Raadsinstrumenten:
Toereikende afhandeling

Afrondende publicatie

Conclusie

In deze tweede (en afrondende) rapportage onderzoeken we in hoeverre ingediende schriftelijke vragen en aangenomen moties inhoudelijk toereikend worden afgehandeld. De rapportage is feitelijk van karakter en is gebaseerd op analyse van openbare informatie uit het raadsinformatiesysteem. We hebben de onderliggende processen voor de afhandeling van de raadsinstrumenten niet onderzocht.

Deze tweede rapportage is onderdeel van het onderzoek naar Raadsinstrumenten. In dit onderzoek gaan we na in hoeverre de afhandeling van raadsinstrumenten adequaat is. Eerder dit jaar hebben we een tussentijdse rapportage over de tijdige afhandeling van raadsinstrumenten uitgebracht. Het doel van het onderzoek is een actualisatie van ons eerdere onderzoek uit 2014 (Reacties op moties en schriftelijke vragen, 13 november 2014) waar deze twee instrumenten (moties en schriftelijke vragen) ook onderwerp van onderzoek waren. Ook worden moties en schriftelijke vragen het meest (en steeds vaker) ingezet.

Hoofdconclusie

De meeste ingediende schriftelijke vragen en aangenomen moties worden inhoudelijk toereikend door het college afgehandeld.  Wanneer dat bij moties niet het geval is, ging het om moties die gevoegd met andere moties zijn afgedaan. Hierdoor is de afhandeling van de individuele motie niet zichtbaar. Bij schriftelijke vragen ging het om vragen waarvan de deelvragen niet afzonderlijk zijn beantwoord in de afdoening.

Ook de reactie van raadsleden op de afdoening van moties en vragen lijkt ons beeld te bevestigen dat de meeste moties en vragen toereikend worden afgehandeld. Zo stellen raadsleden slechts enkele keren nadere schriftelijke vragen naar aanleiding van de afdoening van vragen.  Deze worden vaak gedreven door nieuwe ontwikkelingen en niet zozeer door onduidelijkheden in de beantwoording. In de commissievergaderingen, in algemene zin, zien wij verder weinig tot geen signalen dat raadsleden ontevreden zijn met de inhoudelijke afhandeling van schriftelijke vragen of moties. Een kanttekening hierbij is de afhandeling van moties waarbij de afdoening bestaat uit het aankondigen van een aanpak. Dit oogt niet als een toereikende afhandeling en leidt ook tot (zichtbare) kritiek van raadsleden.

Bevindingen

Toereikende beantwoording schriftelijke vragen

Hierna onderzoeken we de toereikendheid van de beantwoording van de schriftelijke vragen die in 2018 en 2019 door raadsleden zijn ingediend. Omwille van de omvang van het onderzoek hebben we niet alle antwoorden inhoudelijk diepgaand bekeken. In plaats daarvan hebben we gekeken naar drie elementen:

  1. het adresseren van alle (deel)vragen in het antwoord;
  2. een beoordeling van de inhoud van eventuele nadere vragen van raadsleden op signalen dat de eerste beantwoording inhoudelijk ontoereikend was;
  3. meer algemene signalen uit de notulen van de commissievergaderingen dat de beantwoording niet naar tevredenheid was.

Om deze toetspunten te beoordelen, hebben wij een willekeurige selectie van 48 reeds beantwoorde schriftelijke vragen uit 2018 en 2019 in het RIS opgezocht en onderzocht. Het gaat hierbij om zowel × Download Deelwaarneming vragen toereikendheid 2018-2019 schriftelijke vragen die tijdig als niet-tijdig zijn beantwoord door het college. Hiernaast kunt u het Excelbestand met onze gedetailleerde bevindingen en brondocumenten downloaden.

Volledige beantwoording schriftelijke vragen uit 2018 en 2019

Om de kwaliteit van de beantwoording van de schriftelijke vragen te beoordelen, hebben we allereerst gekeken of alle (deel)vragen van de ingediende schriftelijke vragen volledig zijn beantwoord. Hierbij hebben we bekeken of uit de structuur van de beantwoording duidelijk blijkt dat alle vragen en deelvragen zijn beantwoord.

Van een overgroot deel van de onderzochte schriftelijke vragen (46 van de 48) worden alle gestelde (deel)vragen door het college expliciet beantwoord. Bij twee vragen zien wij dat op een aantal vragen geen (expliciet) antwoord wordt gegeven. Zo wordt een deelvraag die bestaat uit twee onderdelen die gaan over de ontwikkelingen rondom de radicaliseringsaanpak (vraag 7) niet apart langsgelopen, maar samengevoegd beantwoord. Hetzelfde geldt voor een deelvraag die gaat over het effect van de jeugdhulp op kwetsbare kinderen (vraag 37). Ook deze deelvraag bestaat uit twee onderdelen die niet gescheiden wordt beantwoord.

Bovenstaande beoordeling gaat in sommige gevallen voorbij aan de mogelijkheid dat er soms goede redenen zijn om een vraag niet expliciet te adresseren. Of juist dat een vraag die wel expliciet is geadresseerd, na meer diepgaande lezing inhoudelijk niet lijkt te voldoen. Wij hebben geen compleet beeld van dergelijke gevallen, omdat wij de antwoorden niet systematisch inhoudelijk hebben beoordeeld. Wel kunnen we op basis van indrukken een aantal illustraties geven van dergelijke voorbeelden.

Zo kwamen we enkele schriftelijke vragen tegen die strikt genomen wel toereikend waren beantwoord (alle (deel)vragen waren geadresseerd), maar waarbij de kwaliteit van het antwoord mogelijk inhoudelijk tekortschoot. Een voorbeeld is vraag 37 waarbij het college verwijst naar een ander document. De lezer wordt daarmee geacht de informatie zelf op te zoeken. Een ander voorbeeld is een vraag waarbij het college als antwoord aangeeft de vraag niet te kunnen beantwoorden, omdat geen contact is gezocht met de desbetreffende instanties die deze vraag kunnen beantwoorden (in het geval van vraag 40: de schoolbesturen). Het college legt vervolgens niet uit waarom dit niet is gedaan. Tegelijkertijd kwamen we een geval tegen waarbij, na een inhoudelijke lezing van het antwoord, de summiere afdoening van het college juist wel begrijpelijk was. In dit geval had de oorspronkelijke vraag meer het karakter van een beleidsvoorstel dan van een informerende vraag (vraag 28).

Nadere vragen naar aanleiding van beantwoording schriftelijke vragen

Hier zullen we voor de deelwaarnemingen van de schriftelijke vragen nagaan of er herhaalvragen zijn gesteld die kunnen duiden op een gebrekkige afdoening door het college. Dit is onderzocht door in RIS na te gaan of er ná de beantwoording door het college nieuwe schriftelijke vragen zijn gesteld door raadsleden.

Het stellen van nadere vragen door raadsleden komt bij 5 van de 48 onderzochte schriftelijke vragen voor. Bij geen van deze vragen zijn er indicaties dat het gaat om onduidelijkheden in de eerdere beantwoording door het college. Hier het gaat echter meer om een verdere verdieping van het onderwerp waarover een vraag was gesteld en niet zozeer het adresseren van ontoereikende antwoorden. In de andere gevallen werden nadere vragen gesteld als gevolg van nieuwe ontwikkelingen die zich (in de tussentijd) hadden voorgedaan.

Signalen vanuit de raad over ontoereikende beantwoording

Raadsleden kunnen de beantwoording van de schriftelijke vragen agenderen en behandelen in de desbetreffende commissievergaderingen. Dit moment kunnen raadsleden aangrijpen om aanvullende vragen te stellen aan het college of om aan te geven wat zij vinden van de kwaliteit van de beantwoording. Door verslagen te onderzoeken van de behandeling van de beantwoording, kunnen signalen opgepikt worden die kunnen duiden op een gebrekkige afdoening door het college. Dit is gedaan voor de willekeurige selectie van 48 schriftelijke vragen.

In geen enkele van de in totaal 48 onderzochte schriftelijke vragen zijn we signalen tegengekomen van raadsleden die tijdens de commissievergadering kenbaar maken dat de beantwoording van het college niet toereikend is. In de meeste gevallen (43 van de 48 vragen) wordt de beantwoording van de schriftelijke vragen dan wel het desbetreffende onderwerp niet geagendeerd in de commissievergadering. Waar dit wel gebeurt, zijn de raadsleden bij behandeling niet uitgesproken negatief over de kwaliteit van de beantwoording.

Conclusie toereikendheid beantwoording schriftelijke vragen

Een overgroot deel van de ingediende schriftelijke vragen wordt door het college volledig beantwoord. Bij enkele vragen komt het echter voor dat het college geen (expliciet) antwoord geeft op de vragen van raadsleden. We hebben de antwoorden op de vragen niet inhoudelijk en diepgaand bekeken. Dit betekent dat het in sommige gevallen denkbaar is dat vragen die volledig zijn geadresseerd, na meer diepgaande inhoudelijke beoordeling niet toereikend blijken te zijn (en omgekeerd). Bij dit onderzoek zijn wij wel sporadisch aanwijzingen tegengekomen die er op wijzen dat dit voorkomt.

De reactie van raadsleden op de antwoorden lijkt echter het algemene beeld te ondersteunen dat de beantwoording inhoudelijk toereikend is. Raadsleden stellen slechts enkele keren nadere vragen naar aanleiding van de beantwoording van het college. Deze worden vaak gedreven door nieuwe ontwikkelingen en niet zozeer door onduidelijkheden in de eerdere beantwoording. In de commissievergaderingen zien wij ook geen signalen dat raadsleden ontevreden zijn met de inhoudelijke beantwoording van de schriftelijke vragen.

Toereikende afhandeling aangenomen moties

Hierna onderzoeken we de toereikendheid van de uitvoering van moties die in 2018 en 2019 door de gemeenteraad zijn aangenomen. Ook bij de moties hebben we omwille van de omvang van het onderzoek niet alle afdoeningen inhoudelijk diepgaand bekeken. In plaats daarvan hebben we gekeken naar twee elementen: de adressering van alle verzoeken van de raad in de afdoeningen, en of uit de reactie van de raadsleden op de afhandeling blijkt dat de raadsleden de afhandeling van onvoldoende kwaliteit achten.

Om deze toetspunten te beoordelen, hebben wij een willekeurige selectie van 48 afgehandelde moties uit 2018 en 2019 in het RIS × Download Deelwaarneming moties 2018-2019 opgezocht en onderzocht. Het gaat hierbij om zowel moties die tijdig als niet-tijdig zijn beantwoord door het college. Hiernaast kunt u het Excelbestand met onze gedetailleerde bevindingen en brondocumenten downloaden.

Volledige afhandeling aangenomen moties uit 2018 en 2019

Om de kwaliteit van de afdoening van de moties te beoordelen hebben we allereerst gekeken of alle verzoeken van de oorspronkelijke moties zijn geadresseerd in de afdoeningen. Hierbij hebben we bekeken of aan alle oorspronkelijke verzoeken uit de aangenomen moties in de afdoeningen worden behandeld.

Net als bij schriftelijke vragen geldt dat voor het overgrote deel van de onderzochte moties (45 van de 48 moties) in de afhandeling expliciet wordt ingegaan op alle deelaspecten van de moties. In drie gevallen hebben we de afhandeling als onvoldoende volledig beoordeeld (moties 6, 12 en 21). In al deze gevallen worden meerdere moties gezamenlijk behandeld en wordt voor de afdoening verwezen naar de publicatie van een bepaald beleidsstuk. In de afdoening zelf wordt vervolgens niet aangegeven hóe het beleidsstuk bijdraagt aan de afdoening van de motie. Zo vraagt de raad in motie 6: ‘Mee te doen aan een landelijke proef om studenten na het behalen van een entreeopleiding of MBO-niveau 2-opleiding nog twee jaar te begeleiden bij hun start op de arbeidsmarkt, of om deze proef zelf uit te voeren.’ Het college gaat hier niet expliciet op het verzoek in, anders dan een algemene beschrijving van de speerpunten van een bepaalde uitvoeringsagenda.

Bovenstaande beoordeling gaat in sommige gevallen voorbij aan de mogelijkheid dat een verzoek dat wel expliciet is geadresseerd, na meer diepgaande lezing inhoudelijk niet lijkt te voldoen. Wij hebben geen compleet beeld van dergelijke gevallen omdat wij de afdoeningen niet systematisch inhoudelijk hebben beoordeeld. Wel kunnen we op basis van indrukken een aantal illustraties geven van dergelijke voorbeelden.

Zo viel ons op dat bij een aantal moties de afdoening inhoudelijk meer het karakter heeft van een aankondiging van nadere uitwerking, waarmee de motie eigenlijk nog niet is afgedaan. Met een dergelijke afdoening heeft de raad nog geen beschikking over de gevraagde informatie, is niet duidelijk wanneer de uitvoering zal plaatsvinden en wanneer de raad hierover wordt geïnformeerd. Een voorbeeld hiervan is motie 5 waarbij het college aangeeft 'de mogelijkheden uit te werken in een plan van aanpak'. Bij motie 9 wordt gevraagd in kaart te brengen op welke plekken er later/minder gemaaid kan worden. Het college reageert hierop dat de stadsdelen hiertoe in 2019 gebieden zal aanwijzen. Bij motie 10 speelt iets soortgelijks waarbij de raad vraagt in gesprek te treden met het Havenbedrijf om de biodiversiteit rondom de windmolens te bevorderen. Het college reageert hierop enkel met de mededeling dat zij hierover in gesprek zijn, zonder in te gaan op de uitkomsten.

Signalen vanuit de raad over ontoereikende afhandeling

Evenals bij de schriftelijke vragen hebben we bij de moties onderzocht wat raadsleden vonden van de afhandeling. Ook deze beoordeling heeft plaatsgevonden door de commissieverslagen te analyseren waarin de afdoeningen worden behandeld, waarbij we hebben gekeken of er signalen waren dat de afdoening niet naar tevredenheid was. We zijn dit voor de 48 willekeurig geselecteerde moties nagegaan.

In de meeste gevallen werd de afdoening afgedaan zonder verdere opmerkingen. Dit ondersteunt het algemene beeld dat ook de afhandeling van moties toereikend lijkt te zijn. In 4 van de 48 gevallen waren raadsleden kritisch op de kwaliteit van de afdoening. In twee gevallen betrof het een motie waarbij het college de motie afdeed met enkel voornemens. Zo was een raadslid kritisch op het feit dat wordt gesproken van een toekomstig onderzoek terwijl het om een urgente kwestie gaat (motie 8). Bij motie 10 gaf de indiener aan de motie niet als afgehandeld te beschouwen omdat er nog gesprekken moeten plaatsvinden. Bij de overige gevallen ging het om andere vormen van inhoudelijke kritiek. Bij motie 9 werden nadere vragen gesteld ter verduidelijking. Bij motie 11 gaf de indiener aan de motie niet als afgehandeld te beschouwen omdat niet aan zijn verzoek was voldaan. Na een toelichting van de wethouder en een korte discussie ging het raadslid wel akkoord.

Conclusie toereikendheid uitvoering aangenomen moties

In de afdoening van veruit de meeste moties zijn alle deelaspecten uit de moties besproken (45 van de 48 moties). Moties worden daarmee overwegend toereikend afgehandeld als we uitsluitend kijken naar de adressering van punten uit de moties. Alleen in het geval van moties die gevoegd worden afgedaan, waardoor de individuele motie niet te herleiden was, is hiervan geen sprake. Het algemene beeld dat moties toereikend worden afgedaan wordt ook ondersteund door de reactie van raadsleden. Dat neemt niet weg dat het voorkomt dat moties worden afgedaan met bijvoorbeeld (de aankondiging van) een plan van aanpak. Hoewel wij dit niet diepgaand hebben onderzocht, komt dit niet over als een toereikende afhandeling. In dergelijke gevallen zien wij ook dat raadsleden kritiek uiten op de afhandeling.

Onderzoeksvraag en aanpak

Achtergrond onderzoek

Dit is de deelpublicatie van de Rekenkamer Amsterdam (hierna 'rekenkamer') van het onderzoek naar de afhandeling van raadsinstrumenten. In dit onderzoek gaan we na in hoeverre de afhandeling van schriftelijke vragen en aangenomen moties in 2018 en 2019 adequaat is. Dit onderzoek is een actualisatie van ons eerdere onderzoek in 2014 (Reacties op moties en schriftelijke vragen, 13 november 2014). Voor meer informatie over de aanleiding, aanpak en achtergrond van dit onderzoek kunt u de onderzoeksopzet raadplegen. Ook kunt u daar meer lezen over de verschillende raadsinstrumenten die de gemeenteraad heeft om zijn controlerende taak uit te voeren. De onderzoeksopzet kunt u hier vinden.

Onderzoeksvraag

In deze deelpublicatie gaan we in op de vraag of deze raadsinstrumenten toereikend worden afgehandeld:

Op hoeveel van de in 2018 en 2019 aangenomen moties en gestelde schriftelijke vragen volgde een toereikende afhandeling, respectievelijk antwoord?

Aanpak onderzoek

Om deze vraag te beantwoorden hebben we ons uitsluitend gebaseerd op openbare informatie en documenten zoals deze terug zijn te vinden in het raadsinformatiesysteem van de gemeente Amsterdam (hierna 'RIS'). Normaliter bieden we rapportages in conceptvorm aan voor wederhoor. Omdat deze deelpublicatie in de kern voornamelijk feitelijk van aard is en deze feiten eenvoudig op basis van openbare informatie zijn te reconstrueren, is het wederhoor achterwege gebleven. Tegelijkertijd hebben wij ons ervoor ingespannen deze rapportage zo transparant mogelijk te maken, zodat iedereen onze onderzoeksresultaten kan reproduceren. Om dit mogelijk te maken zijn de belangrijkste bronbestanden en databestanden die we hebben gebruikt direct benaderbaar in deze deelpublicatie.

Onderzoeksteam

Rekenkamer Amsterdam
Directeurdr. Jan de Ridder
OnderzoekersJurriaan Kooij (projectleider)
 Myrte Leenheer
 Robin van de Maat