Raadsinstrumenten
Rekenkamerbrief

Bevindingen en aanbevelingen

Hoofdconclusie: veelal toereikend maar ook vaak (veel) te laat

Wij constateren dat schriftelijke vragen en aangenomen moties veelal toereikend worden afgehandeld. Als er geen sprake is van een toereikende afhandeling dan gaat het vaak om een samengevoegde afhandeling waardoor afzonderlijke elementen van een vraag of motie niet meer te volgen zijn. Ook komt het voor dat moties worden afgedaan met een aankondiging van een aanpak. Dit oogt niet als een toereikende afhandeling en leidt ook tot (zichtbare) kritiek van raadsleden.

Anders is het beeld bij de tijdigheid van de afhandeling van schriftelijke vragen en aangenomen moties. Deze is veelal te laat. Slechts 18% van de schriftelijke vragen wordt binnen de termijn van vier weken beantwoord. Ook bij moties lukt het in slechts 8% van de gevallen om de standaard termijn van dertien weken te halen. Nu kunnen voor moties ook afwijkende, langere termijnen gelden. Echter, deze worden in veel gevallen ook niet gehaald. Wij constateren dan ook dat de tijdigheid van de afhandeling sinds ons vorige onderzoek niet wezenlijk is verbeterd. Een kanttekening hierbij is dat het absolute aantal ingediende schriftelijke vragen en aangenomen moties sindsdien sterk is gestegen. Ook valt op dat bij overschrijdingen bij de afhandeling van moties zelden een inhoudelijke verklaring wordt gegeven, hoewel dat volgens het Reglement van orde voor de raad van Amsterdam wel verplicht is. 

Analyse en aanbevelingen: verbetering, maar ook reflectie nodig

Analyse

In dit onderzoek hebben wij niet de achterliggende ambtelijke processen bij het afdoen van schriftelijke vragen en aangenomen moties onderzocht. Dat neemt niet weg dat de uitkomsten van dit onderzoek (op basis van informatie uit het raadsinformatiesysteem) duidelijk maken dat verbetering van met name de tijdigheid van de afhandeling verbetering behoeft. Maar tegelijkertijd nemen wij ook waar dat het aantal ingediende schriftelijke vragen en aangenomen moties sinds ons vorige onderzoek sterk is toegenomen. In onderstaande figuren kunt u zien dat er grofweg sprake is van bijna een verdubbeling. Wij denken dat het daarom zinnig is om niet alleen aan te dringen op een verbetering van de afhandeling van schriftelijke vragen en aangenomen moties, maar om ook na te gaan wat de oorzaak is van deze stijgingen. Hierna doen wij daarom twee aanbevelingen aan u.

Figuren 1 en 2 – Ontwikkeling schriftelijke vragen en aangenomen moties 2013 en 2019

Aanbeveling 1: vraag om verbeterplan afhandeling

Wij bevelen u aan om aan het college te vragen naar een verbeterplan voor de afhandeling van schriftelijke vragen en aangenomen moties. Hoewel de afhandeling niet zonder meer slecht verloopt, zeker gezien de sterke stijging van het aantal schriftelijke vragen en aangenomen moties, blijft met name de tijdigheid problematisch. Wij adviseren daarbij om bij het vragen om een verbeterplan van het college ook in te gaan op specifieke aandachtspunten die van invloed kunnen zijn op de waarde van deze instrumenten voor het uitoefenen van uw controlerende en kaderstellende taken. Daarnaast is het raadzaam om te bepalen hoe de uitwerking en afspraken die voortvloeien uit een verbeterplan het beste kunnen worden vastgelegd. Bijvoorbeeld door het Reglement van orde voor de raad van Amsterdam hierop aan te passen. Op basis van onze waarnemingen in dit onderzoek suggereren wij in ieder geval de volgende aandachtspunten:

• Verklaringen voor overschrijdingen: Het valt op dat er veelal geen inhoudelijke verklaring wordt gegeven voor het overschrijden van de termijnen bij het afhandelen van moties.  Vaak heeft de informatie hierover meer het karakter van een mededeling van een nieuwe verwachte afhandelingsdatum. Wij adviseren om aan te geven op welke wijze u inhoudelijk wenst te worden geïnformeerd bij het overschrijden van termijnen en op welke manier dit dient te gebeuren. 
• Criteria voor afdoening moties: Wij hebben meerdere malen gezien dat moties worden afgedaan met een aankondiging dat er gestart gaat worden met het uitvoeren van de motie. Bijvoorbeeld doordat er gewerkt zal worden aan een plan van aanpak. Dit oogt niet als een daadwerkelijke afdoening van een motie, hooguit als een begin daarvan. Ook nemen wij waar dat een dergelijke afdoening leidt tot kritiek vanuit uw raad. Wij adviseren om, in algemene zin, te definiëren wanneer een motie als afgedaan kan worden beschouwd.
• Gevoegde afhandeling van schriftelijke vragen of moties: Het blijkt uit ons onderzoek dat moties en schriftelijke vragen soms gevoegd worden afgedaan. Wij kunnen ons voorstellen dat dit een efficiënte werkwijze is. Maar het maakt de navolgbaarheid lastiger. Er ontstaat al snel een zoekplaatje om na te gaan of er écht antwoord wordt gegeven of inhoudelijk gevolg aan een vraag of motie wordt gegeven. Wij adviseren u daarom expliciet te bepalen of u vindt dat een ingediende schriftelijke vraag of een aangenomen motie gevoegd met andere moties en vragen mag worden afgedaan door het college.

Aanbeveling 2: onderzoek inzet en toereikendheid instrumentarium

Wij bevelen u aan om te onderzoeken wat de oorzaak is van het sterk toegenomen gebruik van schriftelijke vragen en (aangenomen) moties. Dit kan natuurlijk komen door de toegenomen fragmentatie van het politieke landschap of de wijze waarop in de raad politiek wordt bedreven. Maar het is ook zeker denkbaar dat de toename wordt veroorzaakt doordat het bestaande instrumentarium voor raadsleden onvoldoende is om hun taken uit te voeren. Er wordt dan meer gebruikt van schriftelijke vragen en moties ‘bij gebrek aan beter’. Er zijn verschillende manieren om een dergelijk onderzoek naar het stijgende gebruik van schriftelijke vragen en moties uit te voeren. Wellicht kan het aansluiten bij andere al lopende activiteiten van u als raad om uw functioneren te verbeteren. Maar een grondige reflectie op de inzet van deze instrumenten lijkt ons zinnig. Als wij als rekenkamer u nog kunnen helpen bij een dergelijk onderzoek, zijn we daar natuurlijk toe bereid.

Onderzoeksverantwoording

Onderzoeksteam