Social return on investment
Onderzoeksrapport

Toelichting en leeswijzer

Inleiding

Aanleiding onderzoek

In het onderzoeksprogramma 2020 van de gemeente Zaanstad gaven we aan een onderzoek te gaan verrichten naar de uitvoering van de Participatiewet in de gemeente Zaanstad. De Participatiewet is per 2015 in werking getreden. Deze verving de Wet werk en bijstand, de Wet sociale werkvoorziening (WSW) en een groot deel van de Wajong, en bracht daarmee de ondersteuning aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt onder één regeling. Het doel van de Participatiewet is dat zoveel mogelijk mensen met arbeidsvermogen naar werk worden geleid, bij voorkeur naar de reguliere arbeidsmarkt. Gemeenten zijn met de komst van de Participatiewet, naast de klassieke groep bijstandsgerechtigden, kortom ook verantwoordelijk geworden voor de ondersteuning aan mensen met een arbeidsbeperking. 

We hebben in het voorjaar van 2020 een verkenning uitgevoerd naar de uitvoering van de Participatiewet om de focus van het onderzoek te bepalen. In juli 2020 hebben we vijf mogelijke onderzoeksrichtingen  aan de gemeenteraad gepresenteerd. De bespreking met de raadsleden leidde ertoe dat we de keuzes hebben gemaakt het onderzoek te richten op social return on investment (SROI). Social return is namelijk een belangrijk instrument van de gemeente om werkgevers te stimuleren om kansen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.  Door raadsleden is de wens geuit om meer inzicht te krijgen in de effecten van SROI, zoals de doelgroepen die worden bereikt en of er sprake is van duurzame arbeidsplaatsen. Daarnaast vroegen zij zich af of SROI nu wordt ingezet op de plaatsen waar het meeste winst valt te behalen. Een uitgebreid verslag over de uitkomsten van de verkenning kunt u vinden op onze website.

Context

Wat is SROI?

De gemeente Zaanstad past sinds circa 2013 SROI toe bij inkopen en aanbestedingen.    Het principe van SROI is dat gemeenten als voorwaarde stellen dat opdrachtnemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht ook iets terugdoen op maatschappelijk vlak. Daarbij ligt de focus van gemeenten op het vergroten van de werkgelegenheid van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, maar gemeenten kunnen ook de ruimte geven voor andere invullingen van een maatschappelijke bijdrage. De SROI-verplichting die als eis in het contract wordt opgenomen omvat in de gemeente Zaanstad een bepaald percentage van de opdrachtwaarde van de inkoop.  Zaanstad heeft tussen 2013-2019 per jaar gemiddeld voor € 3,4 miljoen aan SROI-afspraken gemaakt op een opdrachtwaarde van € 72,5 miljoen (4,6%). 

Beleidscontext

Er bestaat geen landelijke wet die specifiek betrekking heeft op SROI.  Uit bovenstaande blijkt al dat SROI een belangrijke relatie heeft met twee beleidsterreinen, namelijk het participatiebeleid en het inkoopbeleid. De algemene ambitie van de gemeente Zaanstad bij SROI is om de kansen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op werk en meedoen te vergroten en SROI wordt daartoe als middel ingezet bij inkopen en aanbestedingen.  Hieronder bespreken we als beleidscontext de relatie tussen SROI en het participatie- en inkoopbeleid.

Participatiebeleid
Per 1 januari 2015 is de Participatiewet in werking getreden (zie paragraaf 1.1). Aansluitend daarop is een uitgangspunt van de gemeente Zaanstad een inclusieve samenleving, waarbij mensen zoveel mogelijk meedoen in de maatschappij, bij voorkeur met betaald werk. In het Koersbesluit uitvoeringsorganisatie brede participatieopgave Zaanstad (2 juni 2016) wordt de visie van de gemeente Zaanstad uiteengezet over welke dienstverlening daarbij aan werkzoekenden en werkgevers wordt geboden en hoe de uitvoering wordt georganiseerd. 

Mensen met een overbrugbare afstand tot de arbeidsmarkt worden door het participatiebedrijf Werkom ‘werkfit’ gemaakt via leerwerkplekken en vervolgens naar werk begeleid.  Om ervoor te zorgen dat Werkom meer mensen naar een betaalde baan kan leiden, wil de gemeente tevens investeren in het stimuleren, faciliteren en creëren van meer werkplekken. Social return is daarbij een belangrijk instrument. 

Het regionale Werkgevers Servicepunt Zaanstreek Waterland (WSP), waarvoor Werkom namens Zaanstad deelneemt , is verantwoordelijk voor de werkgeversdienstverlening. Werkgevers die iets willen betekenen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, kunnen hier terecht voor vragen, advies en ondersteuning, waaronder vacaturematching. Onderdeel daarvan is ook het ondersteunen van opdrachtnemers van de gemeente bij het invullen van hun SROI-verplichting. De nadruk ligt op het creëren van partnerschap. 

In 2019 is het regionale Actieplan Perspectief op Werk opgesteld om meer mensen aan het werk te krijgen. Een van de actielijnen daarbinnen was het doorontwikkelen van het Werkgevers Servicepunt. SROI wordt in dit actieplan als een van de kansen van het WSP benoemd.  Een van de speerpunten die het WSP naderhand heeft geformuleerd, is om SROI-kansen te creëren en te benutten. Opdrachtnemers met een SROI-verplichting zijn voorkeurspartner in de werkgeversbenadering. 

Het participatiebeleid en SROI zijn kortom met elkaar verbonden. Door een SROI-verplichting bij gemeentelijke opdrachtnemers op te leggen, kunnen arbeidsplaatsen bij reguliere werkgevers worden gecreëerd. Dat vergroot de kansen voor Werkom om kandidaten uit de re-integratietrajecten te begeleiden naar regulier werk. Andersom is het voor de instroom van lokale kandidaten op de werk-, en ontwikkelplaatsen die bij de SROI-opdrachtnemers worden gecreëerd ook een randvoorwaarde dat de dienstverlening van Werkom / het Werkgevers Servicepunt op orde is. 

Inkoopbeleid
Bij inkopen en aanbestedingen is de gemeente gebonden aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet.  In de Aanbestedingswet is opgenomen dat de aanbesteder zorgdraagt voor het leveren van zoveel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. SROI is een van de manieren om zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren en maakt onderdeel uit van ‘maatschappelijk verantwoord inkopen’.  Het landelijk manifest Maatschappelijk verantwoord inkopen (8 december 2016) houdt in dat bij inkoop de effecten op ‘people, planet en profit/prosperity’ worden meegenomen.  De gemeente Zaanstad neemt ook deel aan dit manifest en heeft in 2017 het bijbehorende actieplan opgesteld. Het deelnemen aan dit manifest was verder een van de aanleidingen om het inkoopbeleid van de gemeente in 2017 te herijken, uitmondend in het Strategisch Inkoopbeleid 2017. Samen naar buiten: met inkoop meer bereiken. In dit Strategisch Inkoopbeleid zijn aansluitend op het manifest (opnieuw) verschillende maatschappelijke inkoopdoelstellingen opgenomen, zoals op het gebied van social return en duurzaamheid. Het gemeentelijke Strategisch Inkoopbeleid is een paraplustuk, waar verschillende andere beleidsstukken onder vallen. Een van deze stukken is het regionale SROI-beleid . 

Verbetertrajecten

Binnen het Zaanse participatiebeleid en inkoopbeleid zijn de afgelopen jaren verschillende verbetertrajecten ingezet rondom SROI.

Zo werd in het Koersbesluit uitvoeringsorganisatie brede participatieopgave Zaanstad (2 juni 2016) gesteld dat er een behoorlijke potentie was om het rendement van social return te verhogen. In een onderzoek dat in opdracht van de gemeente was uitgevoerd, bleek dat slechts 40% van alle aanbestedingen in de gemeente Zaanstad bij de ‘social return desk’   in beeld was en dat ook niet bij al deze aanbestedingen de social return-afspraken volledig werden ingevuld (77%). Er zou een implementatieplan worden opgesteld om het potentieel van social return beter te benutten. 

Vanwege tekorten op het participatiebudget werd in 2017 bij de Kadernota 2018-2021 besloten om een extra impuls van € 7,5 miljoen aan de uitvoering van de Participatiewet te geven om zo meer mensen uit de bijstand te laten stromen. Dit wordt aangeduid met de Taskforce BUIG. Een van de maatregelen was het versterken van social return. Het ging om het doorontwikkelen van het SROI-beleid en er zou opnieuw naar het ketenproces worden gekeken. 

Aansluitend op de Taskforce BUIG worden ook in het Actieplan Manifest Verantwoord Inkopen (2017) als knelpunten voor SROI genoemd dat herontwikkeling van het beleid nodig was en de rollen en verantwoordelijkheden op dat moment nog niet stevig genoeg verankerd waren binnen de organisatie.  Om deze knelpunten op te lossen, is in de begroting van 2018 een post van € 150.000 opgenomen. 

Dit alles heeft ertoe geleid dat er sinds 2018 verschillende wijzigingen zijn doorgevoerd. Allereerst is eind 2018 de SROI-desk bij de afdeling Inkoop en Subsidies ingericht. De SROI-desk bestaat uit twee vaste medewerkers (1,6 fte) die SROI als hun kerntaak hebben. De SROI-desk heeft een adviserende en coördinerende functie binnen het SROI-proces en is gericht op betere sturing op het vastleggen, invullen en naleven van de SROI-verplichtingen.  Ook is besloten om een nieuw monitoring- en registratiesysteem aan te schaffen. Verder is via het digitale ondernemersloket aanvullende informatie over SROI verstrekt aan opdrachtnemers. Hiermee is tevens invulling gegeven aan twee raadsmoties  die bij de Kadernota 2018-2021 waren aangenomen. 

Vervolgens is in mei 2020 de hernieuwde regionale Beleidsnotitie en het bijbehorende Uitvoeringsprotocol social return on investment Zaanstreek-Waterland in werking getreden. Het nieuwe regionale beleid verving de oude versie uit 2015 en is gericht op het verbreden en versterken van de SROI-aanpak. De kern van de herijking is dat meer wordt ingezet op maatwerk. Zo wordt aan de voorkant per aanbesteding beoordeeld of en welke SROI-verplichting proportioneel en kansrijk is, zijn de mogelijkheden om de social return-verplichting in te vullen verbreed en komen de SROI-afspraken in dialoog met de opdrachtnemer tot stand. Dat zou moeten leiden tot realistische en passende afspraken, zodat een win-win-win-situatie voor opdrachtnemers, gemeente en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zou ontstaan. 

De gemeente Zaanstad heeft de afgelopen jaren kortom veranderingen aangebracht in het SROI-beleid en de organisatie van de uitvoering van SROI om de kansen die SROI kan bieden beter te benutten. Er zijn daarbij drie tijdsperioden te onderscheiden:

1. 2013-eind 2018: het voormalige regionale beleid en de bijbehorende werkwijze kenden beperktere invullingsmogelijkheden en de capaciteit voor SROI beperkte zich grotendeels tot een parttime administratieve kracht;
2. Eind 2018–mei 2020: de SROI-desk is opgericht met een adviserende en coördinerende functie. In deze periode wordt het nieuwe beleid en de nieuwe werkwijze ontwikkeld en hiermee wordt in de Zaanse praktijk reeds geëxperimenteerd;
3. Na mei 2020: het nieuwe beleid en bijbehorende werkwijze zijn formeel in werking getreden.

Wij willen graag weten of de wijzigingen die Zaanstad de afgelopen jaren heeft doorgevoerd inderdaad leiden tot een adequate inrichting van de SROI-aanpak en welke resultaten dat oplevert.

Doel en onderzoeksvragen

Doel van het onderzoek

Het doel is om inzicht te krijgen in de wijze waarop social return door de gemeente Zaanstad wordt toegepast en wat de opbrengsten zijn. Daarbij zullen we nagaan of er nog mogelijkheden zijn om de kwaliteit van het beleid, de uitvoering en monitoring te verbeteren, waarmee de effectiviteit vergroot kan worden. Daarnaast gaan we na of en welke mogelijkheden er zijn om de informatievoorziening aan de raad te verbeteren.

Onderzoeksvragen

In hoeverre is de SROI-aanpak van de gemeente Zaanstad adequaat georganiseerd en is er voldoende inzicht in de doeltreffendheid?

1. Wat is kwaliteit van het Zaanse SROI-beleid?
2. In hoeverre is het uitvoeringsproces adequaat ingericht?
   1. In hoeverre leidt de werkwijze tijdens de aanbesteding tot realistische SROI-verplichtingen?
   2. In hoeverre leidt de werkwijze na de gunning tot passende afspraken met de opdrachtnemers over de invulling van de SROI-verplichting?
   3. In hoeverre heeft de ondersteuning tijdens de uitvoering de opdrachtnemers geholpen om de SROI-afspraken te realiseren?
   4. In hoeverre draagt de sturing tijdens de uitvoering bij aan de realisatie van de SROI-verplichtingen?
3. Rapporteert de gemeente adequaat over de realisatie van de doelen en wordt dit met de raad gedeeld?
4. Wat zijn de prestaties, resultaten en effecten van de SROI-aanpak?

Aanpak

Afbakening
Zoals eerder vermeld, is de SROI-aanpak onder te verdelen in drie perioden. Er is sprake van een oude werkwijze en een nieuwe werkwijze, die sinds mei 2020 formeel is geïmplementeerd. Daarnaast is sinds de oprichting van de SROI-desk eind 2018 reeds met de nieuwe werkwijze geëxperimenteerd. Het onderzoek richt zich primair op de perioden waarin de nieuwe werkwijze is ontwikkeld en geïmplementeerd (eind 2018 - nu).

Onderzoeksmethoden
Voor het beantwoorden van de hoofd-, deel- en subvragen hebben we verschillende onderzoeksmethoden toegepast.

Ten eerste hebben we een documentenanalyse uitgevoerd. We hebben onder andere regionale en gemeentelijke beleidsstukken, uitvoeringsdocumenten (zoals protocollen, procesbeschrijvingen, hulpmiddelen voor opdrachtnemers), P&C-stukken, voortgangsrapportages, raadsstukken en de gemeentewebsite geraadpleegd.

Ten tweede hebben we aanvullende interviews gehouden met de verschillende actoren die betrokken zijn in het SROI-proces. We hebben gesprekken gevoerd met de SROI-desk, inkopers van het gemeentelijke inkoopteam en het Ingenieursbureau (2), adviseurs van het WSP/Werkom (3), contractmanagers/projectleiders (2) en een beleidsadviseur.

Ten derde hebben we aan de hand van een casusonderzoek de uitvoering van SROI diepgaander onderzocht. Voor dit casusonderzoek hebben we zes contracten met een SROI-verplichting geselecteerd. Bij de selectie hebben we zoveel mogelijk variatie toegepast qua type aanbesteding (dienst/werk), opdrachtwaarde, contractduur en sector (sociaal, fysiek, overig). Voor deze zes contracten hebben we het dossier bij de SROI-desk opgevraagd. Het ging om adviezen over het SROI-percentage aan de inkopers , aanbesteding- en contractstukken, meldformulieren van het SROI-contract bij de SROI-desk, de plannen van aanpak, verslagen van voortgangsgesprekken met de opdrachtnemers, uitdraaien uit het registratiesysteem en andere relevante documenten, zoals mailuitwisseling en verslagen tussen de betrokken ketenactoren. De contracten uit de casussen zijn al gestart voor de formele invoering van de nieuwe werkwijze in mei 2020; bij het casusonderzoek houden we hier rekening mee (zie verder hoofdstuk 3).

Ten vierde hebben we een data-analyse uitgevoerd om de beschikbare informatie over de prestaties, resultaten en effecten van de toepassing van SROI in beeld te brengen. Op basis van de gemeentelijke registratie zijn we nagegaan wat er bekend is over welke SROI-afspraken zijn gemaakt, in hoeverre de SROI-afspraken zijn gerealiseerd en wat de opbrengsten daarvan zijn. De gemeentelijke registraties lopen terug tot 2013. Eerst werd gebruikgemaakt van een Excel-registratie en sinds medio 2020 van het landelijke digitale registratiesysteem WIZZR. Voor meer informatie over de data-analyse, zie bijlage 3.

Ten vijfde is er eind november 2020 een enquête onder 110 opdrachtnemers uitgezet. Ongeveer de helft van de aangeschreven opdrachtnemers heeft de enquête ingevuld: 56 opdrachtnemers volledig (51%) en nog 6 opdrachtnemers (5%) gedeeltelijk. De totale respons is daarmee 56%. Aan de opdrachtnemers is onder andere gevraagd hoe zij aankijken tegen de SROI-verplichting en de invullingsmogelijkheden. Daarnaast zijn vragen gesteld over hun ervaringen met de informatievoorziening, ondersteuning en sturing tijdens het uitvoeringsproces. Verder is gevraagd naar de realisatie van de SROI-verplichting, wat de uitgevoerde activiteiten volgens de opdrachtnemers hebben opgebracht en of er een gedachteverandering bij hen in gang is gezet. Voor meer informatie over de aanpak, de respondenten en de volledige vragenlijst van de enquête zie bijlage 2.

Leeswijzer

De structuur van het rapport volgt grotendeels de onderzoeksvragen. In hoofdstuk 2 zullen we eerst ingaan op de kwaliteit van het SROI-beleid. We beoordelen of de doelen en activiteiten voldoende helder, consistent en concreet zijn.

In hoofdstukken 3-7 gaan we in op de inrichting van de uitvoering. Hoofdstuk 3 vormt een inleidend hoofdstuk met een introductie van de vier onderdelen van het SROI-proces inclusief bijbehorende subvragen, het normenkader en de betrokken actoren. In de hoofdstukken 4-7 gaan we gedetailleerder in op de afzonderlijke onderdelen van het SROI-proces: het bepalen van de SROI-verplichting tijdens de aanbesteding (hoofdstuk 4), het in dialoog kiezen van de invulling van de SROI-verplichting na de gunning (hoofdstuk 5), de ondersteuning tijdens de uitvoering van de SROI-afspraken door met name het WSP/Werkom (hoofdstuk 6) en de sturing op de realisatie van de SROI-verplichting tijdens de uitvoering (hoofdstuk 7). Kortgezegd beantwoorden we hier de subvragen of de werkwijze leidt tot realistische en passende afspraken en of de ondersteuning en sturing tijdens de uitvoering vervolgens bijdraagt aan het realiseren van die afspraken.

In hoofdstuk 8 komt vervolgens de rapportage van het SROI-beleid aan bod. We gaan na in hoeverre de gemeente zowel intern als richting de raad rapporteert over de uitkomsten van het SROI-beleid. In hoofdstuk 9 presenteren we vervolgens wat er bekend is over de prestaties, resultaten en effecten die sinds 2013 zijn bereikt met SROI.

De uitkomsten van het casusonderzoek, de data-analyse en de enquête worden in het rapport over het algemeen in aparte boxen gepresenteerd.

Gedetailleerde onderzoeksbevindingen

Beleid

Het Zaanse beleid op het gebied van social return is met name neergelegd in de regionale Beleidsnotitie social return on investment Zaanstreek-Waterland 2020. Meer mogelijkheden, meer kansen met een bijbehorend Uitvoeringsprotocol (in werking getreden 1 mei 2020). Daarnaast komt social return terug in gemeentelijke beleidsstukken op de aanverwante beleidsterreinen participatie en inkoop (zie ook paragraaf 1.2.2 Beleidscontext).  In dit hoofdstuk starten we met een beoordeling van de kwaliteit van het SROI-beleid van de gemeente Zaanstad. De deelvraag die hierbij hoort, luidt:

Wat is de kwaliteit van het Zaanse SROI-beleid?

Voor het beantwoorden van de deelvraag beschrijven we eerst wat de gemeente wil bereiken: de doelen en uitgangspunten (paragraaf 2.1). Vervolgens gaan we in op wat men daarvoor gaat doen: de activiteiten (paragraaf 2.2). Tot slot beoordelen we of de doelen, uitgangspunten en activiteiten helder en concreet zijn geformuleerd evenals of zij onderling voldoende consistent zijn (paragraaf 2.3). De bijbehorende toetspunten zijn in tabel 2.1 te vinden.

Tabel 2.1 Normen en toetspunten SROI-beleid

Beschrijving doelen en uitgangspunten

Doelen
In de regionale beleidsnotitie Social return on investment Zaanstreek-Waterland 2020 zijn de effectdoelstellingen van het SROI-beleid terug te vinden. In algemene zin is de ambitie dat met SROI ‘kwetsbare burgers met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen op werk krijgen en meer kansen krijgen om mee te doen naar vermogen’.

Daarbij zijn een drietal doelstellingen geformuleerd, te weten:

• Bijdragen aan opgaven op de arbeidsmarkt
  • Vergroten van (arbeids)participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt
  • Voorkomen en terugdringen van voortijdig schooluitval
  • Verbinden onderwijs en arbeidsmarkt
• Stimuleren sociaal ondernemerschap
• Bijdragen aan andere maatschappelijke opgaven van de gemeente 

In het Zaanse inkoopbeleid, te weten het Strategisch Inkoopbeleid en het Actieplan Manifest Verantwoord Inkopen (beide uit 2017), staat verder een prestatiedoelstelling voor SROI. Hierin is als inkoopdoelstelling de ambitie opgenomen om het volledige potentieel van SROI te benutten door ‘100% realisatie van de contractuele SROI-afspraken met leveranciers’. 

Uitgangspunten
In de regionale beleidsnotitie zijn vier uitgangspunten opgenomen:

• Brede maatwerk mogelijkheden
  Van ondernemers wordt een redelijke en billijke inspanning gevraagd. Daarvoor wordt ingezet op brede toepassingsmogelijkheden. De SROI-verplichting wordt in eerste instantie op de opdracht ingevuld, maar anders kan ook naar de bredere bedrijfsvoering of onderaannemers worden gekeken. Daarnaast zijn naast arbeidsparticipatie ook andere soorten activiteiten mogelijk gemaakt, namelijk sociale inkoop, co-creatieve projecten en bijdragen aan andere maatschappelijke activiteiten in de gemeente (zie voor meer informatie over deze activiteiten paragraaf 2.2).  
• Duurzame arbeidsinschakeling
  De inzet is om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt duurzaam verder te helpen. Het gaat er dus om dat zij niet alleen tijdens de opdracht, maar ook op de langere termijn, kunnen blijven werken. Ook wordt het investeren in nieuwe medewerkers en werkenden zonder startkwalificatie gestimuleerd.
• Beïnvloedingsvermogen: SROI als hefboom
  De term beïnvloedingsvermogen zou meer op zijn plaats zijn dan een harde indicator. SROI wordt gebruikt als hefboom om opdrachtnemers een maatschappelijke bijdrage te laten leveren die past bij hun bedrijf en opdracht.
• Gelijke spelregels
  Door het harmoniseren van de regels binnen de regio krijgen werkgevers niet steeds met verschillen per gemeente te maken. Met de regionale beleidsnotitie en het Uitvoeringsprotocol wordt gewerkt aan een eenduidig regionaal beleid en een uniforme toepassing. Tegelijkertijd is er – mede gezien de verschillen in grootte van de gemeenten en inkoopvolumes – binnen de kaders wel maatwerk per gemeente mogelijk, wanneer de aanbestedingstrajecten of lokale en regionale ontwikkelingen daar aanleiding toe geven.

Daarnaast wordt in de beleidsnotitie onder dit uitgangspunt gelijke spelregels nog genoemd dat door SROI zo weinig mogelijk registratie en papierwerk ontstaat voor zowel de opdrachtnemers als de gemeente.  

Beschrijving activiteiten

De gemeente zet het middel SROI in bij inkoop en aanbestedingen door een SROI-verplichting in het contract op te nemen. De opdrachtnemers voeren vervolgens activiteiten uit om deze SROI-verplichting te realiseren (de prestatie). De opdrachtnemers zijn er zelf verantwoordelijk voor dat en hoe zij de SROI-verplichting realiseren, maar wel binnen de voorwaarden die door de gemeente zijn gesteld. Deze voorwaarden zijn vooral terug te vinden in het regionale Uitvoeringsprotocol, dat een leidraad voor opdrachtnemers vormt bij het invullen van de SROI-verplichting.  In deze paragraaf behandelen we zodoende de voorwaarden die de gemeente stelt met betrekking tot de invulling van de SROI-verplichting en dan met name de mogelijke activiteiten die de opdrachtnemers daartoe kunnen ondernemen.

Bouwblokkenmethode: meetbaar maken van SROI-verplichting
Om de realisatie van de SROI-verplichting meetbaar te maken, wordt gebruikgemaakt van de bouwblokkenmethode  . De SROI-verplichting betreft een percentage van de opdrachtsom; de SROI-waarde is vervolgens de uitdrukking in de bijbehorende geldwaarde.  De opdrachtnemer kan deze SROI-waarde invullen door te kiezen voor een of meerdere activiteiten (de bouwblokken). Aan deze activiteiten is eveneens een geldwaarde gekoppeld, die in verhouding staat tot de inspanning van de opdrachtnemer. 

Enquête
Wij hebben de opdrachtnemers gevraagd naar hun meningen over de bouwblokkenmethode. Twee derde (66%) vindt de bouwblokkenmethode een behulpzaam instrument bij het invullen van de SROI-eis. Een paar opdrachtnemers gaven aan het meetbaar maken van de SROI-verplichting door middel van een geldbedrag geen goede (verantwoordings)methode te vinden. Het zou hierdoor te prestatiegericht worden. Zij zouden liever een meer kwalitatieve verantwoordingsvorm zien, waarbij in gesprek wordt gegaan en rekening wordt gehouden met de mogelijkheden en beperkingen. Ook de FNV geeft in een reactie op het nieuwe beleid aan deze wens te kennen. 

In figuur 2.1 staat het huidige bouwblokkenmodel. Onder het figuur geven we een verdere toelichting op de opgenomen activiteiten (de bouwblokken), de waardering van deze activiteiten en ander relevante voorwaarden bij de invulling van de SROI-verplichting uit het Uitvoeringsprotocol.

Figuur 2.1 Bouwblokkenschema gemeente Zaanstad (sinds mei 2020)

Bron: Gemeente Zaanstad, Factsheet SROI/Checklist bedrijven, oktober 2020.

Activiteiten c.q. bouwblokken
Een van de uitgangspunten in de nieuwe regionale beleidsnotitie is maatwerk door brede toepassingsmogelijkheden. De mogelijke activiteiten in het nieuwe regionale beleid zijn daartoe verruimd (zie kader). Dit draagt eraan bij dat opdrachtnemers activiteiten kunnen kiezen die voor henzelf ook waardevol zijn. Op deze wijze moet een ‘win-win-win’-situatie ontstaan voor zowel de gemeente, de doelgroep als opdrachtnemer. 

Er zijn momenteel vier categorieën activiteiten opgenomen in het bouwblokkenmodel:

• Arbeidsparticipatie
  Deze categorie is op te splitsen in drie soorten activiteiten: 1) betaalde dienstverbanden, 2) werkervaringsplaatsen   en 3) leerlingen (leerwerk- en stageplaatsen). Daaronder zijn weer verschillende doelgroepen gespecificeerd. Daarnaast kunnen opleidings- en bijzondere begeleidingskosten (onder bepaalde voorwaarden) worden opgevoerd onder deze categorie.
• Sociaal inkopen
  Het gaat hier om het inkopen van bepaalde producten of diensten (zoals schoonmaak, catering of de postvoorziening) bij erkende sociale ondernemers. Bij sociale ondernemingen is de financiële doelstelling ondergeschikt aan de maatschappelijke doelstelling. Er zijn drie opties waar sociaal kan worden ingekocht. Ten eerste sociale werkbedrijven. Het gaat dan bij voorkeur om Werkom, maar andere sociale werkbedrijven zijn ook mogelijk. Ten tweede een sociale onderneming, die lid moet zijn van de code sociale ondernemingen, social enterprise of gelijkwaardig. Ten derde een PSO 30+-gecertificeerd bedrijf, waarbij minimaal 30% van de werknemers gehandicapt of kansarm is.
• Co-creatieve projecten
  Dit betreft samenwerkingsverbanden tussen gemeente, een of meerdere opdrachtnemers, onderwijsinstellingen en/of andere maatschappelijke partners gericht op het ontwikkelen van kandidaten richting arbeidsdeelname. Hierbij kan gedacht worden aan het gezamenlijk opzetten van leerwerktrajecten of praktijkopleidingstrajecten.
• Bijdragen aan andere maatschappelijke activiteiten
  Het gaat om bijdragen in natura, die een relatie hebben met arbeidsmarkt, onderwijs of andere maatschappelijke doelstellingen van de gemeente. Het mag gaan om activiteiten die:
  • arbeidsparticipatie of vakmanschap bevorderen, zoals met gastlessen of bedrijfsbezoeken.
  • actief bijdragen aan maatschappelijke initiatieven door kennis, expertise en/of middelen te delen, bijvoorbeeld een advies of communicatieplan voor een maatschappelijke organisatie.
  • gericht zijn op (taal)ontwikkeling van mensen, bestrijden eenzaamheid/sociaal isolement of bijdragen aan armoede/schuldenaanpak. 

In dialoog wordt gekeken welke activiteit(en) het meest passend is/zijn bij de opdracht en/of het bedrijf. Dat gebeurt tijdens het adviesgesprek tussen SROI-desk, het Werkgevers Servicepunt en de opdrachtnemer (zie hiervoor verder hoofdstuk 5). De opdrachtnemer kiest uiteindelijk zelf welke activiteiten uit het bouwblokkenmodel deze wil gaan uitvoeren om de SROI-verplichting te realiseren. Tegelijkertijd blijkt uit de regionale beleidsnotitie en het Uitvoeringsprotocol dat er wel een volgorde bestaat in de gewenste activiteiten. Arbeidsparticipatie (A) staat namelijk (nog steeds) voorop. Daarna volgen de andere (nieuwe) activiteiten categorieën: sociale inkoop, co-creatieve projecten en andere maatschappelijk activiteiten (B-D). De categorie bijdragen aan maatschappelijke activiteiten (D) is daarbij de laatste optie. Deze is alleen van toepassing, wanneer het niet mogelijk is om de SROI-verplichting (volledig) met de andere categorieën activiteiten in te vullen. In de dialoog met de opdrachtnemers sturen de SROI-desk en het Werkgevers Servicepunt op deze prioritering. 

Waardering activiteiten: arbeidsparticipatie
Allereerst de waardering binnen de activiteitencategorie arbeidsparticipatie. De waarde van de gekozen activiteiten wordt hier bepaald aan de hand van een vooraf vastgestelde inspanningswaarde binnen het bouwblokkenmodel. Deze inspanningswaarde is gebaseerd op de mate van de benodigde begeleiding van de doelgroep  . Kortom: hoe groter de afstand tot de arbeidsmarkt, hoe hoger de gekoppelde inspanningswaarde.   In het bouwblokkenmodel is tevens een maximale duur bepaald waarvoor een geplaatste kandidaat mag meetellen voor de SROI-invulling. Dit varieert van zes maanden, één, twee of vijf jaar of onbeperkt. Daarbij geldt ook: hoe groter de afstand tot de arbeidsmarkt, hoe langer de kandidaat mag meetellen. 

Daarnaast zijn er een aantal extra stimulansen in het bouwblokkenmodel opgenomen bij de categorie arbeidsparticipatie. Ten eerste is er een extra waardering voor dienstverbanden voor onbepaalde tijd, waarmee duurzame arbeidsrelaties worden gestimuleerd. Ten tweede wordt een ‘bonus’ gegeven bij een aantal doelgroepen: 50+’ers en statushouders. Ten derde kunnen onder bepaalde voorwaarden opleidings- en bijzondere begeleidingskosten worden meegeteld voor SROI om het investeren in nieuwe medewerkers en werkenden zonder startkwalificatie te stimuleren. Ten vierde worden opdrachtnemers die al kansen boden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt ook gewaardeerd.   Sociale ondernemers met een PSO-certificering krijgen – afhankelijk van het percentage mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt dat zij in dienst hebben – korting of vrijstelling voor de SROI-verplichting wanneer zijzelf de opdrachtnemer van de gemeente zijn. 

Waardering: overige activiteitencategorieën B-D
Bij de overige drie activiteitencategorieën – sociale inkoop (B), co-creatieve projecten (C) en andere maatschappelijke activiteiten (D) – wordt de waarde van de activiteit individueel bepaald. Dat gebeurt bij sociale inkoop op basis van het factuurbedrag, bij co-creatieve projecten aan de hand van de afgesproken waarde van het traject (bedrag per kandidaat) en bij andere maatschappelijke activiteiten op basis van een vooraf opgesteld en goedgekeurd plan op basis van de waarde van de gemaakte uren. 

Enquête
Een krappe minderheid (48%) vindt dat de waardering van de activiteiten aansluit op de te leveren inspanning; een kwart vindt dat echter niet en hier zijn ook een aantal kwalitatieve opmerkingen over gemaakt (hoewel één opdrachtnemer aangeeft dat Zaanstad hier bij de nieuwe beleidsnotitie reeds op geacteerd heeft).

Overige voorwaarden: arbeidsparticipatie
In het regionale Uitvoeringsprotocol zijn er naast de waarderingsgrondslagen nog een aantal andere voorwaarden opgenomen rondom de categorie arbeidsparticipatie. Zo mag het niet leiden tot verdringing van bestaande arbeids-, leerwerk- of stageplaatsen. Op verzoek zou de opdrachtnemer dat aannemelijk moeten maken.   Daarnaast is het verboden om kandidaten die bij andere gemeenten reeds voor social return zijn meegeteld voor dezelfde periode dubbel aan te dragen. Hetzelfde geldt voor opleidings- en begeleidingskosten waarvoor reeds eerder subsidie of vergoedingen zijn ontvangen. Er is verder niet toegelicht op welke wijze dit wordt gecontroleerd.  Volgens de ambtelijke organisatie is bij de betrokken adviseurs van het Werkgevers Servicepunt bekend of er voor een kandidaat al eerder subsidies of vergoedingen toegekend zijn aan de opdrachtnemer. 

Bovendien is in het Uitvoeringsprotocol opgenomen dat opdrachtnemers ondersteuning kunnen krijgen van het regionale Werkgevers Servicepunt Zaanstreek-Waterland bij het vinden van kandidaten (zie hiervoor verder hoofdstuk 6). Daarbij wordt wel gesteld dat het WSP geen leveringsverplichting heeft voor kandidaten; de opdrachtnemer blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de SROI-verplichting. 

Beoordeling beleid

In de vorige paragraaf hebben we vooral een beschrijving gegeven van de doelen, uitgangspunten en activiteiten van SROI. In deze paragraaf gaan we over tot een beoordeling of zij helder, consistent en concreet zijn.

Helderheid en consistentie

Doelstellingen en activiteiten zijn over het algemeen helder en consistent
In de regionale beleidsnotitie en het bijbehorende Uitvoeringsprotocol zijn de (effect)doelstellingen  en activiteiten eenvoudig terug te vinden.

De doelstellingen sluiten ook op elkaar aan. De doelstelling ‘het vergroten van de (arbeids)participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt’ sluit direct aan op de algemene ambitie dat deze kwetsbare doelgroep meer kansen krijgt op werk en meedoen naar vermogen. De overige doelstellingen – het voorkomen/terugdringen van schooluitval, het verbinden van onderwijs en arbeidsmarkt en het stimuleren van sociaal ondernemerschap – staan in een indirectere relatie tot de ambitie. De laatste doelstelling – bijdragen aan andere maatschappelijke activiteiten – staat echter verder weg van de ambitie. Deze optie komt wel pas als laatste in beeld en ook dan zouden de activiteiten zich nog kunnen richten op arbeidsmarkt of onderwijs. Het kan echter ook gaan om andere maatschappelijke doelstellingen die niet direct in verhouding staan tot de ambitie. Door het verbreden van de toepassingsmogelijkheden zijn er kortom doelstellingen bijgekomen die verder afstaan van de ambitie.  

De categorieën activiteiten arbeidsparticipatie, sociaal inkopen en bijdragen aan andere maatschappelijke activiteiten sluiten ook weer direct aan op de doelstellingen. De categorie co-creatieve projecten heeft betrekking op het bijdragen aan de opgaven op de arbeidsmarkt, met name het verbinden van onderwijs en arbeidsmarkt.

Beleidstheorie kan nog meer worden onderbouwd
De relaties tussen middel, activiteiten en doelstellingen/ambitie (effecten) worden niet expliciet onderbouwd in de beleidsnotitie. Omdat de doelstellingen en activiteiten deels 1-op-1 op elkaar aansluiten, spreekt dat grotendeels ook wel voor zich. Hier zou echter nog wel wat meer aandacht aan besteed kunnen worden. Zo wordt bijvoorbeeld gesteld dat SROI zich landelijk heeft bewezen als middel om naast de reguliere re-integratie- en participatieactiviteiten bij te dragen aan de gemeentelijke doelstellingen met betrekking tot het aan het werk helpen en participeren van deze doelgroep, maar wordt dit verder niet onderbouwd. Ook is de keuze voor juist deze activiteiten en hun bijdrage aan het maatschappelijke effect niet expliciet beargumenteerd. De argumentatie richt zich meer op het toepassen van brede mogelijkheden, zodat de opdrachtnemers een invulling kunnen kiezen die past bij de opdracht / het bedrijf.  

Niet alle belangrijke uitgangspunten zijn expliciet verwoord
In de beleidsnotitie zijn vier uitgangspunten geformuleerd: brede maatwerk mogelijkheden , duurzame arbeidsinschakeling, beïnvloedingsvermogen/hefboomwerking en gelijke spelregels (regionale harmonisering). Een aantal belangrijke zaken staan echter niet expliciet beschreven bij deze uitgangspunten.

Ten eerste wordt bij de beschrijving van de uitgangspunten een redelijke en billijke inspanning alleen gekoppeld aan brede maatwerktoepassingen voor de opdrachtnemer. Uit het vervolg van de regionale beleidsnotitie blijkt echter dat een realistische en kansrijke SROI-uitvraag ook een belangrijk onderdeel is van een redelijke en billijke inspanning voor de opdrachtnemer. Maatwerk is dus zowel gericht op het bepalen als het invullen van de SROI-verplichting. 

Ten tweede zijn de brede toepassingsmogelijkheden bij de uitgangspunten in de regionale beleidsnotitie gekoppeld aan maatwerk voor de opdrachtnemer. Uit de raadsinformatiebrief en gevoerde gesprekken maken we op dat met de brede toepassingsmogelijkheden ook de werk- en ontwikkelmogelijkheden voor lokale kandidaten worden vergroot. Het nieuwe beleid blijkt meer gericht te zijn op kandidaat-ontwikkeling en lokale kandidaten, maar bij de doelen en uitgangspunten in de beleidsnotitie is dat niet expliciet verwoord of toegelicht. Hieronder lichten we de extra inzet op kandidaat-ontwikkeling en lokale kandidaten afzonderlijk toe.

Enerzijds wordt met het nieuwe beleid dus meer ingezet op kandidaat-ontwikkeling. In het voormalige beleid waren de invullingsmogelijkheden nog meer gericht op arbeidsplekken, terwijl een grote groep werkzoekenden (mede door de zwaardere doelgroepen uit de Participatiewet) is aangewezen op werkontwikkeltrajecten, waarbij stapsgewijs naar een betaald dienstverband toe wordt gewerkt. Daarom zijn in het nieuwe bouwblokkenmodel meer mogelijkheden en explicietere waarderingen opgenomen voor ontwikkelen en leren, zoals de co-creatieve projecten en verruimingen voor bijzondere begeleidingskosten.

Anderzijds wil de gemeente SROI inzetten op een manier waarmee zij de meeste lokale impact kan maken. Bij Europese aanbestedingen kan vanwege het non-discriminatie-beginsel namelijk niet verplicht worden gesteld dat SROI-invullingen ten goede komen aan Zaankanters. Kandidaten uit heel Nederland (of zelfs Europa) zijn toegestaan. Bij voorkeur komt SROI echter wel ten goede aan Zaankanters. De instroom van lokale kandidaten moet vooral bereikt worden door het stimuleren en verleiden van contractpartners, bijvoorbeeld in de dialoog met de opdrachtnemers over de SROI-invulling en de ondersteuning door het regionale Werkgevers Servicepunt. De brede toepassingsmogelijkheden zouden ervoor zorgen dat SROI gerichter ingezet kan worden voor lokale kandidaten. Er is echter niet uitgelegd hoe dan precies.  Volgens de ambtelijke organisatie gaat het erom dat met sociale inkoop bij Werkom en co-creatieve projectentussen WSP/Werkom en opdrachtnemers meer lokale impact kan worden bereikt. 

Ten derde is de hefboomwerking van opdrachtnemers bij de uitgangspunten in de beleidsnotitie nauw omschreven. SROI is een hefboom om opdrachtnemers een maatschappelijke bijdrage te laten leveren die past bij de opdracht / het bedrijf. De hefboomwerking van het SROI-beleid heeft kortom alleen betrekking op de actuele SROI-opdracht. Uit de gevoerde gesprekken bleek echter dat het bij WSP/Werkom nog een stap verder gaat. De actuele SROI-opdracht biedt voor het WSP/Werkom een ingang bij de opdrachtnemer. De wens van WSP/Werkom is bovendien dat uit de samenwerking tijdens de SROI-opdracht een langdurig partnerschap ontstaat met de opdrachtnemer, waarbij deze vaker kansen gaat bieden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij deze wens van het WSP/Werkom voor het ontstaan van langdurige partnerschappen met opdrachtnemers gaat het dus om hefboomwerking op de langere termijn (zie ook kader). 

Concreetheid

Effecten en resultaten bewust niet gekwantificeerd
De ambitie en doelstellingen in de beleidsnotitie zijn niet afrekenbaar geformuleerd. Het gaat ook om een regionaal beleidsstuk, terwijl SROI per gemeente wordt toegepast. De gemeente Zaanstad heeft in de eigen gemeentelijke stukken echter ook geen streefwaarden voor SROI op effectniveau vastgesteld.

Op gemeentelijk niveau zijn er wel stappen gezet richting resultaatindicatoren, maar dit proces was ten tijde van ons onderzoek nog in ontwikkeling. Eind 2019 is richting de ambtelijke leiding een voorstel gedaan voor indicatoren, maar onbekend is of hierover een definitief besluit is genomen. De opzet is wel reeds gedeeltelijk toegepast in de rapportage aan de ambtelijke leiding over de inkoopdoelstellingen over 2020 (ten tijde van ons onderzoek nog in concept). De totale realisatie op de vier activiteitencategorieën uit het bouwblokkenmodel worden als resultaatindicatoren gebruikt.  Daarnaast wordt er inzicht geboden in de lokale impact door onderscheid te maken naar Zaanse kandidaten en sociale inkoop bij Werkom. De SROI-desk heeft aangegeven de rapportage in de komende jaren nog verder te gaan ontwikkelen naar de onderliggende doelgroepen bij de categorie arbeidsparticipatie. 

Er is door de ambtelijke organisatie bewust gekozen om de effectdoelstellingen en de resultaatindicatoren niet op voorhand van streefwaarden te voorzien. In de beleidsnotitie is bij de uitgangspunten al toegelicht dat harde indicatoren niet op zijn plaats worden geacht, omdat er externe factoren meespelen bij de invulling van SROI. Het aantal opdrachten met een SROI-verplichting staat namelijk niet op voorhand vast en opdrachtnemers kunnen niet verplicht worden gesteld om kwetsbare mensen uit de regio in te zetten vanwege het Europese non-discriminatiebeginsel. In de gesprekken is toegevoegd dat het verder gaat om maatwerk, aangezien de mogelijkheden afhankelijk zijn van de opdrachtnemer (en deze uiteindelijk zelf kiest met welke activiteiten uit het bouwblokkenmodel deze de SROI-verplichting wil invullen). SROI wordt gebruikt als beïnvloedingsinstrument c.q. hefboom om opdrachtnemers een maatschappelijke bijdrage te laten leveren die past bij hun bedrijf en opdracht. 

Er is wel een harde prestatiedoelstelling geformuleerd, maar zonder tijdspad
In de gemeentelijke inkoopstukken is wel een gekwantificeerde prestatiedoelstelling opgenomen: van de gemaakte SROI-afspraken moet 100% gerealiseerd worden.  In 2017-2018 was deze prestatiedoelstelling uit het gemeentelijke inkoopbeleid ook opgenomen als indicator in de P&C-cyclus onder het programma Werk, inkomen en economie. Voor 2018 was een streefwaarde van 80% opgenomen. Sinds 2019 is deze prestatie-indicator voor SROI echter niet meer opgenomen in de P&C-cyclus.   Met de komst van een nieuwe bestuursperiode zijn de indicatoren in de P&C-documenten gewijzigd. Het is niet bekend waarom ervoor is gekozen om juist de indicator voor SROI niet meer op te nemen. 

Conclusie

De belangrijkste beleidstukken van de gemeente Zaanstad op het gebied van SROI zijn de regionale Beleidsnotitie social return on investment Zaanstreek-Waterland 2020. Meer mogelijkheden, meer kansen en het bijbehorend Uitvoeringsprotocol. Daarnaast heeft social return een plaats in het gemeentelijke participatie- en inkoopbeleid. In dit hoofdstuk hebben we beoordeeld in hoeverre het SROI-beleid helder, consistent en concreet is.

Het SROI-beleid is voldoende helder en consistent, maar kan soms nog explicieter
In de regionale beleidsnotitie en het Uitvoeringsprotocol zijn de doelstellingen en activiteiten eenvoudig terug te vinden. Zij sluiten ook op elkaar aan, hoewel de keuze voor brede maatwerk mogelijkheden er ook toe leidt dat sommige activiteiten/doelen verder weg zijn gaan staan van de ambitie. De onderlinge relaties kunnen wel nog meer worden beargumenteerd, bijvoorbeeld waarom juist voor deze activiteiten is gekozen om de ambitie te bereiken. Daarnaast zouden sommige belangrijke uitgangspunten nog explicieter verwoord en toegelicht kunnen worden. Ten eerste dat naast de brede maatwerkmogelijkheden ook het opleggen van realistische SROI-verplichting een belangrijk onderdeel is van de redelijke en billijke inspanning voor opdrachtnemers. Ten tweede dat het nieuwe beleid meer gericht is op kandidaat-ontwikkeling en impact voor lokale kandidaten. Verder is de hefboomwerking in het SROI-beleid gericht op leveren van een passende maatschappelijke bijdrage tijdens de SROI-opdracht. Door de SROI-verplichting kan het WSP/Werkom in contract treden met nieuwe bedrijven. Het WSP/Werkom heeft de wens dat daaruit langdurige partnerschappen ontstaan; het gaat hier kortom om hefboomwerking op de langere termijn.

In onderstaande tabel zijn de doelen, uitgangspunten en activiteiten het SROI-beleid samengevat. Deze zijn gebaseerd op de regionale en gemeentelijke beleidsstukken, de raadsinformatiebrief en gevoerde gesprekken.

Tabel 2.2 Samenvatting beleidstheorie

De beleidsdoelstellingen zijn onvoldoende concreet
Het SROI-beleid richt zich op hefboomwerking bij de opdrachtnemers via passende SROI-afspraken. Als prestatiedoelstelling is zodoende geformuleerd dat 100% van deze gemaakte SROI-afspraken moet worden gerealiseerd. De realisatie van de individuele SROI-afspraken wordt geconcretiseerd met behulp van de bouwblokkenmethode, waarbij zowel de SROI-verplichting als de mogelijke activiteiten zijn omgezet naar een geldbedrag.  De realisatie van de individuele en totale SROI-verplichtingen zijn daarmee kortom meetbaar gemaakt, maar de beleidsdoelstellingen zijn daarentegen onvoldoende concreet. De prestatie-indicator (met een tijdpad) is namelijk inmiddels uit de P&C-cyclus verdwenen. Tijdens ons onderzoek waren verder eerste stappen richting resultaatindicatoren gezet, maar vanwege externe factoren en maatwerk zijn zij niet voorzien van streefwaarden. Dat laatste geldt ook voor de effectdoelstellingen. Dit zorgt ervoor dat achteraf niet vastgesteld kan worden of met het realiseren van de SROI-afspraken de gewenste resultaten en effecten bereikt worden.

Uitvoering: inleiding

Het SROI-beleid is regionaal ingericht, maar de uitvoering van SROI ligt bij de regiogemeenten zelf . Met de regionale beleidsnotitie en het Uitvoeringsprotocol zijn er regionale afspraken over de toepassing van SROI gemaakt, maar binnen de kaders is er tegelijkertijd ruimte voor lokaal maatwerk. De reden is dat de grootte van de gemeenten en het inkoopvolume verschillen. Bovendien is niet iedere gemeente hetzelfde georganiseerd. Zo kunnen inkopen bij de vakafdeling zelf zijn belegd of bij een gemeentelijk inkoopteam. Of de wijze van contractmanagement kan verschillen. Daarnaast kunnen lokale ontwikkelingen of de aard van de opdracht aanleiding zijn om van het regionale protocol af te wijken om maatwerk toe te kunnen passen. 

In de komende hoofdstukken gaan we na hoe de gemeente Zaanstad het SROI-proces heeft ingericht en in de praktijk uitvoert. Daarbij hoort de volgende deelvraag:

In hoeverre is het uitvoeringsproces adequaat ingericht?

In dit inleidende hoofdstuk gaan we in op hoe we deze deelvraag zullen beantwoorden. In paragraaf 3.1 verdelen we hiervoor eerst het uitvoeringsproces (SROI-proces) in vier onderdelen en presenteren we de bijbehorende subvraag. Vervolgens komen in paragraaf 3.2 het normenkader en de aanpak aan bod. Tot slot zijn bij de toepassing van SROI verschillende actoren betrokken. Omdat zij vaak in verschillende onderdelen van het SROI-proces een rol spelen, geven we in paragraaf 3.3 ook alvast een korte introductie van de actoren van de SROI-proces.

Vier onderdelen SROI-proces

Het SROI-proces delen we op in vier onderdelen. De eerste twee onderdelen hebben betrekking op het maken van afspraken; de laatste twee onderdelen op het uitvoeren van de gemaakte afspraken.

Maken van afspraken
Het maken van afspraken valt uiteen in twee onderdelen, namelijk het bepalen van de SROI-verplichting tijdens de aanbestedingsfase en het kiezen van de SROI-invulling in de fase na de gunning. Deze twee onderdelen volgen elkaar chronologisch op.

Tijdens de aanbestedingsfase moet worden bepaald of en welke SROI-verplichting wordt opgelegd. In de regionale beleidsnotitie is het streven opgenomen om een realistische en kansrijke SROI-uitvraag te doen. In de aanbestedingsfase moet een inschatting worden gemaakt welk SROI-percentage proportioneel is. Voor dit onderdeel van het SROI-proces zullen we dan ook nagaan in hoeverre de werkwijze tijdens de aanbesteding leidt tot realistische SROI-verplichtingen. 

Na de gunning moeten vervolgens afspraken worden gemaakt met de opdrachtnemers over hoe de SROI-verplichting zal worden ingevuld. In de regionale beleidsstukken is als uitgangspunt opgenomen dat opdrachtnemers een maatschappelijke bijdrage leveren, die passend is bij de opdracht en/of het bedrijf. Daartoe zijn de toepassingsmogelijkheden verbreed en wordt de invulling van de SROI-verplichting in dialoog met de opdrachtnemer gekozen. Voor dit onderdeel van het SROI-proces gaan we daarom na in hoeverre de werkwijze leidt tot passende SROI-afspraken met de opdrachtnemers. 

Realistische en passende afspraken met de opdrachtnemers zouden tot meer maatschappelijke impact moeten leiden. Opdrachtnemers kunnen de gemaakte afspraken vaker realiseren en kunnen bovendien kiezen voor activiteiten die voor henzelf ook waardevol zijn, wat de kansen op duurzame arbeidsrelaties vergroot. Er zou kortom een ‘win-win-win’-situatie voor opdrachtnemers, de gemeente en de doelgroep moeten ontstaan door middel van maatwerk. 

Uitvoeren van afspraken
Bij het uitvoeren van de afspraken onderscheiden we twee onderdelen, die parallel aan elkaar lopen. Het gaat om de ondersteuning tijdens de uitvoering van de gemaakte afspraken en het sturen op de realisatie van de SROI-verplichting.

Opdrachtnemers zijn in principe zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de SROI-verplichting. Volgens de regionale beleidsstukken kunnen zij daarbij wel ondersteuning krijgen van het regionaal opererende Werkgevers Servicepunt Zaanstreek-Waterland (WSP) en/of andere maatschappelijke partners. We gaan daarom ook na of opdrachtnemers gebruik hebben gemaakt van deze ondersteuning en in hoeverre de verkregen ondersteuning hen heeft geholpen om de SROI-verplichting te realiseren. 

Volgens de regionale beleidsnotitie is verder een goede monitoring en handhaving een belangrijke randvoorwaarde voor het slagen van SROI. We beoordelen zodoende ook of met de sturing tijdens de uitvoeringsfase de realisatie van de SROI-verplichting voldoende wordt geborgd. 

In tabel 3.1 zijn de vier onderdelen van het SROI-proces en bijbehorende subvragen samengevat. Daarnaast is aangegeven in welk hoofdstuk we op welk onderdeel ingaan.

Tabel 3.1 Onderdelen SROI-proces en bijbehorende subvragen

Normenkader & aanpak

De uitvoering van SROI beoordelen we aan de hand van drie normen: een heldere werkwijze, een bruikbare werkwijze en duidelijke communicatie richting opdrachtnemers. Deze normen en bijbehorende toetspunten zijn weergegeven in tabel 3.2. Bij elk van de vier onderdelen van het SROI-proces zullen we deze normen en bijbehorende toetspunten hanteren. Daarnaast zijn soms nog subtoetspunten geformuleerd die meer toegespitst zijn op de specifieke onderdelen van het SROI-proces. Deze subtoetspunten introduceren we in het bijbehorende hoofdstuk.

Tabel 3.2 Normen en toetspunten uitvoering SROI

Helderheid werkwijze
We zullen eerst beoordelen of helder is welke werkwijze de gemeente Zaanstad toepast bij de uitvoering van SROI. We gaan daarvoor na of de werkwijze voor het desbetreffende onderdeel is vastgelegd en of daarbij duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarnaast gaan we na of deze vastgelegde werkwijze en bijbehorende taakverdeling als zodanig in de praktijk worden toegepast. Wanneer dat niet het geval is, kan dat ook een aanwijzing zijn dat de werkwijze niet helder is. Bovendien kan het inzicht geven in waar zich in de werkwijze nog gaten of knelpunten bevinden.

Bij deze norm baseren we ons op een documentenanalyse rondom de vastlegging van de werkwijze en taakverdeling. Dit wordt aangevuld met gevoerde gesprekken met de ketenactoren (SROI-desk, inkopers, contractmanagers/projectleiders en adviseurs van het Werkgevers Servicepunt/Werkom). Deze gesprekken evenals het casusonderzoek zijn bovendien belangrijke informatiebronnen om een beeld te krijgen over de mate waarin de werkwijze in de praktijk wordt toegepast. Soms gebruiken we daarvoor ook de data-analyse of de enquête onder opdrachtnemers.

Duidelijkheid communicatie richting opdrachtnemers
Het is belangrijk dat er duidelijk wordt gecommuniceerd richting de opdrachtnemers, zodat zij weten wat er van hen wordt verwacht en waar zij voor vragen en ondersteuning terechtkunnen. Daarom besteden we ook voor elk onderdeel van het SROI-proces aandacht aan de algemene informatievoorziening richting de opdrachtnemers. Dat doen we aan de hand van een documentenanalyse, aangevuld met gesprekken met de ketenactoren. In de enquête wordt daarnaast aan de opdrachtnemers gevraagd hoe zij de informatievoorziening hebben ervaren. Daarnaast zullen we nagaan of er met individuele opdrachtnemers concrete afspraken zijn gemaakt. Daarvoor is het casusonderzoek een belangrijke informatiebron.

Bruikbaarheid werkwijze
Bij deze norm gaan we na of de werkwijze ook bruikbaar is. Analoog aan de subvragen gaan we voor de aanbesteding en de fase na de gunning na of de werkwijze leidt tot realistische SROI-verplichtingen en passende afspraken met de opdrachtnemers. Verder gaan we na of de ondersteuning en de sturing tijdens de uitvoering van de afspraken bijdragen aan het realiseren van de SROI-verplichting.

We baseren ons op signalen die de ketenactoren in de gevoerde gesprekken en de opdrachtnemers in de enquête hebben geuit over de bruikbaarheid van de werkwijze. Aanvullend hebben we in het casusonderzoek en met de data-analyse zelf getoetst of er sprake is van een proportionele SROI-verplichtingen, maatwerk bij de gemaakte afspraken met de opdrachtnemers over de invulling van de SROI-verplichting en in hoeverre er inzicht bestaat in de realisatie van de gemaakte SROI-afspraken. Tevens hebben we ons met behulp van het casusonderzoek een beeld gevormd of de geboden ondersteuning en de sturing tijdens de uitvoering hebben bijgedragen aan het realiseren van de SROI-verplichting of dat er knelpunten aan het licht kwamen.

Kanttekening: werkwijze pas recent ingevoerd
In de beoordeling van de toepassing en bruikbaarheid van de werkwijze houden we rekening met de recente invoering van de werkwijze tijdens dit onderzoek. Het nieuwe regionale beleid en Uitvoeringsprotocol zijn namelijk sinds mei 2020 in werking getreden. Tijdens dit onderzoek (start september 2020) was de werkwijze dus pas recent formeel van kracht en in de praktijk nog niet volledig uitgekristalliseerd. Zo wordt sindsdien onder andere pas officieel gewerkt met adviesgesprekken met de opdrachtnemer, plannen van aanpak en het registratiesysteem WIZZR.

Wel is het zo dat de SROI-desk al sinds de oprichting eind 2018 bezig is geweest om deze werkwijze te ontwikkelen. In de Zaanse praktijk worden onderdelen van de werkwijze dus al langer gedeeltelijk toegepast. Daarnaast wordt de werkwijze bij lopende contracten soms met terugwerkende kracht toegepast, zoals het opstellen van een plan van aanpak onder het nieuwe Uitvoeringsprotocol en de registratie in WIZZR. Dat houdt echter ook in dat de afgelopen 2-3 jaar de werkwijze in wisselende mate en vorm is ingezet, wat tevens het geval was bij de onderzochte casussen en bij de opdrachtnemers die de enquête hebben ingevuld.

Er zijn drie fasen in de toepassing van de werkwijze te onderscheiden:

1. 2013-eind 2018: het voormalige regionale beleid en de bijbehorende werkwijze kenden beperktere invullingsmogelijkheden en de capaciteit voor SROI beperkte zich grotendeels tot een parttime administratieve kracht.

2. Eind 2018 – mei 2020: De SROI-desk is opgericht met een adviserende en coördinerende functie. In deze periode wordt het nieuwe beleid en de nieuwe werkwijze ontwikkeld en hiermee wordt in de Zaanse praktijk reeds geëxperimenteerd.

3. Na mei 2020: het nieuwe beleid en bijbehorende werkwijze zijn formeel in werking getreden. 

Actoren SROI-keten

Bij de toepassing van SROI door de gemeente Zaanstad zijn verschillende actoren betrokken. Het gaat om de SROI-desk, de vakafdelingen, contractmanagers, het gemeentelijke inkoopteam, het Werkgevers Servicepunt Zaanstreek Waterland (WSP) en Werkom, het Jongerenloket, maatschappelijke partners en de opdrachtnemers. Deze actoren spelen meestal in verschillende onderdelen van het SROI-proces een rol. Daarom introduceren we in dit inleidende hoofdstuk alvast kort de actoren van de SROI-keten.

SROI-desk
De SROI-desk heeft een adviserende en coördinerende functie binnen het gehele SROI-proces. De SROI-desk faciliteert, adviseert en ondersteunt de opdrachtnemers en andere ketenactoren tijdens de toepassing van SROI. Daarnaast bewaakt de SROI-desk het SROI-proces. Zij voert na de gunning de regie op de invulling van de SROI-verplichting en is de schakel tussen de verschillende betrokken actoren. Ook communiceert de SROI-desk over geboekte successen.

De SROI-desk is eind 2018 opgericht en is belegd bij de afdeling Inkoop en subsidies, sector Advisering en Interne Dienstverlening. De SROI-desk bestaat uit twee parttime medewerkers (1,6 fte): een SROI-adviseur en een backoffice medewerker.

De SROI-adviseur heeft een adviserende functie binnen verschillende onderdelen van het SROI-proces. Ten eerste het adviseren van het gemeentelijke inkoopteam over de SROI-uitvraag tijdens de aanbesteding. Ten tweede het adviseren van de opdrachtnemers over de invulling van de SROI-verplichting na de gunning. Ten derde is er tijdens de uitvoeringsfase ook nog sprake van een adviserende rol richting het Werkgevers Servicepunt/ Werkom, de contractmanagers en de opdrachtnemers. Daarnaast is de SROI-adviseur verantwoordelijk voor het ontwikkelen van nieuw beleid en de rapportage in de P&C-cyclus.

De taken van de backoffice medewerker hebben vooral betrekking op administratie, registratie en monitoring. Het gaat onder andere om het beheren van de mailbox, het registreren van de opdracht en de gemaakte afspraken in het digitale registratiesysteem WIZZR, het controleren van de registraties door de opdrachtnemers over de verrichte activiteiten, het monitoren van de voortgang bij de invulling van de SROI-verplichting en het informeren van de andere ketenactoren over de stand van zaken. 

Met de komst van de SROI-desk heeft de gemeente Zaanstad meer capaciteit beschikbaar gesteld voor SROI. Volgens de gesproken ketenpartners zou er sindsdien meer focus en sturing op SROI zijn gekomen. Het gaat om medewerkers die SROI als kerntaak hebben en bovendien een duidelijk aanspreekpunt binnen de organisatie vormen. De gesprekspartners vinden dat het SROI-proces daarmee de afgelopen jaren verduidelijkt, versterkt en beter verankerd is binnen de organisatie. Een van de gesprekspartners stelt zelfs dat SROI in Zaanstad al ver is opgetuigd in vergelijking met andere gemeenten. 

Verder waren de gesproken ketenactoren (inkopers, adviseurs WSP/Werkom en contractmanagers) allen zeer te spreken over de samenwerking met de SROI-desk. De medewerkers van de SROI-desk zijn toegewijd, zorgvuldig en hebben een goede kennis van zaken. Zij zijn verder goed benaderbaar, proactief en er zijn korte lijntjes gecreëerd met de verschillende ketenactoren. De contacten worden als zeer prettig ervaren. 

Verschillende gesprekspartners gaven wel signalen af over dat de SROI-desk met twee parttime medewerkers onderbemand is. Zo werd de snelheid van antwoorden wisselend beoordeeld.  Ook de SROI-desk zelf geeft aan dat met de huidige bezetting met twee parttime medewerkers (1,6 fte) een disbalans is tussen het volume van het werk en de mogelijkheden om de ambities van het SROI-beleid goed te realiseren. Dat heeft ten eerste te maken met het hoge aantal SROI-contracten. Volgens de SROI-desk gaat het in juni 2021 om ongeveer 200 contracten  en zou dat in 2022 nog stijgen tot minstens 350 (onder andere door de grote aanbesteding van specialistische jeugdhulp). Ten tweede moet met een groot aantal ketenpartners contact worden onderhouden, onder andere alle inkopers van het gemeentelijke inkoopteam, verschillende adviseurs van diverse branches van het WSP en een groot aantal contractmanagers/projectleiders. 

Enquête
Ook de opdrachtnemers noemen de prettige samenwerking met de SROI-desk vaak als sterk punt. Opdrachtnemers vinden het fijn dat er vaste medewerkers zijn. Zij zijn goed benaderbaar en hebben een constructieve houding. Door de opdrachtnemers zijn echter ook enkele opmerkingen gemaakt over dat er geen eerste afspraak tot stand komt, dat de tussentijdse afstemming beter kan of dat er zaken blijven liggen door drukte bij de SROI-desk.

Vakafdelingen
Bij de vakafdelingen ontstaat de behoefte om een aanbesteding te starten. De budgethouder (meestal het sectorhoofd) is de opdrachtgever van de inkoop en inhoudelijk eindverantwoordelijk. Inhoudelijke medewerkers van de vakafdeling kunnen verder deel uitmaken van het aanbestedingsteam. 

NB De verantwoordelijkheid voor de aanbestedingen van het type ‘werken’ liggen over het algemeen bij het Ingenieursbureau. Een projectleider van het Ingenieursbureau is dan inhoudelijk verantwoordelijk voor de aanbesteding (zie verder bijlage B1.2). 

Contractmanagers
Ook de contractmanagers maken deel uit van het aanbestedingsteam. Na de gunning stuurt een contractmanager op de uitvoering van de gehele opdracht en daarmee ook op de SROI-contracteis. De SROI-desk levert input aan de contractmanager over de voortgang van de SROI-afspraken en kan adviseren bij knelpunten.  De sturing tijdens de uitvoering van de gemaakte SROI-afspraken komt in hoofdstuk 7 aan bod.

NB Bij het Ingenieursbureau vervult de projectleider de rol van contractmanager in de uitvoeringsfase.

Inkoopteam
Naast de inhoudelijke medewerkers van de vakafdeling en de contractmanager, speelt het gemeentelijk inkoopteam een belangrijke rol tijdens de aanbestedingsfase (zie hoofdstuk 4 en bijlage B1.1). Het gemeentelijke inkoopteam begeleidt standaard aanbestedingen boven het Europese drempelbedrag. Voor diensten en leveringen is dat € 214.000; voor werken gaat het om € 5.350.000.  Aanbestedingen van werken onder het Europese drempelbedrag worden in principe door het Ingenieursbureau zelf uitgevoerd, waarbij een contractmanagementteam en ondersteuningsteam van het Ingenieursbureau een begeleidende en ondersteunde rol spelen. Omdat de gemeente Zaanstad voor de toepassing van SROI een drempelbedrag van € 214.000 aanhoudt, zijn voor dit onderzoek zowel aanbestedingen van het gemeentelijke inkoopteam als het Ingenieursbureau relevant. 

Werkgevers Servicepunt/Werkom
Werkom is sinds 2018 het participatiebedrijf van de gemeente Zaanstad, dat de gemeentelijke taken van de Participatiewet uitvoert. Door middel van leerwerkplekken worden mensen met een overbrugbare afstand tot de arbeidsmarkt werkfit gemaakt en vervolgens begeleid naar (bij voorkeur) reguliere werkgevers. Daarnaast zijn de werkzaamheden van Baanstede, het voormalige WSW-bedrijf, opgegaan in Werkom. 

Het regionale Werkgevers Servicepunt Zaanstreek-Waterland (WSP) heeft werkgeversdienstverlening als taak. Het gaat om het stimuleren van werkgevers om iets te betekenen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het vormen van één regionaal loket voor werkgevers, waar zij terechtkunnen voor vragen, advies en ondersteuning daaromtrent. Het WSP bestaat uit adviseurs van de regiogemeenten en het UWV. Werkom neemt namens Zaanstad plaats in het WSP. 

Het WSP/Werkom is de belangrijkste speler bij de ondersteuning van de SROI-opdrachtnemers tijdens de uitvoering van de afspraken. Belangrijk is daarbij het matchen van kandidaten en SROI-opdrachtnemers. Daarnaast wordt bij het maken van de afspraken de input van het WSP/Werkom over de arbeidsmarkt en de beschikbaarheid van (potentiële) kandidaten meegenomen.  Deze betrokkenheid van het WSP/Werkom komt vooral aan bod in de hoofdstukken 5 en 6.

Opdrachtnemers
Ondanks dat zij ondersteuning kunnen krijgen vanuit de SROI-desk en WSP/Werkom, blijft de opdrachtnemer zelf verantwoordelijk om de SROI-verplichting te realiseren, te kiezen welke activiteiten zij daarvoor wil ondernemen (binnen het aangereikte bouwblokkenmodel) en de uitgevoerde activiteiten te registreren. De opdrachtnemers zijn kortom een belangrijke en niet te vergeten speler in het SROI-proces en hun inzet is benodigd om uiteindelijk de gewenste prestaties, resultaten en effecten te bereiken. 

In figuur 3.1 is de betrokkenheid van de actoren in de verschillende onderdelen van het SROI-proces schematisch op hoofdlijnen samengevat. In de komende hoofdstukken zullen we dieper ingaan op de afzonderlijke onderdelen.

Figuur 3.1 Schematische weergave SROI-proces

Bron: Rekenkamer Zaanstad.

Maken van afspraken: bepalen SROI-verplichting

In dit hoofdstuk gaan we in op de fase van de aanbesteding. Tijdens dit onderdeel van het SROI-proces moet worden ingeschat of en welke SROI-verplichting wordt opgelegd. In de beleidsnotitie is het streven van een realistische en kansrijke SROI-uitvraag opgenomen. Per aanbesteding moet daartoe een inschatting worden gemaakt of en welk SROI-percentage proportioneel is.  We gaan dan ook na of de werkwijze tijdens de aanbestedingsfase leidt tot realistische SROI-verplichtingen voor de opdrachtnemers. Daarmee beantwoorden we de volgende subvraag:

In hoeverre leidt de werkwijze tijdens de aanbesteding tot realistische SROI-verplichtingen?

Deze subvraag zullen we beantwoorden aan de hand van het normenkader dat is weergegeven in tabel 4.1. Het gaat om normen en algemene toetspunten die we voor elk onderdeel van het SROI-proces hanteren. Soms is een toetspunt nog verder gespecificeerd naar de aanbestedingsfase.

Tabel 4.1 Norm en toetspunten onderdeel bepalen SROI-verplichting

Helderheid werkwijze

In deze paragraaf komt aan bod of de werkwijze en de bijbehorende taakverdeling voldoende helder zijn. In paragraaf 4.1.1 geven we eerst kort aan waar de werkwijze is vastgelegd. In paragraaf 4.1.2 beschrijven we vervolgens de werkwijze en de bijbehorende taakverdeling. Daarbij besteden we aandacht aan signalen waar de werkwijze in de praktijk niet als zodanig wordt toegepast. We hebben ons hier gebaseerd op een documentenanalyse, aangevuld met de gevoerde gesprekken met de ketenactoren. Daarnaast gebruiken we het casusonderzoek als aanwijzing voor hoe het proces in de praktijk verloopt. In paragraaf 4.1.3 beoordelen we vervolgens de helderheid van de werkwijze en bijbehorende taakverdeling.

Vastlegging werkwijze

In de regionale SROI-beleidsnotitie is een hoofdstuk opgenomen rondom de inkoop en aanbesteding. Hier zijn regionale voorwaarden en richtlijnen opgenomen voor het kiezen van een drempelbedrag voor de toepassing van SROI, het bepalen van het SROI-percentage evenals het optioneel toepassen van SROI als gunningscriterium.  Het Uitvoeringsprotocol bevat geen nadere regionale handvatten voor de regiogemeenten om de SROI-uitvraag te bepalen. Deze omvat een leidraad voor opdrachtnemers met regionale uitvoeringsafspraken over de invulling van de SROI-verplichting na de gunning. 

Op gemeentelijk niveau is het SROI-proces door de SROI-desk vastgelegd in het document SROI Processen. Hierin zijn ook verschillende processtappen rondom het bepalen van de SROI-uitvraag opgenomen, waarbij met name de advisering door de SROI-adviseur en de melding van het SROI-contract verder zijn uitgewerkt.  Daarnaast is door de SROI-desk als hulpmiddel bij de advisering een kansenkaart ontwikkeld. 

Tot slot is SROI in de procesbeschrijvingen van het inkoopteam en het Ingenieursbureau summier opgenomen. Het gaat daarbij om de advisering door de SROI-adviseur,  het opnemen van SROI in de aanbestedingsdocumenten en het melden van een SROI-contract na de gunning. 

Beschrijving werkwijze

SROI wordt toegepast vanaf een drempelbedrag van € 214.000
In de regionale beleidsnotitie is een trede-indeling opgenomen met drempelbedragen voor de toepassing van SROI bij inkopen/aanbestedingen. Gemeenten kunnen daarbinnen zelf keuzes maken, afhankelijk van het inkoopvolume van een gemeente. Bij inkoopopdrachten onder de € 100.000 wordt in principe geen SROI toegepast (tenzij er kansen liggen). Daarnaast kan een drempelbedrag van € 100.000 of € 214.000 worden aangehouden door gemeenten. Het drempelbedrag van € 214.000 staat gelijk aan de Europese aanbestedingsdrempel voor diensten en leveringen (in 2020 en 2021), maar voor werken wordt hetzelfde drempelbedrag aangehouden voor de toepassing van SROI.  De Europese aanbestedingsdrempel voor werken is daarentegen € 5.350.000 miljoen. 

Uit de raadsinformatiebrief bij de regionale beleidsnotitie en de gevoerde gesprekken blijkt dat de gemeente Zaanstad heeft gekozen voor een drempelbedrag van € 214.000. Daaronder wordt in principe SROI niet toegepast, tenzij er grote kansen liggen. De keuze voor een drempelbedrag van € 214.000 is vooral gemaakt op basis van efficiencyoverwegingen: bij kleinere opdrachtwaarden is de maatschappelijke impact van social return lager, maar het vraagt wel om eenzelfde inspanning en personele capaciteit van de gemeente. De SROI-desk heeft aangegeven dat binnen de huidige capaciteit (1,6 fte) het adviseren bij en monitoren van de bestaande contracten (circa 200) al een hele klus is. Een verbreding van de toepassing van SROI zou binnen de huidige capaciteit niet haalbaar zijn. In de feitelijke reactie is aangegeven dat er met meer personeel meer mogelijk zou zijn.

De keuze zou verder hebben aangesloten bij de praktijk van het gemeentelijke inkoopteam: van de 120-130 opdrachten met een SROI-verplichting waren er slechts zes onder de Europese aanbestedingsdrempel.  Dit gold echter niet voor de praktijk bij het Ingenieursbureau. Voor de regionale beleidsnotitie van 2020 werd bij het Ingenieursbureau bij aanbestedingen vanaf € 150.000 (meervoudige aanbestedingen) een inschatting gemaakt of de toepassing van SROI proportioneel was. In het voormalige regionale SROI-beleid van 2015 waren ook nog geen drempelbedragen voor het toepassen van SROI opgenomen. Met de komst van de hernieuwde beleidsnotitie is met het Ingenieursbureau afgestemd om het drempelbedrag van € 214.000 ook te gaan hanteren voor de beoordeling van de toepassing van SROI bij aanbestedingen van werken. 

Data-analyse
In het huidige SROI-registratieregistratiesysteem WIZZR (zie hoofdstuk 7) heeft 25% van de contracten een opdrachtwaarde onder de € 214.000 (en 19% zelfs onder de grens van meervoudige aanbestedingen van het Ingenieursbureau van € 150.000). Het gaat hierbij om contracten die vóór het nieuwe beleid van mei 2020 tot stand zijn gekomen. Het gaat verder grotendeels om werken of om contracten met meerdere opdrachtnemers. Bij de contracten met meerdere opdrachtnemers zou de totale opdrachtwaarde volgens de ambtelijke organisatie wel boven de € 214.000 uitkomen. 

Het ontvangen databestand uit de voormalige Excel-registratie (2013-2019) betrof een overzicht per opdrachtnemer. Hier kunnen per opdrachtnemer echter meerdere contracten aan ten grondslag liggen. Bij 21% van de 179 opdrachtnemers was de totale opdrachtwaarde lager dan € 214.000 en bij 13% lager dan € 150.000. Omdat er meerdere contracten aan ten grondslag kunnen liggen, verwachten we dat deze percentages per contract hoger zullen liggen. In het verkregen databestand uit de oude Excel-registratie kon geen onderscheid worden gemaakt tussen diensten en werken, zodat geen beeld kon worden verkregen in hoeverre het hierbij gaat om aanbestedingen van Ingenieursbureau.

Maatwerk: per aanbesteding inschatting of en hoe SROI proportioneel en kansrijk is
Niet op elke aanbesteding boven de € 214.000 wordt standaard SROI toegepast. Het bepalen van de SROI-uitvraag vraagt namelijk om maatwerk. In de regionale beleidsnotitie staat dat per specifieke aanbesteding een inschatting moet worden gemaakt of en hoe SROI proportioneel en kansrijk is. Deze voorwaarde van proportionaliteit vloeit voort uit de (Europese) aanbestedingsregels. In de regionale beleidsnotitie wordt – aansluitend op artikel 1.10 van de Aanbestedingswet – onder het proportionaliteitsbeginsel verstaan dat ‘de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht’.

Bij de inschatting per aanbesteding of en hoe SROI kansrijk en proportioneel is, moeten verschillende zaken worden bepaald. Allereerst of een SROI-eis überhaupt passend is en zo ja, welke SROI-verplichting (een bepaald percentage van de opdrachtsom) dan moet worden opgelegd. Tevens is de vraag hoe SROI uitgevraagd zal gaan worden. Meestal gebeurt dit door het gekozen SROI-percentage als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde in het contract op te nemen. Optioneel kan dat met een gunningscriterium worden gecombineerd om potentiële opdrachtnemers uit te dagen tot ‘meer’.

Om deze zaken te kunnen bepalen, moet bekeken worden hoe verschillende ‘beïnvloedende factoren’ inwerken op de SROI-uitvraag. In de beleidsnotitie worden – gerubriceerd door de rekenkamer – de volgende factoren genoemd: 1) omvang en looptijd van de opdracht; 2) aard van de opdracht en type werkzaamheden: verhouding arbeid-materialen, arbeidsintensief of arbeidsextensief, aandeel van laaggeschoolde en specialistische/hooggeschoolde arbeid; 3) marktontwikkelingen, beschikbaarheid van arbeidspotentieel en wat er nodig is om potentiële kandidaten geschikt te maken; 4) andere verplichtingen bij de opdracht die van invloed kunnen zijn. 

In de regionale beleidsnotitie is aan de hand van de arbeidscomponent als basisrichtlijn gegeven:

• Bij een loonsom hoger dan 30% wordt een SROI-percentage van 5% toegepast;
• Bij een loonsom tussen 10-30% wordt een SROI-percentage van 2% toegepast;
• Bij een loonsom onder de 10% wordt SROI in beginsel disproportioneel geacht; vanwege de lage arbeidscomponent geldt hetzelfde voor leveringen.  

Ondanks deze basisrichtlijnen blijft het gaan om maatwerk per aanbesteding, waarbij op basis van de andere beïnvloedende factoren kan worden bepaald om toch geen (of juist wel) SROI uit te vragen of een hoger of lager percentage dan de basisrichtlijn toe te passen. Bij proportionele en kansrijke mogelijkheden voor het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kan ook een hoger percentage dan 5% worden uitgevraagd. 

SROI-desk adviseert inkopers over SROI-uitvraag
Binnen de gemeente Zaanstad adviseert de SROI-adviseur van de SROI-desk de inkopers over een proportionele en kansrijke SROI-uitvraag. Bij Europese aanbestedingen van het gemeentelijke inkoopteam zou dat inmiddels standaard moeten gebeuren. Met het Ingenieursbureau is informeel afgesproken dat zij bij niet-Europese (standaard) aanbestedingen van werken zelf, dus zonder advisering van de SROI-desk, het SROI-percentage bepaalt aan de hand van het regionale SROI-beleid.

Het gemeentelijke inkoopteam begeleidt standaard aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempel van € 214.000 (bij werken: € 5.350.000). In principe zou dus bij al deze aanbestedingen waarbij het gemeentelijke inkoopteam betrokken is, een inschatting van de SROI-uitvraag moeten plaatsvinden. De betrokken inkoopadviseur vraagt daartoe om een advies aan de SROI-adviseur van de SROI-desk. In de gevoerde gesprekken met het inkoopteam en de SROI-desk is gesteld dat deze advisering in de praktijk ook zou plaatsvinden. Met de plaatsing van de SROI-desk bij de afdeling Inkoop en Subsidies zou SROI inmiddels goed zijn ingebed binnen het inkoopteam en niet afhankelijk zijn van de inkoper. Daarbij worden ook geen verschillen ondervonden welke vakafdeling betrokken is bij de aanbesteding. 

In de jaarplanning van het inkoopteam van 2021 is wel als actiepunt opgenomen dat voor het tweede kwartaal gecontroleerd zou worden of bij alle aanbestedingen sinds de start van het nieuwe beleid (mei 2020) een kansenkaart (zie hieronder) is ingevuld en dat dit door de SROI-desk gemonitord zou worden door elk kwartaal een lijst op te stellen van ingevulde kansenkaarten. Hieruit maken we op dat het in de praktijk toch nog niet voor alle inkoopadviseurs vanzelfsprekend is om advies te vragen over de SROI-uitvraag aan de SROI-adviseur. 

Het Ingenieursbureau voert aanbestedingen voor werken tot het Europese drempelbedrag van € 5.350.000 zelf uit. Voor werken wordt voor SROI ook het drempelbedrag van € 214.000 gehanteerd. Bij de meeste aanbestedingen van het Ingenieursbureau (herinrichtingen) gaat het om bedragen boven de € 214.000 en zou SROI dus moeten worden overwogen. Uit de gevoerde gesprekken bleek dat rondom de inschatting van de SROI-uitvraag bij deze niet-Europese aanbestedingen van werken afwijkende afspraken tussen het Ingenieursbureau en de SROI-desk zijn gemaakt. Door het Ingenieursbureau wordt namelijk niet standaard bij elke aanbesteding onder het Europese drempelbedrag om advies gevraagd aan de SROI-desk over de SROI-uitvraag. De gegeven reden is dat de meeste aanbestedingen voor herinrichtingen steeds ongeveer dezelfde aard van werkzaamheden omvatten, maar dan op een andere locatie. Het advies over het SROI-percentage zou dan vrijwel altijd op hetzelfde neerkomen en het zou daarom niet efficiënt zijn dit voor elke aanbesteding te herhalen. Het Ingenieursbureau past hier zelf de regels uit de regionale beleidsnotitie toe: bij een loonsom tot 30% wordt een SROI-percentage van 2% toegepast en 5% bij een loonsom boven de 30%. Dat wordt gedaan door de Adviseur Aanbestedingen en Leveranciersmanagement van het contractmanagementteam van het Ingenieursbureau (zie ook bijlage 1). Bij twijfel of andersoortige aanbestedingen vraagt deze wel om advies aan de SROI-desk. Deze gang van zaken rondom de inschatting van de SROI-uitvraag bij niet-Europese aanbestedingen van werken die door het Ingenieursbureau zelf worden uitgevoerd, is slechts informeel geregeld. Ook is er niets vastgelegd over wanneer de SROI-desk nu wel betrokken zou moet worden bij aanbestedingen van werken onder het Europese drempelbedrag. Uit de gesprekken bleek dat medewerkers van het Ingenieursbureau zelf ook niet altijd goed op de hoogte waren van deze rolverdeling. 

Met een kansenkaart haalt de SROI-desk intern input op
Als hulpmiddel bij de inschatting welke SROI-eis proportioneel en kansrijk is bij individuele aanbestedingen, is door de SROI-desk een kansenkaart ontwikkeld. Deze kansenkaart is niet in de regionale beleidsnotitie opgenomen, maar is een hulpmiddel dat in de Zaanse praktijk wordt gebruikt en is zodoende alleen opgenomen in de gemeentelijke SROI-procesbeschrijving.

Met deze kansenkaart wordt binnen de gemeentelijke organisatie input opgehaald door de SROI-adviseur om tot een advies over de SROI-uitvraag te kunnen komen. De kansenkaart wordt in principe door de inkoper ingevuld. Er is besloten om de kansenkaart door de inkoopadviseur te laten invullen en niet door de SROI-desk zelf, omdat de capaciteit van de SROI-desk hiervoor te beperkt is en de inkoper inhoudelijk meer van de opdracht afweet.   In het document SROI Processen is opgenomen dat de inkoper de beïnvloedende factoren uit de kansenkaart met de opdrachtgever bespreekt. Uit de gesprekken bleek dat de inkoper de kansenkaart samen met de contractmanager invult, omdat deze meer inhoudelijke kennis heeft over de opdracht/sector. De mate van betrokkenheid van de contractmanager is afhankelijk van de aanbesteding. De rol van de contractmanager bij het invullen van de kansenkaart, is echter niet vastgelegd en beoordelen we daarom als onvoldoende helder.  Wanneer door het Ingenieursbureau om advies wordt gevraagd aan de SROI-desk vult de adviseur Aanbestedingen en Leveranciersmanagent de kansenkaart in. 

De kansenkaart betreft een uitgebreide vragenlijst. De factoren die van invloed kunnen zijn op een proportionele en kansrijke SROI-uitvraag, die in de regionale beleidsnotitie worden genoemd, zijn verwerkt in de Zaanse kansenkaart (zie tabel 4.2). Zij worden gedetailleerd uitgevraagd en vaak ook van een toelichting voorzien hoe de factoren zich verhouden tot het bepalen van een SROI-percentage. Ook wordt gevraagd naar mogelijkheden voor het toepassen van een gunningscriterium. Verder zien we andere belangrijke aspecten die aansluiten op de beleidstheorie (zie hoofdstuk 2) terugkomen, zoals mogelijkheden voor het plaatsen van lokale kandidaten, voor kandidaat-ontwikkeling en duurzame plaatsingen en bredere plaatsingen in de bedrijfsvoering (onder andere inkoop bij Werkom) en bij onderaannemers. Daarnaast wordt gevraagd naar ervaringen in eerdere opdrachten en bij andere gemeenten met de SROI-uitvraag. 

Tabel 4.2 Factoren beleidsnotitie versus vragen kansenkaart

Bronnen: Gemeente Zaanstad e.a., Beleidsnotitie social return on investment Zaanstreek Waterland 2020, 30 maart 2020 en Gemeente Zaanstad, Kansenkaart SROI, versie oktober 2020. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Casussen
Op basis van de zes geselecteerde casussen kon de werkwijze met kansenkaarten niet beoordeeld worden. De reden is dat het gaat om aanbestedingen door het Ingenieursbureau en/of omdat het gaat om langdurige contracten, waar de inkoop heeft plaatsgevonden toen nog niet gewerkt werd met de kansenkaarten en/of de SROI-desk nog niet bestond (2016-2018). Daarom zijn aanvullend de kansenkaarten van zes recente aanbestedingen bekeken. Dat de werkwijze reeds eerder gedeeltelijk in de Zaanse praktijk werd toegepast voor de inwerkingtreding van het nieuwe regionale beleid in mei 2020, blijkt omdat een van deze zes kansenkaarten uit 2019 komt.

Indien relevant externe input gevraagd aan Werkom/WSP
In de regionale beleidsnotitie en het gemeentelijke document SROI Processen staat dat bij de inschatting welk SROI-percentage proportioneel en kansrijk is, advies wordt gevraagd aan het Werkgevers Servicepunt/Werkom over de arbeidsmarkt, de beschikbaarheid van kandidaten en wat er nodig is om potentiële kandidaten geschikt te maken.  In de dienstverleningsovereenkomst met Werkom is tevens opgenomen dat op verzoek informatie wordt aangeleverd voor het bepalen van de kansen en haalbaarheid van SROI bij inkopen/aanbestedingen. 

Uit de gesprekken bleek dat het uitvragen van input aan WSP/Werkom door de SROI-adviseur niet standaard gebeurt, maar alleen indien relevant: wanneer er inzicht nodig is in de arbeidsmarktsituatie en met name in de mogelijkheden om kandidaten aan te leveren en/of potentiële kandidaten geschikt te maken. 

Dat er geen input aan het WSP/Werkom wordt gevraagd, kan echter ook te maken hebben met dat er soms pas in een laat stadium door de inkopers om advies wordt gevraagd aan de SROI-desk. Er is dan onvoldoende tijd om externe partners nog te raadplegen (zie box kansenkaarten). Dit zou volgens de SROI-desk overigens wel minder spelen dan in het verleden: de adviesaanvraag zou inmiddels vaker in een vroeg stadium plaatsvinden.  In de feitelijke reactie heeft de ambtelijke organisatie aangegeven dat inmiddels was afgesproken dat de inkoopadviseur om advies aan de SROI-adviseur vraagt na het startgesprek tussen inkoopadviseur en inhoudelijk verantwoordelijken van de aanbesteding. Deze afspraak is echter niet vastgelegd. 

Kansenkaarten
Bij de zes kansenkaarten die we hebben bekeken, is tweemaal wel en viermaal geen input van het WSP/Werkom betrokken. Ook zien we dat het advies aan de SROI-desk soms pas laat wordt gevraagd door de inkoper, bijvoorbeeld één dag voor of zelfs pas na de publicatie van de aanbesteding. Op een van de kansenkaarten wordt ook gesteld dat voor een goede beoordeling eigenlijk ook advies van het WSP over de sector nodig was vanwege de krapte van de arbeidsmarkt, maar daar was nog onvoldoende tijd voor. Er is nu geen SROI uitgevraagd (mede omdat het een levering betrof).

Soms nog externe input via martkconsultaties
Volgens de regionale beleidsnotitie en het gemeentelijke document SROI Processen zou ook informatie uit marktconsultaties worden meegenomen bij de inschatting van de SROI-uitvraag. 

Uit de gesprekken bleek dat SROI niet standaard bij deze marktconsultatie wordt meegenomen. Dat gebeurt wanneer de betrokkenen niet zeker zijn van realistische mogelijkheden voor SROI. Bij een marktconsultatie kan aan potentiële opdrachtnemers worden uitgevraagd wat zij een realistische SROI-verplichting achten en hoe zij denken de SROI-verplichting in te kunnen gaan vullen. Deze marktconsultatie wordt uitgevoerd door de inkoper. De SROI-adviseur kan wel een adviserende rol hebben richting de inkoper. In de gesprekken werd als voorbeeld genoemd dat aan de marktpartijen kan worden gevraagd om aan te geven of zij een bepaald SROI-percentage realistisch vinden. De SROI-desk doet dan een voorstel voor dit SROI-percentage waarnaar in de marktconsultatie wordt gevraagd.  In het format voor een marktconsultatie zijn voorbeeldvragen rondom SROI opgenomen. Ook op de kansenkaart zijn voorbeeldvragen opgenomen ter ondersteuning van wat de inkopers bij een marktconsultatie zouden kunnen uitvragen. 

Op basis van casusonderzoek (zie box) lijkt SROI binnen marktconsultaties nog niet vaak te worden meegenomen. Het zou bij het inkoopteam wel steeds vaker voorkomen.  Bij het Ingenieursbureau wordt SROI nog niet meegenomen in marktconsultaties.  

Kansenkaarten
Op de zes kansenkaarten die we hebben bekeken, is eenmaal input over SROI uit een marktconsultatie opgenomen. Voor twee anderen is aangegeven dat er een marktconsultatie heeft plaatsgevonden, maar uit de kansenkaart blijkt niet duidelijk dat SROI daarin is meegenomen.

Input vanuit de markt wordt overigens ook nog op een andere wijze dan via marktconsultaties verkregen. Tijdens de aanbesteding kunnen geïnteresseerde partijen namelijk nog vragen stellen, waarop de gemeente antwoordt met een nota van inlichtingen. Het komt voor dat er dan ook vragen worden gesteld over de SROI-verplichting. Soms zouden zij dan ook aangeven het SROI-percentage niet reëel te vinden. Dat wordt door de inkoper voorgelegd aan de SROI-adviseur en er wordt besloten om het SROI-percentage te behouden of aan te passen. De SROI-adviseur helpt de inkoper ook om andere vragen over SROI te beantwoorden. Deze rolverdeling berust op informele afspraken. 

Kansenkaarten en casussen
Ook uit de onderzochte casussen blijkt dat er tijdens de aanbesteding vragen worden gesteld over SROI door de potentiële inschrijvers. In vier casussen hebben we een of meer nota(‘s) van inlichtingen ontvangen. Er worden bijvoorbeeld vragen gesteld over wat SROI precies inhoudt, SROI in relatie tot de opdrachtwaarde (raamcontract), over de voorwaarden voor de invulling en de verantwoording over SROI. Er zijn geen opmerkingen over het uitgevraagde SROI-percentage gemaakt. Op een kansenkaart zagen we wel dat er tijdens de aanbesteding vragen zijn gesteld door de inschrijvers over het percentage van 5%. Dit is daarna op advies van de SROI-desk bijgesteld naar 0%.

Adviesgesprek tussen SROI-desk en inkoopadviseur
De SROI-adviseur adviseert kortom de inkoper over de SROI-uitvraag en haalt daarvoor intern input op via de kansenkaart en neemt (indien relevant) ook externe input van het WSP/Werkom en uit marktconsultaties mee. Na het invullen van de kansenkaart door de inkoper volgt nog een gesprek tussen de inkoper en de SROI- adviseur, waarin de kansenkaart besproken wordt. Het advies van de SROI-desk wordt onderaan op de kansenkaart vastgelegd. Dit is vastgelegd in het gemeentelijke document SROI Processen. 

Besluit bij inhoudelijk verantwoordelijke aanbestedingsteam
De inkoper neemt vervolgens dit advies mee naar het aanbestedingsteam, dat bestaat uit de inkoopadviseur, de contractmanager en inhoudelijke betrokkenen van de vakafdeling (zie ook bijlage 1). Het is uiteindelijk de opdrachtgever (budgethouder) die akkoord geeft op de aanbestedingsstukken, waarin ook de SROI-uitvraag is opgenomen. Er is niet vastgelegd over hoe te handelen wanneer het aanbestedingsteam / de opdrachtgever van het advies van de SROI-desk zou afwijken. Dat zou in de praktijk ook niet spelen. In het enige bekende voorbeeld is men er in samenspraak uitgekomen. Escalatie zou volgens de SROI-desk via de gebruikelijke weg binnen de gemeente via afdelingshoofden en vervolgens sectorenhoofden verlopen.  Het Inkoopboard behandelt daarnaast inkoopvraagstukken in brede zin. Hieronder vallen ook beslissingen bij tegengestelde of prioritering van belangen tussen de verschillende inkoopdoelstellingen, waaronder het al dan niet toepassen van SROI-percentages. 

SROI is een bijzondere uitvoeringsvoorwaarde en optioneel een gunningscriterium
In de regionale stukken is opgenomen dat de gekozen SROI-verplichting als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde in het contract wordt opgenomen. Het SROI-percentage wordt daartoe al opgenomen in de aanbestedingsstukken. Met de inschrijving verplichten de gegadigden partijen zich aan de SROI-eis. 

Optioneel kan daarnaast een gunningscriterium worden toegepast tijdens de aanbesteding, mits de sector zich goed leent voor SROI en er relatief veel potentieel is voor SROI. Het gaat er dan om wat de inschrijver nog meer wil of kan doen op het gebied van SROI dan de concurrentie. De aanbieders kunnen in dat geval gevraagd worden een plan van aanpak mee te sturen bij de inschrijving, waarbij de gemeente de gunningscriteria scoort op kwantiteit en kwaliteit en deze weging meeneemt in deze keuze voor de opdrachtnemer.  In de Zaanse praktijk wordt SROI als gunningscriterium zelden toegepast. Dat is in het verleden driemaal gebeurd (in 2013, 2013/2014 en 2018), bij bijvoorbeeld inhuur van uitzendkrachten. Het betrof allemaal aanbestedingen voor de huidige werkwijze.  Met de kansenkaart wordt de mogelijkheid van een gunningscriterium wel standaard beoordeeld. 

Kansenkaarten
Op een van de zes kansenkaarten werd een gunningscriterium overwogen, omdat de werkzaamheden zich goed leenden voor de doelgroep. Omdat er geen kansen waren voor duurzaam werk, is hiervan afgezien.

Contract met SROI-verplichting moet na gunning worden gemeld bij de SROI-desk
Nadat de opdracht is gegund, wordt de SROI-verplichting die reeds in de uitvraag van de aanbesteding was opgenomen, een contracteis. In de gemeentelijke SROI-procesbeschrijving is opgenomen dat binnen de Zaanse werkwijze een melding bij de SROI-desk moet worden gemaakt van een afgesloten contract met een SROI-verplichting. Dat gebeurt door middel van een meldformulier.  Op het meldformulier (versie 2021) staan onder andere de contactgegevens van de opdrachtnemers, de contractmanager van de gemeente, de opdrachtwaarde, het SROI-percentage en de SROI-waarde, de loopduur van het contract (inclusief verlengingen) en mogelijk een voorstel voor de invulling van de SROI-verplichting. 

De melding is binnen de gemeentelijke organisatie verschillend georganiseerd:

• Bij het Ingenieursbureau wordt het meldformulier al bij de aanbestedingstukken toegevoegd. Na de gunning verstuurt het ondersteuningsteam een bericht naar de opdrachtnemer met verzoek om het meldingsformulier binnen zeven dagen ingevuld terug te sturen. Het ondersteuningsteam van het Ingenieursbureau (zie bijlage 1) stuurt het meldingsformulier vervolgens door naar de SROI-desk. 
• Bij aanbestedingen die via het inkoopteam zijn verlopen, zijn de inkopers   verantwoordelijk voor de melding. Zij vullen het meldformulier in en sturen het samen met de overeenkomst ter aanvulling naar de opdrachtnemer. De opdrachtnemer stuurt het weer terug naar de inkoper, die deze doorstuurt naar de SROI-desk.

Voorheen werd het meldingsformulier ook bij het inkoopteam door de opdrachtnemers zelf ingevuld en vervolgens door een inkoopmedewerker verzameld en doorgestuurd naar de SROI-desk. De opdrachtnemers zouden het formulier echter niet altijd correct invullen, waardoor er bijvoorbeeld onduidelijkheden konden ontstaan over de opdrachtwaarden. Met deze nieuwe werkwijze, waarbij verschillende inkoopadviseurs verantwoordelijk zijn, zou er volgens de SROI-desk echter wel versnippering zijn opgetreden, waardoor de meldingen niet altijd goed verlopen. Met het inkoopteam is afgesproken dat de inkopers uiterlijk het tweede kwartaal van 2021 controleren of er nog meldingen van 2020-2021 ontbreken. De SROI-desk maakt bovendien sinds 2021 per kwartaal een lijst van de ontvangen meldingen om te monitoren of alle meldformulier nu wel worden ontvangen. 

Casussen
In alle onderzochte casussen zagen we dat er gebruik was gemaakt van een meldformulier. Bij één van de twee casussen van het Ingenieursbureau wordt in de aanbestedingsstukken ook verwezen naar het meegestuurde meldformulier.

Samenvatting werkwijze
De Zaanse werkwijze bij het bepalen van de SROI-verplichting tijdens de aanbesteding is kortgezegd als volgt. Bij Europese aanbestedingen adviseert de SROI-adviseur het gemeentelijk inkoopteam over de SROI-uitvraag (of en welk SROI-percentage en eventueel het toepassen van een gunningscriterium). De inkoper vult daartoe een kansenkaart in, samen met de contractmanager. De inkoper kan SROI hiertoe eventueel meenemen in een marktconsultatie en de SROI-adviseur kan daarnaast externe input vragen aan het WSP/Werkom. Na een adviesgesprek geeft de SROI-desk een advies aan de inkoper over de SROI-uitvraag, maar het besluit ligt uiteindelijk bij het inhoudelijk verantwoordelijke aanbestedingsteam. Na de gunning meldt de inkoper het contract met een SROI-verplichting bij de SROI-desk.

Ook bij aanbestedingen van werken wordt het drempelbedrag van € 214.000 voor de toepassing van SROI gehanteerd. Bij de aanbesteding van werken onder het Europese drempelbedrag (€ 5.350.000) die door het Ingenieursbureau zelf worden uitgevoerd wordt een andere werkwijze gevolgd. Bij standaardopdrachten wordt het SROI-percentage namelijk door het Ingenieursbureau zelf bepaald en vindt dus geen advisering door de SROI-desk plaats. Ook de meldprocedure is bij het Ingenieursbureau wat anders ingericht dan bij het gemeentelijke inkoopteam.

Figuur 4.1 Schematische weergave bepalen SROI-verplichting tijdens aanbesteding

Bron: Rekenkamer Zaanstad.

Beoordeling helderheid

Werkwijze en taakverdeling grotendeels vastgelegd, maar nog niet alles is ingeregeld
De werkwijze evenals de bijbehorende taakverdeling bij het bepalen van de SROI-verplichting tijdens de aanbesteding is grotendeels vastgelegd in met name de regionale beleidsnotitie, het gemeentelijke document SROI Processen en de kansenkaart. Sommige zaken zijn echter nog alleen informeel geregeld. Het gaat om de inschatting van de SROI-verplichting bij niet-Europese aanbestedingen van het Ingenieursbureau en de rol van de contractmanager bij het invullen van de kansenkaart.

Procesbeschrijving gemeentelijk inkoopteam op verschillende punten onjuist
De procesbeschrijving van het gemeentelijk inkoopteam (versie oktober 2020) is verder op verschillende punten onjuist. Zo is het niet de contractmanager die om advies moet vragen aan de SROI-desk, maar de inkoopadviseur. Daarnaast moet de melding worden gedaan door de inkoper (en niet de contracteigenaar) bij de SROI-desk (Afdeling Inkoop en subsidies) en niet bij de afdeling Werk en Inkomen. In de procesbeschrijving zijn de stappen rondom SROI verder ook opgenomen voor aanbestedingen tussen de € 50.000 - € 214.000, waarbij het inkoopteam een begeleidende rol kan spelen. In principe wordt SROI echter bij lagere bedragen dan € 214.000 niet overwogen (tenzij er grote kansen liggen). 

Werkwijze aanbesteding redelijk ingebed, maar sommige zaken moeten nog meer van de grond komen of verlopen nog niet optimaal
De werkwijze bij het bepalen van de SROI-verplichting lijkt inmiddels redelijk goed te zijn ingebed binnen het inkoopproces, aangezien de SROI-desk ook geplaatst is bij de afdeling Inkoop en Subsidies. De kansenkaart wordt echter nog niet altijd door de inkoopadviseurs ingevuld. Of zij vragen soms pas in een laat stadium om advies aan de SROI-desk, wat het vragen van externe input aan het WSP/Werkom doorkruist. Duidelijkere afspraken over het moment van advies vragen zijn nog nodig. Ook het meldproces verloopt nog niet optimaal wegens versnippering. Een aantal zaken moeten bovendien nog meer van de grond komen, zoals het meenemen van SROI in markconsultaties en het toepassen van SROI als gunningscriterium.

Duidelijkheid communicatie richting opdrachtnemers

De SROI-verplichting is een bijzondere uitvoeringsvoorwaarde in het contract. Met de inschrijving op de opdracht verplichten de gegadigde partijen zich reeds aan deze contracteis.  Vanwege het transparantiebeginsel en de uiteindelijke realisatie is het belangrijk dat er duidelijk wordt gecommuniceerd richting de opdrachtnemers welke SROI-verplichting zij moeten realiseren. Deze paragraaf richt zich dan ook op de informatievoorziening richting de opdrachtnemer over de opgelegde SROI-verplichting en of deze voldoende concreet is. De normen over algemene informatievoorziening richting de opdrachtnemers en concrete afspraken met individuele opdrachtnemers vallen binnen dit onderdeel van het SROI-proces min of meer samen. We hebben onder andere in het casusonderzoek bekeken in hoeverre de SROI-verplichting terugkomt in de aanbesteding- en contractstukken en eventueel in verdere communicatie na de gunning. Daarnaast is in de enquête aan opdrachtnemers gevraagd in hoeverre het voor hen duidelijk was welke SROI-eis zij moesten realiseren.

SROI-percentage is onderdeel van aanbestedingsstukken
In de gemeentelijke inkoopprocesbeschrijvingen van het inkoopteam en Ingenieursbureau is opgenomen dat SROI onderdeel is van de aanbestedingsdocumenten.  In de gesprekken is aangevuld dat deze SROI-eis wordt opgenomen in de offerteleidraad en het programma van eisen (inkoopteam) of bestek (Ingenieursbureau). Daarnaast zou het Uitvoeringsprotocol (en de begrippenlijst) aan de aanbestedingsstukken worden toegevoegd. 

Casussen
In de zes onderzochte casussen zien we terug dat het SROI-percentage in de aanbestedingsstukken wordt opgenomen. Het betreft dan de inschrijvingsleidraad, waarbij het gemeentelijke inkoopteam en het Ingenieursbureau in verschillende bewoordingen aangeven dat men bij inschrijving aan deze contracteis dient te voldoen. Verder wordt verwezen naar het Uitvoeringsprotocol dat deel uitmaakt van de aanbestedingsdocumenten. In de overeenkomsten/opdrachtbrieven was de SROI-verplichting overigens niet meer expliciet meer opgenomen. Er wordt verwezen naar de aanbestedingsdocumenten, waarin dus het SROI-percentage al was opgenomen. Bij één casus wordt het Uitvoeringsprotocol nog expliciet benoemd in het contract als aanbestedingsdocument. In de feitelijke reactie heeft de ambtelijke organisatie aangegeven dat de SROI-verplichting (inmiddels) ook onderdeel is van de overeenkomst (artikel 10). 

Ook nog communicatie over SROI-percentage na de gunning
Ook na de gunning wordt nog op verschillende wijzen richting de opdrachtnemer gecommuniceerd over de SROI-verplichting. Op het meldformulier zijn bijvoorbeeld ook het SROI-percentage en de SROI-waarde opgenomen. Een gesprekspartner noemde het meldingsformulier duidelijk en dat opdrachtnemers hier goed mee uit de voeten kunnen. Verder worden de SROI-waarde en het SROI-percentage opgenomen in het plan van aanpak en het registratiesysteem WIZZR (zie hoofdstukken 5 en 7). 

Bij raamcontracten wordt SROI-waarde pas concreet gedurende looptijd contract
Uit bovenstaande blijkt dat het SROI-percentage op verschillende wijzen aan de opdrachtnemers bekend wordt gemaakt en daarmee naar ons oordeel voldoende duidelijk wordt gecommuniceerd. Door de koppeling van het SROI-percentage aan de opdrachtsom staat de bijbehorende SROI-waarde echter niet altijd op voorhand vast. In de meest simpele contractvorm – met een vaste opdrachtwaarde en contractduur – is dat wel het geval. Dat is meestal zo bij contracten van het Ingenieursbureau. Er zijn echter ook ingewikkeldere contracten, die over meerdere jaren lopen (met mogelijke verlengingen) of meerdere opdrachtnemers kennen. Daarnaast zijn er raamcontracten, waarbij de opdrachtwaarde bij de start van het contract nog niet vaststaat. Deze worden bij inhuur van personeel bijvoorbeeld vaak gebruikt. De geschatte SROI-waarde wordt hierbij jaarlijks bijgesteld gedurende het contract aan de hand van de gerealiseerde opdrachtwaarde van het voorgaande jaar. De SROI-waarde staat bij raamcontracten dus eigenlijk pas aan het einde van het contract echt definitief vast. Het is daarmee mogelijk dat na afloop van het contract onverwachts nog een SROI-waarde resteert en het is lastig om aan de voorkant te bepalen welke activiteit(en) een opdrachtnemer zou moeten ondernemen om de SROI-waarde in te kunnen vullen. 

Enquête
De overgrote meerderheid (84%) van de opdrachtnemers vindt de SROI-verplichting voldoende duidelijk. Overigens is wel in de enquête of vragen daarover aan ons door enkele opdrachtnemers aangegeven dat zij bij hun weten geen SROI-verplichting hadden.

Bruikbaarheid werkwijze: realistische SROI-verplichting

In deze paragraaf beoordelen we de bruikbaarheid van de werkwijze tijdens de aanbesteding: in hoeverre leidt de inrichting tot realistische SROI-verplichtingen voor de opdrachtnemers? Hiervoor gebruiken we met name signalen uit de gevoerde gesprekken, het casusonderzoek (inclusief kansenkaarten) en de enquête onder opdrachtnemers.

De advisering door de SROI-desk wordt als goed ervaren
De ketenactoren zijn over het algemeen positief over de potentie van de nieuwe werkwijze waarbij aan de voorkant van het SROI-proces reeds een inschatting wordt gemaakt over een realistische SROI-verplichting. Door een gesproken inkoopadviseur werd de advisering door de SROI-desk daarbij als positief beoordeeld. Deze vond de kansenkaart een goed hulpmiddel en het advies van de SROI-adviseur goed onderbouwd. De expertise van de SROI-adviseur zou serieus worden genomen en het advies daarmee eigenlijk altijd worden overgenomen. 

Kansenkaarten
Het is op zichzelf al positief dat de daadwerkelijke uitvoering van de inschatting van het SROI-percentage met de kansenkaart wordt vastgelegd en deze op een gestructureerde wijze plaatsvindt aan de hand van een vragenlijst. Het gaat daarbij om een uitgebreide vragenlijst, waarin de factoren zijn verwerkt die van invloed kunnen zijn op de proportionaliteit uit de regionale beleidsnotitie. In het casusonderzoek zagen we wel dat de uitgebreidheid van de invulling wisselt per inkoper. Het advies van de SROI-desk is meestal kort, maar krachtig. Deze kan de vorm hebben van een puntsgewijze vastlegging van gevoerde gesprekken met de inkoopadviseur en/of het WSP. Het advies volgt echter wel logisch uit de ingewonnen informatie en wordt steeds (kort) onderbouwd met argumenten.

Input WSP/Werkom als meerwaarde gezien
Het meenemen van de input van het WSP/Werkom bij het bepalen van de SROI-verplichting wordt door de ketenactoren ook als een positieve bijdrage aan realistische afspraken gezien. Het voorkomt namelijk een mismatch in een later stadium, omdat er onvoldoende geschikte kandidaten bij WSP/Werkom beschikbaar zijn om de SROI-verplichting in te kunnen vullen. Daarnaast biedt het Werkom/WSP ook de mogelijkheid om al vroegtijdig te anticiperen door kandidaten op te leiden, zodat deze kunnen worden ingezet zodra de opdracht van start gaat. Een voorbeeld is het opleiden van verkeersregelaars. 

Meer maatwerk bij opgelegde SROI-percentages
In de gevoerde gesprekken is door het inkoopteam en de SROI-desk aangegeven dat er met de komst van de nieuwe werkwijze inmiddels sprake zou zijn van maatwerk per aanbesteding: er zouden meer verschillende SROI-percentages worden toegepast. Voorheen ging het om een standaard-uitvraag van 5%. Toen ervaarden zij ook meer weerstand over de proportionaliteit van de verplichting bij de opdrachtnemers. 

Kansenkaarten
Ook bij de kansenkaarten die we hebben ontvangen, zien we terug dat er wisselende percentages worden geadviseerd, namelijk 0, 1, 2 en 5%. Bij drie van de zes kansenkaarten werd geadviseerd om geen SROI-uitvraag te doen. Bij twee daarvan ging het om leveringen, waar SROI in beginsel disproportioneel wordt geacht. In de feitelijke reactie is aangegeven dat een korte beoordeling wel op zijn plaats wordt geacht, omdat ook combinaties met diensten en werken voorkomen. 

Data-analyse
Van de 142 contracten die per 15 februari 2021 in het registratiesysteem WIZZR  stonden, gaat het in 59% van de gevallen om een SROI-percentage van 5% en bij 38% om een SROI-percentage 2%. Bij aanbestedingen van werken wordt standaard 2% toegepast (met een eenmalige uitzondering van 0,2%). Bij aanbestedingen van diensten, waarbij standaard sprake is van een advies van de SROI-desk, zien we dat het beeld de afgelopen jaren gevarieerder is geworden (zie tabel 4.3).  Ook dit bevestigt dus dat er sprake is van meer maatwerk. Een kanttekening daarbij is wel dat de inkoop van Wmo met circa zestig opdrachtnemers (2019) wel een wat vertekend beeld geeft, aangezien bij al deze opdrachtnemers 5% is toegepast.

Tabel 4.3 Toegepaste SROI-percentages bij contracten in WIZZR (N=142) 

Bronnen: Gemeente Zaanstad, Databestand WIZZR – Export Contracten uitgebreid per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

SROI-percentages echter nog niet altijd als realistisch ervaren door opdrachtnemers
Tegelijkertijd noemen verschillende ketenactoren (met name de contractmanagers) dat de SROI-percentages niet altijd als realistisch worden ervaren door de opdrachtnemers (in ogenschouw moet worden genomen dat de ervaringen deels zijn gebaseerd op de oude werkwijze, toen nog niet voor elke aanbesteding een maatwerkinschatting plaatsvond). In de praktijk wordt het invullen van het percentage door deze opdrachtnemers dan toch als lastig ervaren, bijvoorbeeld omdat zijzelf al maatschappelijke activiteiten uitvoeren of er onvoldoende geschikte kandidaten beschikbaar zijn (zie hiervoor verder hoofdstukken 5 en 6). Een contractmanager geeft aan bij een volgende aanbesteding betrokken te willen worden bij het bepalen van de SROI-percentage, zodat deze signalen van de opdrachtnemers over de invulling van de verplichting kan meenemen. 

Enquête
De meningen van de opdrachtnemers over of de SROI-eis realistisch is, zijn verdeeld. Een kleine meerderheid (58%) vindt van wel. Daarentegen vindt ruim een derde (38%) de eis niet realistisch. In de gemaakte opmerkingen geven verschillende opdrachtnemers aan dat de SROI-eis niet realistisch is bij de opdracht / het soort bedrijf dat zij hebben. Sommigen geven als nadere reden dat het om specialistische werkzaamheden gaat of dat zij als kerntaak al participatie- of andere maatschappelijke activiteiten uitvoeren, waardoor het lastig is om daarbovenop nog maatschappelijke waarde te creëren om de SROI-eis in te vullen. Een aantal opdrachtnemers geeft aan dat ze eigenlijk maar weinig cliënten uit Zaanstad krijgen binnen hun (raam)opdracht: is een SROI-eis dan proportioneel?

Bij de inkoop zou met een bredere scope gekeken kunnen worden
In de regionale beleidsnotitie worden drie mogelijkheden genoemd om maatschappelijke waarde te creëren bij de inkoop/aanbesteding: het inbesteden bij het gemeentelijke leerwerkbedrijf Werkom, een voorbehouden opdracht bij sociale werkvoorzieningen/ ondernemers of SROI als aanvullende contracteis. Nu wordt nog met name SROI (automatisch) toegepast. Een van de gesprekspartners noemde daarom als verbeterpunt om bij de aanbesteding aan de voorkant nog met een brede scope te kijken met welke mogelijkheid de meeste maatschappelijke (lokale) waarde wordt gecreëerd. 

Conclusie

In dit hoofdstuk hebben we de werkwijze bij het bepalen van de SROI-verplichting tijdens de aanbestedingsfase beoordeeld. Hiervoor zijn we nagegaan of de werkwijze helder is: zijn de werkwijze en bijbehorende taakverdeling op papier vastgelegd en worden zij in de praktijk als zodanig toegepast? Verder is beoordeeld in hoeverre de SROI-verplichting voldoende concreet is voor de opdrachtnemers. Tot slot is aandacht besteed aan de bruikbaarheid van de werkwijze: leidt deze tot realistische SROI-verplichtingen?

Werkwijze grotendeels vastgelegd, maar nog niet alles is ingeregeld
De werkwijze in de aanbestedingsfase is grotendeels vastgelegd, hoewel de procesbeschrijving van het gemeentelijk inkoopteam op verschillende punten onjuist is. Sommige zaken zijn echter alleen informeel geregeld. Het gaat dan bijvoorbeeld om de inschatting van de SROI-uitvraag bij niet-Europese aanbestedingen van het Ingenieursbureau en de rol van de contractmanager bij het invullen van de kansenkaarten.

Werkwijze redelijk ingebed, maar sommige zaken moeten in de praktijk nog van de grond komen of verlopen nog niet optimaal
De advisering door de SROI-adviseur zou standaard moeten plaatsvinden bij Europese aanbestedingen die begeleid worden door het gemeentelijke inkoopteam. De werkwijze lijkt redelijk ingebed, maar in de praktijk worden de kansenkaarten nog niet altijd ingevuld door de inkoopadviseurs. Daarnaast wordt door de inkopers soms pas in een laat stadium om advies gevraagd aan de SROI-desk, waardoor het vragen van externe input aan WSP/Werkom niet meer mogelijk is. De meldingen van SROI-contracten bij de SROI-desk verlopen ook nog niet optimaal door versnippering. Een aantal zaken moeten ook nog meer van de grond komen, zoals het meenemen van SROI in markconsultaties en het toepassen van SROI als gunningscriterium.

SROI-verplichting over het algemeen voldoende concreet
Het SROI-percentage wordt onder andere in de aanbestedingsstukken, het meldformulier, het plan van aanpak en WIZZR richting de opdrachtnemers gecommuniceerd. De opdrachtnemers vinden de SROI-verplichting grotendeels (84%) ook voldoende duidelijk, hoewel toch enkele opdrachtnemers niet op de hoogte bleken van hun SROI-verplichting. Omdat het een percentage van de opdrachtsom betreft, staat de SROI-waarde overigens niet altijd op voorhand vast. Dat speelt bijvoorbeeld bij raamcontracten.

Met nieuwe werkwijze meer maatwerk aan de voorkant, maar een aanzienlijk deel van de opdrachtnemers (38%) vindt SROI-verplichting niet realistisch
Of de werkwijze leidt tot realistischere afspraken was ten tijde van dit onderzoek eigenlijk nog lastig te zeggen, aangezien deze werkwijze pas in mei 2020 officieel is ingevoerd. De ketenactoren zijn in ieder geval positief over de potentie: er wordt nu aan de voorkant bij elke aanbesteding een inschatting gemaakt van een realistisch SROI-percentage en de input van het WSP kan een mistmatch met potentiële kandidaten in een later stadium voorkomen. De advisering van de SROI-desk aan de hand van de kansenkaart is ook van goede kwaliteit en er is reeds sprake van meer maatwerk in de gekozen percentages bij aanbestedingen van diensten. Een aanzienlijk deel van de opdrachtnemers (38%) heeft echter aangegeven dat zij de opgelegde SROI-verplichting niet realistisch vinden en ook contractmanagers krijgen deze signalen van opdrachtnemers, hoewel het hier wel gedeeltelijk gaat om aanbestedingen die nog voor de werkwijze met kansenkaarten zijn uitgevoerd.

Vraagtekens of het potentieel volledig wordt benut
Het drempelbedrag van € 214.000 zou gekozen zijn vanwege efficiencyredenen: onder dit bedrag zou minder maatschappelijke impact worden gecreëerd, maar het zou wel eenzelfde gemeentelijke inspanning vergen. In het verleden werd bij het Ingenieursbureau echter nog een drempelbedrag van € 150.000 toegepast en in de SROI-registraties heeft ook ongeveer een kwart van de contracten (met name werken) een opdrachtwaarde onder de € 214.000. Dit zet vraagtekens of er niet meer mogelijk is. De keuze van het drempelbedrag lijkt nu deels gebaseerd te zijn op organisatorische en personele redenen. Een lagere drempelwaarde zou binnen de huidige capaciteit van de SROI-desk niet haalbaar zijn. Om zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren bij inkopen/aanbesteding zouden verder aan de voorkant nog vaker alternatieven als inbesteding en een voorbehouden opdracht kunnen worden meegenomen.

Maken van afspraken: kiezen invulling SROI-verplichting

In dit hoofdstuk gaan we in op de fase na de gunning. Tijdens dit onderdeel van het SROI-proces moet gekozen worden hoe de SROI-verplichting precies ingevuld zal gaan worden. In de regionale beleidsstukken is het streven opgenomen om te komen tot een SROI-invulling die passend is bij de opdracht(nemer), zodat een win-win-win-situatie voor de gemeente, doelgroep en opdrachtnemer ontstaat. Maatwerk is daarvoor essentieel, waarvoor de toepassingsmogelijkheden zijn verbreed en de SROI-invulling in dialoog met de opdrachtnemer tot stand komt.  We gaan dan ook na of de werkwijze na de gunning leidt tot passende SROI-afspraken voor de opdrachtnemers. Dat doen we aan de hand van de volgende subvraag:

In hoeverre leidt de werkwijze na de gunning tot passende afspraken met de opdrachtnemers over de invulling van de SROI-verplichting?

Deze subvraag zullen we beantwoorden aan de hand van het normenkader dat is weergegeven in tabel 5.1. Het gaat om normen en algemene toetspunten die we voor elk onderdeel van het SROI-proces hanteren. Soms is een toetspunt nog verder gespecificeerd naar deze fase na de gunning.

Tabel 5.1 Norm en toetspunten onderdeel kiezen invulling SROI-verplichting

Helderheid werkwijze

In deze paragraaf komt aan bod of de werkwijze en bijbehorende taakverdeling bij het kiezen van de SROI-invulling na de gunning voldoende helder zijn. In paragraaf 5.1.1 geven we eerst kort aan waar de werkwijze is vastgelegd. In paragraaf 5.1.2 beschrijven we vervolgens de werkwijze en de bijbehorende taakverdeling. Daarbij besteden we tevens aandacht aan signalen waar de werkwijze in de praktijk niet als zodanig wordt toegepast. We hebben ons hier gebaseerd op een documentenanalyse, aangevuld met de gevoerde gesprekken met de ketenactoren. Daarnaast gebruiken we het casusonderzoek en de enquête als aanwijzing hoe het proces in de praktijk verloopt.   In paragraaf 5.1.3 beoordelen we vervolgens de helderheid van de werkwijze en bijbehorende taakverdeling.

Vastlegging werkwijze

Op regionaal niveau is de werkwijze bij het kiezen van de SROI-invulling na de gunning met name vastgelegd in het Uitvoeringsprotocol. In de procesbeschrijving in het regionale Uitvoeringsprotocol is kortgezegd opgenomen dat de opdrachtnemer na de gunning contact moet opnemen met de SROI-adviseur, waarna de SROI-adviseur en het Werkgevers Servicepunt ondersteuning kunnen bieden bij het kiezen van de invulling van de SROI-verplichting, de opdrachtnemer de gemaakte afspraken vervolgens vastlegt in een plan van aanpak en deze tot slot naar de gemeente stuurt. 

Op gemeentelijk niveau is het SROI-proces door de SROI-desk vastgelegd in het document SROI Processen. De processtappen die hier zijn opgenomen rondom het kiezen van de SROI-invulling na de gunning zijn nog meer toegespitst op de werkwijze in Zaanstad.  Door de SROI-desk zijn verder verschillende hulpmiddelen gemaakt voor de opdrachtnemers, namelijk een factsheet van het Uitvoeringsprotocol / de checklist ter voorbereiding op het adviesgesprek en een format voor het opstellen van het plan van aanpak, waarin ook informatie is opgenomen over de werkwijze (zie voor de informatievoorziening aan de opdrachtnemers paragraaf 5.2). 

Beschrijving werkwijze

De opdrachtnemer moet contact leggen, maar in de Zaanse praktijk neemt de SROI-desk het initiatief
Volgens het regionale Uitvoeringsprotocol is de opdrachtnemer zelf verantwoordelijk om binnen twee weken contact op te nemen met de SROI-adviseur van de gemeente.  Dat is op het nieuwe Zaanse meldformulier (zie paragraaf 4.1.2) van 2021 ook nogmaals vermeld.  Het contact opnemen door de opdrachtnemers zou volgens de SROI-desk nog wisselend gebeuren.  In de casuspraktijk zagen we dan ook dat de SROI-desk standaard het eerste contact per mail legt. In de gemeentelijke procesbeschrijving is dat ook zo opgenomen.  Daarmee ontstaat wel onduidelijkheid wie nu verantwoordelijk is om het eerste contact te leggen: de opdrachtnemers zelf of de SROI-desk?

Casussen
In de casussen zien we dat het eerste contact eigenlijk altijd door de SROI-desk wordt geïnitieerd. Dat gebeurt per mail, waaraan verschillende informatiebladen worden toegevoegd (zie ook informatievoorziening paragraaf 5.2).

Er wordt een adviesgesprek gevoerd (maar andere ondersteuningsvormen zijn ook mogelijk)
In het regionale Uitvoeringsprotocol staat dat de opdrachtnemer (indien gewenst) geadviseerd en gefaciliteerd kan worden bij het kiezen van de SROI-invulling. Dat kan telefonisch, per mail, via een adviesgesprek of tijdens een informatiebijeenkomst plaatsvinden. 

In Zaanstad is het de standaardwerkwijze om een adviesgesprek te voeren met de opdrachtnemer.   Dat is ook zo opgenomen in de gemeentelijke procesbeschrijving. In deze adviesgesprekken wordt kennisgemaakt, uitleg gegeven over het Uitvoeringsprotocol en samen nagedacht over hoe de invulling van de SROI-verplichting kan worden vormgegeven en de kansen en beperkingen daarbij. Soms wordt de advisering echter ook nog telefonisch of per mail afgedaan, bijvoorbeeld indien de opdrachtnemer al ervaring heeft met SROI binnen de gemeente Zaanstad. In het geval van een opdracht met een groot aantal opdrachtnemers, kan er ook een gezamenlijke informatiebijeenkomst worden georganiseerd. Dat is bijvoorbeeld voorheen gebeurd bij de inkoop van de Wmo (circa zestig opdrachtnemers) in 2019. Alle mogelijke adviseringsvormen uit het Uitvoeringsprotocol worden in de Zaanse praktijk dus wel toegepast.   Dat blijkt ook uit de casussen en resultaten uit de enquête onder opdrachtnemers (zie boxen).

Casussen
In de casussen heeft tweemaal een adviesgesprek plaatsgevonden (deels telefonisch, waarschijnlijk mede vanwege de coronacrisis) , hebben twee Wmo-opdrachtnemers (dezelfde) informatiebijeenkomst in 2019 bijgewoond en eenmaal is het advies per mail afgedaan, omdat op het meldformulier al een voorstel was gedaan voor de invulling door de opdrachtnemer. In de laatste casus bleek het, ondanks meermaals aandringen van de SROI-desk, erg lastig om een contactpersoon te krijgen bij de opdrachtnemer. Dat is pas in een later stadium na bemiddeling van het WSP van de grond gekomen en de advisering is vervolgens via het WSP verlopen. Voor een nieuwe opdracht heeft wel een adviesgesprek met de SROI-desk plaatsgevonden.

Enquête
Ongeveer 80% van de opdrachtnemers kan zich herinneren ondersteuning te hebben gehad bij het kiezen van de invulling van de SROI-verplichting na de gunning. Daarvan heeft ongeveer de helft een combinatie van verschillende ondersteuningsvormen gehad. Achtereenvolgens komen een e-mail met infobladen, een adviesgesprek en informatiebijeenkomst  en een telefonisch gesprek het meeste voor.

Figuur 5.1 Verkregen ondersteuningsvormen bij kiezen SROI-invulling (N=59)

Bron: Enquête rekenkamer Zaanstad onder 110 SROI-opdrachtnemers, november-december 2020.

De adviesgesprekken worden samen met WSP/Werkom gevoerd
In het regionale Uitvoeringsprotocol en de Zaanse procesbeschrijving staat dat de advisering en facilitering zowel door de SROI-adviseur als WSP-adviseur geschiedt.  In Zaanstad zou volgens de gesproken ketenactoren inmiddels standaard een adviseur van het WSP/Werkom aanwezig zijn bij het adviesgesprek.  Ook in de enquête zagen we dat de meeste adviesgesprekken met het WSP/Werkom samen zijn gevoerd (zestien versus vijf met de SROI-desk alleen) en in de casussen (zie box) was het WSP/Werkom ook telkens betrokken in de fase na de gunning.

Wie vanuit het WSP/Werkom aanwezig is tijdens het adviesgesprek, is afhankelijk van de opdrachtnemer en de verwachte mogelijkheden voor de invulling. Bij de activiteitencategorie arbeidsparticipatie wordt een WSP-adviseur uit de betreffende branche gevraagd. Voor de activiteitencategorieën sociale inkoop en co-creatieve projecten kan ook voor een strategisch adviseur van Werkom worden gekozen. In eerste instantie schatte de SROI-adviseur in wie het meest passend is.   Met de inrichting van branche-overleggen tussen de SROI-desk en het WSP (zie hoofdstuk 6) wordt hier afgestemd wie aansluit bij het adviesgesprek.  

Contractmanagers zijn volgens de werkwijze niet aanwezig bij het adviesgesprek. Op eigen verzoek kunnen zij wel aanschuiven. Dat gebeurt sporadisch. 

Casussen
Bij de twee casussen waar een adviesgesprek is geweest, was een adviseur van het WSP of van Werkom aanwezig. Bij de informatiebijeenkomst waar twee andere opdrachtnemers in 2019 naartoe zijn gegaan, was ook het WSP/Werkom aanwezig.  Bij een andere casus was de invulling al op het meldformulier gegeven door de opdrachtnemer; uit de mailwisseling blijkt dat deze opdrachtnemer wel reeds in contact stond met het WSP. Bij de laatste casus is de advisering in zijn geheel via het WSP verlopen in een later stadium. Het WSP/Werkom was in alle onderzochte casussen dus betrokken in de fase na de gunning.

Adviesgesprekken hebben zowel een ondersteunende als sturende rol
Opdrachtnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de SROI-verplichting en kiezen dan ook zelf hoe zij deze invullen binnen de aangereikte mogelijkheden binnen het bouwblokkenmodel. Zoals uit bovenstaande blijkt, kunnen opdrachtnemers (indien gewenst) wel geadviseerd en ondersteund worden bij het kiezen van de SROI-invulling door de SROI-desk en het WSP/Werkom. Het streven is om in dialoog te komen tot een win-win-win-situatie voor gemeente, doelgroep en opdrachtnemer. Het gaat dan om het komen tot een SROI-invulling die past bij de opdracht(nemer).  Andersom gebruikt de gemeente het adviesgesprek ook om opdrachtnemers te stimuleren om een invulling te kiezen waarmee de gemeentelijke doelstellingen/uitgangspunten zoveel mogelijk worden bereikt. Ten behoeve van maatwerk zijn bijvoorbeeld de toepassingsmogelijkheden verbreed, maar arbeidsparticipatie staat nog steeds voorop. Ook streeft de gemeente naar duurzame arbeidsinschakeling en plaatsing van lokale kandidaten (zie ook hoofdstuk 2). Met de adviesgesprekken is er dus naast ondersteuning ook sprake van inhoudelijke coachende sturing op de beoogde gemeentelijke doelstellingen/uitgangspunten. 

De gemaakte afspraken worden vastgelegd in een plan van aanpak
In het regionale Uitvoeringsprotocol staat dat met de opdrachtnemer tijdens het adviesgesprek op hoofdlijnen afspraken worden gemaakt over welke activiteiten zullen worden uitgevoerd, eventueel in samenwerking met het WSP en/of andere partners. De gemaakte afspraken legt de opdrachtnemer vervolgens vast in een plan van aanpak. De SROI-desk heeft daartoe een Zaans format voor het plan van aanpak gemaakt, die de opdrachtnemers hierbij kunnen gebruiken. 

In de gemeentelijke procesbeschrijving is daarentegen opgenomen dat de SROI-adviseur een verslag maakt van de gemaakte afspraken / het gesprek en de opdrachtnemer het plan van aanpak accordeert of maakt.  Daarmee ontstaat onduidelijkheid of de verantwoordelijkheid voor het maken van het plan van aanpak nu daadwerkelijk bij de opdrachtnemer is belegd of dat het ook kan gaan om het accorderen van het verslag van de SROI-desk van het adviesgesprek. Volgens de SROI-desk wisselt het inderdaad in de praktijk. Het is afhankelijk van de opdrachtnemer in hoeverre de SROI-adviseur een voorzet maakt voor het plan van aanpak op basis van het adviesgesprek. Er zijn grote bedrijven met eigen SROI-adviseurs, maar ook kleine bedrijven voor wie het invullen van een SROI-verplichting nieuw of lastig is en die meer gefaciliteerd moeten worden. Daarnaast kan het voorkomen dat een opdrachtnemer zelf al een bepaalde invulling en/of kandidaat voor ogen heeft. Dan kan ervoor gekozen worden om een snelle slag te maken door de opdrachtnemer te vragen om akkoord te geven op het verslag van de SROI-adviseur. 

Casussen
Bij de onderzochte casussen is bij de twee casussen van het Ingenieursbureau geen plan van aanpak in het dossier aangetroffen. In het ene geval was het voorstel van het meldformulier direct overgenomen door de SROI-desk; bij de ander is pas in een laat stadium het contact op gang gekomen door het WSP. Bij drie van de vier overige casussen is het plan van aanpak in 2019 opgesteld. Hieruit blijkt dus ook dat ook in de ontwikkelfase (eind 2018-mei 2020) reeds met plannen van aanpak werd gewerkt.

Er zijn geen verslagen van de adviesgesprekken teruggevonden in de casussen. In de plannen van aanpak wordt wel gevraagd om kort de aanpak en afspraken te beschrijven, zoals besproken in het adviesgesprek. Dit is een puntsgewijze opsomming. Het is niet geheel duidelijk of dit nu het verslag is van de SROI-adviseur van het adviesgesprek of dat het door de opdrachtnemers zelf is ingevuld (dat lijkt te wisselen). In het nieuwe format van januari 2021 is dit in ieder geval een apart onderdeel geworden, namelijk ‘samenvatting adviesgesprek’ dat door de SROI-adviseur moet worden ingevuld.  Daarna volgen er blokken per activiteitcategorie, die in ieder geval door de opdrachtnemers moeten worden ingevuld. Dat gebeurt echter in twee van de vier plannen van aanpak niet. Ook in het casusonderzoek lijkt het zodoende zowel te gaan om het opstellen van plannen van aanpak door de opdrachtnemers zelf als om het accorderen van het verslag door de SROI-adviseur.

De SROI-desk moet het plan van aanpak goedkeuren
Uit het regionale Uitvoeringsprotocol, de gemeentelijke procesbeschrijving en het format van het plan van aanpak blijk dat de opdrachtnemer de plannen van aanpak per mail moet opsturen naar de SROI-desk ter goedkeuring (volgens de gemeentelijke procesbeschrijving alleen indien nodig, wat waarschijnlijk aansluit op of het om accorderen of maken is gegaan). De SROI-desk controleert daarbij of het plan van aanpak voldoet aan de voorwaarden van de gemeente en geeft indien nodig aan of er nog aanpassingen of aanvullingen nodig zijn. Volgens de gemeentelijke procesbeschrijving wordt bij de goedkeuring van het plan van aanpak ook nog om input gevraagd aan het WSP. Nadat het plan van aanpak is goedgekeurd, worden de afspraken (en eventuele tussentijdse aanpassingen) onderdeel van het contract.

Uit de gevoerde gesprekken blijkt dat wat betreft de activiteiten arbeidsparticipatie, sociale inkoop en co-creatieve projecten   (A-C) door de SROI-desk direct zelf akkoord kan worden gegeven. Over de invulling door andere maatschappelijke activiteiten (D) moet daarentegen de opdrachtgever akkoord geven. De opdrachtnemer moet hiervoor een onderbouwd voorstel met urenspecificatie indienen, waarover de SROI-desk advies geeft aan de opdrachtgever. 

Casussen
We zien in de onderzochte casussen dat de SROI-desk per mail goedkeuring geeft voor de vier geschreven plannen van aanpak en nog voorstellen voor aanvullingen doet.

Versturen plan van aanpak aan andere ketenpartners
In de gevoerde gesprekken is genoemd dat de plannen van aanpak worden gedeeld met de WSP-adviseurs, die reeds aanwezig waren bij het adviesgesprek. Uit de gesprekken van de contractmanagers maken we daarentegen op dat zij informatie uit het plan van aanpak ontvangen en indien gewenst het plan van aanpak kunnen opvragen bij de SROI-desk. Hiermee bestaan kortom vraagtekens of de contractmanagers de plannen van aanpak nu wel of niet standaard ontvangen. Door de SROI-desk is aangegeven dat in de nieuwe werkwijze, wanneer een contractmanager niet aanwezig is tijdens het adviesgesprek (wat meestal het geval is), zij in de cc worden meegenomen wanneer het plan van aanpak rond is. Het kan zijn dat dit voorheen niet standaard is gebeurd. 

Casussen
In de casussen zien we dat de adviseurs van Werkom/WSP en de contractmanagers meestal wel in de cc worden meegenomen rondom de plannen van aanpak, maar het gebeurt niet helemaal consequent. Soms gaat het om allebei en soms om een van beiden. Deze plannen van aanpak zijn gedeeltelijk in de ontwikkelfase (eind 2018-mei 2020) tot stand gekomen.

Samenvatting werkwijze
De standaardwerkwijze (hoewel er afhankelijk van de opdrachtnemer wel wat variatie mogelijk is) bij het kiezen van de SROI-invulling na de gunning is dat er een adviesgesprek wordt gevoerd tussen SROI-desk, WSP/Werkom en opdrachtnemer. De gemaakte afspraken worden vervolgens vastgelegd in een plan van aanpak, dat door de SROI-desk moet zijn goedgekeurd. De ketenpartners – het WSP/Werkom en de contractmanagers – zouden vervolgens het plan van aanpak ook ontvangen. In onderstaande figuur is de werkwijze en bijbehorende taakverdeling in deze fase na de gunning schematisch weergegeven.

Figuur 5.2 Schematische weergave kiezen SROI-verplichting na gunning

Bron: Rekenkamer Zaanstad.

Beoordeling helderheid

Werkwijze grotendeels vastgelegd, maar nog wel onduidelijkheden in taakverdeling
De werkwijze is grotendeels vastgelegd in met name het regionale Uitvoeringsprotocol, het gemeentelijke document SROI Processen en het format voor het plan van aanpak. Er zijn wel wat verschillen tussen de regionale en gemeentelijke stukken rondom de taakverdeling tussen de SROI-desk en de opdrachtnemers, die lijken te ontstaan door enerzijds de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de SROI-verplichting bij de opdrachtnemers zelf te willen beleggen en anderzijds de opdrachtnemers daarbij zoveel mogelijk te willen faciliteren. Zo zijn de opdrachtnemers verantwoordelijk om contact op te nemen, maar in de praktijk legt de SROI-desk zelf meestal het eerste contact. Daarnaast moeten de opdrachtnemers zelf een plan van aanpak maken, maar in de praktijk gaat het soms meer om het accorderen van het verslag van de SROI-desk van het adviesgesprek.

Werkwijze redelijk ingebed
De standaardwerkwijze met adviesgesprekken, plannen van aanpak en goedkeuring door de SROI-desk is redelijk goed ingebed (hoewel er wel variatie mogelijk is afhankelijk van de opdrachtnemer). Er ontstonden op basis van de gesprekken en casussen wel vraagtekens of de plannen van aanpak altijd gedeeld worden met de contractmanagers; volgens de SROI-desk gebeurt dat in de nieuwe werkwijze inmiddels standaard. De rol van de contractmanager is in deze fase optioneel en alleen informeel geregeld.

Duidelijkheid communicatie richting opdrachtnemers

De opdrachtnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de SROI-verplichting en kiezen dan ook zelf op welke wijze zij de SROI-verplichting willen invullen binnen de aangereikte mogelijkheden. Het is dan wel belangrijk dat er duidelijk wordt gecommuniceerd richting de opdrachtnemers over de invulling van de SROI-verplichting. In deze paragraaf ligt daarom de focus op de wijze waarop richting de opdrachtnemers wordt gecommuniceerd in de fase na de gunning. Daarnaast beoordelen we of de afspraken die worden gemaakt met de individuele opdrachtnemers voldoende duidelijk zijn: zijn zij vastgelegd en voldoende concreet?

Algemene informatievoorziening

De informatievoorziening aan opdrachtnemers na de gunning is goed
In de casussen zagen we dat de SROI-desk zelf het eerste contact legt met de opdrachtnemers per mail. De precieze mail wisselt door de tijd en/of de gekozen ondersteuningsvorm. We zien dat naast het Uitvoeringsprotocol aan deze mail verschillende informatiebladen worden toegevoegd, zoals een factsheet van het Uitvoeringsprotocol (inclusief een checklist voor bedrijven voor het adviesgesprek), een format voor het plan van aanpak en een informatieblad over het rapporteren. Deze hulpmiddelen zijn ook op de gemeentelijke website te vinden.  De factsheet/checklist en het format van het plan van aanpak zijn handige hulpmiddelen voor de ondernemers in deze fase. Een gesprekspartner geeft tevens aan dat de toelichting tijdens het adviesgesprek ertoe bijdraagt dat de voorwaarden en het proces rondom de invulling van de SROI-eis voor de opdrachtnemers duidelijker zijn geworden. 

Enquête
Meerdere opdrachtnemers hebben als positief punt de goede informatievoorziening benoemd. De overgrote meerderheid (81%) weet ook waar zij terechtkunnen voor vragen en/of ondersteuning.

Concreetheid afspraken met opdrachtnemers

Het streven is een concreet plan van aanpak
Sinds de inwerkingtreding van het nieuwe regionale beleid (mei 2020) wordt officieel gewerkt met de plannen van aanpak, maar deze werkwijze heeft zich reeds sinds 2019 in de Zaanse praktijk ontwikkeld. Een positief punt van het werken met plannen van aanpak is dat de gemaakte afspraken met de opdrachtnemers in een document worden vastgelegd. De plannen van aanpak zouden volgens de SROI-desk verder in de loop van de tijd beknopter van vorm zijn geworden. In de checklist voor bedrijven en het format van het plan van aanpak is ook te lezen dat wordt gestreefd naar een concreet plan van aanpak. 

Het format van de plannen van aanpak is informatief en overzichtelijk
Het format van het plan van aanpak vraagt inderdaad om een beknopt en overzichtelijk plan van aanpak van twee bladzijden. Er wordt eerst puntsgewijs beschreven welke acties (aanpak en afspraken) worden ingezet, zoals besproken tijdens het adviesgesprek. In de laatste versie van het format van januari 2021 gaat het om een samenvatting van het adviesgesprek door de SROI-adviseur; in de eerdere versie is het niet geheel duidelijk of de SROI-adviseur of de opdrachtnemer dit onderdeel invulde.

Daarnaast is per activiteitencategorie een apart blok opgenomen, die door de opdrachtnemer moet worden ingevuld. Het gaat hierbij om de verwachte aantallen kandidaten/plaatsen (activiteiten A en C) of de verwachte soort sociale inkopen (B) of andere maatschappelijke bijdragen (D). De specificatie van de categorie arbeidsparticipatie gaat niet verder dan betaalde dienstverbanden, werkervaringsplaatsen en BBL-leerbanen, BOL-stages en VSO/PRO-stages; er wordt dus geen verder onderscheid gemaakt naar de onderliggende doelgroepen.

Verder moeten aan het begin van het plan van aanpak een aantal kerngegevens in een tabel worden ingevuld. In de versie van juni 2020 ging het nog om de contactgegevens bij de opdrachtnemer, de opdrachtwaarde (vast of raming), het SROI-percentage en de SROI-waarde, de contractduur en mogelijke verlengingen en de contractmanager. De informatie over het SROI-percentage en de SROI-waarde geeft de opdrachtnemer inzicht in welke SROI-verplichting zij moet realiseren; de rest is met name voor de SROI-desk belangrijke informatie voor de monitoring van de realisatie van de afspraken. In de nieuwe versie van januari 2021 is veel van deze monitoringsinformatie dan ook overgezet naar het meldformulier. Tegelijkertijd wordt vermeld dat de informatie op het meldformulier er wel bij hoort. Het lijkt dan inzichtelijker om alle informatie in één document te hebben. In de feitelijke reactie heeft de ambtelijke organisatie laten weten dat het meldformulier en plan van aanpak inmiddels zijn samengevoegd. 

De plannen van aanpak bevatten afspraken op hoofdlijnen en zijn dynamisch
In de gevoerde gesprekken is naar voren gekomen dat de plannen van aanpak vooral dienen als een duidelijk moment voor opdrachtnemers, waarop afspraken worden gemaakt. Voor alle partijen (waaronder opdrachtnemers en WSP/Werkom) worden de verwachtingen duidelijk gemaakt, waarop vervolgens voortgebouwd kan worden. De plannen van aanpak betreffen dan ook vooral afspraken op hoofdlijnen over de mogelijke invulling. Het gaat om het vastleggen van opties, die vaak nog verder uitgewerkt moeten worden en waarmee men gedurende de looptijd van het contract nog flexibel kan omspringen. Er kunnen gedurende de uitvoering ook nog gesprekken worden gevoerd met de SROI-desk/WSP-adviseurs over de verdere of een andere passendere invulling, waarna het plan van aanpak wordt aangepast. Daarbij speelt ook dat de opdrachtwaarde bij voorbaat niet altijd vaststaat door bijvoorbeeld raamcontracten, verlengingen, indexaties of aanvullende opdrachten. Omdat de SROI-verplichting een percentage van de opdrachtwaarde omvat, schuift de waarde van de SROI-eis automatisch mee. Er moet dan ook gezamenlijk worden gekeken hoe de aanvullende SROI-waarde ingevuld kan worden. Het gaat volgens de SROI-desk om een proces, zeker bij langdurige contracten, waarbij het plan van aanpak wordt gezien als middel dat hierin richting geeft.

Ondanks dat de gemaakte afspraken in de (gewijzigde) plannen van aanpak onderdeel worden van het contract en in de gemeentelijke procesbeschrijving ook wordt gesproken over het vastleggen van prestatieafspraken, gaat het dus niet om harde afspraken over de realisatie van bepaalde activiteiten/doelgroepen met bepaalde streefwaarden. Hoewel het wel kan voorkomen dat er in het plan van aanpak concrete aantallen worden genoemd, wordt hierop niet gestuurd.  Er wordt daarentegen gestuurd op het realiseren van de SROI-waarde. Deze moet aan het einde van het contract gerealiseerd zijn. Dat is dus wel een harde contracteis. Tussentijds wordt wel gestuurd op de realisatie door middel van onder andere voortgangsgesprekken met de contractmanager (zie verder hoofdstuk 7). 

Casussen
In de onderzochte casussen zien we terug dat het gaat om (voorlopige) afspraken op hoofdlijnen. Ondanks het uitgebreide format per activiteitencategorie, lijkt de basis van het plan van aanpak de korte puntsgewijze beschrijving te zijn. Dat is (in ieder geval sinds de versie van 2021) een verslag van de adviseur van het adviesgesprek. De opdrachtnemers zouden de activiteitenblokken moeten invullen, maar dat gebeurt niet altijd. Van de vier plannen van aanpak zijn tweemaal de blokken ingevuld met concrete aantallen. Een verdere specificatie naar doelgroep zijn we niet tegengekomen, behalve bij een bestaand dienstverband van een garantiebaan. Het gaat verder regelmatig om het benoemen van mogelijke (extra) opties of om werkafspraken om bepaalde opties te gaan verkennen. Gewijzigde plannen van aanpak zijn we in de casussen niet tegengekomen.

Ketenactoren vinden gemaakte afspraken voldoende concreet
Het WSP/Werkom ondersteunt de opdrachtnemers bij de uitvoering van de afspraken (zie hoofdstuk 6) en de contractmanagers sturen op de realisatie van de afspraken tijdens de uitvoering (zie hoofdstuk 7). Beiden gaven aan dat zij in de uitvoering goed uit de voeten kunnen met de gemaakte afspraken uit het plan van aanpak. Hierbij helpt natuurlijk ook dat het WSP zelf betrokken is bij het maken van de afspraken. 

Bruikbaarheid werkwijze: passende afspraken

In deze paragraaf gaan we in op de bruikbaarheid van de werkwijze: in hoeverre leidt de inrichting tot passende afspraken voor de opdrachtnemers? Hiervoor gebruiken we signalen uit de gevoerde gesprekken, het casusonderzoek, de data-analyse en de enquête onder opdrachtnemers.

Soms komt er geen of pas in een laat stadium contact met de opdrachtnemers tot stand
Om tot passende afspraken te komen, is de eerste stap uiteraard dat er contact met de opdrachtnemers tot stand komt om afspraken te gaan maken. In het regionale Uitvoeringsprotocol is de verantwoordelijkheid om contact op te nemen na de gunning bij de opdrachtnemers belegd. De opdrachtnemers doen dat echter nog wisselend. Dat kan verschillende redenen hebben. De intrinsieke motivatie om aan de slag te gaan met SROI zal per opdrachtnemer variëren, maar ook kan worden afgevraagd of het voor de opdrachtnemers voldoende duidelijk is dat zijzelf contact moeten opnemen, mede omdat in diezelfde periode al het meldformulier aan de SROI-desk opgestuurd moet worden. Op het nieuwe meldformulier van 2021 is inmiddels ook vermeld dat de opdrachtnemers binnen twee weken contact moeten opnemen met de SROI-desk.  Dit komt de duidelijkheid ten goede; in de feitelijke reactie heeft de ambtelijke organisatie aangegeven dat door deze aanpassing het eerste contact in de praktijk ook steeds vaker door de opdrachtnemer tot stand komt.  Wel is het wat dubbelop dat opdrachtnemers enerzijds een meldformulier moeten opsturen naar de inkoopafdeling / het Ingenieursbureau, die het doorsturen naar de SROI-desk, en anderzijds de opdrachtnemers ook zelf contact moeten opnemen met de SROI-desk. Het lijkt efficiënter om het opsturen van het meldformulier en het maken van een afspraak voor een adviesgesprek met de SROI-desk aan elkaar te koppelen.  

Wanneer de melding wel via het Inkoopteam/Ingenieursbureau loopt, zou het beleggen van de verantwoordelijkheid om het eerste contact te leggen bij de SROI-desk ons inziens beter borgen dat er (snel) contact tot stand komt, dan wanneer deze verantwoordelijkheid wordt belegd bij de opdrachtnemers (mits de meldingsprocedure op orde is, zie hoofdstuk 4). In de praktijk neemt de SROI-desk al zelf contact op en in de gemeentelijke procesbeschrijving is dat ook zo opgenomen.  Het is niet duidelijk waarom deze werkwijze niet wordt geformaliseerd richting de opdrachtnemers. De ambtelijke organisatie heeft in de feitelijke reactie aangegeven de verantwoordelijkheid voor het opnemen van het eerste contact bij de opdrachtnemers te willen houden.  De Zaanse procesbeschrijving/praktijk zorgt echter nu wel voor onduidelijkheid over deze rolverdeling tussen SROI-desk en opdrachtnemers.

Ondanks dat de SROI-desk dus in de praktijk al zelf contact opneemt met de opdrachtnemers, bleek uit het onderzoek dat er in het verleden toch niet altijd of pas in een laat stadium contact of een plan van aanpak tot stand kwam. De indruk bestaat dat, ondanks dat de SROI-desk haar best doet, de huidige capaciteit eigenlijk te beperkt is om het maken van afspraken bij alle opdrachtnemers snel van de grond te laten komen, zeker bij opdrachten met een groot aantal opdrachtnemers. Bij het uitzetten van de enquête bleek bijvoorbeeld dat niet alle opdrachtnemers op de hoogte waren van hun SROI-verplichting en de SROI-desk ook niet met alle geregistreerde opdrachtnemers in contact stond. Het ging dan met name om Wmo-opdrachtnemers (circa zestig opdrachtnemers) waarvoor wel een gezamenlijke informatiebijeenkomst was georganiseerd, maar vervolgens geen plan van aanpak was opgestuurd. Tijdens dit onderzoek is er al een inhaalslag gemaakt om (opnieuw) met deze opdrachtnemers in contact te komen, maar aangezien de Wmo-contracten al sinds begin 2019 lopen, is dat wel redelijk laat.  In de data-analyse zagen we dat bij 32% van de contracten nog geen plan van aanpak is opgesteld, waarvan ongeveer de helft Wmo-contracten. Ook in de onderzochte casussen zien we dat de SROI-desk soms pas in een laat stadium contact zoekt met de opdrachtnemers. Of dat door de SROI-desk pas laat wordt gereageerd op een toegestuurd plan van aanpak of wanneer deze niet is opgestuurd (zie box). Kanttekening bij deze bevindingen is dat zij gedeeltelijk zijn gebaseerd op de oude werkwijzen, waarbij nog niet of niet volledig werd gewerkt met de werkwijze met adviesgesprekken en plannen van aanpak. In de nieuwe werkwijze zouden volgens de SROI-desk nieuwe SROI-contracten vierwekelijks worden besproken met het WSP , waarbij gezamenlijk wordt nagedacht over de mogelijke invulling en een planning voor de adviesgesprekken wordt gemaakt.  In hoeverre deze nieuwe werkwijze leidt tot een snellere totstandkoming van plannen van aanpak, is onbekend.

Casussen
In vier van de zes onderzochte casussen zagen we dat het eerste contact laat tot stand komt: in drie gevallen ruim een half jaar na de start van het contract en eenmaal pas anderhalf jaar later. Daarnaast wordt in twee casussen pas ruim een half jaar later op het plan van aanpak gereageerd en wordt bij één casus ruim een half jaar na het adviesgesprek naar het plan van aanpak gevraagd. Kanttekening daarbij is wel dat de start van deze contracten vóór of net na de oprichting van de SROI-desk lag, dat het om Wmo-contracten met een groot aantal opdrachtnemers ging waarvoor een informatiebijeenkomsten was georganiseerd en gewacht was op het nieuwe Uitvoeringsprotocol. Ook zagen we andersom dat ondanks meermaals aandringen van de SROI-desk het contact met een bedrijf niet goed van de grond kwam, omdat er geen contactpersoon werd toegezonden of deze niet reageerde. Ook hier kan echter wel ruime tijd zitten tussen wanneer opnieuw actie wordt ondernomen.

Enquête
Ongeveer 80% zegt ondersteuning te hebben gehad bij het kiezen van de SROI-invulling. Hoewel de opdrachtnemers overwegend positief zijn over de samenwerking met de SROI-desk, is er ook (sporadisch) kritiek. Opmerkingen zijn: “eerste afspraak komt niet tot stand” en “zaken blijven soms lang liggen”.

Data-analyse
Van de 142 SROI-contracten in de gemeentelijke registratie WIZZR was er bij 45 (32%) nog geen plan van aanpak tot stand gekomen. Ongeveer de helft daarvan (26; 57%) betrof Wmo-contracten. Deze zijn gestart per 2019, maar hier was wel om een plan van aanpak na de informatiebijeenkomst gevraagd. Daarnaast staan er nog contracten in de voormalige Excel-registratie, waarvoor nog geen afspraken zijn gemaakt met de opdrachtnemers en die nog overgezet moeten worden naar WIZZR. 

De ‘driehoeksgesprekken’ rondom het kiezen van de invulling zijn waardevol
Door een aantal gesproken ketenactoren is als positief punt van de werkwijze benoemd dat de SROI-invulling in dialoog met de opdrachtnemers tot stand komt. Het aanschuiven van het WSP/Werkom als derde partij zien zij ook als meerwaarde, omdat met de input van het WSP/Werkom over de mogelijkheden en beperkingen over het aanleveren van kandidaten een mismatch tijdens de uitvoering kan worden voorkomen. Het leidt er kortom toe dat er realistischere en passendere afspraken aan de voorkant worden gemaakt met de opdrachtnemers.  Ook de opdrachtnemers waarderen de advisering die zij kunnen krijgen rondom de SROI-invulling (zie box).

Enquête
In de enquête werd het gezamenlijk nadenken over de invulling vaak genoemd als sterk punt. Er zou ook sprake zijn van een constructieve en flexibele houding bij de gemeente, waarbij wordt gedacht in mogelijkheden. De kwaliteit van de ondersteuning wordt ook als goed beoordeeld: 71% van de opdrachtnemers geeft een 7 of hoger.

Het is in dit licht overigens wel opvallend dat de rol van de contractmanagers bij het maken van de afspraken beperkt is. Zij zijn, uitzonderingen daargelaten, niet aanwezig tijdens het adviesgesprek. Ook hun input zou echter van meerwaarde kunnen zijn bij het maken van realistische afspraken aan de voorkant, omdat zij wellicht uit eerdere of soortgelijke opdrachten inzichten kunnen hebben over de mogelijkheden en knelpunten bij de invulling. Daarnaast zou het de betrokkenheid van de contractmanagers bij SROI kunnen vergroten (zie ook hoofdstuk 7). Volgens de SROI-desk zou het niet efficiënt zijn om de contractmanagers standaard bij de adviesgesprekken aanwezig te laten zijn, maar voor het draagvlak wel nuttig zijn om ze een- of tweemaal uit te nodigen. 

Er is sprake van maatwerk binnen het bouwblokkenmodel
Zover we dat hebben kunnen beoordelen, lijkt er sprake van maatwerk binnen het bouwblokkenmodel. Dat de opdrachtnemers zelf kunnen kiezen welke activiteit(en) zij gaan uitvoeren binnen het bouwblokkenmodel, is op zichzelf al een waarborg voor maatwerk. Zowel in het casusonderzoek als de data-analyse (zie box) zien we verder dat er met de opdrachtnemers in het plan van aanpak verschillende afspraken worden gemaakt over de uit te voeren activiteiten. In de data-analyse valt tegelijkertijd op dat veel opdrachtnemers voor veel verschillende activiteiten hebben gekozen. Dat lijkt te bevestigen dat het in deze fase eerder gaat om het vastleggen van mogelijke opties dan om een toegespitst maatwerkplan waarin reeds concreet is opgenomen hoe de opdrachtnemer de SROI-eis precies gaat invullen (zie ook paragraaf 5.2.2).

Casussen
In de casussen komen alle mogelijke activiteiten langs: betaalde dienstverbanden, werkervaringsplaatsen, BBL-/(BOL)-stages, sociale inkoop, co-creatieve projecten en andere maatschappelijke activiteiten. Het gaat vaak om meerdere activiteiten. Ook gaat het regelmatig om activiteiten die de opdrachtnemers al binnen hun bestaande bedrijfsvoering hadden, zoals een garantiebaan of BBL’ers.Data-analyse
Ook de data-analyse over de 142 contracten in het gemeentelijke registratiesysteem WIZZR per 15 februari 2021 geeft aan dat er met opdrachtnemers verschillende afspraken zijn gemaakt voor de invulling in het plan van aanpak. Arbeidsparticipatie staat hier conform het beleid voorop, maar ook de nieuwe activiteit sociale inkopen komt reeds veel voor. Een groot deel van de opdrachtnemers heeft voor veel verschillende activiteiten gekozen. Meestal ging het om alle vormen van arbeidsparticipatie, vaak nog aangevuld met sociale inkoop, maar ook regelmatig nog met co-creatieve projecten en/of andere maatschappelijke bijdragen.

Figuur 5.3 Gekozen activiteiten in het plan van aanpak op basis van WIZZR (N=142)

Bronnen: Gemeente Zaanstad, Databestand WIZZR – Export Contracten uitgebreid per 15-2-2021. Analyse: door Rekenkamer Zaanstad.

Tabel 5.2 Aantal gekozen activiteiten in het plan van aanpak op basis van WIZZR (N=142)

Bronnen: Gemeente Zaanstad, Databestand WIZZR – Export Contracten uitgebreid per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Mogelijke activiteiten lijken echter nog niet altijd voldoende passend te zijn
De gesproken ketenactoren zijn over het algemeen positief over de verbreding van de toepassingsmogelijkheden. Dat schept voor de opdrachtnemers meer mogelijkheden om te kiezen voor een invulling die past bij de opdracht en/of hun bedrijf. Tegelijkertijd waren er (met name van de contractmanagers) signalen dat opdrachtnemers het in de praktijk toch lastig vinden hoe zij de SROI-verplichting precies kunnen invullen. De werkzaamheden van het bedrijf zijn niet altijd geschikt voor de doelgroep, zodat het invullen met de categorie arbeidsparticipatie lastig is (zie verder hoofdstuk 6). Daarnaast is ook genoemd dat sociale inkoop als alternatief nog beperkte mogelijkheden biedt, omdat weinig (lokale) ondernemingen aan de voorwaarden voor sociale ondernemingen voldoen. Ook speelde bij een opdracht dat de opdrachtnemers geen invulling konden geven aan de categorie andere maatschappelijke activiteiten, omdat deze andere maatschappelijke activiteiten al tot hun kerntaken behoren. Een gesprekspartner geeft verder aan dat voor bedrijven in de fysieke sector deze categorie juist nog verder uitgebreid zou kunnen worden naar andersoortige maatschappelijke activiteiten die meer aansluiten op hun reguliere werkzaamheden, zoals beheer en onderhoud in natuurgebieden of bij kinderboerderijen en sportverenigingen. Een gesprekspartner geeft aan de uitgebreide mogelijkheden uit het nieuwe bouwblokkenmodel nu wel toereikend te vinden, maar dat er nog winst valt te behalen met dat werkgevers meer bewust (gemaakt) worden van de verschillende mogelijkheden, zoals de co-creatieve projecten. 

Enquête
De opdrachtnemers zijn verdeeld over of de mogelijke activiteiten uit het bouwblokkenmodel voldoende passend zijn: 46% vindt van wel; 40% vindt van niet. In de gemaakte opmerkingen geven verschillende opdrachtnemers aan (de SROI-eis en) invulmogelijkheden niet passend te vinden bij de opdracht / het soort bedrijf. Meerdere opdrachtgever geven aan het – gezien hun werkzaamheden – jammer te vinden dat hbo-/wo-stagiaires niet meegenomen kunnen worden.  Ook zijn door een opdrachtnemer de hoge voorwaarden voor sociale ondernemers genoemd. Daarnaast geven sommigen aan als kerntaak al participatie- of andere maatschappelijke activiteiten uit te voeren, waardoor het lastig is om daarbovenop nog maatschappelijke waarde te creëren. Twee opdrachtnemers noemen overigens juist expliciet de ruime mogelijkheden, met co-creatieve projecten en BBL/BOL, als pluspunt.

Conclusie

In dit hoofdstuk hebben we beoordeeld of de werkwijze na de gunning, waarin de invulling van de SROI-verplichting wordt bepaald, helder en bruikbaar is en of er sprake is van duidelijke communicatie richting de opdrachtnemers in deze fase. Hiervoor zijn we nagegaan of de werkwijze en de bijbehorende taakverdeling op papier zijn vastgelegd en of deze in de praktijk ook als zodanig wordt toegepast. Verder is nagegaan in hoeverre de werkwijze leidt tot concrete en passende SROI-afspraken voor de opdrachtnemers en hoe opdrachtnemers in het algemeen zijn geïnformeerd over dit onderdeel van het SROI-proces.

Werkwijze grotendeels vastgelegd, maar enkele onduidelijkheden in taakverdeling
De standaardwerkwijze – waarin er een adviesgesprek wordt gevoerd tussen SROI-desk, WSP/Werkom en opdrachtnemer en de afspraken vervolgens worden vastgelegd in een plan van aanpak, wat de SROI-desk goedkeurt – is grotendeels vastgelegd. Wel zijn er nog onduidelijkheden over de taakverdeling tussen de opdrachtnemers en SROI-desk rondom het leggen van het eerste contact en het maken van het plan van aanpak. Er bestaat een zekere spanning tussen enerzijds het willen beleggen van de verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemers en anderzijds deze hierin zoveel mogelijk te willen faciliteren. De rol van de contractmanager is in deze fase verder optioneel en alleen informeel geregeld.

Werkwijze grotendeels toegepast, maar plan van aanpak komt soms pas laat tot stand
Deze standaardwerkwijze lijkt in de praktijk ook redelijk goed te zijn ingebed (hoewel er afhankelijk van de opdrachtnemers wel wat variatie mogelijk is). Wel zagen we dat de afspraken met de opdrachtnemers soms niet of pas laat tot stand komen: voor 32% van de contracten in de WIZZR-registratie was nog geen plan van aanpak opgesteld. Hoewel het hierbij gedeeltelijk om contracten gaat die gestart zijn onder de oude werkwijze, zou een strakkere inrichting van de huidige werkwijze (combineren van melding en maken van afspraak voor adviesgesprek; duidelijkere rolverdeling tussen SROI-desk en opdrachtnemer) hierin nog kunnen helpen. Verder bestaat de indruk dat de capaciteit van de SROI-desk met twee parttime medewerkers een rol speelt. Daarnaast zijn er vraagtekens of de contractmanagers nu standaard het plan van aanpak ontvangen; dat zou volgens de SROI-desk in de nieuwe werkwijze wel gebeuren.

Goede algemene informatievoorzieing aan opdrachtnemers
De schriftelijke informatievoorziening richting de opdrachtnemers over dit onderdeel van het SROI-proces is goed. De SROI-desk heeft daarbij handige hulpmiddelen voor de opdrachtnemers opgesteld, namelijk een checklist voor het adviesgesprek en een format voor een plan van aanpak. De toelichting tijdens het adviesgesprek is verder een waarborg voor communicatie over het proces richting de opdrachtnemers. Opdrachtnemers geven dan ook aan dat zij weten waar ze terechtkunnen voor vragen en ondersteuning (81%).

Gemaakte afspraken met opdrachtnemers zijn in dit stadium nog weinig concreet
Met het plan van aanpak worden de afspraken met de individuele opdrachtnemers vastgelegd en de opzet van het plan van aanpak is beknopt, maar de gemaakte afspraken zelf zijn echter minder concreet. Er worden afspraken gemaakt op hoofdlijnen over mogelijke activiteiten, die in de uitvoering nog verder verkend en/of uitgewerkt moeten worden en waar flexibel mee wordt omgesprongen. Net als op beleidsniveau wordt alleen hard gestuurd op het realiseren van de SROI-waarde (prestatie). De ketenactoren (WSP/ contractmanagers) geven wel aan tijdens de uitvoering voldoende uit de voeten te kunnen met de afspraken uit het plan van aanpak.

Werkwijze met adviesgesprekken leidt tot maatwerk, maar mogelijke activiteiten worden door aanzienlijk deel van opdrachtnemers (40%) niet als voldoende passend ervaren
De werkwijze is officieel pas sinds mei 2020 volledig ingevoerd, maar lijkt redelijk bruikbaar. De ‘driehoeksdialoog’ is een sterk punt en de opdrachtnemers zijn over het algemeen ook tevreden over de verkregen advisering rondom de SROI-invulling. Er is verder sprake van maatwerk binnen het bouwblokkemodel: met de opdrachtnemers worden verschillende soorten afspraken gemaakt. Wel zijn de gemaakte afspraken vaak nog vrij breed en de opdrachtnemers (en contractmanagers) geven – ondanks de verbreding van het bouwblokkenmodel – aan dat de mogelijke activiteiten nog niet altijd voldoende passend zijn (40% versus 46%). Arbeidsparticipatie sluit volgens hen niet altijd aan bij de werkzaamheden van het bedrijf. De mogelijkheden voor sociale inkoop zouden daarnaast nog beperkt zijn. De invulling van de overige maatschappelijke activiteiten overlapt verder soms met de taken van opdrachtnemers in het sociaal domein en kan juist nog worden verbreed met activiteiten die meer aansluiten op fysieke bedrijven.

Uitvoering afspraken: ondersteuning

Opdrachtnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de SROI-verplichting. Tijdens de uitvoering van de SROI-afspraken kunnen zij echter wel ondersteuning krijgen van het regionaal opererende Werkgevers Servicepunt Zaanstreek-Waterland (WSP) of andere maatschappelijke partners.  In dit hoofdstuk gaan we zodoende na in hoeverre de opdrachtnemers gebruikmaken van deze ondersteuning, en zo ja, of het hen heeft geholpen om de SROI-verplichting te realiseren. Daarmee geven we antwoord op de volgende subvraag:

In hoeverre heeft de ondersteuning tijdens de uitvoering de opdrachtnemers geholpen om de SROI-afspraken te realiseren?

Deze subvraag zullen we beantwoorden aan de hand van het normenkader dat is weergegeven in tabel 6.1. Het gaat om normen en algemene toetspunten die we voor elk onderdeel van het SROI-proces hanteren. Soms is een toetspunt nog verder gespecificeerd naar de ondersteuning tijdens de uitvoering.

Tabel 6.1 Normen en toetspunten ondersteuning tijdens uitvoering

Helderheid werkwijze

In deze paragraaf komt aan bod of de werkwijze en de bijbehorende taakverdeling bij de ondersteuning tijdens de uitvoering voldoende helder zijn. In paragraaf 6.1.1 geven we eerst kort aan waar de werkwijze is vastgelegd. In paragraaf 6.1.2 beschrijven we vervolgens de werkwijze. In paragraaf 6.1.3 beoordelen we tot slot de helderheid van de werkwijze en bijbehorende taakverdeling.

Vastlegging werkwijze

In de regionale beleidsnotitie / het Uitvoeringsprotocol en de gemeentelijke SROI-procesbeschrijving komt de werkwijze bij de ondersteuning tijdens de uitvoering slechts beperkt aan bod. Volgens de regionale beleidsnotitie wordt er samengewerkt met het Werkgevers Servicepunt (WSP) en/of andere maatschappelijke partners. Het WSP ondersteunt de opdrachtnemers en daarmee zou de uitvoering van SROI grotendeels bij het WSP zijn belegd. Waar aan de andere onderdelen van het SROI-proces echter een hoofdstuk is gewijd in de regionale beleidsnotitie, wordt de ondersteuning bij de uitvoering door het regionale WSP niet verder uitgewerkt.  Ook in de procesbeschrijving in het Uitvoeringsprotocol komt de ondersteuning door het WSP niet terug.   In de gemeentelijke procesbeschrijving is als processtap wel de uitvoering van de SROI-invulling door de opdrachtnemer, ondersteund door WSP/Werkom (en in samenwerking met externe partners) opgenomen. Ten opzichte van de andere onderdelen van het SROI-proces is de uitwerking van de ondersteuning door het WSP/Werkom in één processtap echter ook summier te noemen. 

In zowel het regionale Uitvoeringsprotocol als de gemeentelijke procesbeschrijving is summier beschreven wat de ondersteuning van het WSP bij de categorie arbeidsparticipatie kan inhouden. Het gaat dan om het aanleveren van kandidaten (ondersteunen bij werving, selectie, matching en plaatsing), het adviseren over het passend maken van functies voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (jobcarving) en informeren over beschikbare (financiële) ondersteuningsinstrumenten en voorzieningen. Daarnaast is in het Uitvoeringsprotocol opgenomen dat ondanks de mogelijkheid tot ondersteuning, het WSP geen leveringsplicht van kandidaten heeft. De opdrachtnemer blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de realisatie van de SROI-verplichting. In de gemeentelijke procesbeschrijving wordt daarnaast ondersteuning door het WSP/Werkom bij de activiteitencategorieën sociale inkoop en co-creatieve projecten genoemd, maar er is niet verder uitgewerkt wat deze ondersteuning inhoudt. 

In de opdrachtomschrijving van de gemeente voor Werkom (2020) is opgenomen dat het faciliteren van opdrachtnemers bij het invullen van hun SROI-verplichting behoort tot de werkgeversdienstverlening vanuit het WSP.   In het marktbewerkingsplan van het WSP van 2020 is als speerpunt opgenomen om SROI-kansen te creëren en te benutten en dat opdrachtnemers met een SROI-verplichting voorkeurspartner zijn in de werkgeversbenadering. Ze zouden onder andere actief betrokken worden bij het organiseren van ‘speed meets’ en het ontwikkelen en uitvoeren van co-creatieve projecten. 

De werkwijze rondom de ondersteuning van de opdrachtnemers tijdens de uitvoering van de SROI-afspraken is kortom maar beperkt vastgelegd in de regionale en gemeentelijke stukken. Het gaat meer om het vermelden dat er ondersteuning door het WSP mogelijk is met een korte beschrijving, maar het bevat geen procesbeschrijving hoe deze ondersteuning nu precies verloopt. SROI zou binnen het proces van de werkgeversdienstverlening van het WSP alleen nog deels zijn vastgelegd in informele werkafspraken (niet in ons bezit). 

Beschrijving werkwijze

Omdat de werkwijze bij de ondersteuning tijdens de uitvoering maar beperkt is vastgelegd in de regionale en gemeentelijke stukken, is de onderstaande beschrijving van de werkwijze vooral gebaseerd op de gevoerde gesprekken met de ketenactoren. Daarnaast gebruiken we het casusonderzoek als aanwijzing voor hoe het proces in de praktijk verloopt.

Ondersteuning tijdens de uitvoering is optioneel
Omdat opdrachtnemers zelf verantwoordelijk zijn voor het realiseren van de SROI-verplichting, is volgens de gesproken ketenactoren het initiatief voor ondersteuning bij de opdrachtnemers zelf belegd. Ondersteuning is voor opdrachtnemers dus geen verplichting, maar optioneel. In de praktijk krijgen dan ook niet alle opdrachtnemers ondersteuning. Sommige bedrijven kunnen op eigen kracht de SROI-verplichting realiseren. 

Casussen
In vier van de zes casussen was sprake van ondersteuning door het WSP/Werkom. Uit de twee andere casussen bleek uit het dossier niet dat er sprake was van ondersteuning tijdens de uitvoering. Deze opdrachtnemers hadden dat ook niet nodig. Bij een van de casussen was de verplichting bij aanvang al gerealiseerd met een bestaand dienstverband van een garantiebaan; bij de andere casus is er sprake van een actieve opdrachtnemer met een eigen SROI-medewerker, waar de SROI-verplichting ook al voor het einde van de contractdatum was gerealiseerd (en zelfs meer dan dat).

Enquête
Van de opdrachtnemers die de enquête hebben ingevuld, heeft een aanzienlijk deel (40%) ondersteuning gehad van het Werkgevers Servicepunt. Daarentegen zegt een krappe meerderheid (52%) geen ondersteuning van het WSP te hebben gehad.

Wie de ondersteuning uitvoert, is afhankelijk van de gekozen activiteiten
De ondersteuning van opdrachtnemers tijdens de uitvoering verloopt volgens de gesproken adviseurs van het WSP/Werkom niet volgens een vaste systematiek. In de uitvoeringsfase gaat het wederom om maatwerk, omdat de mogelijkheden afhankelijk zijn van de opdracht(nemer). Voor sommige bedrijven kan de SROI-verplichting eenvoudig worden ingevuld, bij andere moeten creatieve oplossingen worden gezocht. Het gaat erom de opdrachtnemer in gesprek mee te nemen in de mogelijkheden en samen na te denken over welke invulling het meest kansrijk is. Conform het beleid staat arbeidsparticipatie hierbij voorop. Mocht dat niet mogelijk zijn, wordt er gekeken naar alternatieven, zoals werkervaringsplaatsen en leerwerkbanen om de juiste kennis en ervaring op te doen en vervolgens naar de activiteiten sociale inkoop, co-creatieve projecten of andere maatschappelijke bijdragen. Deze dialoog start bij het adviesgesprek na de gunning en wordt in de uitvoeringsfase voortgezet in gesprekken over de verdere uitwerking en uitvoering van de afspraken uit het plan van aanpak. 

Wie de ondersteuning precies uitvoert, is kortom afhankelijk van de (verwachte of gekozen) activiteit(en). Deze taakverdeling wordt hieronder op hoofdlijnen uiteengezet. Omdat Werkom namens Zaanstad deelneemt aan het WSP bestaat er in de praktijk daarentegen overlap in de betrokkenheid van de adviseurs van het WSP en Werkom bij de verschillende activiteitencategorieën en men zou elkaar daarin ook opzoeken. Het onderscheid is in de praktijk dus minder strikt dan hieronder weergegeven. 

Bij de categorie arbeidsparticipatie (A) wordt de ondersteuning doorgaans gegeven door het Werkgevers Servicepunt (WSP). Deze ondersteuning van opdrachtnemers met een SROI-verplichting maakt onderdeel uit van de reguliere werkgeversdienstverlening. Het gaat om het stimuleren en ondersteunen van werkgevers bij het creëren van kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals het matchen van kandidaten en werkgevers, het adviseren over het creëren van functies voor deze doelgroep of het informeren over (financiële) ondersteuningsinstrumenten (zie verder kader).

Wie binnen het WSP de ondersteuning verleent, is verder weer afhankelijk van de branche waartoe de opdrachtnemer behoort en de keuze van de doelgroep. Het WSP is namelijk ingedeeld in verschillende branches met adviseurs uit de verschillende regiogemeenten en het UWV.  De ondersteuning van opdrachtnemers met een SROI-verplichting bij de gemeente Zaanstad worden binnen het WSP doorgaans opgepakt door de adviseurs van Werkom binnen de betreffende branches.   De reguliere adviseurs van Werkom zijn gericht op kandidaten uit de Participatiewet, maar er zijn ook weer adviseurs van Werkom die gespecialiseerd zijn in kandidaten uit het doelgroepenregister. Wanneer door de opdrachtnemer wordt gekozen voor de doelgroepen WW, WIA of Wajong zal binnen het WSP een adviseur van het UWV de ondersteuning op zich nemen. 

Binnen de categorie arbeidsparticipatie zijn voor de activiteiten BBL-leerbanen, BOL-stages en stages voor het voortgezet speciaal en praktijkonderwijs jongeren de voornaamste doelgroep. De ondersteuning en het aanleveren van kandidaten bij deze activiteiten verloopt daarom doorgaans via het Jongerenloket. De ondersteuning door het Jongerenloket hebben we in het onderzoek verder buiten beschouwing gelaten. 

Bij de activiteitencategorieën sociale inkoop (B), co-creatieve projecten (C) en andere maatschappelijke activiteiten (D) betreft de ondersteuning met name het bij elkaar brengen van verschillende partijen. De opdrachtnemers kunnen bijvoorbeeld in contact worden gebracht met Werkom, sociale ondernemers, onderwijsinstellingen en andere maatschappelijke organisaties/sociale projecten. Bij activiteitencategorie bijdragen aan maatschappelijke activiteiten (D) speelt met name het WSP een faciliterende rol. Bij de activiteitencategorieën sociale inkoop (B) en co-creatieve projecten (C) kan de ondersteuning ook plaatsvinden door een strategisch adviseur van Werkom. Wanneer er weinig mogelijkheden zijn voor arbeidsparticipatie, denkt deze strategisch adviseur van Werkom mee over een andere creatieve invulling  en zet de gemaakte afspraken vervolgens verder uit binnen Werkom en eventueel andere maatschappelijke partners. Bij sociale inkoop wordt in eerste instantie gestuurd op inkoop bij Werkom zelf. Anders zal binnen het brede netwerk van Werkom gekeken worden naar andere mogelijkheden voor sociale inkoop: in eerste instantie bij andere participatiebedrijven of anders bij sociale ondernemingen.  Dat de strategisch adviseur van Werkom ook een rol heeft tijdens de adviesgesprekken/ondersteuning bij de uitvoering is opgenomen in de gemeentelijke procesbeschrijving, maar er is niet uitgewerkt welke rol deze strategisch adviseur dan precies heeft. Deze rol berust kortom vooral op informele afspraken. 

Casussen
In de onderzochte casussen wordt het maatwerk in de geboden ondersteuning uit deze paragraaf onderschreven. In vier van de zes casussen zien we dat er sprake is van ondersteuning bij de uitvoering door het WSP/Werkom. In twee casussen is er ondersteuning vanuit het WSP met het aanleveren van kandidaten; in één casus was er ondersteuning vanuit Werkom bij het aanleveren van een kandidaat en een koppeling met een lokale maatschappelijke organisatie (combinatie A en D). In de andere casus zien we dat er in het plan van aanpak afspraken zijn gemaakt voor samenwerking met het WSP voor het adviseren over het creëren van functies voor de doelgroep, het aanleveren van kandidaten en het creëren van werkervaringsplaatsen. Voor een co-creatief project wordt ook naar het WSP verwezen. Voor sociale inkoop (bij Werkom) kon contact met de strategisch adviseur van Werkom worden gezocht. In de casussen is dus ook terug te zien dat de betrokkenheid van WSP en Werkom in de praktijk door elkaar lopen.

Tussen de SROI-desk en het WSP zijn periodieke overleggen ingericht
Tijdens de uitvoering van de gemaakte afspraken uit de plannen van aanpak, speelt de SROI-desk nog een adviserende en coördinerende rol. Zo kunnen er nog vervolgadviesgesprekken plaatsvinden met de opdrachtnemer of kan zij een rol spelen in het bij elkaar brengen van verschillende partijen binnen haar netwerk, bijvoorbeeld bij de co-creatieve projecten of andere maatschappelijke bijdragen. 

De SROI-desk denkt verder mee met de WSP-adviseurs   over de verdere invulling van de SROI-verplichting tijdens de uitvoering. Sinds 2020 zijn vierwekelijkse branche-overleggen ingericht tussen de SROI-desk en de WSP-adviseurs. Tijdens deze overleggen worden nieuwe contracten evenals de stand van zaken bij lopende contracten besproken. Bij nieuwe contracten wordt besproken welke mogelijkheden er zijn voor de invulling en een planning gemaakt voor de adviesgesprekken. Daarnaast wordt samen nagedacht over hoe de gemaakte SROI-afspraken in het plan van aanpak verder kunnen worden ingevuld. Bovendien is het de plaats om knelpunten tijdens de uitvoering te bespreken. Daarbij gaat het ook om de houding van de opdrachtnemers: heeft deze contact gezocht met het WSP en komen zij de gemaakte afspraken na, zoals het aanleveren van vacatures? Tot slot wordt in meer algemene zin nagedacht over kansen voor SROI binnen de branche.  Deze branchegesprekken zijn niet in de regionale of gemeentelijke stukken opgenomen en berusten dus op informele afspraken.

Cassussen
In twee casussen is een uittreksel teruggevonden van de branche-overleggen tussen SROI-desk en WSP. Het gaat beide om de branche Bouw en industrie & techniek. Hierop zijn de lopende contracten van de opdrachtnemer terug te vinden inclusief de SROI-waarde. Het geeft de stand van zaken tijdens het eerste overleg en vervolgens een actielijst uit latere overleggen. Er wordt ook gemeld wanneer de opdrachtnemer activiteiten heeft geregistreerd en welke SROI-waarde nog resteert. Het WSP is via deze branche-overleggen kortom op de hoogte van welke SROI-verplichtingen er bestaan en wat de stand van zaken daarbij is.

Door de inrichting van de samenwerking tussen de SROI-desk en het WSP (met adviesgesprekken en branche-overleggen) is SROI volgens gesproken ketenactoren meer op de voorgrond komen te staan bij het WSP. De gesproken adviseurs van WSP/Werkom vinden ook dat SROI voldoende is ingebed binnen het WSP: de basis is op orde en de instrumenten zijn duidelijk. Door de SROI-desk zouden ook informatiebijeenkomsten over het nieuwe beleid en Uitvoeringsprotocol zijn gehouden. Een extra voordeel van de branche-overleggen zou zijn dat de WSP-adviseurs van het UWV ook meer betrokken raken bij SROI. 

Ten tijde van dit onderzoek waren de branche-overleggen met het WSP echter nog in ontwikkeling. In het voorjaar van 2021 vonden zij inmiddels plaats voor de branches Bouw en industrie & techniek, Zorg & welzijn en Horeca & hospitality inclusief Zakelijke Dienstverlening. Volgens de SROI-desk betreft het hier de belangrijkste branches met circa 90-95% van de SROI-opdrachten. In 2021 zou ook een overleg met de branche Transport en Logistiek worden ingericht. Daarna zou bekeken worden welke opdrachten nog resteren en hoe de samenwerking met het WSP hiervoor verder ingericht kan worden. Sommige opdrachten kunnen namelijk niet goed aan een branche van het WSP gekoppeld worden. 

In de feitelijke reactie heeft de ambtelijke organisatie laten weten het beperkte aantal contracten in de branche Transport en Logistiek inmiddels individueel met de betreffende WSP-adviseur te regelen. Binnen de branche Dienstverlening was verder op dat moment geen sprake van SROI-contracten. Er zou daarmee volgens de ambtelijke organisatie geen aanvulling meer nodig zijn op de drie bestaande branche-overleggen. 

Samenvatting werkwijze
Opdrachtnemers kunnen indien gewenst ondersteuning krijgen tijdens de uitvoeringsfase. Wie de ondersteuning precies uitvoert, is afhankelijk van de gekozen activiteit(en). Het Werkgevers Servicepunt is hierbij de belangrijkste speler, maar bij sociale inkoop en co-creatieve projecten kan de ondersteuning ook plaatsvinden door een strategisch adviseur van Werkom.  Tussen de SROI-desk en WSP-adviseurs zijn vierwekelijkse branche-overleggen ingericht, waar gezamenlijk wordt nagedacht over de (verdere) invulling van de SROI-verplichting en de voortgang en knelpunten worden besproken. In onderstaand figuur zijn de werkwijze en taakverdeling rondom de ondersteuning tijdens de uitvoeringsfase schematisch samengevat.

Figuur 6.1 Schematische weergave ondersteuning tijdens uitvoering

Bron: gemaakt door Rekenkamer Zaanstad.

Beoordeling helderheid

Werkwijze en bijbehorende taakverdeling vooral nog informeel geregeld
De werkwijze rondom de ondersteuning van de opdrachtnemers tijdens de uitvoering van de SROI-afspraken is maar beperkt vastgelegd in de regionale en gemeentelijke stukken. Het gaat meer om het vermelden dat er ondersteuning door het WSP mogelijk is met een korte beschrijving. De ondersteuning is ook maatwerk per opdrachtnemer op basis van de gekozen activiteit(en), hoewel wie de ondersteuning bij verschillende activiteiten biedt, in de praktijk in elkaar overloopt tussen het WSP en de strategisch adviseur van Werkom. De ondersteuning van SROI-opdrachtnemers binnen de categorie arbeidsparticipatie maakt bovendien deel uit van de reguliere werkgeversdienstverlening van het WSP. De specifieke ondersteuning van SROI-opdrachtnemers binnen de werkgeversdienstverlening van het WSP en de samenwerking met de SROI-desk is nu nog vooral informeel geregeld. Ook de rol van strategisch adviseur van Werkom berust op informele afspraken.

SROI steeds meer ingebed binnen WSP/Werkom
Omdat de werkwijze voor ondersteuning aan SROI-opdrachtnemers maar beperkt is vastgelegd, is het lastig om uitspraken te doen of de werkwijze ook in de praktijk wordt toegepast. In het casusonderzoek en enquête zagen we in ieder geval dat het WSP/ Werkom in de praktijk ondersteuning biedt aan een deel van de opdrachtnemers. Met de inrichting van de samenwerking met de SROI-desk zou SROI ook steeds meer ingebed raken binnen het WSP. Voor de drie belangrijkste branches waren ten tijde van ons onderzoek branche-overleggen tussen het WSP en SROI-desk ingericht.

Duidelijkheid communicatie richting opdrachtnemers

Wanneer de opdrachtnemers zelf verantwoordelijk zijn om het initiatief te nemen wanneer zij ondersteuning wensen bij het realiseren van de SROI-verplichting, is het een belangrijke voorwaarde dat opdrachtnemers daarmee ook bekend zijn. In deze paragraaf ligt daarom de focus op de wijze waarop richting de opdrachtnemers wordt gecommuniceerd over de geboden ondersteuning. Daarnaast zijn we in het kader van duidelijke communicatie richting de opdrachtnemers in het casusonderzoek nagegaan in hoeverre de afspraken die worden gemaakt met individuele opdrachtnemers voldoende concreet zijn. Zoals we in hoofdstuk 5 zagen, worden na de gunning afspraken over de SROI-invulling vastgelegd in het plan van aanpak. Het gaat dan om afspraken op hoofdlijnen, die tijdens de uitvoeringsfase nog verder uitgewerkt en uitgevoerd moeten worden. In dit hoofdstuk richten we ons op de vastlegging en concreetheid van deze uitvoeringsafspraken tussen de opdrachtnemers en het WSP/Werkom.

Algemene informatievoorziening

Schriftelijke informatievoorziening over mogelijke ondersteuning kan uitgebreider
De schriftelijke informatievoorziening over de mogelijkheid tot ondersteuning door het WSP/Werkom vindt grotendeels al plaats in de fase na de gunning, wanneer de SROI-desk het eerste contact met de opdrachtnemer legt om een afspraak te maken voor een adviesgesprek over de invulling van de SROI-verplichting (zie ook paragraaf 5.2.1). Op de gemeentewebsite en in het Uitvoeringsprotocol, de factsheet/checklist voor bedrijven en de eerste mail van de SROI-desk wordt de mogelijkheid tot ondersteuning door het WSP (kort) geïntroduceerd, inclusief contactgegevens. Er is (in tegenstelling tot het plan van aanpak of de rapportage) echter geen informatieblad beschikbaar waarin de mogelijkheden tot ondersteuning voor de opdrachtnemers verder worden toegelicht.   Er wordt wel verwezen naar de website  van het WSP.  Daarop staat algemene informatie over waarmee het WSP werkgevers van dienst kan zijn om kansen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Deze bevat echter geen specifieke informatievoorziening voor opdrachtnemers met een SROI-verplichting.  Wel is door Werkom een brochure gemaakt rondom sociaal inkopen en deze is te vinden op een apart tabblad op de website van Werkom.  

Tijdens en na adviesgesprek wordt opdrachtnemer individueel geïnformeerd
Het adviesgesprek is echter ook een belangrijke informatiebron voor de opdrachtnemer. Tijdens het adviesgesprek kan de aanwezige adviseur van WSP/Werkom de mogelijke ondersteuning toelichten. De opdrachtnemer heeft hierdoor tevens direct een contactpersoon bij WSP/Werkom. De opdrachtnemer kan bij deze contactpersoon in het vervolg terecht om de ondersteuning bij de gemaakte afspraken te starten en voor verdere vragen. 

Enquête
Zoals ook al in paragraaf 5.2.1 gesteld, hebben meerdere opdrachtnemers als positief punt de goede informatievoorziening benoemd. De overgrote meerderheid (81%) weet ook waar zij terechtkunnen voor vragen en/of ondersteuning.

Concreetheid afspraken met opdrachtnemers

Concreetheid uitvoeringsafspraken lastig te beoordelen op basis van casusonderzoek
In de plannen van aanpak worden afspraken op hoofdlijnen vastgelegd over de mogelijke invulling van de SROI-verplichting en eventuele ondersteuning van het WSP/Werkom daarbij. Deze afspraken moeten vervolgens nog concreet vorm krijgen tussen het WSP/Werkom en de opdrachtnemers in de uitvoering. Op basis van het casusonderzoek was het voor ons echter niet mogelijk om een goed beeld te krijgen van de vastlegging en concreetheid van de gemaakte uitvoeringsafspraken tussen het WSP/Werkom en de opdrachtnemers. De verklaring is dat het vooral het dossier van de SROI-desk betrof, waarin (logischerwijs) soms wel werkafspraken (verslagen branchegesprekken) of terugkoppeling tussen het WSP en de SROI-desk waren opgenomen, maar weinig direct contact tussen het WSP/Werkom en de opdrachtnemers zelf. 

Bruikbaarheid werkwijze: behulpzaam bij realiseren SROI-verplichting

Inrichting van ondersteuning is een pluspunt
Als eerste is het feit dat de opdrachtnemers ondersteuning kunnen krijgen bij het realiseren van de SROI-verplichting een sterk punt in de werkwijze. Door een gesprekspartner is aangegeven dat met het positioneren van de ondersteuning bij het WSP/Werkom het nu beter lukt om werkgevers en kandidaten te matchen dan in het verleden het geval was toen deze rol nog niet duidelijk belegd was.  Verder kan met de ondersteuning door het WSP/Werkom ook meer lokale impact met SROI worden gegenereerd. Een deel van de opdrachtnemers is namelijk elders in het land gevestigd. Wanneer opdrachtnemers zelf zorgen voor het invullen van de SROI-verplichting, gaat het daarmee niet automatisch om kandidaten uit Zaanstad of de regio Zaanstreek-Waterland. Dat kan ook niet als voorwaarde worden opgenomen in het SROI-beleid vanwege het Europese non-discriminatiebeginsel op basis waarvan geen onderscheid tussen kandidaten mag worden gemaakt (zie ook paragraaf 2.3). Met de mogelijkheid tot ondersteuning door het WSP/Werkom wordt de plaatsing van lokale kandidaten daarentegen wel gestimuleerd. 

Samenwerking SROI-desk en WSP/Werkom draagt bij aan totstandkoming ondersteuning
Sinds 2020 is de samenwerking tussen de SROI-desk en het WSP/Werkom (officieel) ingericht met de aanwezigheid van WSP-adviseurs tijdens de adviesgesprekken en de branche-overleggen. Deze samenwerking draagt er volgens de gesproken ketenactoren aan bij dat de ondersteuning tijdens de uitvoeringsfase daadwerkelijk van de grond komt (en hiermee dat de SROI-verplichting uiteindelijk wordt gerealiseerd). De opdrachtnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de SROI-verplichting en daarmee om het initiatief te nemen wanneer zij daarbij ondersteuning wensen. Het WSP is echter bij veel bedrijven niet op voorhand bekend. Met de aanwezigheid bij de adviesgesprekken wordt het WSP/Werkom bij de opdrachtnemers geïntroduceerd en tevens hebben de opdrachtnemers dan direct een aanspreekpunt bij Werkom/WSP, wat een snelle opstart van de uitvoering van de afspraken ten goede zou komen. Andersom is het WSP door de aanwezigheid tijdens het adviesgesprek, het naderhand ontvangen van het plan van aanpak en de branche-overleggen op de hoogte van welke bedrijven een SROI-verplichting hebben, welke afspraken er zijn gemaakt en wat de stand van zaken daarbij is. Indien nodig kunnen zij dus ook andersom contact opnemen wanneer opdrachtnemers dat zelf niet doen over de uitvoering van de gemaakte afspraken of wanneer zij een geschikte kandidaat voor het bedrijf in de portefeuille hebben. 

Signalen dat de vele betrokken actoren tijdens de uitvoering ruis en een lang tijdpad kunnen veroorzaken
Een knelpunt dat is genoemd in de gesprekken, is de borging van de structurele aandacht bij de opdrachtnemers voor de SROI-afspraken. De opdrachtnemers zijn dus in principe zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de SROI-afspraken en om contact te leggen met het WSP indien zij daarbij ondersteuning wensen. Omdat niet alle opdrachtnemers even intrinsiek gemotiveerd zijn en de interne communicatie bij de opdrachtnemers soms tekortschiet,  gebeurt dat in de praktijk echter wisselend. Een voorbeeld is dat er bij het plan van aanpak is afgesproken om vacatures te melden bij het WSP, maar dit vervolgens in de praktijk niet gebeurt. Omdat het WSP ook op de hoogte is van de gemaakte afspraken kan deze indien nodig dus wel zelf contact opnemen. Het WSP probeert verder SROI op de agenda te houden bij de opdrachtnemers door er bijvoorbeeld op te wijzen dat er een kandidaat van Werkom/UWV heeft gesolliciteerd op een openstaande vacature, die mag meetellen voor de SROI-verplichting. Wanneer opdrachtnemers hun afspraken echter niet nakomen, heeft het WSP uiteindelijk geen doorzettingsmacht. In de SROI-keten is de uitvoeringstaak grotendeels bij het WSP belegd (ondersteuning van opdrachtnemers bij de activiteiten rondom arbeidsparticipatie), maar het is aan de contractmanagers om de opdrachtnemers aan te spreken wanneer de voortgang stokt. Tussen de contractmanagers en het WSP bestaat weinig tot geen direct contact. De SROI-desk is de schakel tussen het WSP en de contractmanagers. Tijdens de branche-overleggen worden knelpunten besproken tussen de SROI-desk en het WSP en wordt besloten of de contractmanager wordt betrokken of niet. De contractmanager is verantwoordelijk om de opdrachtnemer aan te spreken op het niet-realiseren van de SROI-verplichting en hieraan eventueel consequenties te verbinden, maar inhoudelijk zal deze weer terugverwijzen naar de SROI-desk en het WSP. Hiermee kan kortom een lange lus ontstaan van WSP naar SROI-desk naar contractmanager en terug. Een gesprekspartner heeft verder aangegeven dat er in de praktijk nog onduidelijkheid bestaat wie, wanneer precies het initiatief moet nemen om zicht te houden op de voortgang en kwaliteit van de invulling van de gemaakte afspraken. Deze gesprekspartner had de indruk dat er hierdoor nog kansen bleven liggen.  Andere gesprekspartners gaven meer in het algemeen aan dat de vele actoren in de SROI-keten ruis en een lang tijdpad kunnen opleveren. Opdrachtnemers zouden soms sneller willen schakelen, bijvoorbeeld bij het opstellen van het plan van aanpak of wanneer zich een kans voordoet tijdens de uitvoering van de afspraken. 

Enquête
Ook een aantal opdrachtnemers in de enquête noemden dat zij de vele ketenactoren als verwarrend ervaren en de tussentijdse afstemming beter kan.

Ondersteuning WSP wordt als goed ervaren, maar ook nog knelpunten
De opdrachtnemers uit de enquête, die ondersteuning hebben gehad van het WSP (40%), beoordelen deze ondersteuning over het algemeen als goed. De overgrote meerderheid van de opdrachtnemers vond dat zij goed en snel geholpen zijn door het WSP en er ook voldoende kennis was over de bedrijfssector. De opdrachtnemers waren grotendeels tevreden over de advisering rondom het creëren van functies voor de doelgroep. Over het aanleveren van voldoende geschikte kandidaten (zie ook volgende kopje) waren de meningen echter sterk verdeeld. Hetzelfde geldt voor de ondersteuning bij sociale inkoop, co-creatieve projecten en andere maatschappelijke bijdragen. Het gaat hier echter wel om relatief nieuwe activiteiten, die nog doorontwikkeld moeten worden. Volgens de SROI-desk bestaat er ook nog geen centraal overzicht van maatschappelijke projecten in Zaanstad of de regio waarvan gebruik kan worden gemaakt.  Daarnaast lijkt de informatievoorziening over mogelijke (financiële) ondersteuningsinstrumenten bij het plaatsen van kandidaten met een afstand tot de arbeidsmarkt nog een verbeterpunt.  

Enquête
Van de 23 opdrachtnemers die ondersteuning hebben gekregen door het WSP, gaf 82% een rapportcijfer van 7 of hoger. Daarnaast vond 82% dat het WSP goed heeft geholpen bij de uitvoering van de activiteiten en 83% vindt dat ze snel geholpen zijn. Ongeveer twee derde vond verder dat het WSP voldoende expertise had over de bedrijfssector.

De overige stellingen gingen in op de kwaliteit van verschillende vormen van ondersteuning door het WSP. Omdat er sprake is van maatwerk, hoeven deze niet altijd van toepassing te zijn op een specifieke opdrachtnemer. Ongeveer een kwart heeft ook weet niet/n.v.t. geantwoord bij deze stellingen. Over het advies voor het creëren van functies voor mensen een afstand tot de arbeidsmarkt zijn de opdrachtnemers in ieder geval in meerderheid positief (52% tegenover 21%). Over het voldoende aanleveren van geschikte kandidaten zijn de meningen echter verdeeld: 39% vindt van wel en 39% vindt van niet. Ook voor wat betreft de koppeling aan sociale ondernemers of maatschappelijke projecten zijn de meningen sterk verdeeld en zelfs licht negatief: 31% vindt dat zij goed geholpen zijn door het WSP tegenover 39% die dat niet vindt. Daarnaast kan slechts 30% van de opdrachtnemers zich herinneren geïnformeerd te zijn door het WSP over de mogelijkheden tot (financiële) steun bij het plaatsen van mensen uit de doelgroep. Informatievoorziening hierover is vanwege het maatwerk ook niet altijd nodig of passend, maar toch lijkt dit gezien het percentage wel nog voor verbetering vatbaar.

Figuur 6.2 Meningen opdrachtnemers over ondersteuning WSP (N=23)

Bron: Enquête rekenkamer Zaanstad onder 110 SROI-opdrachtnemers, november-december 2020.

Het aanleveren van geschikte kandidaten door het WSP is een belangrijk knelpunt
Naast de enquête kwam ook in de documentenanalyse, de gevoerde gesprekken en het casusonderzoek (zie box) als knelpunt naar voren dat het WSP niet altijd geschikte kandidaten kan aanleveren. Soms kunnen er helemaal geen kandidaten worden aangeleverd. Ook kunnen de voorgestelde kandidaten onvoldoende geschikt worden bevonden door de werkgever, omdat zij niet over de juiste kennis en vaardigheden beschikken. Een voorbeeld dat meerdere keren naar voren kwam, is dat een kandidaat niet zomaar op een bouwplaats aan de slag kan. Werknemers moeten over een Vca-certificaat beschikken om aan te tonen dat zij op de hoogte zijn van onder andere de veiligheidsregels. Daarnaast zou de motivatie nog weleens ontbreken: kandidaten trekken zich terug of komen al snel niet meer opdagen. 

Casussen
De vier casussen waarbij sprake was van ondersteuning door WSP/Werkom geven een wisselend beeld over het aanleveren van kandidaten. In twee casussen is de ondersteuning door Werkom/WSP behulpzaam geweest bij het realiseren van de SROI-verplichting. In één geval is de SROI-verplichting ingevuld met een detachering van een persoon uit het doelgroepenregister bij een maatschappelijke Zaanse organisatie. Werkom heeft de kandidaat en maatschappelijke organisatie aangedragen. In een andere casus is door interventie van het WSP uiteindelijk contact met het bedrijf tot stand gekomen. De SROI-verplichting is daarna snel ingevuld door middel van een WW'er, die waarschijnlijk ook door het WSP is aangedragen (het dossier geeft geen volledige zekerheid of het nu om dezelfde WW'er gaat).

In een andere casus geeft de opdrachtnemer echter aan dat het lastig is om de SROI-verplichtingen (meerdere opdrachten) in te vullen, omdat er geen geschikte kandidaten door het WSP kunnen worden aangeleverd. Er waren vacatures binnen het bedrijf voor een gediplomeerd medewerker en voor uitvoerend personeel. Door het WSP waren meerdere kandidaten aangeleverd, maar zij beschikten niet over de juiste kwalificaties en certificaten. Daarnaast wordt aangegeven dat de wil ontbreekt om aan de slag te gaan en het vak te leren. Een kandidaat had zich ook op het laatste moment teruggetrokken. Er zou met de WSP-adviseur verder worden gezocht naar kandidaten, maar uit het dossier blijkt verder niet dat er nog kandidaten zijn aangeleverd. De SROI-verplichting is in ieder geval uiteindelijk met (bestaande) BBL'ers ingevuld.

In de laatste casus kunnen we weinig zeggen over de ondersteuning vanuit het WSP/Werkom. In het plan van aanpak was wel samenwerking tijdens de uitvoering opgenomen rondom arbeidsparticipatie, sociale inkoop en co-creatieve projecten. Er zijn ook betaalde dienstverbanden en sociale inkoop (bij Werkom/elders) gerealiseerd. In het dossier is echter geen informatie opgenomen over de ondersteuning tijdens de uitvoering, waardoor we niet weten of er nu ondersteuning heeft plaatsgevonden en of deze behulpzaam is geweest. Uit het dossier komen echter ook geen signalen over knelpunten bij de ondersteuning door Werkom/WSP naar voren. Knelpunten lijken zich hier meer te richten op de (on)mogelijkheden om de SROI-verplichting in te vullen met overige maatschappelijke activiteiten (D).

Enquête
Zoals al gesteld, zijn de meningen van de opdrachtnemers over het aanleveren van voldoende geschikte kandidaten door het WSP sterk verdeeld: 39% vindt van wel en 39% vindt van niet. Dat zien we ook terug in de gemaakte kwalitatieve opmerkingen. Hoewel twee opdrachtnemers het aanleveren van kandidaten als een positief punt benoemden, wordt het vaker als een knelpunt gezien. Sommige opdrachtnemers geven aan dat er na de gemaakte afspraken geen kandidaten worden aangeleverd. Bij anderen gaat het meer om de geschiktheid van de kandidaten. Zij zijn onder andere nog niet voldoende werkfit.

Hierbij moet eerst in ogenschouw worden genomen dat SROI is bedoeld als hefboom voor werkgevers om mensen met een afstand tot een arbeidsmarkt kansen te bieden. Het gaat dus op zichzelf om een doelgroep die vaak niet een-op-een aansluit op vacatures en het gewenste profiel van reguliere werkgevers. Het is de (reguliere) taak van de WSP-adviseurs om dan te kijken hoe er toch een match kan ontstaan tussen werkgever en kandidaat. Werkgevers kunnen dan bijvoorbeeld over de streep worden getrokken door de inzet van (financiële) ondersteuningsinstrumenten of wanneer opleidings- en begeleidingskosten ook mogen meetellen voor SROI. Volgens de WSP-adviseurs gaat het erom de werkgever te ontzorgen: hoe kan op een creatieve manier een plaats worden gecreëerd die de werkgever niet te veel tijd en geld kost?

Volgens de WSP-adviseurs lukt meestal wel om de SROI-verplichting in te vullen, maar niet altijd. De mogelijkheden zijn ook sterk afhankelijk van het bedrijf. Ten eerste zijn er bij grote bedrijven vaak meer mogelijkheden, omdat bij kleine bedrijven vaak de tijd en ruimte ontbreekt. Ten tweede hangt het ook af van de werkzaamheden. Sectoren die zich goed lenen voor SROI zijn bijvoorbeeld groen en facilitaire dienstverlening, waarmee mensen uit de doelgroep makkelijk kunnen instappen. Regelmatig gaat het echter om specialistische werkzaamheden die niet aansluiten bij de doelgroep. Instapwerkzaamheden, zoals opruimen op een bouwplaats of huishoudelijk werk, zijn echter ook niet altijd mogelijk vanwege fysieke klachten van kandidaten. Ten derde kan nog sprake zijn van arbeidskrapte in een bepaalde sector. Er is dan een mismatch tussen de vraag van werkgevers en het aanbod van werkzoekenden. Dit speelt bijvoorbeeld bij gediplomeerde technici en zorgmedewerkers op niveau 3-4. Het WSP heeft voor deze kraptesectoren ook zelden kandidaten in het bestand zitten. 

Met de nieuwe werkwijze (sinds mei 2020) probeert men hier al wel zoveel mogelijk op te anticiperen door het WSP aan de voorkant te betrekken bij het bepalen van het SROI-percentage en vervolgens de adviesgesprekken over de invulling daarvan, zodat niet tijdens de uitvoering van de afspraken pas een mismatch ontstaat bij het aanleveren van kandidaten. Daarbij biedt het nieuwe bouwblokkenmodel alternatieve invullingen naast arbeidsparticipatie. Verschillende gesprekspartners geven aan ook met name kansen voor SROI te zien in kandidaat-ontwikkeling. Het oude beleid was meer gericht op arbeidsplekken, terwijl voor een grote groep kandidaat-ontwikkeling passender is als eerste stap (zeker gezien de gemeente te maken heeft gekregen met zwaardere doelgroepen sinds de komst van de Participatiewet). Werkgevers zouden meer moeten gaan denken in doorgroeimogelijkheden, zoals potentiële kandidaten de juiste kennis en ervaring op te laten doen 'on the job' (bijvoorbeeld omscholing uit andere sectoren) of instroom op een lager niveau om specialistische medewerkers te ontlasten en eventueel later door te kunnen stromen naar een hoger niveau. Verschillende gesprekspartners zien dan ook veel potentie in de nieuwe activiteit van de co-creatieve projecten, waarmee met verschillende opdrachtnemers en/of onderwijsinstellingen leerwerktrajecten worden opgezet met uitzicht op een baan (zie kader voor voorbeelden). Deze kunnen ook voor de bedrijven in kraptesectoren zeer waardevol zijn. Deze nieuwe activiteit van co-creatieve projecten moest ten tijde van dit onderzoek in de praktijk echter nog verder ontwikkeld moet worden. Werkom zou als organisatie (opgericht in 2018) volgens een gesprekspartner inmiddels voldoende in de steigers staan om de co-creatieve projecten op te gaan zetten. 

Conclusie

In dit hoofdstuk lag de focus op de geboden ondersteuning aan opdrachtnemers bij de uitvoering van de SROI-afspraken. Hiervoor zijn we nagegaan of de werkwijze en bijbehorende taakverdeling helder is in de zin of deze is vastgelegd en vervolgens ook in de praktijk wordt toegepast. Verder is gekeken hoe de opdrachtnemers worden geïnformeerd over de geboden ondersteuning.  Tot slot zijn we nagegaan in hoeverre de geboden ondersteuning de opdrachtnemers heeft geholpen bij het realiseren van de afspraken en of er dus sprake is van een bruikbare werkwijze.

Ondersteuning tijdens uitvoering vooral nog informeel geregeld
In de regionale en gemeentelijke stukken is de werkwijze bij de geboden ondersteuning maar beperkt uitgewerkt. Het gaat meer om het vermelden dat er ondersteuning mogelijk is met een korte beschrijving van mogelijke ondersteuningsvormen van het WSP. Wie de ondersteuning in de uitvoering precies uitvoert (WSP, Werkom, Jongerenloket) is maatwerk op basis van de gekozen activiteit(en), hoewel in de praktijk de taakverdeling tussen de WSP-adviseurs en strategisch adviseur van Werkom enigszins in elkaar overloopt. Het ondersteunen van opdrachtnemers met een SROI-verplichting in de categorie arbeidsparticipatie maakt onderdeel uit van de reguliere werkgeversdienstverlening van het WSP en is daarbinnen nog vooral informeel geregeld, waaronder ook de vierwekelijkse branche-overleggen tussen de SROI-desk en de WSP-adviseurs. De rol van de strategisch adviseur van Werkom bij de activiteiten sociale inkoop en co-creatieve projecten berust ook op informele afspraken.

SROI raakt beter ingebed binnen WSP/Werkom
Omdat de werkwijze vooral informeel is geregeld, was het niet goed mogelijk om de praktijk naast de theorie te leggen. In de casussen zagen we wel dat er (indien gewenst) ondersteuning plaatsvindt door het WSP/Werkom en in de enquête had 40% van de opdrachtnemers gebruikgemaakt van de ondersteuning van het WSP. SROI zou door de inrichting van de samenwerking met de SROI-desk (adviesgesprekken, brancheoverleggen voor de belangrijkste branches) steeds meer ingebed raken binnen het WSP.

Opdrachtnemers weten waar ze terechtkunnen, maar schriftelijke informatievoorziening voor SROI-opdrachtnemers over ondersteuning WSP kan uitgebreider
Na de gunning wordt in de schriftelijke informatievoorziening van de SROI-desk de mogelijkheid tot ondersteuning door het WSP geïntroduceerd bij de opdrachtnemers, maar er is geen apart informatieblad waarop dit verder wordt toegelicht. Ook het WSP heeft geen specifieke informatie voor SROI-opdrachtnemers ingericht; er kan wel gebruik worden gemaakt van de algemene informatievoorziening voor werkgevers. Daarentegen wordt wel tijdens het adviesgesprek de mogelijke ondersteuning toegelicht door de adviseur van het WSP/Werkom, waarna er verder sprake is van individueel contact. De opdrachtnemers beoordelen de informatievoorziening over het algemeen als goed: 81% wist waar terecht te kunnen voor vragen en/of ondersteuning.

Ondersteuning draagt bij aan realisatie SROI-verplichting, maar aanleveren kandidaten blijft een belangrijk knelpunt
Het is positief dat aan opdrachtnemers ondersteuning door het WSP/Werkom wordt geboden bij het realiseren van de SROI-verplichting, waardoor er tevens gestuurd kan worden op lokale impact. De ingerichte samenwerking tussen SROI-desk en WSP draagt er verder aan bij dat de ondersteuning tot stand komt: door de aanwezigheid tijdens het adviesgesprek wordt (een contactpersoon van) het WSP aan de opdrachtnemer geïntroduceerd en het WSP is andersom ook op de hoogte van de gemaakte afspraken en de stand van zaken bij de opdrachtnemers in hun branche, zodat zijzelf ook contact kunnen opnemen indien nodig/wenselijk. Daarentegen heeft het WSP geen doorzettingsmacht wanneer opdrachtnemers hun afspraken niet nakomen. Er zijn ook meer in het algemeen signalen dat de vele actoren binnen het SROI-proces (WSP/Werkom, SROI-desk, contractmanager) in de uitvoeringspraktijk nog ruis en een lang tijdpad kunnen veroorzaken.

De ondersteuning van het WSP werd door de opdrachtnemers over het algemeen als goed ervaren; ook in een aantal casussen zagen we dat de ondersteuning door het WSP/Werkom heeft geholpen bij het realiseren van de SROI-verplichting. Het aanleveren van geschikte kandidaten wordt echter nog als een belangrijk knelpunt gezien. Er kunnen dan geen personen uit het werkzoekendenbestand worden aangeleverd met kennis en vaardigheden die aansluiten op het bedrijf, maar soms blijken zij - ondanks de gevolgde re-integratietrajecten - ook niet over de gewenste werkmentaliteit te beschikken. Er wordt door de gesproken ketenactoren met name veel potentie gezien in de nieuwe activiteit van co-creatieve projecten (of andere vormen van kandidaat-ontwikkeling), waarbij mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt stapsgewijs kunnen doorgroeien naar een betaald dienstverband. De co-creatieve projecten (sinds mei 2020) bevonden zich tijdens dit onderzoek nog in de beginfase. Ook de ondersteuning bij de andere nieuwe activiteiten (sociale inkoop en andere maatschappelijke bijdragen) lijkt nog verder ontwikkeld te moeten worden. Verder kunnen opdrachtnemers nog beter geïnformeerd worden over de (financiële) ondersteuningsinstrumenten die beschikbaar zijn voor het plaatsen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zeker omdat daarmee werkgevers over de streep kunnen worden getrokken om een kandidaat te plaatsen.

Uitvoering afspraken: Sturing op realisatie

Volgens de regionale beleidsnotitie is een goede monitoring en handhaving een belangrijke randvoorwaarde voor het slagen van SROI.  In dit hoofdstuk gaan we daarom in op de monitoring en handhaving op contractniveau (in de hoofdstuk 8 gaan we in op de monitoring van de behaalde prestaties, resultaten en effecten op beleidsniveau). Bij monitoring op contractniveau gaat het om de wijze waarop de gemeente toezicht houdt op de realisatie van de individuele SROI-verplichtingen. Het gaat dan om de wijze waarop opdrachtnemers verantwoording moeten afleggen over de invulling van de SROI-verplichting, de controle die de gemeente hierop uitvoert en de gesprekken die gemeente hierover voert met de opdrachtnemers. We kijken verder naar het handhavingsaspect: of en hoe de gemeente (tussentijds) acteert op evenals of en welke consequenties er worden opgelegd wanneer de opdrachtnemers hun contractafspraken niet nakomen. We willen uiteindelijk de volgende subvraag beantwoorden:

In hoeverre draagt de sturing tijdens de uitvoering bij aan de realisatie van de SROI-verplichtingen?

Deze subvraag zullen we beantwoorden aan de hand van het normenkader dat is weergegeven in tabel 7.1. Het gaat om normen en algemene toetspunten die we voor elk onderdeel van het SROI-proces hanteren. Soms is een toetspunt nog verder gespecificeerd naar de sturing tijdens de uitvoeringsfase.

Tabel 7.1 Normen en toetspunten sturing tijdens uitvoering

Helderheid werkwijze

In deze paragraaf komt aan bod of bij het sturen op de realisatie van de SROI-verplichting tijdens de uitvoeringsfase de werkwijze en de bijbehorende taakverdeling voldoende helder zijn. In paragraaf 7.1.1 geven we eerst kort aan waar de werkwijze is vastgelegd. In paragraaf 7.1.2 beschrijven we vervolgens de werkwijze. Daarbij wordt tevens aandacht besteed aan signalen waar de werkwijze in de praktijk niet als zodanig wordt toegepast. We hebben ons hier gebaseerd op een documentenanalyse, aangevuld met informatie uit gesprekken met de ketenactoren. Daarnaast gebruiken we het casusonderzoek, de enquête en de data-analyse als aanwijzing hoe het proces in de praktijk verloopt. In paragraaf 7.1.3 beoordelen we vervolgens de helderheid van de werkwijze en bijbehorende taakverdeling.

Vastlegging werkwijze

In het regionale Uitvoeringsprotocol en de gemeentelijke procesbeschrijving zijn verschillende stappen opgenomen rondom de monitoring van de voortgang van de realisatie van de SROI-verplichting door de SROI-desk en de registratie door de opdrachtnemer daartoe. Door de SROI-desk is voor de opdrachtnemers verder een instructieblad rondom rapporteren opgesteld (zie ook paragraaf 7.2.1 rondom informatievoorziening aan opdrachtnemers).  Wat betreft het contractmanagement staat in het regionale Uitvoeringsprotocol daarentegen alleen dat de SROI-adviseur de contractmanager van de gemeente informeert over de resultaten. Het gaat hier ook om een regionaal stuk; in de regiogemeenten is het contractmanagement op verschillende wijzen georganiseerd.  In de Zaanse procesbeschrijving zijn wel stappen opgenomen voor de contractsturing, namelijk dat de contractmanagers de SROI-desk informatie leveren over verlengingen en gerealiseerde opdrachtwaarden, de SROI-desk "de keten" informeert over de voortgang van de resultaten, de contractmanagers SROI op de agenda zetten bij de voortgangsgesprekken en de contractmanager het contract afsluit na een controle dat de SROI-eis 100% is gerealiseerd en indien nodig handhavend kan optreden.  In de regionale beleidsnotitie en het Uitvoeringsprotocol is tot slot een handhavingsclausule opgenomen. 

Beschrijving werkwijze

Monitoren en controleren voortgang door SROI-desk in WIZZR
De SROI-desk heeft een coördinerende rol in het SROI-proces en voert de regie op de invulling van de SROI-verplichting na de gunning. De SROI-desk is verantwoordelijk voor het monitoren van de voortgang van de gemaakte SROI-afspraken. Hierbij wordt in Zaanstad gebruikgemaakt van het landelijke digitale registratiesysteem WIZZR. Hoewel er in de Zaanse praktijk al sinds mei 2019 gedeeltelijk met WIZZR wordt gewerkt, gebeurt dat pas recent - namelijk sinds augustus 2020  - volledig. Hiervoor werd gebruikgemaakt van een Excel-registratie (zie kader). 

De backoffice medewerker van de SROI-desk registreert op basis van het meldformulier (zie hoofdstuk 4) het contract en de bijbehorende SROI-verplichting in WIZZR. Na de goedkeuring van het plan van aanpak worden ook de gemaakte afspraken over de SROI-invulling  in WIZZR opgenomen. De SROI-desk verstuurt vervolgens een inlogcode voor WIZZR aan de opdrachtnemer om te kunnen registeren. De opdrachtnemers zijn er namelijk zelf verantwoordelijk voor om in WIZZR aantoonbaar te maken dat en op welke wijze er resultaten zijn behaald. De opdrachtnemer dient hiervoor de uitgevoerde activiteiten in WIZZR in te voeren. Ter onderbouwing moeten documenten worden bijgevoegd. Het is afhankelijk van het soort activiteit welke documenten het precies betreft. Het kan bijvoorbeeld gaan om het aantonen tot welke doelgroep een kandidaat behoort, zoals een bewijs van uitkering of een doelgroepenverklaring. Daarnaast gaat het om bewijzen dat een kandidaat daadwerkelijk is geplaatst bij het bedrijf, zoals een getekende overeenkomst.  Bij sociale inkoop moeten facturen worden aangeleverd en bij opleidings- en begeleidingskosten of andere maatschappelijke bijdragen gaat het om een financiële onderbouwing van de kosten. 

De SROI-desk heeft aangegeven dat de registratie door opdrachtnemers nog wisselend zou gebeuren: sommigen doen het uit zichzelf; anderen moeten achter de broek aan worden gezeten. Soms weten zij ook uit de contacten met de opdrachtnemer/ketenactoren dat er een reeds invulling heeft plaatsgevonden, maar dan is dat echter nog niet door de opdrachtnemer geregistreerd. Dat zien we ook in het casusonderzoek terug.  Uit de casussen en enquête blijkt verder dat er gestuurd wordt op het registeren, maar het lijkt nog niet systematisch te gebeuren (zie boxen). Ongeveer hetzelfde percentage zegt namelijk wel of geen schriftelijke reminders te hebben ontvangen om te registreren. Een kanttekening bij deze bevindingen over de sturing op de registratie is dat 2020 een overgangsjaar was. De SROI-desk is vooral nog bezig geweest met de implementatie van WIZZR, zoals het versturen van inlogcodes en uitleg geven aan opdrachtnemers. Verder moesten opdrachtnemers met terugwerkende kracht registreren in WIZZR. Daarnaast heeft de ambtelijke organisatie aangegeven dat het handmatig activeren van meetmomenten in WIZZR arbeidsintensief is. Zij geeft aan dat er enerzijds het doel is, maar anderzijds er onvoldoende capaciteit is om methodisch met WIZZR te werken. 

Casussen
In de casussen zien we dat er na het plan van aanpak (of het officieel in gebruik nemen van WIZZR) een inlogcode voor WIZZR wordt verstuurd aan de opdrachtnemer. In een casus zien we ook verschillende herinneringsmails (eerste helft 2020) voorbijkomen van de SROI-desk om te registeren rondom de (verwachte) afloopdatum van het contract. In twee andere casussen was de invulling al rond, maar nog niet geregistreerd (ook na de registratietermijn van 1 februari). Enquête
Van de opdrachtnemers die de enquête hebben ingevuld, had meer dan de helft (57%) inmiddels gebruikgemaakt van WIZZR. Ongeveer even veel opdrachtnemers zeiden wel (41%) of geen (36%) schriftelijke reminders te hebben ontvangen met betrekking tot het registreren. Hierbij moet rekening worden gehouden dat de gemeente WIZZR pas per augustus 2020 volledig in bedrijf heeft genomen en de uiterlijke registratietermijn over het voorgaande jaar 1 februari is. We hebben de enquête in november 2020 uitgezet.

De SROI-desk controleert de gegevens die door de opdrachtnemer zijn opgevoerd in WIZZR en beoordeelt of er volgens afspraak aan de SROI-invulling wordt voldaan en/of de invulling voldoet aan de gemeentelijke voorwaarden van het bouwblokkenmodel. Wanneer door de SROI-desk afwijkingen worden geconstateerd, wordt door de SROI-desk contact opgenomen met de opdrachtnemers. 

Casussen
De achterliggende bewijsdocumenten, waarmee de opdrachtnemers de activiteiten aantoonbaar moeten maken, zijn vanwege privacygevoelige gegevens over de kandidaten niet meegeleverd in de casusdossiers. In sommige casussen kwam in de mailwisseling wel terug dat er om bewijsmateriaal wordt gevraagd en de SROI-desk bij twijfel over de opgevoerde activiteiten ook terugkoppelt richting de opdrachtnemer. Daarnaast zien we zowel in het casusonderzoek als in de data-analyse dat opgevoerde activiteiten regelmatig worden afgekeurd. Op basis hiervan verwachten we dat de controle door de SROI-desk goed wordt uitgevoerd. Daarom is ervoor gekozen de achterliggende bewijsdocumenten niet op te vragen en te beoordelen.

Contractmanagers zijn de spreekbuis richting opdrachtnemers tijdens de uitvoering
De contractmanager  is verantwoordelijk voor de sturing op de gehele opdracht. Wanneer contractafspraken - waaronder de SROI-eis - niet worden nagekomen, is het ook de contractmanager die ervoor verantwoordelijk is om de opdrachtnemers hierop aan te spreken en/of consequenties te bepalen. Om te kunnen sturen op de voortgang worden onder andere periodieke voortgangsgesprekken   gevoerd. 

In de gemeentelijke SROI-procesbeschrijving is opgenomen dat SROI op de agenda van deze voortgangsgesprekken moet staan.  Een contractmanager noemt als zaken die hier besproken kunnen worden: het wel of niet behalen van het SROI-percentage, de wijze van invulling en de houding van de opdrachtnemer, zoals of zij al een plan van aanpak hebben opgesteld, of er actief contact wordt gelegd met de SROI-desk en het WSP en of zij in WIZZR registreren. 

Uit de gesprekken bleek dat de SROI-adviseur in beginsel  niet aanwezig is bij de voortgangsgesprekken, waar ook nog veel andere zaken uit het contract worden besproken en de focus in eerste instantie ligt op de inhoudelijke contracteisen.  Zoals in het regionale Uitvoeringsprotocol staat, informeert de SROI-adviseur de contractmanagers wel over de voortgang. Dat gebeurt volgens de SROI-desk als volgt. Contractmanagers worden in de nieuwe werkwijze standaard in de cc meegenomen wanneer er een gebeurtenis in het SROI-proces plaatsvindt, zoals het inplannen van het adviesgesprek, de goedkeuring van het plan van aanpak en wanneer de opdrachtnemer een registratie heeft ingevuld (waarbij tevens wordt gecommuniceerd over de stand van zaken op de totale invulling van de SROI-verplichting). Deze stand van zaken wordt ook richting het einde van de looptijd van het contract verstuurd (en bij kortere contracten tevens tussentijds). Wanneer er knelpunten optreden, worden deze op de branche-overleggen tussen de SROI-desk en het WSP besproken en besloten of de contractmanager moet worden ingeschakeld. 

De gesproken contractmanagers geven aan dat zij (proactief) informatie krijgen aangeleverd van de SROI-desk en hiermee uit de voeten te kunnen, maar dat het nog wel wat inconsequent zou gebeuren.  Omdat WIZZR pas recent was ingevoerd, was het ten tijde van dit onderzoek nog een ontwikkelpunt om een systematiek in te richten waarmee de SROI-desk standaard voorafgaand aan de voortgangsgesprekken input uit WIZZR kan aanleveren aan de contractmanagers. In het voormalige format van het plan van aanpak (versie juni 2020) werd ook gevraagd naar de frequentie van de voortgangsgesprekken, maar in het huidige format (versie januari 2021) gebeurt dat niet meer. De SROI-desk heeft aangegeven dat, gezien het hoge aantal contracten en bijbehorende contractmanagers, waarbij de werkwijzen binnen de gemeentelijke organisatie ook nog eens verschillen, het binnen de huidige capaciteit van de SROI-desk niet mogelijk is om dit bij te houden. De SROI-desk weet nu kortom meestal niet wanneer de voortgangsgesprekken precies plaatsvinden, zodat het aanleveren van de input nog met name afhankelijk is van het verzoek van de contractmanager.   Volgens de SROI-desk vragen een aantal contractmanagers inmiddels zelf actief naar de stand van zaken en houding van de opdrachtnemers voorafgaand aan de voortgangsgesprekken, maar in het algemeen gebeurt dat nog te weinig. Het onderzoeken hoe contractmanagers effectiever kunnen worden geïnformeerd op basis van WIZZR staat in de jaarplanning van 2021 (Q4). Een van de mogelijkheden waaraan werd gedacht, is om contractmanagers toegang tot WIZZR te geven, zodat zij zelf de stand van zaken kunnen zien voorafgaan aan het voortgangsgesprek (zie kader). 

Er bestaan nog geen richtlijnen voor contractmanagers over hoe vaak   en de wijze waarop zij SROI ter sprake zouden moeten brengen tijdens de voortgangsgesprekken en wat de inhoud van die bespreking zou moeten zijn. Ook zijn er geen afspraken gemaakt over de vastlegging van wat besproken is over SROI tijdens de voortgangsgesprekken en de terugkoppeling richting de SROI-desk. Een gesproken contractmanager zegt dergelijke richtlijnen te missen.  Ten tijde van dit onderzoek was met contactmanagers op het gebied van zorg/welzijn wel reeds afgesproken dat SROI standaard op de agenda wordt gezet tijdens de (halfjaarlijkse) voortgangsgesprekken.  Uit de casussen en enquête (zie boxen) blijkt echter dat SROI gemeentebreed nog niet altijd besproken wordt tijdens de voortgangsgesprekken. Ook zou volgens de SROI-desk het nog een verbeterpunt zijn dat de contractmanagers proactief terugkoppelen na het voeren van een voortgangsgesprek, met name wanneer er knelpunten zijn geconstateerd. 

Casussen
Slechts in een van de zes casussen is SROI besproken tijdens de voortgangsgesprekken. Er is voor dit (welzijns)contract informatie aangeleverd over gemaakte afspraken tijdens de gesprekken en input die door de SROI-desk en opdrachtnemer voorafgaand zijn aangeleverd. In de overige vijf casussen is aangegeven dat SROI geen onderwerp van gesprek is geweest. Kanttekening daarbij zij wel dat in twee casussen (van zorgcontracten) in een rapportage over het eerste contractjaar door de opdrachtnemers is aangegeven dat de SROI-verplichting al was gerealiseerd. In een andere casus was met de opdrachtnemers vanwege de coronacrisis afgesproken alleen bij urgente zaken een voortgangsgesprek te houden.Enquête
Ongeveer de helft van de opdrachtnemers (48%) zegt dat de SROI-eis een gesprekspunt is tijdens de voortgangsgesprekken. Daarentegen zegt 19% van niet en 33% weet niet/n.v.t. Ten opzichte van het casusonderzoek lijkt SROI dus vaker onderdeel te zijn van de voortgangsgesprekken, maar het gebeurt zeker nog niet standaard.

In de gemeentelijke procesbeschrijving is verder te lezen dat de SROI-desk de contractmanagers kan adviseren wanneer de opdrachtnemers de SROI-verplichting niet naleven.  Deze samenwerking is alleen informeel geregeld. Er is bijvoorbeeld niets vastgelegd over wanneer en hoe contractmanagers de SROI-desk om advies kunnen/moeten vragen bij knelpunten of wanneer het bij knelpunten nuttig zou zijn om gezamenlijke gesprekken te voeren met de opdrachtnemer.

In zijn algemeenheid is er ook geen escalatieladder vastgelegd voor wanneer er zich tijdens de uitvoering van de SROI-verplichting problemen met de opdrachtnemer voordoen. De verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van opdrachtnemers in de uitvoeringsfase is grotendeels bij het WSP belegd. In de praktijk worden op de branche-overleggen tussen het WSP en de SROI-desk de knelpunten besproken en wordt besloten of de contractmanager wordt ingeschakeld. De contractmanager is verantwoordelijk om de opdrachtnemer aan te spreken op het niet-realiseren van de SROI-verplichting, maar inhoudelijk zal deze weer terugverwijzen naar de SROI-desk en het WSP. Hiermee kan kortom een lange lus ontstaan van WSP naar SROI-desk naar contractmanager en terug. Een gesprekspartner heeft verder aangegeven dat er in de praktijk nog onduidelijkheid bestaat wie, wanneer precies het initiatief moet nemen om zicht te houden op de voortgang en kwaliteit van de invulling van de gemaakte afspraken. Deze gesprekspartner had de indruk dat er hierdoor nog kansen bleven liggen. 

Einde van het contract: contractmanager moet realisatie SROI-verplichting controleren en bepaalt indien nodig of en hoe er wordt gehandhaafd
De SROI-verplichting dient net als alle andere contracteisen voor het einde van de contractduur geheel te zijn nagekomen. In de gemeentelijke procesbeschrijving is opgenomen dat voor het afsluiten van het contract de contractmanager moet controleren dat volledig aan de SROI-eis is voldaan. Het is ook aan de contractmanager/opdrachtgever om te bepalen of en hoe er gehandhaafd wordt, wanneer de SROI-verplichting niet is gerealiseerd. 

In de regionale beleidsnotitie/Uitvoeringsprotocol is een handhavingsclause opgenomen. Wanneer de SROI-verplichting niet is gerealiseerd, heeft de gemeente van rechtswege een direct opeisbare vordering op de opdrachtnemer ter hoogte van de openstaande SROI-verplichting. Deze kan worden ingehouden op de nog uit te betalen facturen of op andere wijze worden ingevorderd. Het kan ook leiden tot uitsluiting van toekomstige onderhandse opdrachten. 

In de beleidsnotitie is echter ook expliciet opgenomen dat in principe eerst samen met de opdrachtnemer naar een oplossing wordt gezocht en indien de opdrachtnemer naar mening van de opdrachtgever (aantoonbaar) niets valt te verwijten, de vordering niet wordt opgelegd.  Ook in de gevoerde gesprekken is aangegeven dat er omstandigheden kunnen zijn waardoor de opdrachtnemers de SROI-verplichting nog niet heeft kunnen realiseren, die ook niet altijd aan de opdrachtnemer te wijten zijn, bijvoorbeeld wanneer een kandidaat al snel niet meer komt opdagen. De opdrachtnemer kan dan bijvoorbeeld langer de tijd worden gegeven om de SROI-verplichting na de contractperiode nog te realiseren. De inzet is ook om het opleggen van een vordering zoveel mogelijk te voorkomen en de opdrachtnemer de SROI-verplichting alsnog in te laten vullen. Mede vanwege de wens om een partnerschap op te bouwen met de opdrachtnemer.

Sinds de inwerkingtreding van het nieuwe beleid en bijbehorende werkwijze in mei 2020 is het volgens de SROI-desk nog niet voorgekomen dat er vorderingen zijn opgelegd. Uit de voormalige gemeentelijke Excel-registratie (zie box) blijkt dat dat sinds de start van de toepassing van SROI in 2013 zelfs nog nooit is gebeurd. In het oude Uitvoeringsprotocol was daarentegen ook al een handhavingsclausule opgenomen. Dit zet vraagtekens of dit onderdeel van het SROI-proces voldoende functioneert. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat met de nieuwe werkwijze sinds mei 2020 de sturing gedurende het SROI-proces beter is ingericht. Er zijn verder sindsdien ook reeds een aantal keer tijdelijke of andersoortige sancties ingezet, te weten het tijdelijk inhouden van facturen totdat de SROI-verplichting alsnog werd gerealiseerd of afspraken over het verlengen van onderhoudstermijnen. 

Data-analyse
In de voormalige Excel-registratie werd bijgehouden of er een vordering was opgelegd en of het contract was beëindigd, terwijl de SROI-verplichting niet was gerealiseerd. De SROI-verplichting is dan 'niet-inbaar' meer. Hieruit blijkt dat er sinds 2013 nog nooit een vordering is opgelegd. Tegelijkertijd is het bij 58% van de opdrachtnemers ten minste onduidelijk of de SROI-verplichting volledig is gerealiseerd; in 35% van de gevallen is er zelfs 0% realisatie geregistreerd (zie ook hoofdstuk 9.1). Volgens de SROI-desk betekent dit niet gelijk dat er in deze gevallen in de praktijk ook daadwerkelijk niets is gerealiseerd. Met name in het verleden zou het voorkomen dat in overleg tussen de contractmanager en de opdrachtnemer het contract rechtmatig werd afgerond, maar dit niet werd gecommuniceerd richting de ‘SROI-desk’. De realisatie van de SROI-verplichting zou dan dus in sommige gevallen niet zijn geregistreerd in Excel. Met de afsluiting van de Excel-registratie hoopt de SROI-desk nog meer inzicht hierin te krijgen. Op dit moment staan er nog een aantal lopende contracten in Excel. Nadat deze contracten zijn opgepakt, zal de Excel-registratie worden afgesloten. 

Casussen
In de onderzochte casussen was de SROI-verplichting gerealiseerd (in twee gevallen zelfs met een overrealisatie) en/of liep het contract nog. Van noodzaak tot handhaving was in deze casussen kortom geen sprake.

We zien in de casussen terug dat de gemeente een constructieve houding heeft, bijvoorbeeld door verschillende contracten van een opdrachtnemer in samenhang te zien en een klein resterend bedrag over te hevelen naar een andere opdracht.

In een casus speelde verder dat de opdrachtnemer moeite had met het invullen van het SROI-percentage en zich zorgen maakte over de handhavingsclausule. Er is toen richting de opdrachtnemer gecommuniceerd dat het SROI-percentage een contracteis is, waaraan de opdrachtnemer zich bij de inschrijving heeft gecommitteerd en deze daarom vanwege oneerlijke concurrentie niet meer achteraf kan worden aangepast. Er bleef kortom staan dat het bepaalde SROI-percentage aan het eind van het contract moest zijn gerealiseerd. Richting de opdrachtnemers is erop aangestuurd dat zij vooral een actieve houding moeten aannemen om aan de SROI-eis te voldoen tijdens de contractduur.

In een andere casus waren er problemen om in contact te komen met het bedrijf. Toen dat - met tussenkomst van het WSP - van de grond kwam, bleek er reeds een nieuwe opdracht uit te staan. Knelpunten rondom de SROI-verplichting heeft hier dus geen consequenties gehad voor een nieuwe opdracht.

Samenvatting werkwijze
De SROI-desk monitort de voortgang van de SROI-verplichting. Opdrachtnemers moeten daartoe hun uitgevoerde activiteiten in WIZZR registreren, wat door de SROI-desk gecontroleerd wordt. De contractmanagers/projectleiders moeten tijdens de uitvoering van het contract de voortgang van SROI met de opdrachtnemers bespreken tijdens de voortgangsgesprekken en eventueel tussentijds acteren bij knelpunten. Bij het afsluiten van het contract moeten zij controleren of de SROI-verplichting volledig is gerealiseerd en zo niet bepalen of en hoe hierop wordt gehandhaafd. De SROI-desk levert input aan de contractmanagers aan over de voortgang en kan adviseren bij knelpunten. In figuur 7.1 is de werkwijze en taakverdeling rondom de sturing tijdens de uitvoeringsfase schematisch weergegeven.

Figuur 7.1 Schematische weergave sturing op realisatie tijdens uitvoering

Bron: Gemaakt door Rekenkamer Zaanstad.

Beoordeling helderheid

De werkwijze en taakverdeling rondom de sturing tijdens de uitvoering is gedeeltelijk vastgelegd; SROI binnen contractmanagement moet nog verder uitgewerkt worden.
De werkwijze rondom de monitoring door de SROI-desk en registratie door de opdrachtnemers zijn voldoende uitgewerkt in het regionale Uitvoeringsprotocol, het gemeentelijke document SROI Processen en het informatieblad over rapporteren. In de beleidsnotitie/Uitvoeringsprotocol is tevens een handhavingsclausule opgenomen. Ondanks dat er in de gemeentelijke procesbeschrijving ook stappen zijn opgenomen rondom het contractmanagement, beoordelen we dit onderdeel van het SROI-proces nog als onvoldoende helder. Er is gemeentebreed nog geen duidelijke werkwijze vastgelegd rondom de voortgangsgesprekken. Hetzelfde geldt voor het aanleveren van input door en terugkoppeling aan de SROI-desk. Verder is er in algemene zin geen escalatieladder uitgewerkt wanneer er zich knelpunten tijdens de uitvoering voordoen.

De werkwijze is in de praktijk nog onvoldoende ingebed, met name binnen het contractmanagement
Ten tijde van dit onderzoek werd pas recent volledig in WIZZR geregistreerd. De SROI-desk monitort de voortgang en controleert de registraties, maar de snelheid waarmee opdrachtnemers registreren is wisselend. Het sturen op het registreren lijkt vanwege het overgangsjaar, maar ook vanwege de capaciteit van de SROI-desk, nog niet systematisch te gebeuren. Naast dat de werkwijze van SROI binnen het contractmanagement nog onvoldoende is uitgewerkt, is deze in de praktijk ook nog onvoldoende ingebed. SROI blijkt nog niet altijd een onderdeel van de voortgangsgesprekken te zijn en de contractmanagers zijn in het algemeen nog weinig proactief in het vragen om input bij en terugkoppelen richting de SROI-desk. Wanneer opdrachtnemers hun SROI-verplichting aan het einde van het contract niet hebben gerealiseerd, is de inzet om er eerst samen met de opdrachtnemer uit te komen. Zover bekend is er echter sinds 2013 nog nooit een vordering opgelegd, wat vraagtekens zet of dit onderdeel van het SROI-proces voldoende functioneert. Er zijn sinds de nieuwe sturingswerkwijze wel reeds een aantal maal tijdelijke of andersoortige sancties opgelegd, namelijk het tijdelijk inhouden van facturen en het verlengen van onderhoudstermijnen.

Duidelijkheid communicatie richting opdrachtnemers

Het is belangrijk dat opdrachtnemers goed weten wat er van hen wordt verwacht qua verantwoordingseisen en welke sancties er staan op het niet realiseren van de SROI-verplichting. Om deze reden besteden we in deze paragraaf aandacht aan de algemene informatievoorziening richting de opdrachtnemers daaromtrent en in hoeverre er - zoals in het regionale Uitvoeringsprotocol staat  - concrete afspraken zijn gemaakt met individuele opdrachtnemers over de wijze en frequentie van rapporteren over SROI.

Algemene informatievoorziening

Informatievoorziening over rapporteren is voldoende
In het regionale Uitvoeringsprotocol zijn in de procesbeschrijving verschillende stappen opgenomen over de registratie door de opdrachtnemer. Voor de opdrachtnemers is door de SROI-desk ook nog een aanvullend informatieblad opgesteld over het rapporteren. Deze is op de gemeentelijke website te vinden en wordt door de SROI-desk meegestuurd in de eerste mail aan de opdrachtnemer na de gunning.  In casussen zagen we dat wanneer de inlogcode voor WIZZR wordt verstuurd een algemene handleiding voor WIZZR wordt toegevoegd (wanneer de opdrachtnemer nog onbekend is met WIZZR). Er wordt nog gewerkt aan een Zaanse handleiding, die meer toegespitst is op de regels uit het Uitvoeringsprotocol. 

Enquête
Twee derde van de opdrachtnemers die met WIZZR heeft gewerkt, vond dat de instructies over de registratie in WIZZR toereikend waren. Daarnaast vond 48% versus 21% dat de SROI-desk goede ondersteuning bij de registratie bood. De instructies en ondersteuning zijn dus voor de meeste opdrachtnemers voldoende. Sommigen gaven in de opmerkingen ook aan dat de toegang tot WIZZR in Zaanstad goed is geregeld.

Weinig informatie over contractmanagement; mogelijke sancties voldoende bekend
In de algemene schriftelijke informatievoorziening  rondom SROI komt de rol van de contractmanager en de bespreking tijdens de voortgangsgesprekken weinig aan bod. In het regionale Uitvoeringsprotocol wordt alleen vermeld dat de SROI-desk de contractmanager informeert over de resultaten. Ook in de Zaanse hulpmiddelen is er beperkt aandacht voor. In de checklist voor bedrijven wordt genoemd dat de opdrachtgever wordt geïnformeerd op basis van de registratie in WIZZR en de contractmanager aan het einde van het contract controleert of aan de verplichting is voldaan. In de laatste versie van het plan van aanpak (januari 2021) wordt wel gewezen op tussenevaluaties en eindevaluaties met de contractmanager. Er is echter nergens uitgewerkt wat de opdrachtnemers tijdens de uitvoering van het contract kan verwachten qua evaluaties met de contractmanager. 

In de regionale beleidsnotitie/Uitvoeringsprotocol is wel een handhavingsclausule opgenomen.  Volgens de SROI-desk worden de opdrachtnemers hier ook bij de eerste contacten nogmaals over geïnformeerd.  In de enquête bleken de meeste, maar dus niet alle opdrachtnemers, op de hoogte te zijn van mogelijke sancties van het niet-realiseren van de SROI-verplichting.

Enquête
De meeste opdrachtnemers (71%) zijn bekend met dat er sancties kunnen worden opgelegd wanneer niet aan de SROI-eis wordt voldaan.

Concreetheid afspraken met opdrachtnemers

Er zijn algemene rapportagetermijnen voor WIZZR vastgelegd
De opdrachtnemers kunnen gedurende de looptijd van het contract in principe op elk gewenst moment registreren in WIZZR. Conform het Uitvoeringsprotocol moet het registeren van de resultaten wel binnen een maand na afronding van de opdracht zijn voltooid. Bij meerjarige contracten moet jaarlijks voor februari over het afgelopen kalenderjaar zijn gerapporteerd. Er vinden verder in WIZZR standaardmeetmomenten plaats op 25%, 50% en 75% van de looptijd van het contract. Deze moeten echter wel handmatig worden geactiveerd. De opdrachtnemers krijgen dan een bericht van WIZZR dat zij gegevens moeten registreren. Volgens de ambtelijke organisatie is het activeren arbeidsintensief en gebeurt dat nog niet systematisch. 

Maatwerkafspraken over rapportage in WIZZR nog een ontwikkelpunt
Bij het plan van aanpak kunnen echter ook nog afwijkende afspraken worden gemaakt met de opdrachtnemers over het moment van registreren, bijvoorbeeld op basis van de loopduur van het contract. Bij voorkeur sluiten de registratiemomenten aan op de voortgangsgesprekken met de contractmanager, zodat de SROI-desk de laatste stand van zaken als input aan de contractmanager mee kan geven. In WIZZR kunnen de standaardmeetmomenten hierop worden aangepast, maar in de praktijk wordt hiermee nog niet gewerkt. Ten tijde van dit onderzoek was een systematiek om input aan te leveren aan de contractmanager ten behoeve van de voortgangsgesprekken nog een ontwikkelpunt. 

Casussen
In de casussen zijn geen afwijkende afspraken met de opdrachtnemers teruggevonden over het registeren in WIZZR.

Soms ook direct afspraken met opdrachtgevers over rapportage
Naast afspraken over de registratie in WIZZR kunnen er ook tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken zijn gemaakt over rapportage rondom SROI. In de gevoerde gesprekken geven de contractmanagers aan dat de opdrachtnemer ook zelf informatie aanlevert aan hen over SROI ten behoeve van de voortgangsgesprekken.  Ook in de casussen zien we dat hierover soms afspraken zijn gemaakt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (zie box).

Casussen
In drie casussen (op het gebied van zorg/welzijn) zijn ook afspraken gemaakt tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer over het rapporteren rondom SROI. Voorafgaand aan de gesprekken moeten rapportages of zelfevaluaties worden aangeleverd. Hierin moet ook informatie over SROI worden opgenomen.

Bruikbaarheid werkwijze: bijdrage aan realisatie SROI-verplichtingen

In deze paragraaf bespreken we signalen over de bruikbaarheid van de gekozen werkwijze: draagt de inrichting van de sturing bij aan de realisatie van de SROI-verplichting?

Met WIZZR inzicht in realisatie SROI-verplichting, maar signalen over gebrek aan gebruiksvriendelijkheid
Op basis van een uitdraai uit WIZZR voor de zes casussen en de aangeleverde data-exports voor de data-analyse blijkt dat met WIZZR te volgen is welke activiteiten door de opdrachtnemers zijn ondernomen en in hoeverre de SROI-verplichting is gerealiseerd.  Verder kunnen de opgevoerde activiteiten ook weer worden gecontroleerd door de SROI-desk, omdat deze in een beveiligde omgeving kunnen worden gedeeld. Een ander voordeel van WIZZR is dat de opdrachtnemers nu zelf en op elk moment de uitgevoerde activiteiten kunnen invoeren en bovendien zelf de resterende SROI-verplichting kunnen inzien.  De meningen van de opdrachtnemers over WIZZR zijn echter verdeeld. Een aanzienlijk deel van de opdrachtnemers geeft aan WIZZR niet gebruiksvriendelijk vinden en dat het registreren veel tijd en moeite kost (zie box).

Enquête
De meningen over het systeem WIZZR zijn verdeeld onder de opdrachtnemers. Van de opdrachtnemers beoordeelt 63% het registratiesysteem met een 7 of hoger. Een krappe meerderheid (51%) heeft verder aangegeven WIZZR gebruiksvriendelijk te vinden, maar een aanzienlijk deel (39%) vindt echter weer van niet. Verder geeft ook een meerderheid van de opdrachtnemers aan dat het registreren veel tijd en/of moeite kost (54% versus 42%). Dat kan te maken hebben met de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Ook zijn er verschillende opmerkingen gemaakt over dat het aanleveren van bewijsstukken administratieve lasten met zich meebrengt.

SROI beter, maar nog onvoldoende, verankerd binnen het contractmanagement
Ten tijde van dit onderzoek was de werkwijze met plannen van aanpak, het bespreken van SROI tijdens de voortgangsgesprekken en het aanleveren van gegevens daartoe uit WIZZR pas recent formeel ingevoerd en moest bovendien nog verder worden uitgewerkt. Het was daarmee eigenlijk nog te vroeg om uitspraken te kunnen doen over de bruikbaarheid van de nieuwe sturingswerkwijze in de zin of die bijdraagt aan het vaker realiseren van de SROI-verplichtingen. 

Sinds de komst van de SROI-desk en met de inrichting van de nieuwe sturingswerkwijze zou SROI volgens verschillende gesprekspartners wel al meer zijn gaan leven binnen het contractmanagement. De SROI-desk heeft proactief verbinding gezocht met de contractmanagers, bijvoorbeeld ook met informatiebijeenkomsten over het nieuwe beleid en Uitvoeringsprotocol. De gesproken ketenactoren hadden ook de indruk dat er ten opzichte van het verleden intensiever wordt gestuurd op SROI en SROI vaker op de agenda staat tijdens de voortgangsgesprekken (met name bij de zorg- en welzijnscontracten). Ook zou er door een aantal contractmanagers actief worden gevraagd naar de stand van zaken. 

De betrokkenheid bij SROI zou tegelijkertijd nog te veel per contractmanager verschillen. In de casussen en enquête zien we ook al terug dat SROI nog niet altijd besproken wordt tijdens de voortgangsgesprekken (zie boxen). Het proactief vragen naar de stand van zaken voorafgaand aan de voortgangsgesprekken en het achteraf terugkoppelen aan de SROI-desk door de contractmanagers gebeurt volgens de SROI-desk inmiddels vaker dan in het verleden, maar over het algemeen nog onvoldoende. Ook het (proactief) doorgeven van zaken als gerealiseerde opdrachtwaarden en verlengingen van contracten werd genoemd als een belangrijk verbeterpunt, aangezien zij nodig zijn om de realisatie van de SROI-verplichting goed te kunnen monitoren (zie ook hieronder). De SROI-desk wordt daarnaast regelmatig niet op de hoogte gesteld van wisselingen van de wacht, zodat de informatie niet bij de juiste personen terechtkomt. 

De focus bij de contractmanagers ligt in het algemeen toch vooral bij de inhoudelijke opdracht. SROI is voor hen maar een klein (noodzakelijk) onderdeel van het contract. De gesproken contractmanagers zien voor zichzelf een beperkte rol in het meedenken over de invulling van SROI. Het is niet hun expertise. Zij zien zichzelf vooral als doorgeefluik richting de opdrachtnemers. De SROI-desk monitort de voortgang en de contractmanager communiceert hierover richting de opdrachtnemers en verbindt hier indien nodig consequenties aan. 

Casussen
In de casussen zien we terug dat het zwaartepunt in de uitvoering ligt bij de SROI-desk en het WSP. De betrokkenheid van de contractmanagers lijkt beperkt. Slechts bij een van de zes casussen stond SROI op de agenda van de voortgangsgesprekken (een welzijnscontract). De SROI-desk houdt de contractmanagers wel op de hoogte door ze mee te nemen in de cc, hoewel dat nog niet helemaal consequent en ook niet bij alle casussen gebeurde (deze bevindingen zijn deels gebaseerd op de ontwikkelfase tussen eind 2018 en mei 2020). De contractmanagers kijken met name mee vanaf de zijlijn en acteren tussentijds vooral op verzoek van de SROI-desk. De SROI-desk vraagt dan bijvoorbeeld om de gerealiseerde opdrachtwaarden door te geven. In twee casussen ontstonden knelpunten. In één geval lukte het niet om contact met de opdrachtnemer tot stand te brengen, waarna de contractmanager op verzoek van de SROI-desk de opdrachtnemer daarop (meermaals) heeft aangesproken (maar uiteindelijk via het WSP contact op gang kwam). In een andere casus ervaarden de opdrachtnemers knelpunten bij het invullen van het SROI-percentage, wat tijdens de voortgangsgesprekken naar voren kwam. Er heeft toen (op verzoek van de opdrachtnemers) een gezamenlijk gesprek plaatsgevonden met de SROI-desk en de contractmanager en vooraf is de strategie richting de opdrachtnemers doorgesproken.

Enquête
Ook in de enquête zien we terug dat SROI binnen het contractmanagement nog onvoldoende is verankerd. Bij de stellingen die we de opdrachtnemers hebben voorgelegd over de sturing, heeft een aanzienlijk deel (rond de 30%) weet niet/n.v.t. ingevuld. Dat kan allerlei redenen hebben (zoals dat de opdrachtnemers nog niet in de uitvoeringsfase zijn aanbeland), maar het lijkt er wel op dat de opdrachtnemers een minder goed beeld hebben van dit onderdeel van het SROI-proces. In ieder geval zegt iets meer dan de helft (53%) dat de gemeente de invulling van de SROI-eis in de gaten houdt. Iets minder dan de helft (48%) zegt dat de SROI-eis een gesprekspunt was tijdens de voortgangsgesprekken. SROI staat dus nog niet standaard op de agenda tijdens de voortgangsgesprekken. De rapportcijfers voor de sturing vielen ook lager uit (57% gaf een 7 of hoger) dan voor de ondersteuning door de SROI-desk en WSP (respectievelijk 71% en 82% gaf een 7 of hoger, zie hoofdstukken 5 en 6).

Er lijken nog gaten te zitten bij de afsluiting van het contract
Zoals uit paragraaf 7.1.2 bleek, is er sinds 2013 nog nooit een vordering opgelegd, terwijl er ook reeds een handhavingsclausule in het vorige beleid was opgenomen en bij 58% van de opdrachtnemers in de voormalige Excel-registratie ten minste onduidelijk was of de SROI-verplichting daadwerkelijk is gerealiseerd. Dit zet vraagtekens of het onderdeel van handhaving binnen het SROI-proces voldoende functioneert. Met de nieuwe werkwijze zou er inmiddels al meer (tussentijds) worden gestuurd op de realisatie van de SROI-verplichting en ook een aantal maal tijdelijke en andersoortige sancties zijn opgelegd.  Tegelijkertijd levert de nog onvoldoende inbedding van SROI binnen het contractmanagement in combinatie met een aantal gebreken in WIZZR nog steeds risico's op dat er aan het einde van het contract niet wordt gehandhaafd, wanneer dat wel nodig zou zijn. Hieronder bespreken we deze risicofactoren.

Zoals bij het bovenstaande kopje geschetst, is SROI inmiddels beter, maar nog onvoldoende ingebed binnen het contractmanagement. Dat kan met zich meebrengen dat contractmanagers niet controleren of aan het eind van het contract of SROI is gerealiseerd of ervoor kiezen om niet te handhaven op deze bijzondere uitvoeringsvoorwaarde. De SROI-desk heeft aangegeven dat de controle door de contractmanagers aan het einde van het contract nog te vaak niet gebeurt. Een contactmanager geeft ook aan ermee te worstelen wanneer het contract niet rechtmatig kan worden afgerond, terwijl de opdracht wel succesvol is uitgevoerd, maar er nog een (gering) SROI-verplichting resteert en daarbij zowel zichzelf, de opdrachtgever, de SROI-desk als de opdrachtnemer serieus te nemen. 

De SROI-desk kan hierop via de monitoring in WIZZR proactief sturen door een contractmanager te laten weten dat een SROI-verplichting nog niet is gerealiseerd aan het einde van het contract. De SROI-desk ziet dit ook als hun taak, maar de capaciteit schiet tekort om dit systematisch in te richten, mede gezien het hoge aantal contractmanagers en de vele verschillende werkwijzen binnen de gemeente. Het is verder in WIZZR niet altijd duidelijk wanneer een contract is afgerond, omdat hier verlengingen doorheen spelen. De contractmanagers geven dit vaak niet uit zichzelf door. Mede door het steeds moeten navragen bij de contractmanagers, is de verwerking van verlengingen in WIZZR een intensieve werkwijze. Het navragen gebeurt nu periodiek, waardoor het risico bestaat dat in de tussentijd contracten worden afgerond, terwijl de SROI-verplichting niet is gerealiseerd (zie ook kader).

In WIZZR zijn er (in tegenstelling tot de voormalige Excel-registratie) bovendien geen aparte registratiekolommen voor of er een vordering is opgelegd en of de SROI-verplichting niet meer kan worden geïnd, omdat het contract door de contractmanager reeds is afgerond. Wel is het mogelijk om een notitie toe te voegen aan het contractdossier, maar deze zijn niet zichtbaar in de data-exports over alle contracten. Er kan dus met WIZZR minder goed zicht worden gehouden op het onderdeel van handhaving. De SROI-desk geeft aan dat dit nog een wens is in WIZZR, maar dat de mogelijkheden mede afhankelijk zijn van het landelijke systeem. 

Conclusie

In dit hoofdstuk lag de focus op de sturing tijdens de uitvoering van de afspraken. Hiervoor zijn we nagegaan of de werkwijze en de bijbehorende taakverdeling bij deze sturing helder is: is de werkwijze vastgelegd en wordt deze als zodanig in de praktijk toegepast? Verder is gekeken welke informatievoorziening er richting de opdrachtnemers bestaat over de registratie in WIZZR, de contractsturing en mogelijke sancties en of er concrete afspraken met de opdrachtnemers zijn gemaakt over de wijze en frequentie van rapporteren. Tot slot zijn we nagegaan in hoeverre de sturing eraan bijdraagt dat de SROI-verplichting uiteindelijk wordt gerealiseerd en dus of er sprake is van een bruikbare werkwijze.

De werkwijze rondom de sturing tijdens de uitvoering is gedeeltelijk vastgelegd: SROI binnen contractmanagement moet nog verder worden uitgewerkt
De monitoring door de SROI-desk/registratie door de opdrachtnemers zijn voldoende vastgelegd. Dat geldt echter niet voor SROI binnen het contractmanagement. Zo was er nog geen systematiek ontwikkeld voor het aanleveren van input aan de contractmanagers die aansluit op de voortgangsgesprekken. Er bestaan verder nog geen gemeentebrede richtlijnen voor het bespreken van SROI tijdens de voortgangsgesprekken en de terugkoppeling aan de SROI-desk hierover. Daarnaast is er in algemene zin geen escalatieladder vastgelegd wanneer er tijdens de uitvoering knelpunten ontstaan. In de beleidsnotitie / het Uitvoeringsprotocol is wel een handhavingsclausule opgenomen voor wanneer de SROI-verplichting niet wordt gerealiseerd. De inzet is wel om er eerst samen met de opdrachtnemers uit te komen.

Werkwijze nog onvoldoende ingebed in de praktijk, met name contractmanagement
De SROI-desk monitort de voortgang en controleert de activiteiten die door de opdrachtnemers worden geregistreerd in WIZZR. Niet alle opdrachtnemers registreren de gerealiseerde activiteiten echter (snel) in WIZZR. De SROI-desk stuurt hier, mede vanwege de overgang naar WIZZR in 2020, maar ook vanwege de capaciteit, nog niet systematisch op. Van de opdrachtnemers zegt 41% versus 36% schriftelijke reminders te hebben ontvangen om te registreren.

Het aanleveren van de informatie door de SROI-desk gebeurt verder ook nog inconsequent ten opzichte van de voortgangsgesprekken en contractmanagers vragen hier andersom zelf meestal ook nog niet proactief naar. SROI wordt in de praktijk verder nog niet altijd besproken tijdens de voortgangsgesprekken (48%) en er wordt nog onvoldoende teruggekoppeld richting de SROI-desk. Daarnaast zijn er vraagtekens of contractmanagers indien nodig handhaven. Er is namelijk sinds 2013 nog nooit een vordering opgelegd. Sinds de inrichting van de nieuwe sturingswerkwijze zijn wel een aantal maal tijdelijke en andersoortige sancties opgelegd.

Informatievoorziening over registreren en sancties voldoende, maar vrijwel geen aandacht voor contractmanagement
De opdrachtnemers worden door middel van het regionale Uitvoeringsprotocol, een instructieblad over rapporteren en een algemene gebruikershandleiding geïnformeerd over de registratie in WIZZR. Het merendeel van de opdrachtnemers vindt de instructies (66%) en ondersteuning (48% versus 21%) van de SROI-desk rondom de registratie voldoende. In de algemene schriftelijke informatievoorziening wordt daarentegen vrijwel geen aandacht besteed aan de contractsturing; de meerderheid van de opdrachtnemers (71%) is wel op de hoogte van mogelijke sancties wanneer zij de SROI-verplichting niet realiseren.

Algemene registratietermijnen, maar nog geen individuele maatwerkafspraken
Wat betreft de concreetheid van afspraken over de rapportage is in het algemeen vastgelegd dat de opdrachtnemers uiterlijk een maand na afronding van het contract of vóór 1 februari registreren in WIZZR over het voorgaande jaar. Maatwerkafspraken over registratie aansluitend op de voortgangsgesprekken met de contractmanager is nog een ontwikkelpunt. Soms zijn hiernaast nog direct afspraken tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer gemaakt over de rapportage rondom SROI.

Bruikbaarheid: SROI beter, maar nog onvoldoende verankerd binnen contractmanagement
Vanwege de recente invoering kunnen nog geen duidelijke uitspraken worden gedaan over de bijdrage van de nieuwe sturingswerkwijze aan de realisatie van de SROI-verplichting. Wel wordt door de gesprekspartners ervaren dat er met de inrichting van deze nieuwe werkwijze intensiever wordt gestuurd dan in het verleden en SROI meer is gaan leven binnen het contractmanagement. De aandacht voor SROI zou echter nog te veel verschillen per contractmanager. SROI is nog niet altijd een agendapunt op de voortgangsgesprekken (48%), er wordt nog te vaak niet gecontroleerd of de SROI-verplichting aan het einde van het contract is gerealiseerd en ook een proactieve communicatie richting de SROI-desk is een verbeterpunt. In het algemeen zien de contractmanagers zichzelf ook vooral als spreekbuis richting de opdrachtnemer en hun focus ligt op de inhoudelijke opdracht.

Bruikbaarheid: wisselende signalen over WIZZR
Met de monitoring door de SROI-desk in WIZZR is (ook voor de opdrachtnemer zelf) inzichtelijk in hoeverre de SROI-verplichting is gerealiseerd. Tevens kan de SROI-desk in WIZZR de opgevoerde activiteiten controleren. Een aanzienlijk deel (39%) van de opdrachtnemers vindt het systeem echter niet gebruiksvriendelijk. Voor de SROI-desk zelf is het verwerken van zaken als gerealiseerde opdrachtwaarden/verlengingen in WIZZR ook intensief, mede omdat dit moet worden nagevraagd bij de contractmanagers. Het risico bestaat daarmee - in combinatie met de wisselende betrokkenheid van contractmanagers en de beperkte capaciteit van de SROI-desk - dat er contracten worden beëindigd door de contractmanager waarvan de SROI-verplichting nog niet is gerealiseerd. In WIZZR kan bovendien het aantal opgelegde vorderingen en niet-geïnde SROI-verplichtingen, minder goed worden gevolgd dan in de voormalige Excel-registratie.

Rapportage

In de regionale beleidsnotitie is een goede monitoring opgenomen als belangrijke randvoorwaarde voor het slagen van het beleid. Het moet dan niet alleen gaan om het monitoren van de voortgang van de SROI-verplichting bij een individueel contract (hoofdstuk 7), maar ook om het monitoren van de prestaties, resultaten en effecten op beleidsniveau.  Door het verzamelen van deze informatie kan bepaald worden of de aanpak mogelijk bijgestuurd moet worden. Daarnaast kan op basis van de verzamelde informatie verantwoording worden afgelegd aan de gemeenteraad. Dat is een belangrijke voorwaarde voor de raad om zijn controlerende taak goed te kunnen uitvoeren.

In dit hoofdstuk gaan we na in hoeverre door de ambtelijke organisatie wordt gerapporteerd over de prestaties, resultaten en effecten van SROI en vervolgens in hoeverre deze informatie met de raad wordt gedeeld. Dat leidt tot de volgende deelvraag:

Rapporteert de gemeente adequaat over de realisatie van de doelen en wordt dit met de raad gedeeld?

Om de deelvraag te beantwoorden, gebruiken we de normen en toetspunten uit tabel 8.1.

Tabel 8.1 Normen en toetspunten rapportage

Zoals we in hoofdstuk 7 zagen, wordt de toepassing van SROI sinds 2013 gemonitord. In eerste instantie gebeurde dat met een Excel-registratie.  Sinds de invoering van het huidige regionale beleid in mei 2020 is de gemeente overgegaan op het landelijke digitale systeem WIZZR. De registratiesystemen worden door de SROI-desk niet alleen gebruikt om de voortgang van de SROI-verplichting bij individuele opdrachtnemers te monitoren, maar ook om zicht te houden op de uitkomsten op beleidsniveau.  In dit hoofdstuk richten we ons vooral op de wijze waarop en waarover de gemeente zelf rapporteert op basis van deze registraties. In hoofdstuk 9 presenteren we aan de hand van een data-analyse over de gemeentelijke registraties wat bekend is over de gerealiseerde prestaties, resultaten en effecten van de SROI-aanpak sinds 2013. In hoofdstuk 9 zullen we meer aandacht besteden aan welke gegevens de gemeentelijke registratiesystemen bevatten en wat de beperkingen daarbij zijn.

Interne rapportage

Er zijn jaaroverzichten in Excel opgesteld, maar alleen voor intern gebruik
Op basis van de voormalige Excel-registratie zijn door de backoffice medewerker van de SROI-desk (voorheen administratieve kracht bij de afdeling Financiën) jaaroverzichten opgesteld. Dat gebeurde tevens in een Excel-bestand. Deze jaaroverzichten geven de stand van zaken weer per 1 januari. Deze jaaroverzichten zijn tot nog toe alleen voor intern gebruik geweest om inzicht te krijgen in de uitkomsten van SROI. Zij zijn niet gedeeld met de raad, het college of de ambtelijke leiding of gebruikt om voortgangsrapportages op te stellen. Wel is op basis hiervan informatie aangeleverd voor de P&C-cyclus (zie paragraaf 8.2) en in 2019 voor het eerst voor een rapportage aan de ambtelijke leiding over de inkoopdoelstellingen (zie volgende kopje). 

In de jaaroverzichten is informatie over de gerealiseerde prestaties en resultaten opgenomen. Het gaat bij prestaties dan om de totale SROI-waarde, het gemiddelde uitgevraagde SROI-percentage en de totale invulling van de SROI-waarde (als geldbedrag en als percentage). Daarnaast worden het totaal aantal plaatsingen en het aantal plaatsingen per doelgroep weergegeven (resultaten). Verder is er informatie opgenomen of de kandidaten uit Zaanstad, de regio Zaanstreek-Waterland of de overige regio's afkomstig zijn. Dat geeft inzicht in hoeverre SROI ten gunste komt aan lokale burgers (uitgangspunt). 

In de Excel-registratie werden ook gegevens rondom de duur van de plaatsingen geregistreerd (zie kader), maar de SROI-desk heeft te kennen gegeven hier nog weinig mee gedaan te hebben. De reden is dat de registraties - zowel Excel als WIZZR - een contractvolgsysteem en geen klantvolgsysteem betreffen. Er wordt alleen geregistreerd over de contractperiode met de gemeente in de zin van voor welke duur een kandidaat mag meetellen voor SROI, waarbij voor de meeste doelgroepen in het bouwblokkenmodel tevens een limiet is gesteld aan de duur waarop een kandidaat mag meetellen. Welke aanstelling de kandidaat nu daadwerkelijk bij de werkgever heeft gekregen, is op basis van de gemeentelijke SROI-registratie dus niet bekend. Wanneer een opdrachtnemer SROI-contracten bij meerdere gemeenten heeft lopen, kan een kandidaat bijvoorbeeld deels bij de ene gemeente en deels bij de andere gemeente worden opgevoerd. Daarnaast mag een kandidaat die reeds maximaal een jaar in dienst is bij het bedrijf mee worden geteld voor de SROI-opdracht, maar wel pas vanaf de start van de SROI-opdracht. Ook is niet bekend welke vervolgstappen een kandidaat nog zet, bijvoorbeeld na een plaatsing op een werkervaringsplaats of van een tijdelijk naar een vast contract. Op basis van de registratie in Excel/WIZZR kunnen kortom geen uitspraken worden gedaan over kandidaat-ontwikkeling en de duurzaamheid van plaatsingen (uitgangspunten). Kanttekening daarbij is volgens de SROI-desk dat bij langlopende contracten hierover wel meer te zeggen valt dan bij kortdurende contracten.

Het nieuwe klantvolgsysteem van Werkom, dat per 2021 wordt gebruikt, zou mogelijk beter inzicht kunnen gaan bieden in kandidaat-ontwikkeling en de duur van de aanstellingen, omdat hierin ook gegevens worden geregistreerd over de kandidaat voor en na de contractperiode met de gemeente. De mate waarin met dit klantvolgsysteem meer inzicht biedt, lijkt echter beperkt te zijn, aangezien cliënten alleen gevolgd kunnen worden zolang er nog sprake is van begeleiding vanuit Werkom. Wanneer er sprake is van werkaanvaarding (zonder inkomensvoorziening vanuit de gemeente) kan eveneens de duur van de aanstelling en kandidaat-ontwikkeling niet meer worden gevolgd. Aangezien Werkom het participatiebedrijf van de gemeente Zaanstad en Purmerend is, is de registratie bovendien beperkt tot kandidaten uit deze gemeenten. 

In 2019 is er gerapporteerd naar de ambtelijke leiding over prestaties
In 2019 is er door het gemeentelijke inkoopteam voor het eerst een interne rapportage over de inkoopdoelstellingen opgesteld richting het directeurenoverleg en het Inkoopboard. Daarin is ook SROI meegenomen. 

In het gemeentelijk inkoopbeleid is een gekwantificeerde prestatiedoelstelling opgenomen van 100%-realisatie van de SROI-verplichtingen. De verantwoording omvat ook alleen gegevens op dit prestatieniveau. Er wordt op twee indicatoren gerapporteerd:

• Beïnvloedingsvermogen: de waarde van de SROI-verplichtingen op de contracten;
• Realisatieniveau: het percentage van de totale SROI-waarde dat is ingevuld.

In 2019 was het beïnvloedingsvermogen circa € 3,4 miljoen en het realisatieniveau 78%.   Daarnaast worden als achtergrondgegevens de totale opdrachtwaarde (€ 72,6 miljoen), het gemiddelde SROI-percentage (4,6%) en de waarde van de SROI-invulling (€ 2,6 miljoen) gegeven. Verder worden ontwikkelingen (een verschuiving naar BBL/BOL) en knelpunten (het aanleveren van kandidaten door het nog in ontwikkeling zijnde Werkom) genoemd. 

Deze gegevens betreffen niet het jaar 2019, maar het gemiddelde over de jaren 2013 tot en met 2019. Er is door de SROI-desk gekozen voor een gemiddelde over zeven jaren, omdat de verschuivingen in het aantal opdrachten per jaar een vertekend beeld zouden geven en in Excel het jaar waarin de gegevens verwerkt zijn als uitgangspunt werd genomen. Het presenteren van een gemiddelde over jaren heeft echter wel nadelen. Het geeft geen goed beeld van de behaalde prestaties in het betreffende jaar. Ook zullen veranderingen door de tijd minder snel zichtbaar worden, aangezien de oude prestaties uit eerdere jaren steeds worden meegenomen in het gemiddelde. Wat betreft het realisatieniveau gaat het verder om een percentage van de invulling van de SROI-waarde en hierop hebben verschuivingen in de opdrachtwaarde geen invloed. De SROI-desk heeft zelf ook de intentie om vanaf 2021 te gaan rapporteren over het afgelopen kalenderjaar in plaats van het gemiddelde sinds 2013. Op basis van WIZZR is het namelijk wel mogelijk om gegevens per kalenderjaar te genereren. 

Rapportage op basis van WIZZR nog in ontwikkeling: ook rapportage over resultaten
Ten tijde van dit onderzoek was de SROI-desk nog bezig met het ontwikkelen van de analyse en rapportage op basis van het nieuwe systeem WIZZR. Er zou samen met een data-analist gekeken gaan worden hoe en welke gegevens uit WIZZR gehaald kunnen worden, bijvoorbeeld rondom duurzaamheid. WIZZR bevat zelf ook een dashboardfunctie, waarmee voor een bepaalde periode informatie op hoofdlijnen gepresenteerd kan worden. Dit dashboard zou ook worden meegenomen in het bepalen van de wijze van analyse en rapportage. 

In juni 2021 was er wel reeds een conceptversie beschikbaar van de rapportage over de inkoopdoelstellingen richting het directeurenoverleg/Inkoopboard over 2020. Daarin zijn naast de prestatie-indicatoren (beïnvloedingsvermogen en realisatieniveau) ook resultaatindicatoren toegevoegd. Daaronder wordt verstaan: de totale invulling op de vier activiteitencategorieën uit het bouwblokkenmodel. Binnen de categorie arbeidsparticipatie wordt onderscheid gemaakt tussen betaalde dienstenverbanden en plaatsingen op een opleiding of ontwikkelplek (werkervaringsplaatsen en leerlingen). Er wordt niet verder naar doelgroepen gespecificeerd.   Bij de overige activiteitencategorieën sociale inkopen, co-creatieve projecten en andere maatschappelijke bijdragen gaat het om de totale waarde in euro. Daarnaast wordt er inzicht geboden in de lokale impact (uitgangspunt) door onderscheid te maken naar Zaanse kandidaten en sociale inkopen bij Werkom. 

Er kan nog meer worden teruggekoppeld over de opbrengsten richting de ketenactoren
Het terugkoppelen over de opbrengsten van de SROI-verplichting binnen de organisatie wordt door de gesproken ketenactoren belangrijk geacht, omdat hierdoor meer zicht komt op wat SROI uiteindelijk oplevert voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en daarmee de betrokkenheid groeit. Voortgangsrapportages over SROI zijn echter tot dusver niet opgesteld en ook de interne jaaroverzichten zijn niet met de ketenactoren gedeeld. Sommigen vinden dat er wel voldoende informeel wordt teruggekoppeld door de SROI-desk over wat de SROI-verplichting heeft opgeleverd bij opdrachten waar zij bij betrokken waren. Anderen zeggen dit te missen, met name bij het Ingenieursbureau.  De SROI-desk heeft te kennen gegeven dat hier binnen de huidige capaciteit geen structurele aandacht aan kan worden besteed. 

Verantwoording aan de raad

In de P&C-cyclus werd voorheen verantwoord op prestatieniveau
De verantwoording aan de raad over de toepassing van SROI is beperkt. Zoals uit de vorige paragraaf al blijkt zijn er geen specifieke voortgangsrapportages opgesteld over SROI. De gemeenteraad heeft de afgelopen jaren alleen via de P&C-cyclus informatie over de realisatie van SROI ontvangen.  Hierin worden allereerst ontwikkelingen rondom de organisatie van SROI toegelicht. Er wordt verder gerapporteerd op prestatieniveau. Het gaat om ongeveer dezelfde indicatoren als in de interne rapportage aan de ambtelijke leiding over het beïnvloedingsvermogen en realisatieniveau. In de jaren 2017-2018 was hiervoor een prestatie-indicator opgenomen in het programma Werk, inkomen en economie. In de paragraaf Bedrijfsvoering was bovendien een indicator opgenomen voor het aandeel contracten waarin een SROI-verplichting was opgenomen. 

Sinds 2019 zijn in de begroting echter geen indicatoren voor SROI meer opgenomen. In de jaarstukken van 2019 wordt hierover nog wel in de bestuurlijke hoofdlijnen in tekstvorm gerapporteerd.  In de jaarstukken van 2020 is dat niet meer het geval. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt alleen nog kort genoemd dat het nieuwe beleid in werking is getreden en de samenwerking met het WSP is versterkt.  Door de ambtelijke organisatie is aangegeven dat het schrappen van de indicatoren te maken heeft met het feit dat met de komst van een nieuwe bestuursperiode de indicatoren in de P&C-documenten zijn gewijzigd. Het is echter onbekend waarom nu juist de indicatoren rondom SROI uit de P&C-cyclus zijn verdwenen. 

Tabel 8.3 Indicatoren in P&C-cyclus 2017-2019

Bronnen: Gemeente Zaanstad, Begrotingen en Jaarstukken 2017-2019.

Conclusie

SROI-desk beschikt over relevante gegevens over behaalde prestaties en resultaten
Op basis van de voormalige Excel-registratie zijn informatieve jaaroverzichten opgesteld. Hierop werden relevante gegevens over de behaalde prestaties en resultaten bijgehouden: de totale realisatie van de SROI-verplichtingen en het aantal plaatsingen (per doelgroep). Wat betreft de uitgangspunten is er inzicht in hoeverre het lokale burgers betrof. Omdat het gaat om contractvolgsystemen, is er echter geen zicht op de daadwerkelijke duur van de plaatsingen.

Informatie maar beperkt gedeeld binnen ambtelijke organisatie
De jaaroverzichten in Excel waren alleen voor intern gebruik. Er zijn op basis daarvan verder geen specifieke voortgangsrapportages over SROI opgesteld. In 2019 is er voor de ambtelijke leiding wel een voortgangsrapportage gemaakt over de inkoopdoelstellingen, waaronder SROI. Hierin zijn alleen gegevens op prestatieniveau opgenomen; in de conceptversie van 2020 zijn op basis van WIZZR inmiddels gegevens over de behaalde resultaten en lokale impact opgenomen. De (informele) terugkoppeling richting de andere ketenactoren over wat de SROI-verplichting heeft opgebracht bij opdrachten waar zij bij betrokken waren, werd ook wisselend beoordeeld.

Verantwoording aan de raad beperkt en verslechterd
De rapportage richting de raad verloopt via de P&C-cyclus. In de P&C-documenten werd de afgelopen jaren alleen gerapporteerd over de geleverde prestaties. Deze prestatie-indicatoren zijn inmiddels bovendien uit de P&C-cyclus verdwenen.

Prestaties, resultaten en effecten

In het vorige hoofdstuk zijn we nagegaan in hoeverre de gemeente over de behaalde prestaties, resultaten en effecten van SROI rapporteert. In dit hoofdstuk presenteren we (zover bekend) de uitkomsten SROI vanaf de toepassing sinds 2013. We geven daarmee antwoord op de volgende deelvraag:

Wat zijn de prestaties, resultaten en effecten van SROI?

In dit hoofdstuk is gekozen voor een beschrijvende deelvraag. De reden is tweeledig. Ten eerste is het om te kunnen beoordelen of het beleid doeltreffendheid is nodig dat er aan de voorkant concrete doelstellingen zijn geformuleerd. In hoofdstuk 2 hebben we het beleid in kaart gebracht. Alleen de prestatiedoelstelling is meetbaar: het streven is om 100% van de SROI-afspraken te realiseren. Sinds de Begroting 2018 zijn er echter geen tussentijdse streefwaarden meer geformuleerd voor deze prestatiedoelstelling; er is dus geen sprake (meer) van een tijdspad. Voor de beoogde resultaten en effecten ontbreken gekwantificeerde doelstellingen in zijn geheel. Het is daarmee niet mogelijk om achteraf uitspraken te doen of de beleidsdoelen zijn bereikt. Ten tweede is de nieuwe werkwijze pas sinds mei 2020 formeel in werking getreden en was deze ten tijde van dit onderzoek nog niet volledig uitgekristalliseerd. Het was daarmee nog te vroeg om uitspraken te doen over de behaalde prestaties, resultaten en effecten van het nieuwe SROI-beleid en of deze vergroot zijn ten opzichte van het verleden.

In dit hoofdstuk beschrijven we daarom wat we op basis van de gemeentelijke registraties weten over de bereikte prestaties, resultaten en effecten van SROI sinds 2013. Daarmee willen we tevens inzicht bieden in welke gegevens er beschikbaar zijn en de beperkingen daarvan. We hebben hiervoor een data-analyse uitgevoerd over de voormalige Excel-registraties (Excel-oud: 2013-2015 en Excel-nieuw: 2015-2019) en de huidige WIZZR-registratie (sinds 2020). Omdat opdrachtnemers conform het Uitvoeringsprotocol tot 1 februari de tijd hebben om in WIZZR te registeren over het voorgaande jaar , hebben we de stand van zaken per 1 februari 2021 opgevraagd (bestand ontvangen op 15 februari 2021). In bijlage 3 is meer informatie te vinden over de ontvangen bestanden en de aanpak van de data-analyse. In onderstaande box zijn een aantal algemene opmerkingen en kanttekeningen bij de data-analyse weergegeven, die bij het lezen van dit hoofdstuk in ogenschouw genomen moeten worden.

Opmerkingen en kanttekeningen bij data-analyse
- In de ontvangen overzichtssheet van de voormalige Excel-registraties is een regel per opdrachtnemer opgenomen. Hier kunnen echter meerdere contracten aan ten grondslag liggen, die op de onderliggende sheets per opdrachtnemer zijn opgenomen (niet in ons bezit). De genoemde N bij de Excel-registratie gaat dus om het aantal opdrachtnemers. Bij WIZZR gaat het daarentegen om het aantal contracten. Een opdrachtnemer kan meerdere contracten in WIZZR hebben staan. 

- We presenteren de gerealiseerde prestaties, resultaten en effecten op totaalniveau voor Excel en WIZZR. Voor de Excel-registratie was een onderscheid naar jaren namelijk met terugwerkende kracht niet meer goed te reconstrueren. In de ontvangen overzichtssheet van de Excel-registratie zijn geen contractdata opgenomen. Deze zijn wel opgenomen in het tabblad per opdrachtnemer, maar het zou volgens de SROI-desk een monnikenwerk zijn om deze data achteraf nog toe te voegen aan de overzichtssheet per opdrachtnemer. In Excel ging het bovendien om het jaar van verwerking en niet om het jaar waarin de activiteit daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. 

- De registraties Excel-oud, Excel-nieuw en WIZZR zijn gekoppeld aan de opeenvolgende Uitvoeringsprotocollen. De genoemde tijdsperioden betreffende de perioden waarmee formeel met deze registraties gewerkt werd. In de praktijk is er echter wel sprake van overgangsperioden. Zo werden bij de overgang naar ‘Excel-nieuw’ de lopende contracten nog op het oude bouwblokkenmodel geregistreerd. Na de ingebruikname van WIZZR zijn de lopende contracten juist gedeeltelijk overgezet naar het nieuwe systeem. WIZZR is formeel medio 2020 in gebruik genomen, maar de meeste contracten in WIZZR per 15 februari 2021 dateren al van voor de start van het nieuwe regionale beleid (88%). Het gaat om contracten met een begindatum vanaf 2017 (zie ook bijlage 3). Omdat verder in de praktijk al sinds mei 2019 gedeeltelijk met WIZZR werd gewerkt, zijn de activiteiten die in 2019 hebben plaatsgevonden deels in WIZZR en deels in Excel geregistreerd. De activiteiten die sinds 2020 hebben plaatsgevonden, zijn wel volledig in WIZZR geregistreerd.  Wel staan er momenteel ook nog lopende contracten in de Excel-registratie, die nog overgezet moeten worden naar WIZZR. De voormalige Excel-registratie was ten tijde van dit onderzoek dus nog niet volledig afgesloten. 

- Ten tijde van dit onderzoek was WIZZR pas recent volledig in gebruik (sinds augustus 2020). De SROI-desk is in de eerste maanden vooral bezig geweest met de implementatie van WIZZR, zoals het activeren van accounts en uitleg geven aan de opdrachtnemers. Het gebruik en de inrichting van WIZZR was nog in ontwikkeling, waaronder ook veel tijd is gaan zitten in het oplossen van kinderziektes en extra controles daaromtrent, zoals berekeningsfouten in de data-exports en in eerste instantie verkeerde inrichting van de bouwblokwaarden. Volgens de ambtelijke organisatie zouden vanwege het overgangsjaar na 1 februari nog (meer dan gebruikelijk) registraties binnenkomen. Opdrachtnemers moesten regelmatig met terugwerkende kracht registreren, omdat zij hebben gewacht op de inrichting van het nieuwe bouwblokkenmodel, er oude contracten uit Excel zijn overgezet naar WIZZR en er in januari nog een inhaalslag is gemaakt met adviesgesprekken met de Wmo-opdrachtnemers. Omdat het registeren in WIZZR nieuw was voor de opdrachtnemers en de controle zorgvuldig moet gebeuren was er in combinatie met de beperkte capaciteit van de SROI-desk ook achterstand in het beoordelen van de opgevoerde gegevens. De stand van zaken per 15 februari 2021 zou zodoende volgens de SROI-desk geen volledig beeld schetsen van de bereikte prestaties en resultaten over 2020. 

Naast de data-analyses hebben we met de enquête geprobeerd om meer inzicht te krijgen in de uitkomsten van SROI. We hebben aan de opdrachtnemers onder andere gevraagd of zij de SROI-verplichting (tijdig) hebben gerealiseerd, wat de uitgevoerde activiteiten volgens hen hebben opgebracht en of zij in de toekomst vaker een maatschappelijke bijdrage willen leveren. Ten tijde van de enquête liep het contract van de overgrote meerderheid van de opdrachtnemers (83%) echter nog. Zodoende is het lastig uitspraken te doen over de bereikte prestaties, resultaten en effecten op basis van de enquête. We hebben de opdrachtnemers met lopende contracten echter wel gevraagd naar hun verwachtingen hierover. Meer informatie over de aanpak, respondenten en vragen van de enquête zijn te vinden in bijlage 2.

Prestaties

De prestatiedoelstelling in het gemeentelijke (inkoop)beleid is dat 100% van de SROI-verplichtingen wordt gerealiseerd. Hieronder presenteren we de gegevens uit de Excel-registratie nieuw   en WIZZR over de mate van invulling van de SROI-verplichtingen.

In onderstaande tabel zijn eerst de mate waarin SROI-afspraken zijn gemaakt en de mate waarin de totale SROI-waarde is ingevuld, weergegeven. De gemeente rapporteert hier zelf over met de indicatoren beïnvloedingsvermogen en realisatieniveau in de rapportage aan de ambtelijke leiding en voorheen de P&C-cyclus (zie hoofdstuk 8).

Tabel 9.1 Beïnvloedingsvermogen en realisatieniveau, 2013-feb 2021

Bronnen: Gemeente Zaanstad, SROI-registratie Excel-nieuw tot en met 2020 en WIZZR, export Contracten uitgebreid per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Disclaimer ingevulde SROI-waarde WIZZR
Het gepresenteerde bedrag van de ingevulde SROI-waarde is onbetrouwbaar voor WIZZR. De totaal gerealiseerde SROI-waarde in het hoofdbestand Contracten uitgebreid wijkt af van de gedetailleerde export Kandidaten. Het aantal plaatsingen van kandidaten komt in beide bestanden overeen, maar in de totale gerealiseerde waarde zit een groot verschil (€ 5.483.514 versus € 4.495.058). Ons vermoeden, dat er bij het hoofdbestand sprake is van een fout in de data-export, waarbij de afgekeurde en nog te beoordelen kandidaten zijn meegenomen in de gerealiseerde bedragen, is door de ambtelijke organisatie in de feitelijke reactie bevestigd. Navraag bij WIZZR wat deze exportfout veroorzaakt, loopt nog. 

Van de SROI-afspraken (€ 21.947.003) die in Excel zijn geregistreerd, is 82% gerealiseerd. Voor WIZZR gaat het om 68% (zie disclaimer) van de totale SROI-waarde (€ 8.253.502). Bij deze indicator over de totaal ingevulde SROI-waarde (realisatieniveau) zijn echter wel een aantal kanttekeningen te plaatsen. Zo gaat het om de stand van zaken op een bepaald moment, in dit geval 15 februari 2021. Het gaat daarmee deels om lopende contracten (in WIZZR: 81%), die nog niet 100% gerealiseerd hoeven te zijn. Daarnaast speelt dat er ook regelmatig sprake is van overrealisatie. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de gekozen activiteit een hogere bouwblokwaarde had dan de SROI-verplichting of dat er extra activiteiten zijn ondernomen. Dat is uiteraard positief, maar deze overrealisatie compenseert op totaalbasis wel de contracten die niet (volledig) worden gerealiseerd. Ook kunnen er andere redenen aan de overrealisatie ten grondslag liggen, zoals dat de opdrachtwaarde bij raamcontracten nog moet worden aangepast of nog verlengopties moeten worden doorgevoerd, waarna er geen sprake meer zou zijn van overrealisatie (zie kader). Daarnaast kunnen opdrachtnemers met meerdere lopende contracten de realisatie op één contract registreren (wat op het niveau van de totaal ingevulde SROI-waarde in principe geen gevolgen heeft). 

De indicator met betrekking tot het realisatieniveau is kortom lastig te interpreteren. We hebben daarom ook gekeken naar het percentage contracten/opdrachtnemers, waarbij de SROI-verplichting wel of niet (volledig) gerealiseerd is. Voor WIZZR hebben we daarbij onderscheid gemaakt naar contracten die zijn afgerond of nog lopen. Zoals we in hoofdstuk 7 al hebben besproken, is in het WIZZR-bestand echter nog onvoldoende duidelijk of contracten zijn afgerond, omdat hier verlengingen doorheen lopen (zie verder kader). We hebben daarom een aparte categorie gemaakt van contracten waarvan de einddatum van het initiële contract reeds is gepasseerd, maar waar mogelijk nog sprake kan zijn van een verlenging. Ook in de Excel-registratie zijn nog lopende contracten opgenomen, die nog overgezet moeten worden naar WIZZR. Door het ontbreken van contractdata in de overzichtssheet was het echter niet mogelijk om hier eenzelfde soort onderscheid naar lopende en afgeronde contracten te maken.

Tabel 9.2 Percentage contracten/opdrachtnemers waarbij SROI-verplichting is gerealiseerd, 2013-feb 2021 

Bronnen: Gemeente Zaanstad, Databestanden SROI-registratie Excel-nieuw tot en met 2020 en WIZZR, export Contracten uitgebreid per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Uit de tabel blijkt dat in ieder geval circa 40% van de afgeronde contracten in WIZZR is gerealiseerd. In de Excel-registratie heeft ongeveer hetzelfde percentage opdrachtnemers de SROI-verplichting(en) ten minste volledig gerealiseerd. Dat is een stuk lager dan het percentage totale ingevulde SROI-waarde, wat de compenserende werking van de overrealisatie bevestigt.

Opvallend was verder dat op basis van de ontvangen databestanden bij een aanzienlijk deel van de afgeronde contracten in WIZZR helemaal geen realisatie heeft plaatsgevonden, namelijk 30%. In Excel is er bij 35% van de opdrachtnemers sprake van 0% realisatie. Volgens de SROI-desk betekent dat echter niet dat er ook daadwerkelijk geen realisatie heeft plaatsgevonden. Het kan ook zijn dat zij (nog) niet of op een andere wijze geregistreerd zijn:

• Opdrachtnemers registreren niet altijd (snel) hun uitgevoerde activiteiten. De SROI-desk weet dan soms wel dat er al een invulling is geweest, maar dit is nog niet door de opdrachtnemers gerapporteerd. Met name in de voormalige Excel-registratie onder de oude werkwijze zou het ook regelmatig zijn voorgekomen dat het contract rechtmatig was afgerond door de contractmanager en opdrachtnemer, maar dit niet werd teruggekoppeld aan de SROI-desk. Met de afsluiting van de Excel-registratie zal nagegaan worden welke zaken nog wel en niet kunnen worden opgepakt en meer inzicht komen in de daadwerkelijke realisatie bij de Excel-registratie. 
• Vanwege het overgangsjaar naar WIZZR en de capaciteit van de SROI-desk is er achterstand met het verwerken van SROI-registraties.
• Opdrachtnemers met meerdere contracten kunnen in WIZZR op het langst lopende contract registreren om hun administratieve lasten te beperken. Daarmee is bij dit contract sprake van een grote overrealisatie, maar staan de andere contracten op 0%. Een goede verwerking hiervan in WIZZR is nog een ontwikkelpunt (in Excel gebeurde dat in het tabblad per opdrachtnemer). 

Bij de gedeeltelijk gerealiseerde SROI-verplichtingen speelt verder nog mee dat bij raamcontracten de gerealiseerde opdrachtwaarden nog niet altijd waren doorgevoerd. Wanneer de opdrachtwaarde uiteindelijk lager uitvalt, kan de SROI-verplichting alsnog volledig gerealiseerd zijn. Daarnaast speelde bij twee afgeronde contracten dat zij nog onder het oude bouwblokkenmodel in WIZZR waren geregistreerd en zij door de verandering van de waarderingen nu op gedeeltelijk gerealiseerd uitkomen. 

Er zijn dus allerlei kanttekeningen bij de ontvangen databestanden te maken. Dat maakt het percentage contracten/opdrachtnemers waarbij de SROI-verplichting is gerealiseerd eveneens lastig te interpreteren.

Enquête
Ook in de enquête is gevraagd naar de mate waarin de SROI-verplichting tijdig kan worden gerealiseerd. Van de tien opdrachtnemers waarvan het contract was afgerond, hebben negen de SROI-verplichting tijdig gerealiseerd; bij één opdrachtnemer was sprake van overrealisatie. Bij de lopende contracten verwachtte 83% van de opdrachtnemers de SROI-verplichting tijdig te realiseren.

Resultaten en effecten

In de regionale beleidsnotitie is de ambitie van SROI dat met SROI 'burgers met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen op werk krijgen en meer kansen krijgen om mee te doen naar vermogen'. Daarnaast zijn een drietal doelstellingen geformuleerd, te weten:

• Bijdragen aan opgaven op de arbeidsmarkt:
  • Vergroten van (arbeids)participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt;
  • Voorkomen en terugdringen van voortijdig schooluitval;
  • Verbinden onderwijs en arbeidsmarkt.
• Stimuleren sociaal ondernemerschap;
• Bijdragen aan andere maatschappelijke opgaven van de gemeente.

Voor deze effectdoelstellingen zijn geen indicatoren opgesteld. In de beleidsnotitie is al vermeld dat harde indicatoren niet op zijn plaats worden geacht, omdat er externe factoren meespelen bij de invulling van SROI. In de feitelijke reactie heeft de ambtelijke organisatie verder laten weten op effectniveau ook geen metingen uit te voeren, omdat de relatie tussen de uitgevoerde SROI-activiteiten en de gerealiseerde maatschappelijke effecten vanwege externe factoren (ook buiten de gemeentelijke invloed) lastig te trekken is. In de gemeentelijke registraties zijn kortom geen gegevens over de gerealiseerde effecten beschikbaar. 

Wel constateerden we in hoofdstuk 2 al dat de activiteiten uit het bouwblokkenmodel - arbeidsparticipatie (A), sociale inkoop (B) en bijdragen aan maatschappelijke activiteiten (D) - vrijwel direct aansluiten op de doelstellingen. De co-creatieve projecten (C) hebben betrekking op het bijdragen aan de opgaven op de arbeidsmarkt en dan met name op het verbinden van onderwijs en arbeidsmarkt. In de conceptrapportage over de inkoopdoelstellingen over 2020 zijn ook als resultaatindicatoren de totale realisatie op deze activiteitencategorieën opgenomen (zie paragraaf 8.1). We sluiten hier aan bij de gemeente en presenteren als resultaten de invulling op de bouwblokken.

In de Uitvoeringsprotocollen van 2013-2015, 2015-2020 en het huidige Uitvoeringsprotocol (sinds mei 2020) is echter niet steeds hetzelfde bouwblokkenmodel gehanteerd. In de voormalige Uitvoeringsprotocollen waren de activiteiten B-D nog niet opgenomen, maar ging het nog om een restcategorie 'alternatieve invullingen'.  We gaan hieronder daarom in aansluiting eerst in op de categorie arbeidsparticipatie en vervolgens op de 'alternatieve invullingen'.

Arbeidsparticipatie
Binnen de categorie arbeidsparticipatie gaat het om aantal plaatsingen van kandidaten.   In de conceptrapportage over de inkoopdoelstelling over 2020 maakt de gemeente binnen arbeidsparticipatie onderscheid tussen betaalde dienstverbanden en opleiding- en ontwikkelplekken (werkervaringsplaatsen en leerlingen). We presenteren ook de gedetailleerdere resultaten voor de doelgroepen die daarbinnen nog worden onderscheiden in het bouwblokkenmodel.   Deze doelgroepen zijn echter niet helemaal gelijk onder de opeenvolgende Uitvoeringsprotocollen.  Wanneer een doelgroep nog niet was opgenomen (-) of beperkter van aard was (Wajong in plaats van garantiebaan), is dat in de tabel aangegeven. In de Excel-registratie werd verder een onderscheid gemaakt tussen de categorieën A en B. Bij categorie B ging het om plaatsingen korter dan drie maanden en/of minder dan 16 uur per week.  Voor de volledigheid presenteren de categorieën A en B in een aparte kolom in de tabel.

Tabel 9.3 Aantal plaatsingen binnen categorie arbeidsparticipatie, 2013-feb 2021

Bronnen: Gemeente Zaanstad, Databestanden SROI-registratie Excel-oud tot en met 2020; SROI-registratie Excel-nieuw tot en met 2020; WIZZR, export Contracten uitgebreid en export Kandidaten per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Bij de activiteitencategorie arbeidsparticipatie zijn er sinds 2013 2.546 plaatsingen gerealiseerd op werk-, ontwikkel- en opleidingsplaatsen. Daarbinnen worden het vaakst leerlingen geplaatst (1.289), op de voet gevolgd door betaalde dienstverbanden (1.210). Daarbinnen zijn eerst WW'ers de voornaamste doelgroep, gevolgd door mensen met een bijstandsuitkering (Participatiewet) en vervolgens de garantiebanen (onder andere Wajong) en WIA-/WAO-uitkeringen. Op de nieuwe doelgroepen die met de nieuwe regionale beleidsnotitie (mei 2020) zijn toegevoegd, was in februari 2021 nog vrijwel niet geregistreerd.

In tabel 9.4 hebben we de hoofdcategorieën betaalde dienstverbanden, werkervaringsplaatsen en leerlingen procentueel verdeeld. Daarbij is een trend waar te nemen waarbij het aandeel betaalde dienstverbanden door de tijd afneemt en het aantal leerlingen stijgt. Werkervaringsplaatsen komen veel minder vaak voor, maar in WIZZR wel iets vaker dan in Excel.

Tabel 9.4 Procentuele verdeling plaatsingen binnen categorie arbeidsparticipatie, 2013-feb 2020

Bronnen: Gemeente Zaanstad, Databestanden SROI-registratie Excel-oud tot en met 2020; SROI-registratie Excel-nieuw tot en met 2020; WIZZR, export Contracten uitgebreid en export Kandidaten per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Alternatieve invullingen
De realisatie van de overige activiteitencategorieën sociale inkoop, co-creatieve projecten en bijdragen aan maatschappelijke activiteiten wordt in de conceptrapportage over de inkoopdoelstellingen over 2020 gepresenteerd als de totale realisatie in euro.

In tabel 9.5 presenteren we zodoende eerst de totale waarde in euro van de alternatieve invullingen sinds 2013. Onder de voormalige Uitvoeringsprotocollen was er immers ook al een restcategorie 'alternatieve invullingen' opgenomen. In totaal gaat het om een realisatie van € 636.007.

Tabel 9.5 Realisatie alternatieve invullingen in €, 2013-feb 2021

Bronnen: Gemeente Zaanstad, Databestanden SROI-registratie Excel-oud tot en met 2020; SROI-registratie Excel-nieuw tot en met 2020; WIZZR, Export Contracten uitgebreid. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

In tabel 9.6 is voor WIZZR nog een verder onderscheid gemaakt naar de verschillende alternatieve activiteitencategorieën die in het huidige bouwblokkenmodel (sinds mei 2020) zijn opgenomen. We presenteren hier zowel de totale waarde in euro als het aantal activiteiten dat de opdrachtnemers heeft uitgevoerd.  

Tabel 9.6 Onderscheid naar activiteitencategorieën A-D in WIZZR (N=142)

Bronnen: Gemeente Zaanstad, WIZZR - export Contracten uitgebreid en export Sociale Inkoop en SR-projecten per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Gezien het om nieuwe activiteiten gaat, komen deze activiteitencategorieën B-D (10%) nog minder vaak voor dan arbeidsparticipatie (90%). In hoofdstuk 5 zagen we al dat bij de gemaakte afspraken in het plan van aanpak sociale inkoop wel aan een opmars was begonnen; bij de realisatie gaat het om ongeveer 9% van de geregistreerde activiteiten in WIZZR. Sociale inkoop bij Werkom komt het meeste voor, maar de gerealiseerde waarde is hoger bij inkopen bij Sociale Enterprises. Co-creatieve projecten en bijdrage aan andere maatschappelijke activiteiten kwamen minder vaak voor in de plannen van aanpak en hier is ook nog zelden op geregistreerd.

Enquête
In de enquête hebben we tevens gevraagd voor welke activiteit(en) de opdrachtnemers hebben gekozen. De gemaakte afspraken en realisatie van de activiteiten loopt hier wel door elkaar. De SROI-verplichting wordt tevens het vaakst ingevuld met de categorie arbeidsparticipatie. Betaalde dienstverbanden en leerlingen scoren in de enquête gelijk. Voor de nieuwe categorieën activiteiten is nog minder gekozen. In de enquête komen bijdragen aan maatschappelijke activiteiten daarbinnen het meest voor. Dat is een verschil met de data-analyse, waar sociale inkopen er duidelijk uit springen.

Figuur 9.1 Gekozen/gerealiseerde activiteiten opdrachtnemers enquête (N=59)

Bron: Enquête rekenkamer Zaanstad onder 110 SROI-opdrachtnemers, november-december 2020.

Aan de opdrachtnemers is verder gevraagd aan welke gemeentelijke doelstellingen de activiteiten die het bedrijf zal ondernemen/heeft ondernomen volgens hen bijdragen. Gezien de invulling grotendeels in de categorie arbeidsparticipatie valt, wordt bij de 46 lopende contacten de meeste bijdrage verwacht aan het vergroten van de arbeidsparticipatie (87%). Daarna volgen het verbinden van onderwijs en de arbeidsmarkt (72%), bijdragen aan andere maatschappelijke opgaven (63%) en het stimuleren van sociaal ondernemerschap (59%). In wat mindere mate denken zij bij te dragen aan het terugdringen van schooluitval (46%).

Bij de tien afgeronde contracten vinden de opdrachtnemers ook dat de activiteiten het meest hebben bijdragen aan het vergroten van de arbeidsparticipatie (70%) en het verbinden van onderwijs en arbeidsmarkt (70%). De bijdrage aan andere doelen scoort echter een stuk lager, namelijk bijdragen aan andere maatschappelijke activiteiten (30%), sociaal ondernemerschap (20%) en terugdringen schooluitval (10%). Een mogelijke verklaring is dat het nieuwe beleid/Uitvoeringsprotocol pas in mei 2020 in werking is getreden en de afgeronde contracten vooral oudere contracten betreffen, die nog onder het oude protocol tot stand zijn gekomen, welke minder mogelijkheden voor andersoortige activiteiten omvatte. In de enquête hebben we echter niet gevraagd naar de contractperiode en kunnen hier dus geen onderscheid naar maken.

Uitgangspunten

In hoofdstuk 2 hebben we beschreven dat het SROI-beleid ook verschillende uitgangspunten kent:

• Brede maatwerkmogelijkheden ten behoeve van:
  • Een redelijke/billijke inspanning voor opdrachtnemer 
  • Meer inzet op kandidaat-ontwikkeling (raadsbrief)
  • Meer lokale impact (raadsbrief)
• Duurzame arbeidsinschakeling
• SROI als hefboom: het leveren van een passende maatschappelijke bijdrage tijdens de opdracht
  • WSP/Werkom: streven naar langdurige partnerschappen (gesprekken)
• Gelijke spelregels: regionale harmonisering

Sommige uitgangspunten hebben vooral betrekking op de inrichting van het beleid, zoals de regionale harmonisering. Andere uitgangspunten gaan meer over welke resultaten/ maatschappelijke effecten de SROI-verplichting bij voorkeur oplevert. In deze paragraaf gaan we na welke informatie bekend is over de mate van 1) lokale impact, 2) het duurzaam verder helpen van kwetsbare burgers (duurzame arbeidsinschakeling en kandidaat-ontwikkeling en 3) hefboomwerking.

Lokale impact
Vanwege het Europese non-discriminatiebeginsel kan niet worden afgedwongen dat SROI-invullingen ten goede komen aan Zaankanters. Opdrachtnemers kunnen ook elders in het land gevestigd zijn, waardoor het lastig is om personen uit Zaanstad te plaatsen binnen de eigen bedrijfsvoering. De gemeente streeft er wel naar dat SROI zoveel mogelijk ten goede komt aan Zaankanters.  In zowel WIZZR als de Excel-registratie-nieuw  is terug te vinden of een kandidaat uit de gemeente Zaanstad, de regio Zaanstreek-Waterland of elders vandaan komt. In de conceptrapportage over de inkoopdoelstelling van 2020 wordt door de SROI-desk zelf ook gerapporteerd over de lokale impact.

In onderstaande tabel blijkt dat de herkomst van de kandidaten uit de gemeente Zaanstad en/of de regio Zaanstreek-Waterland en van elders ongeveer gelijk op gaat. In WIZZR kunnen we op basis van de woonplaats van de kandidaten zien dat 'elders' overigens meestal gaat om gemeenten die relatief in de buurt van Zaanstreek-Waterland liggen. Kandidaten uit andere provincies dan Noord-Holland komen minder vaak voor.

Tabel 9.7 Herkomst plaatsingen Arbeidsparticipatie totaal, 2015-feb 2021

Bronnen: Gemeente Zaanstad, Databestanden SROI-registratie Excel-nieuw tot en met 2020; WIZZR - export Kandidaten per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Voor WIZZR hebben we verder een uitsplitsing kunnen maken van de herkomst van kandidaten naar verschillende soorten activiteiten/doelgroepen binnen de categorie arbeidsparticipatie (zie tabel 9.8). Daaruit blijkt dat kandidaten met een betaald dienstverband vaker uit Zaanstad komen (54%). Bij leerlingen gaat het juist vaker om kandidaten van buiten de regio (63%).

Tabel 9.8 Herkomst kandidaten per activiteit arbeidsparticipatie o.b.v. WIZZR (N=142)

Bronnen: Gemeente Zaanstad, WIZZR - export Kandidaten per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Met name bij bijstandsgerechtigden uit de Participatiewet is te zien dat zij meestal uit Zaanstad zelf komen (80%). Bij WW'ers was er daarentegen weer weinig verschil tussen Zaanstad en elders (41% versus 46%).

Duurzaam verder helpen
In zowel de Excel-registratie als WIZZR zijn gegevens opgenomen over de duur van de plaatsingen. In de oude Excel-registratie (2013-2015) werden plaatsingen uit de Wet werk en bijstand korter dan drie maanden apart onderscheiden en niet meegeteld, omdat zij als onvoldoende duurzaam werden beschouwd. Door de SROI-desk werden in de nieuwe Excel-registratie (2015-2019) plaatsingen langer dan zes maanden als duurzaam beschouwd. Dit werd alleen bijgehouden voor plaatsingen uit de Participatiewet. Het aantal duurzame plaatsingen van langer dan zes maanden uit de Participatiewet betrof 49%.  

Omdat 2020 pas het eerste jaar was waarin volledig in WIZZR werd geregistreerd, moest door de SROI-desk nog worden nagegaan of en hoe op basis van WIZZR de duurzaamheid van de plaatsingen kon worden geanalyseerd. In WIZZR staan de begin- en einddatum van het contract en de duur van het contract geregistreerd.  Op basis hiervan hebben we berekend dat de duur van de plaatsingen gemiddeld 12,7 maanden (mediaan: 9) is. In onderstaande cirkeldiagram is te zien dat bijna de helft van de plaatsingen 6-12 maanden betreft. Ongeveer een derde is korter dan een half jaar en 21% langer dan een jaar.

Figuur 9.2 Duur van plaatsingen (in maanden) in WIZZR (N=142)

Bronnen: Gemeente Zaanstad, WIZZR - export Kandidaten per 15-2-2021. Analyse: Rekenkamer Zaanstad.

Zoals in hoofdstuk 8 al was vermeld, zeggen deze gegevens uit Excel en WIZZR echter weinig over de daadwerkelijke duur van de plaatsing. De registraties betreffen namelijk een contractvolgsysteem en geen klantvolgsysteem. Er wordt dus alleen geregistreerd over de contractperiode met de gemeente in de zin van voor welke duur een kandidaat mag meetellen voor SROI. Welke aanstelling de kandidaat nu echt bij de werkgever heeft gekregen, is daarmee niet bekend. De SROI-desk heeft aangegeven dat bij langdurige contracten wel meer uitspraken kunnen worden gedaan over de daadwerkelijke duur van de plaatsingen, maar in de eigen rapportages heeft de SROI-desk echter nog niets met deze geregistreerde gegevens gedaan. Het nieuwe klantvolgsysteem van Werkom, dat per 2021 wordt gebruikt, zou mogelijk meer inzicht in de daadwerkelijke duur van de plaatsingen kunnen bieden, omdat hierin ook gegevens over de kandidaat worden geregistreerd voor en na de contractperiode met de gemeente. De toegevoegde waarde lijkt echter beperkt. Ten eerste omdat geplaatste kandidaten van bijvoorbeeld het UWV of uit andere gemeenten buiten beschouwing blijven. Ten tweede kan Werkom ook alleen de kandidaten volgen zolang er sprake is van begeleiding vanuit Werkom. Na werkaanvaarding zonder inkomensvoorziening vanuit de gemeente kunnen kandidaten eveneens niet meer gevolgd worden. 

In WIZZR wordt ook het soort overeenkomst geregistreerd. Hieruit blijkt dat 8% van de plaatsingen een vast contract betreft. Er is dus wel te stellen dat het hierbij in ieder geval om duurzame plaatsingen gaat. Vaker gaat echter om een stageovereenkomst (44%), een tijdelijk contract (27%) of een leerwerkovereenkomst (16%).

In de gesprekken is overigens naar voren gekomen dat ondanks dat de plaatsing bij de opdrachtnemers meestal alleen de duur van het SROI-contract betreft, het tegelijkertijd wel een belangrijke opstap voor de kandidaten vormt. Door de plaatsing via SROI krijgen zij de kans om zelfvertrouwen en werkritme op te bouwen, waarna zij na verloop van tijd vaak wel goed functioneren. Zij stromen vervolgens vaak van werk-naar-werk, eventueel bij een ander bedrijf. Deze kandidaat-ontwikkeling is echter niet uit het contractvolgsysteem te herleiden. 

Enquête
Voor de afgeronde contracten hebben we gevraagd wat de ondernomen activiteiten voor de doelgroep - werkzoekende(n)/leerling(en) met een afstand tot de arbeidsmarkt - hebben opgeleverd. Drie bedrijven zeggen geen activiteiten te hebben ondernomen die direct gericht waren op het plaatsen van werkzoekenden of leerlingen binnen hun bedrijf of het niet te weten. Van de overige zeven opdrachtnemers geven er zes aan dat het meerdere soorten resultaten heeft opgeleverd. Bij zes opdrachtnemers zijn de inhoudelijke kennis en vaardigheden vergroot en bij vier daarvan ook de werknemersvaardigheden. Bij zes opdrachtnemers zijn er ook een of meerdere (tijdelijke) banen uit gevolgd. Bij drie opdrachtnemers ging het om een vaste baan binnen hun eigen bedrijf.

Figuur 9.3 Opbrengsten voor doelgroep volgens opdrachtnemers (N=7)

Bron: Enquête rekenkamer Zaanstad onder 110 SROI-opdrachtnemers, november-december 2020.

Hefboomwerking
In het SROI-beleid wordt onder hefboomwerking verstaan om opdrachtnemers tijdens de opdracht een maatschappelijke bijdrage te laten leveren. Dat komt overeen met de gerealiseerde resultaten (zie paragraaf 9.2). De wens van het WSP/Werkom is breder, namelijk dat er uit de samenwerking tijdens de SROI-verplichting een langdurig partnerschap voortkomt. We gaan hier na wat er bekend is over in hoeverre de SROI-opdracht ervoor zorgt dat opdrachtnemers in de toekomst vaker bereid zijn maatschappelijke bijdragen te leveren en/of hieruit partnerschappen met het Werkgevers Servicepunt/Werkom ontstaan. Dat zorgt er namelijk voor dat er op duurzame basis meer kansen voor kwetsbare (Zaanse) burgers op werk en meedoen worden gecreëerd.

Het SROI-beleid richt zich dus op hefboomwerking tijdens de opdracht. Op basis van de gemeentelijke SROI-registratie kunnen ook geen uitspraken worden gedaan over de hefboomwerking bij opdrachtnemers op de langere termijn. Zoals gesteld zijn de Excel-registraties en WIZZR beiden contractvolgsystemen, waarin in principe alleen de realisatie van de SROI-verplichting op het contract wordt geregistreerd. Extra activiteiten tijdens of na het contract vallen buiten het zicht, omdat opdrachtnemers deze (meestal) niet meer registreren.   

In de gevoerde gesprekken is door de adviseurs van het WSP/Werkom wel aangegeven dat door de samenwerking met de SROI-desk (de aanwezigheid bij de adviesgesprekken/branche-overleggen) zij de kansen van SROI beter kan benutten. Wanneer zij bijvoorbeeld een plaats zoeken voor een kandidaat van Werkom, is het handig om te weten welke bedrijven nog een openstaande SROI-verplichting hebben, welke afspraken er zijn gemaakt en wat de stand van zaken is. SROI is volgens de WSP-adviseurs met name waardevol als ingang bij nieuwe bedrijven. Het zijn namelijk vaak dezelfde bedrijven die iets willen betekenen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en daar heeft het WSP al goede relaties mee. Via een SROI-verplichting kan het WSP in contact komen met bedrijven die eerder nog niet in beeld waren. Volgens de WSP-adviseurs zorgt SROI ook daadwerkelijk voor nieuwe (duurzame) contacten met bedrijven. Met de samenwerking bij het invullen van de SROI-verplichting wordt een relatie met het bedrijf opgebouwd en bij positieve resultaten kan er een hefboomwerking op de langere termijn in gang worden gezet, waarbij een bedrijf in de toekomst vaker iets wil betekenen voor de doelgroep. Maar ook wanneer het voor de SROI-verplichting niet lukt om kandidaten te plaatsen bij het bedrijf, kan de opgebouwde relatie waardevol zijn, omdat er op een later moment misschien wel mogelijkheden zich voordoen. 

Enquête
In de enquête hebben we een aantal vragen gesteld om zicht te krijgen op de hefboomwerking bij opdrachtnemers op de langere termijn.Ten eerste hoe de opdrachtnemers tegen de SROI-verplichting aankijken. De overgrote meerderheid (89%) staat hier positief tegenover: zij vinden het (enigszins) redelijk dat de gemeente aan opdrachtnemers vraagt om een maatschappelijke bijdrage te leveren. Aan opdrachtnemers met afgeronde contracten hebben we verder gevraagd in hoeverre hun mening over de SROI-verplichting is veranderd. De meeste oordelen zijn hetzelfde gebleven. Bij twee van de tien opdrachtnemers is het oordeel verschoven van negatief bij aanvang van het contract naar neutraal na afloop van het contract. Kortom een lichte verbetering van hoe opdrachtnemers tegen de SROI-verplichting aankijken.

Ten tweede hebben we gevraagd in hoeverre de opdrachtnemers (verwachten) vaker een maatschappelijke bijdrage (te gaan) leveren. Opvallend hierbij is dat van de 46 opdrachtnemers met een lopend contract het leeuwendeel (96%) erover nadenkt. Daarbij zegt 63% dat te gaan doen en 33% misschien. Bij de gerealiseerde contracten zien we daarentegen dat slechts een kleine minderheid daadwerkelijk vaker een maatschappelijke bijdrage is gaan leveren (20%). Hetzelfde percentage heeft die intentie ook. De SROI-verplichting lijkt kortom wel een gedachteverandering bij opdrachtnemers in gang te zetten over maatschappelijke betrokkenheid, maar in de praktijk leidt het in mindere mate tot extra inspanningen.

Ten derde is een open vraag gesteld of er nog andere zaken zijn die social return voor het bedrijf heeft opgeleverd. Daar is echter weinig antwoord opgegeven. Slechts eenmaal is benoemd dat er meer sprake is van diversiteit op de werkvloer. Twee bedrijven geven aan dat ze al dergelijke activiteiten ondernamen.

Conclusie

Door het ontbreken van concrete beleidsdoelstellingen was het niet mogelijk om een afgewogen oordeel te vellen over de doeltreffendheid van het SROI-beleid. Zeker ook omdat het nieuwe beleid en bijbehorende werkwijze pas sinds mei 2020 officieel in werking zijn getreden. In dit hoofdstuk lag de focus op wat wel bekend is over de prestaties, resultaten en effecten van SROI sinds 2013 op basis van de gemeentelijke SROI-registratie (voorheen Excel, nu WIZZR) en de beperkingen daarvan. Dat is aangevuld met de meningen van de opdrachtnemers over de opbrengsten van SROI.

Gegevens over prestaties beschikbaar, maar lastig te interpreteren
Naast het monitoren van de voortgang bij individuele contracten, kunnen op basis van de gemeentelijke registraties ook de prestaties op beleidsniveau worden gevolgd. De indicator resultaatniveau (de totaal ingevulde SROI-waarde: 82% Excel; 68% WIZZR) waarover de gemeente zelf rapporteert, is echter lastig te interpreteren. Het gaat om de stand van zaken op een bepaald moment met grotendeels nog lopende contracten. Daarnaast kan de overrealisatie bij de ene organisatie de onderrealisatie bij andere bedrijven compenseren. Wanneer we in WIZZR het realisatieniveau per contract bekijken, dan zien we dat bij 41% van de afgeronde contracten de SROI-verplichting is gerealiseerd. Voor de overige contracten geeft de registratie aan dat de SROI-verplichting gedeeltelijk of in zijn geheel niet is gerealiseerd. Of dit het eindbeeld is, is de vraag. Opdrachtnemers registeren namelijk niet altijd (snel) hun uitgevoerde activiteiten en er zijn tevens achterstanden in de verwerking door de SROI-desk, mede vanwege het overgangsjaar naar WIZZR en de capaciteit van de SROI-desk. Daarnaast kent de verwerking in WIZZR nog aanvullende knelpunten, zoals het doorvoeren van verlengingen en de registratie van opdrachtnemers met meerdere lopende contracten. Deze knelpunten zijn bij de ambtelijke organisatie bekend en worden in de toekomst opgepakt.

De totale realisatie op de activiteitencategorieën geeft een indicatie van de resultaten
De gemeentelijke registratie biedt inzicht in de totale realisatie op de bouwblokken. Sinds 2013 zijn 2.564 kandidaten geplaatst op betaalde dienstverbanden, werkervaringsplaatsen, leerwerk- of stageplaatsen en is voor € 636.007 aan alternatieve invullingen gerealiseerd. In de loop van de tijd zien we wel dat het aandeel leerlingen groeit, terwijl het aandeel betaalde dienstverbanden afneemt, waarbinnen WW'ers de grootste doelgroep vormen. De nieuwe activiteiten sociale inkoop, co-creatieve projecten en andere maatschappelijke activiteiten komen nog minder vaak voor dan arbeidsparticipatie (circa 10% van de gerealiseerde activiteiten), waarbij het vrijwel alleen nog om sociale inkoop gaat.

Effecten worden niet gemeten
De realisatie van de ambitie en doelstellingen van het SROI-beleid wordt door gemeente vanwege de complexiteit van externe factoren niet gemeten. Er zijn dus geen gegevens over de gerealiseerde effecten beschikbaar in de gemeentelijke registraties. In de enquête is aan de opdrachtnemers gevraagd aan welke doelstelling zij verwachten dat de door hen gekozen activiteiten bijdragen. Bij lopende contacten ging het achtereenvolgens om het vergroten van de arbeidsparticipatie (87%), het verbinden van onderwijs en de arbeidsmarkt (72%), bijdragen aan andere maatschappelijke opgaven (63%) het stimuleren van sociaal ondernemerschap (59%) en het terugdringen van schooluitval (46%).

Uitgangspunt: lokale impact inzichtelijk
Ongeveer de helft van de geplaatste kandidaten komt uit de gemeente of de regio. Kandidaten met een betaald dienstverband komen daarbij relatief vaker uit Zaanstad (54%); leerlingen komen meer van buiten de regio (63%). Sociale inkopen vinden ook relatief vaak bij Werkom plaats (17 van 32).

Uitgangspunt: gemeentelijke registraties bieden weinig inzicht in 'duurzaam verder helpen'
Omdat de gemeentelijke registratie een contractvolgsysteem is, kan weinig gezegd worden over de daadwerkelijke duur van de plaatsingen. Wel is bekend dat het in 8% van de gevallen gaat om een vast contract. Door gesprekspartners is aangegeven dat de SROI-plaatsingen vooral belangrijk zijn als opstap voor kandidaten. De gemeentelijke registratie biedt echter ook geen inzicht in deze kandidaat-ontwikkeling. In de enquête is wel aangegeven dat de SROI-plaatsingen leiden tot vergroting van de inhoudelijke kennis/ vaardigheden en werknemersvaardigheden en dat het leidt tot banen (bij andere bedrijven).

Uitgangspunt: gemeentelijke registraties bieden geen inzicht in de hefboomwerking op de langere termijn
In het SROI-beleid wordt onder hefboomwerking verstaan om opdrachtnemers een maatschappelijke bijdrage te laten leveren tijdens de opdracht. Of er sprake is van hefboomwerking op de langere termijn, in de zin dat de SROI-opdracht ertoe leidt dat opdrachtnemers in de toekomst vaker kansen gaan creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, is ook niet uit de gemeentelijke registratie te halen. Aangezien het een contractvolgsysteem is, worden extra activiteiten na afronding van het contract niet meer gevolgd. Adviseurs van het WSP/Werkom geven aan dat SROI hun kansen biedt om in contact te komen met nieuwe werkgevers en dat hieruit langdurige partnerschappen ontstaan. Uit de enquête blijkt dat er wellicht een gedachteverandering in gang is gezet bij de opdrachtnemers, maar het is de vraag wat dit in de praktijk betekent. Na afloop van het contract staan de opdrachtnemers meestal hetzelfde tegenover de SROI-verplichting of zijn hier wat positiever over gaan denken (van negatief naar neutraal). Daarnaast denkt 63%-96% van de huidige opdrachtnemers erover na om in de toekomst vaker een maatschappelijke bijdrage te gaan leveren; na afronding van het contract heeft echter slechts 20% dat ook daadwerkelijk gedaan.