weken voor de beantwoording daadwerkelijk wordt gehaald. Daarna beoordelen we in hoeverre de spelregels bij het niet-halen van de termijn worden nageleefd.

Een raadslid kan schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester. Schriftelijke vragen moeten zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen vier weken worden beantwoord.

Context: aantal ingediende schriftelijke vragen sterk gestegen
Sinds het vorige onderzoek uit 2014 is het aantal ingediende schriftelijke vragen sterk toegenomen. In figuur 2.1 is de ontwikkeling van het aantal schriftelijke vragen sinds 2013 weergegeven. In 2013 ging het nog om 270 vragen, in 2019 waren dit er 444.

Figuur 2.1 Aantal ingediende schriftelijke vragen 2013-2019

Beantwoording schriftelijke vragen uit 2018 en 2019

Hierna onderzoeken we in hoeverre de beantwoording van de schriftelijke vragen op tijd plaatsvindt. De termijn waarbinnen een schriftelijke vraag moet worden beantwoord is vier weken. Deze termijn volgt uit het Reglement van orde voor de raad van Amsterdam (hierna: RoA).

Het RoA over de beantwoording van schriftelijke vragen

Artikel 45 (lid 6) van het RoA geeft de regels voor schriftelijke vragen. Hierin is opgenomen dat "de burgemeester of het college gehouden [is], de vragen spoedig mogelijk en in ieder geval binnen vier weken na indiening schriftelijk te beantwoorden." Een uitzondering hierop betreft vragen waarbij beantwoording bezwaarlijk zou zijn. Bijvoorbeeld, omdat de vragen een onderwerp betreffen dat niet binnen de bevoegdheden van het gemeentebestuur valt, er over het onderwerp al gelijkluidende vragen zijn ingediend of omdat behandeling van het onderwerp van de vragen op korte termijn al wordt voorzien in een raadscommissie of de raad, of onderwerp is van een raadsonderzoek of raadsenquête (Artikel 45, lid 5 van het RoA).

We kijken op twee verschillende manieren naar de tijdigheid van de beantwoording van schriftelijke vragen. Allereerst bekijken we in hoeverre de schriftelijke vragen die in 2018 en 2019 zijn gesteld inmiddels zijn beantwoord en of dit binnen de termijn van vier weken is gelukt. 

Ten tweede bekijken we hoe de beantwoording van de raadsvragen per jaar zich ontwikkelt. Daarvoor hebben we per het einde van het kalenderjaar beoordeeld in hoeverre de in het betreffende kalenderjaar ingediende schriftelijke vragen zijn beantwoord.  Deze invalshoek geeft geen volledig beeld van de tijdige beantwoording van schriftelijke vragen per kalenderjaar, immers vragen die in december worden gesteld kunnen nog in januari van het daaropvolgende kalenderjaar worden beantwoord binnen de geldende termijn, maar deze werkwijze maakt de jaren wel onderling goed vergelijkbaar.

Voor de analyses die we hierna presenteren, hebben wij ons gebaseerd op het raadsinformatiesysteem van de gemeente Amsterdam (hierna: × Download RIS databestand: schriftelijke vragen 2018-2019 RIS). Uit het RIS hebben wij een databestand gedownload waarin informatie over de beantwoording van schriftelijke vragen is opgenomen. Het door ons gebruikte databestand uit RIS en onze bewerkingen daarop zijn hiernaast te downloaden.

Tijdigheid 2018 en 2019 volgens het raadsinformatiesysteem

De uitkomst van de analyse naar de tijdigheid van de beantwoording van de in 2018 en 2019 ingediende schriftelijke vragen is weergegeven in figuur 2.2. Duidelijk is dat het grootste deel van de ingediende schriftelijke vragen wel wordt beantwoord, maar dat dit meestal niet op tijd is. De figuur laat zien dat van de 823 ingediende schriftelijke vragen 18,1% (149 vragen) binnen de termijn van vier weken zijn beantwoord. Bij de overige 81,9% (674 vragen) volgde er echter geen tijdig antwoord van het college op de schriftelijke vragen van de raad. Tot slot is bij 7,4% de vraag op het moment van dit onderzoek nog niet beantwoord (2 schriftelijke vragen in 2018 en 59 in 2019). 

Figuur 2.2 Tijdige beantwoording van schriftelijke vragen ingediend in 2018 en 2019 (peildatum 29 januari 2020)

We hebben overigens ook gekeken of er verschillen zichtbaar waren in de afhandeling van schriftelijke vragen afhankelijk van de politieke positie van de vragensteller: coalitie of oppositie. Uit deze analyse kwamen geen noemenswaardige verschillen naar voren. Vragen van raadsleden die behoren tot de coalitie worden net zo (niet-)tijdig beantwoord als die van de oppositie. Ook zien wij geen verschil in de tijdige afhandeling tussen vragen die voor het eerst gesteld of waarbij sprake is van aanvullende vragen of vragen die door een enkel raadslid zijn gesteld of door meerdere raadsleden gezamenlijk.

Ontwikkeling tijdigheid beantwoording schriftelijke vragen

Hierna kijken we naar de ontwikkeling van de tijdigheid van de beantwoording van schriftelijke vragen door de jaren heen: van 2013 tot en met 2019 (per het einde van het betreffende kalenderjaar). Hieruit blijkt dat het percentage vragen dat binnen de termijn van vier weken wordt beantwoord redelijk stabiel blijft (tussen de 12-25%). In 2013 en 2014 werden procentueel de meeste vragen op tijd beantwoord (respectievelijk 21% en 25%). De daaropvolgende jaren blijft het percentage onder de 20% liggen. Het percentage schriftelijke vragen dat niet binnen de termijn van vier weken werd beantwoord schommelt in de periode 2013-2019 tussen de 70% en 80%. Dit percentage is inclusief de schriftelijke vragen die op het moment van peildatum nog niet beantwoord waren maar waarvan al wel duidelijk is dat de termijn is overschreden.

In de periode 2013 tot met 2019 was de gemiddelde afhandelingsduur voor de schriftelijke vragen die binnen het kalenderjaar werden beantwoord ongeveer 60 dagen. In 2015 tot en met 2017 moest de raad het langste wachten op een antwoord op schriftelijke vragen (meer dan 63 dagen). In 2019 duurde afhandeling van schriftelijke vragen 58,9 dagen. Dit is langer dan 2018, waarbij de beantwoording gemiddeld 55,3 dagen duurde.

Figuur 2.3 Afhandelingsduur beantwoording schriftelijke vragen 2013-2019 (per einde betreffende kalenderjaar) 

Hoewel het procentuele aandeel van tijdig beantwoorde vragen in 2019 (16,6%) past binnen het meerjarige beeld, is het absolute aantal vragen dat op tijd is beantwoord wel aanzienlijk toegenomen. Zo werden in 2019 in totaal 375 schriftelijke vragen beantwoord en in 2018 waren dat er 298. Dat is fors meer dan in het gemiddelde aantal van 250 in de jaren daarvoor.

Figuur 2.4 Ontwikkeling beantwoording schriftelijke vragen 2013-2019 (per einde betreffende kalenderjaar) 

Naleving spelregels bij overschrijding termijnen

Op het moment dat het niet lukt om een schriftelijke vraag binnen vier weken te beantwoorden stelt het RoA dat de vraag moet worden geagendeerd voor behandeling in de eerstvolgende vergadering van de meest betrokken raadscommissie.

Het RoA over het niet-halen van de termijn van vier weken

Artikel 45, lid 8 van het RoA luidt: "Indien de vragen niet binnen een termijn van vier weken na indiening zijn beantwoord, worden zij geagendeerd voor behandeling in de eerstvolgende vergadering van de meest betrokken raadscommissie."

Hierna onderzoeken we in hoeverre deze spelregels in de praktijk zijn nageleefd bij schriftelijke vragen die in 2018 en 2019 zijn ingediend. Hiervoor hebben wij voor een willekeurige selectie van 48 (niet-tijdige) schriftelijke vragen in het RIS opgezocht of er informatie in de termijnagenda's wordt gegeven over de overschrijding.  Daarbij hebben wij ons primair gebaseerd op de termijnagenda die is geagendeerd in de eerstvolgende commissievergadering nadat de termijn voor beantwoording is verstreken. Aanvullend zijn we ook nagegaan in hoeverre de gemeenteraad reageert op het overschrijden van termijnen. Hiervoor hebben wij de notulen van de vergaderingen × Download Beoordeling tijdigheid schriftelijke vragen 2018-2019 van de raadscommissies doorzocht. De uitkomsten van onze onderzoekswerkzaamheden en de door ons geraadpleegde documenten zijn in het Excelbestand hiernaast te raadplegen.

Naleving spelregels bij overschrijding termijn

Van de 48 onderzochte schriftelijke vragen die de vierwekentermijn hebben overschreden, zijn er 41 geagendeerd voor de eerstvolgende commissievergadering via de termijnagenda. Zes vragen waren afgedaan tussen de uiterlijke afdoeningsdatum en de eerstvolgende commissievergadering en stonden om die reden niet op de termijnagenda's. Eén vraag, die niet op tijd is afgehandeld, hebben we niet terug kunnen vinden in de termijnagenda's.  In het algemeen kan gesteld worden dat van de onderzochte schriftelijke vragen waarvan redelijkerwijs verwacht mag worden dat deze na het overschrijden van vierwekentermijn geagendeerd zouden worden, ook daadwerkelijk zijn opgenomen in de termijnagenda's. Hiermee is voldaan aan artikel 45 van de RoA.

Echter, we zien wel dat de vermelding in de termijnagenda in alle gevallen weinig informatief is. Nu geeft het RoA geen expliciete voorschriften over de inhoud van de agendering (dit geeft het RoA wel bij moties, zie paragraaf 3.2), maar enige inhoudelijke toelichting op de vertraging lijkt ons wel wenselijk. Bij de meeste van de onderzochte schriftelijke vragen troffen we geen heldere inhoudelijke reden aan voor het overschrijden van de vierwekentermijn. In het beste geval werd erop gewezen dat de afhandeling van de vraag nog in behandeling was, dat de afhandeling afhankelijk is van externe partijen of dat er binnen de ambtelijke organisatie nog afstemming over het antwoord moet plaatsvinden. Bij zes schriftelijke vragen was sprake van een dergelijke (beperkte) inhoudelijke reden.

Vaak (in 25 gevallen) werd volstaan met een vermelding van een nieuwe verwachte afhandelingsdatum. Bij meerdere vragen werd deze nieuwe datum vervolgens ook weer niet gehaald. Zo werd bij de stand van zaken van een schriftelijke vraag (vraag 15 in ons Excel-overzicht) zes keer opeenvolgend een nieuwe afdoeningsdatum opgenomen. Een ander voorbeeld is schriftelijke vraag nummer 26 waarbij op 30 augustus 2019 wordt vermeld dat de beantwoording begin september 2019 gereed zou zijn. Op 11 oktober 2019 is dit vervolgens aangepast naar begin oktober. De vraag is uiteindelijk pas half november afgehandeld. Een positieve uitzondering is dat bij één schriftelijke vraag (vraag 6), weliswaar twee maanden na het verstrijken van de afhandelingstermijn, door de wethouder op eigen initiatief in de commissievergadering een reden wordt gegeven voor de vertraging.

Aandacht gemeenteraad voor overschrijden termijn

Het lijkt erop dat raadsleden zelf weinig kritisch zijn op het moment dat een tijdige beantwoording van de vraag uitblijft. In geen van de onderzochte 48 schriftelijke vragen hebben we gezien dat raadsleden dit hebben aangekaart. Dit is opvallend aangezien het antwoord op 24 van de 48 onderzochte vragen meer dan een maand te laat was.

Wel zien we, meer in zijn algemeenheid, dat raadsleden af en toe kritisch zijn over de lange termijnen voor het beantwoorden van schriftelijke vragen. Zo wordt in de raadsvergadering van 3 oktober 2018 door een raadslid opgeroepen toch echt vragen binnen vier weken te beantwoorden omdat dit soms veel te lang op zich laat wachten.  Een enkele keer wijzen raadsleden op onbeantwoorde vragen  en zijn zij kritisch op het uitblijven van een uitstelbriefje.  In een ander geval valt het een raadslid op dat een vraag van de termijnagenda is gehaald terwijl deze nog niet is beantwoord. 

Conclusie tijdigheid beantwoording schriftelijke vragen

Slechts een vijfde van de door de raad in 2018 en 2019 ingediende schriftelijke vragen is binnen de verplichte termijn van vier weken beantwoord. Op de overige schriftelijke vragen volgde geen tijdig antwoord van het college. Een vergelijkbaar beeld is zichtbaar in eerdere jaren. Wel is in 2019 het aantal schriftelijke vragen dat binnen het kalenderjaar is beantwoord fors gestegen. De beantwoording van deze vragen duurde echter langer dan in 2018. Strikt genomen wordt voor schriftelijke vragen voldaan aan de RoA: alle vragen zijn geagendeerd in de eerstvolgende commissievergadering na overschrijding. Dit betekent echter niet dat deze ook daadwerkelijk besproken worden of dat raadsleden kritisch zijn op de overschrijding. Dit terwijl er in geen geval door het college een inhoudelijke reden werd gegeven voor de overschrijding.

Tijdige afhandeling aangenomen moties

Hierna onderzoeken we de tijdige uitvoering van moties die in 2018 en 2019 door de gemeenteraad zijn aangenomen. Eerst bekijken we in hoeverre de geldende termijn van dertien weken voor de uitvoering daadwerkelijk wordt gehaald. Daarna beoordelen we in hoeverre de spelregels bij het niet-halen van de termijn worden nageleefd.

Een raadslid spreekt via een motie een wens, verzoek of oordeel uit. Met een aangenomen motie vraagt de gemeenteraad het college iets te doen/te regelen over een onderwerp of voorstel dan op dat moment in de vergadering aan de orde is.  Een aangenomen motie moet binnen dertien weken na stemming worden afgehandeld, tenzij in de motie een andere termijn is opgenomen. 

Context: aantal aangenomen moties sterk gestegen
Sinds het vorige onderzoek uit 2014 is het aantal aangenomen moties sterk toegenomen. In 2014 ging het nog om 175 moties, in 2019 waren dit er 347. In figuur 3.1 is de ontwikkeling van het aantal schriftelijke vragen sinds 2013 weergegeven. In 2013 ging het nog om 167 moties, in 2019 waren dit er 347.

Figuur 3.1 Aantal aangenomen moties 2013-2019

Afhandeling aangenomen moties uit 2018 en 2019

Hierna onderzoeken we in hoeverre de afhandeling van aangenomen moties op tijd plaatsvindt. De termijn waarbinnen een aangenomen motie moet worden afgehandeld is dertien weken. Deze termijn volgt uit het Reglement van orde voor de raad van Amsterdam (hierna: RoA).

Het RoA over de afhandeling van aangenomen moties

Artikel 41 (lid 8) van het RoA geeft de termijn voor de uitvoering van aangenomen moties. Hierin is opgenomen dat "een aangenomen motie […] binnen dertien weken na stemming in de raadsvergadering [wordt] afgehandeld c.q. uitgevoerd, tenzij in de motie een ander tijdstip van afhandeling is vermeld."

We kijken op twee verschillende manieren naar de tijdigheid van de afhandeling van aangenomen moties. Allereerst bekijken we in hoeverre de moties die in 2018 en 2019 zijn aangenomen inmiddels zijn uitgevoerd of afgehandeld en of dit binnen de standaard termijn van dertien weken is gelukt. 

Ten tweede bekijken we hoe de afhandeling van de aangenomen moties per jaar zich ontwikkelt. Daarvoor hebben per het einde van het kalenderjaar beoordeeld in hoeverre de in het betreffende kalenderjaar aangenomen moties zijn afgehandeld.  Deze invalshoek geeft geen volledig beeld van de tijdige afhandeling van aangenomen moties per kalenderjaar, immers moties die aan het eind van het kalenderwaar worden aangenomen kunnen nog in het begin van het daaropvolgende kalenderjaar worden afgehandeld binnen de geldende termijn, maar deze werkwijze maakt de jaren wel onderling goed vergelijkbaar. Omdat het RIS alleen volledige informatie bevat over de afhandeling van aangenomen moties in 2018 en 2019 is onze analyse van de ontwikkeling van de afhandeling ook tot deze twee jaren beperkt.

× Download RIS databestand: moties 2018 - 2019 Voor de analyses die we hierna presenteren hebben wij ons gebaseerd op het RIS. Uit het RIS hebben wij een databestand gedownload waarin informatie over de afhandeling van aangenomen moties is opgenomen. Het door ons gebruikte databestand uit RIS en onze bewerkingen daarop zijn hiernaast te downloaden.

Tijdigheid 2018 en 2019 volgens het raadsinformatiesysteem

De tijdigheid van de afhandeling van aangenomen moties in 2018 en 2019 is weergegeven in figuur 3.2. Duidelijk is dat moties zelden op tijd worden afgehandeld. Uit de figuur blijkt dat slechts bij 8,1% van alle aangenomen moties de afhandelingstermijn van dertien weken wordt gehaald (47 van de in totaal 582 moties). Bij 15,6% van de moties is nog niet duidelijk of de afhandelingstermijn gehaald gaat worden, omdat deze moties nog niet afgehandeld waren. Van de overige 76,3% van de aangenomen moties (444) is de termijn van dertien weken overschreden. Hiervan heeft de afhandeling bij 52,6% moties (306) nog niet plaatsgevonden.

Figuur 3.2 Tijdige afhandeling van aangenomen moties in 2018 en 2019 (peildatum 29 januari 2020)

Bij onze analyse hebben we ook gekeken naar eventuele verschillen in de afhandeling als de motie (wel, dan wel niet) ingediend of gesteund is door een coalitiepartij en of de motie unaniem of met tegenstemmen is aangenomen. We hebben echter geen verschillen kunnen constateren in de afhandeling van aangenomen moties op basis van deze aspecten.

Tijdigheid en afwijkende termijnen

De standaard termijn voor de afhandeling van aangenomen moties is dertien weken. Het is echter mogelijk dat de aangenomen motie een afwijkende termijn kent. Het RoA biedt hiervoor de mogelijkheid. Of er sprake is van een afwijkende termijn is niet in het databestand van het RIS te zien, maar uitsluitend in de aangenomen motie zelf. Om na te gaan in hoeverre de analyse in paragraaf 3.1.1 op basis van de standaard termijn van dertien weken representatief is, hebben wij een deelwaarneming uitgevoerd van 48 willekeurige aangenomen moties. Bij deze moties zijn wij nagegaan of er sprake was van een afwijkende termijn en vervolgens hebben we beoordeeld of deze afwijkende termijn × Download Beoordeling tijdigheid moties 2018-2019 wél is gehaald. De door ons onderzochte moties en onze bevindingen zijn te vinden in het Excel-bestand dat hiernaast kan worden gedownload.

Uit onze bovengenoemde analyse blijkt dat 14 van de 48 onderzochte moties een afwijkende termijn kennen. In de meeste gevallen willen raadsleden een reactie vóór de begroting. In andere gevallen willen ze een reactie voor een bepaalde periode zodat het meegenomen kan worden bij de uitvoering van nieuw beleid (motie 7 in ons Excel-bestand). Of noemen zij zonder verdere toelichting een nieuwe datum (motie 6 en motie 9).

Voor negen moties was te beoordelen of deze tijdig zijn afgehandeld. Hieruit blijkt dat tijdigheid ook bij de moties met een afwijkende termijn een probleem is: in vijf gevallen werd de afwijkende termijn niet gehaald.

Voor de overige vijf gevallen is het niet mogelijk te beoordelen of de afhandeling tijdig was. Dit heeft te maken een termijn die niet concreet genoeg is geformuleerd ofwel dat de termijn nog niet verstreken is. Een voorbeeld van een vaag geformuleerde termijn is motie 39 waarbij de indieners aangeven "ruimschoots voor het aflopen van de te verlenen uitzendconcessie voor de periode 2019-2024" een antwoord te willen.

De eerdere bevinding dat 76% van de moties na de termijn van dertien weken is overschreden behoeft hiermee enige nuancering. Een aanzienlijk deel van deze moties kent namelijk een afwijkende termijn (volgens onze deelwaarneming ongeveer 33%) waarmee de overschrijding mogelijk gerechtvaardigd is. Echter, in meer dan de helft van de gevallen blijkt ook deze langere termijn niet te worden gehaald.

Tijdigheid 2018 en 2019 vergeleken

In figuur 3.3 hebben we de tijdigheid van de afhandeling van aangenomen moties uit 2018 en 2019 uitgesplitst (per het einde van het betreffende kalenderjaar). De figuur laat zien dat in 2019 procentueel iets meer moties binnen de termijn van dertien weken zijn afgehandeld (8,4%) dan in 2018 (5,1%). Ook als gekeken wordt naar het absolute aantal moties dat in 2019 is afgehandeld (68), dan blijkt dat dit aantal hoger ligt dan in 2018 (37). Eveneens is het aantal moties dat in 2019 de afhandelingstermijn van dertien weken heeft overschreden (202 moties; 58,4%) hoger dan in 2018 (85 moties; 36%). Een mogelijke verklaring hiervoor is de toename in het totaal aantal aangenomen moties in 2019 (346) ten opzichte van 2018 (236).

Figuur 3.3 Ontwikkeling afhandeling aangenomen moties 2018-2019 (per einde betreffende kalenderjaar) 

Naleving spelregels bij overschrijding termijnen

Op het moment dat het niet lukt om een aangenomen motie binnen dertien weken af te handelen, stelt het RoA dat het college schriftelijk inzicht moet geven in de redenen daarvan.

Het RoA over het niet-halen van de termijn van dertien weken

Artikel 41, lid 10 van het RoA luidt: "Indien een aangenomen motie niet is afgehandeld c.q. uitgevoerd binnen de termijn van dertien weken na stemming in de raadsvergadering, geeft het college schriftelijk inzicht in de redenen daarvan. Het presidium beslist of de motie zal worden opgenomen in de conceptagenda voor de eerstvolgende vergadering."

Hierna onderzoeken we in hoeverre deze spelregels in de praktijk zijn nageleefd bij moties die in 2018 en 2019 zijn aangenomen. Hiervoor hebben wij voor een willekeurige selectie van 48 (niet-tijdige) aangenomen moties in het RIS opgezocht of er informatie in de termijnagenda's wordt gegeven over de overschrijding.  Daarbij hebben wij ons primair gebaseerd op de termijnagenda die is geagendeerd in de eerstvolgende commissievergadering nadat de termijn voor afhandeling is verstreken. Aanvullend zijn we ook nagegaan in hoeverre de gemeenteraad reageert op het overschrijden van termijnen. Hiervoor hebben wij de notulen van de vergaderingen × Download Beoordeling tijdigheid moties 2018-2019 van de raadscommissies doorzocht. De uitkomsten van onze onderzoekswerkzaamheden en de door ons geraadpleegde documenten zijn via het bijgevoegde Excel-document te raadplegen.

Naleving spelregels bij overschrijding termijn

Van de 48 onderzochte moties die de dertienwekentermijn hebben overschreden is bij het overgrote deel geen inhoudelijke reden opgegeven. Hiermee wordt in de meeste gevallen niet voldaan aan artikel 41 van de RoA. Het valt op dat de vermeldingen in de termijnagenda's veelal eerder ingaan op de stand van zaken van het afhandelingsproces. Er wordt dan genoemd dat de motie in behandeling is en er wordt aangegeven wanneer de raad nader geïnformeerd zal worden over de voortgang. Zo werd bij motie 1 (indieningsdatum 14 februari 2018) genoemd dat de voortgang van de motie zou worden besproken in de commissievergadering van september 2018. In de opeenvolgende termijnagenda's werd dit aangepast naar 18 oktober 2018, 31 januari 2019, 21 maart 2019, 27 juli 2019 en 5 september 2019. Een dergelijke situatie speelde ook bij motie 9 waarbij drie keer een nieuwe datum werd genoemd waarop de raad geïnformeerd zal worden over de voortgang.

Bij een aantal moties wordt, net als bij de schriftelijke vragen, volstaan met een vermelding van een nieuwe verwachte afhandelingsdatum. Bij meerdere moties werd deze nieuwe datum vervolgens ook weer niet gehaald. Zo werd in de termijnagenda van 28 september 2018 vermeld dat de afhandeling van motie 10 (indieningsdatum 14 februari 2018) was gepland na het zomerreces 2018. In oktober 2018 werd die vervolgens verplaatst naar het eerste kwartaal van 2019. In februari 2019 werd daarna aangegeven de motie begin maart af te handelen. In maart (een jaar na indiening) volgde inderdaad een reactie op de motie, maar deze was voor de raadsleden onvoldoende. Pas in oktober 2019 werd de motie vervolgens definitief afgehandeld.

Opvallend is verder dat in een aantal gevallen een verouderde stand van zaken blijft staan op de termijnagenda's. Zo staat in heel het derde kwartaal van 2019 nog steeds op de agenda dat motie 9 in het tweede kwartaal van 2019 zal worden toegelicht door de wethouders. Bij motie 11 staat in december 2018 en januari 2019 op de agenda dat de afdoening in november 2018 zal plaatsvinden.

Bij veertien moties is wel een (beperkte) inhoudelijke reden voor de overschrijding opgegeven. Dit betrof in dertien gevallen de mededeling dat de motie zou worden meegenomen met een later vast te stellen beleidsstuk. Zo wordt bij motie 14 (uit ons Excel-overzicht) genoemd dat de motie wordt afgehandeld in kader van de Beleidsagenda Taxi en is de datum vermeld wanneer de afhandeling van de motie staat geagendeerd. In andere gevallen waarbij de motie gevoegd wordt behandeld met andere documenten is het onduidelijk wanneer de verwachte afhandelingsdatum zal zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij motie 5 waarbij wordt aangegeven dat de beantwoording wordt meegenomen met de Discussienota Referenda maar waarbij geen nadere datum is genoemd. Bij motie 16 was de reden dat de vertraging te maken had met "het zoeken naar mogelijke dekkingsbronnen voor de uitvoeringsstrategie volkstuinen (d.w.z. de uitvoering beleid)."

Aandacht gemeenteraad voor overschrijden termijn

We zien dat overschrijding van de afhandelingstermijn bij aangenomen moties zelden leidt tot opmerkingen van uit de gemeenteraad. Bij slechts twee van de 48 moties zijn vragen gesteld door raadsleden over de overschrijding van de afhandelingstermijn. Bij motie 10 spraken raadsleden hun ontevredenheid uit over de lange afhandeling. De wethouder is het ermee eens dat het te lang geduurd heeft en benadrukt dat de motie inderdaad in drie maanden afgedaan had moeten zijn. Bij motie 28 heeft een van de indieners twee keer vragen gesteld over de status van de motie en over het ontbreken van de motie in de termijnagenda.

Conclusie tijdigheid uitvoering aangenomen moties

Ruim driekwart van de aangenomen moties in 2018 en 2019 wordt niet binnen de termijn van dertien weken afgehandeld. Meer dan de helft van de aangenomen moties uit 2018 en 2019 is helemaal nog niet afgehandeld. Als moties wel zijn afgehandeld, dan lukt dit meestal niet binnen de daarvoor geldende termijn van dertien weken. Een kanttekening hierop is dat er ook sprake kan zijn van, ruimere, afwijkende termijnen. Echter blijkt ook bij dergelijke afwijkende termijnen tijdigheid een probleem: in vijf van de negen door ons onderzochte gevallen werd de termijn niet gehaald. Verder valt op dat termijnen regelmatig vaag zijn geformuleerd waardoor onduidelijk is wanneer de raad een reactie verwacht. Positief is dat in 2019 in totaal meer moties zijn afgehandeld dan in 2018. Echter hebben ook meer moties de afhandelingstermijn overschreden.

Bij moties waarbij de termijn is overschreden wordt in de meeste gevallen niet voldaan aan de RoA. Bij 34 van de 48 moties is geen inhoudelijke reden gegeven door het college. De vermelding in de termijnagenda's beperkt zich over het algemeen op de stand van zaken van het afhandelingsproces. Raadsleden lijken weinig aandacht te hebben voor de langdurige afhandeling: bij slechts twee moties stelden zij kritische vragen naar aanleiding van het uitblijven van afhandeling.

Onderzoeksvraag en aanpak

Achtergrond onderzoek

Dit is de tussentijdse rapportage van de Rekenkamer Amsterdam (hierna 'rekenkamer') van het onderzoek naar de afhandeling van raadsinstrumenten. In dit onderzoek gaan we na in hoeverre de afhandeling van schriftelijke vragen en aangenomen moties in 2018 en 2019 adequaat is. Dit onderzoek is een actualisatie van ons eerdere onderzoek in 2014 (Reacties op moties en schriftelijke vragen, 13 november 2014). Voor meer informatie over de aanleiding, aanpak en achtergrond van dit onderzoek kunt u de onderzoeksopzet raadplegen. Ook kunt u daar meer lezen over de verschillende raadsinstrumenten die de gemeenteraad heeft om zijn controlerende taak uit te voeren. De onderzoeksopzet kunt u hier vinden.

Onderzoeksvraag

In deze tussentijdse publicatie gaan we in op de vraag of deze raadsinstrumenten tijdig worden afgehandeld:

Hoeveel van de in 2018 en 2019 aangenomen moties en gestelde schriftelijke vragen zijn tijdig afgehandeld, respectievelijk beantwoord?

Aanpak onderzoek

Om deze vraag te beantwoorden hebben wij ons uitsluitend gebaseerd op openbare informatie en documenten zoals deze terug zijn te vinden in het raadsinformatiesysteem van de gemeente Amsterdam (hierna: RIS). Normaliter bieden we rapportages in conceptvorm aan voor wederhoor. Omdat deze deelpublicatie in de kern voornamelijk feitelijk van aard is en deze feiten eenvoudig op basis van openbare informatie zijn te reconstrueren, is het wederhoor achterwege gebleven. Tegelijkertijd hebben wij ons ervoor ingespannen dat deze rapportage zo transparant mogelijk is zodat eenieder die dat wil onze onderzoeksresultaten kan reproduceren. Om dit mogelijk te maken zijn de belangrijkste bronbestanden en databestanden die we hebben gebruikt direct benaderbaar in deze deelpublicatie.