Subsidies bewonersondersteuning en belangenbehartiging:
Onderzoeksrapport

Een deelonderzoek in het kader van ‘Grip op subsidies’

Inleiding

Voor u ligt de nota van bevindingen van het onderzoek naar de borging van een doeltreffende en rechtmatige besteding van subsidies voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging. Deze subsidies hebben zowel betrekking op dienstverlening aan bewoners over woonvragen (bewonersondersteuning) als op de belangenbehartiging van huurders. In de begroting 2017 zijn voor deze taken subsidies opgenomen van in het totaal ruim € 6 miljoen. Dit hoofdstuk begint met een korte introductie op subsidies in Amsterdam. Vervolgens gaan we in op de aanleiding, de probleemstelling en de onderzoeksvragen en de aanpak. Daarna worden in het kort de drie instellingen beschreven die de gemeente in het kader van de bewonersondersteuning en belangenbehartiging jaarlijks subsidieert. We sluiten dit hoofdstuk af met een leeswijzer.

Subsidies in Amsterdam

In juni 2014 heeft de rekenkamer een rapport uitgebracht over de wijze waarop het college grip houdt op subsidies in zijn algemeenheid. Deze verkenning vormde de start om nader onderzoek te doen naar specifieke subsidies. Inmiddels zijn er onderzoeken gedaan naar subsidies voor labelstappen in het kader van duurzaamheidsbevordering (doelgroep: woningbouwcorporaties),  subsidies voor diversiteit (grotendeels incidentele subsidies voor belangenorganisaties)   en welzijnsinstellingen  (opvolgingsonderzoek naar de aansturing). In dit subsidieonderzoek willen we periodieke subsidies voor de bewonersondersteuning en belangenbehartiging onderzoeken .

De gemeente Amsterdam verstrekt in 2017 in totaal circa € 655 miljoen euro aan subsidies. Een subsidie is een ‘aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvragers, anders dan betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten’.  Het inzetten van subsidies is één van de instrumenten van de gemeente om beleidsdoelstellingen te bereiken.

In het Coalitieakkoord 2014-2018 staat dat de gemeente subsidies doelmatiger en effectiever wilt gaan besteden. De gemeenteraad heeft in juli 2015 ingestemd met de nota Visie op Subsidies. Deze visie en de daarin beschreven nieuwe subsidiesystematiek moet het de gemeente mogelijk maken om effectiever en doelmatiger met haar subsidiegelden om te gaan. De implementatie van deze visie vindt in 2016 plaats.

Aanleiding

Tijdens het opstellen van het onderzoeksprogramma 2016 hebben wij van raadsleden verzoeken gehad om specifiek naar de subsidie voor huurdersondersteuning te bekijken. Doordat zowel de stadsdelen als de centrale stad voor deze activiteit subsidie verstrekten was de subsidieverstrekking weinig transparant.  In het collegeakkoord 2014-2018 is geformuleerd dat de huurdersondersteuning zal worden verbreed naar bewonersondersteuning. Zo zullen de Wijksteunpunten Wonen ook hulp bieden aan mensen die na het kopen van een (corporatie-)woning aan een vereniging van eigenaren (VVE) deelnemen en mensen die een erfpachtcontract afsluiten.  Om de collectieve belangenbehartiging van huurders te versterken wilt de gemeente dat deze taak meer onafhankelijke positie krijgt ten opzichte van de dienstverlening aan bewoners. De collectieve belangenbehartiging is primair de taak van de Huurdersvereniging Amsterdam. De dienstverlening aan bewoners met betrekking tot woonvraagstukken wordt vanaf 1 januari uitgevoerd door de stichting !WOON. Stichting !WOON is de nieuwe rechtspersoon waarin het ASW (Amsterdams Steunpunt Wonen) en de 7 Wijksteunpunten Wonen van de stadsdelen zijn opgegaan. ,  Naast de stichting !WOON en de Huurdersvereniging Amsterdam ontvangt ook de stichting Emil Blaauw Proceskostenfonds jaarlijks een periodiek subsidie. Deze stichting verstrekt garanties aan huurders voor de proceskosten.

De vraag is hoe de gemeente de gewenste veranderingen binnen de subsidierelaties heeft aangestuurd en bewaakt. De transitie kent risico’s, onder andere bij de bekostiging van de reorganisatie. Daarnaast blijkt uit de Evaluatie Wijksteunpunten Wonen 2009-2013 van RIGO dat de doelmatigheid van de subsidie nauwelijks onderwerp van gesprek zijn tussen de gemeente en de Wijksteunpunten.  Verder blijkt uit het RIGO rapport dat de prestatieafspraken met de verschillende Wijksteunpunten niet waren geüniformeerd, waardoor een goede beoordeling van de prestaties wordt bemoeilijkt. 

Probleemstelling en onderzoeksvragen

Het doel van het onderzoek is inzicht krijgen in de mate waarin een doeltreffende en rechtmatige besteding van subsidies voor bewonersondersteuning zijn geborgd.

De centrale vraag van het onderzoek luidt:

In hoeverre is door de gemeente een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige besteding van subsidies voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging geborgd?

Om de centrale vraag te beantwoorden, zijn een aantal deelvragen opgesteld:

  1. Wat is het beleid van de gemeente Amsterdam voor bewonersondersteuning?
  2. In hoeverre zijn er voldoende waarborgen aanwezig voor een doeltreffende besteding van de subsidie?
  3. In hoeverre is de gemeente erin geslaagd de gesubsidieerde instellingen op een adequate manier te bewegen hun organisaties aan te passen naar de wensen van de gemeente?
  4. In hoeverre zijn er voldoende waarborgen aanwezig voor een doelmatige besteding van de subsidie?
  5. In hoeverre zijn er voldoende waarborgen aanwezig voor een rechtmatige besteding van de subsidie?

Aanpak

Uitvoering
Tijdens dit onderzoek hebben wij gekeken naar het gehele proces van subsidieverlening tot subsidievaststelling. Voor een doeltreffende besteding van subsidies hebben wij ons gericht op het beleid, de subsidieverleningen en de monitoring. Voor een rechtmatige besteding lag het accent op voldoen aan tijdigheid, vormvereisten en naleven van interne regels om het subsidieproces goed te laten verlopen.

Voor het onderzoek hebben wij de volgende onderzoeksmethodes gebruikt:

  • Interviews: Interviews met verantwoordelijke beleidsambtenaren over de te onderzoeken subsidie. Zowel bij de rve Wonen als bij het stedelijk subsidiebureau Amsterdam. Ook hebben wij interviews gehouden met de organisaties die subsidie ontvangen.
  • Documentanalyse: beoordeling van documenten over werkproces en inhoudelijke documenten als de begrotingen en inhoudelijke beleidsdocumenten. Ook de kwaliteit van de afgegeven verleningen hebben wij beoordeeld (= heldere opdracht en aansluitend bij het beleid, voorwaardelijke bepalingen, etc.).
  • Dossieronderzoek: beoordelen subsidieverleningen, subsidieaanvragen, tussentijdse beoordelingen, verantwoordingen etc.).
  • Literatuurstudie: relevante indicatoren betreffende de doeltreffendheid, rechtmatigheid en doelmatigheid van subsidies.

Afbakening
Voor dit onderzoek hebben we een afbakening gemaakt. In dit onderzoek kijken we de volgende periodieke subsidies: ASW (vanaf 2017 !WOON) en de Wijksteunpunten Wonen, de Huurdersvereniging Amsterdam en het Emil Blaauw Proceskostenfonds  .

Bij het subsidieproces kunnen de volgende stappen worden onderscheiden:

0. Beleidsformulering
1. Subsidieaanvraag door de instelling
2. Subsidieverlening door de gemeente
3. Tussentijdse verantwoording door de instelling
4. Aanvraag voor vaststelling door de instelling
5. Subsidievaststelling door de gemeente
6. Evaluatie door de gemeente

Van de periodieke subsidies kijken we naar de subsidieaanvragen van 2015, 2016 en 2017 en de op basis daarvan door de gemeente verleende subsidies. Daarnaast hebben we het subsidievaststellingsproces 2015 onderzocht.  De subsidieverstrekkingen door de stadsdelen worden niet in het onderzoek betrokken, omdat sinds 2016 het subsidieproces volledig is gecentraliseerd.

Tabel 1.1 Overzicht onderzochte subsidies en processtappen
SubsidieProcesstapOrganisatie
ASW en WSWonen (7 Wijksteun-punten) / !WOONSubsidieaanvraag
2015 t/m 2017
Subsidieverlening
2015 t/m 2017
Subsidievaststelling 2015
Tussentijdse verantwoording 2016
Centrale stad
Huurdersvereniging AmsterdamSubsidieaanvraag
2015 t/m 2017
Subsidieverlening 2015 t/m 2017
Subsidievaststelling 2015
Centrale stad
Emil Blaauw ProceskostenfondsSubsidieaanvraag 2016 t/m 2017 
Subsidieverlening 2016 t/m 2017
Subsidievaststelling 2015
Centrale stad

Normen borgen doeltreffende besteding subsidies

Normen beantwoording vraag aansturing

Normen borgen doelmatige besteding subsidies

Normen borgen rechtmatige besteding subsidies

Normenkader
Voor dit onderzoek hebben wij een normenkader opgesteld. De normen zijn onder andere ontleend aan de ASA, Visie op Subsidies en het rekenkameronderzoek Subsidies Diversiteit. Hieronder zijn de normen per onderzoeksvraag vermeld. In de bijlage 1 is een overzicht opgenomen waarin ook de bijhorende toetsaspecten zijn vermeld.

Kader 1.1 Normen voor het borgen van een doeltreffende besteding van subsidies
  1. Het doel van de subsidieactiviteiten sluit aan op het gemeentelijk beleid en de gemeente is bereid daarvoor steun te leveren.
  2. De te subsidiëren organisatie werkt doeltreffend.
Kader 1.2 Normen voor de beantwoording van de vraag over de aansturing transitieprocessen

1. De gemeente heeft duidelijk en tijdig aangegeven wat haar wensen zijn ten aanzien van de transitieprocessen.

2. De gemeente heeft adequate randvoorwaarden gesteld om de transitieprocessen naar wens te laten verlopen.

3. De gemeente gaat na of de instellingen de organisaties aanpassen aan de wensen van de gemeente.

Kader 1.3 Normen voor het borgen van een doelmatige besteding van subsidies

1. Het bestuurlijke en financiële beheer van de instelling is op orde.

2. De te subsidiëren organisatie werkt doelmatig en kosteneffectief

Kader 1.4 Normen voor het borgen van een rechtmatige besteding van subsidies

1. De subsidieaanvraag voor verlening is rechtmatig aangevraagd.

2. Het subsidieverleningsproces is rechtmatig verlopen.

3. De aanvraag tot vaststelling is rechtmatig aangevraagd.

4. Het subsidievaststellingsproces is rechtmatig verlopen.

Gesubsidieerde instellingen

Voor de bewonersondersteuning en belangenbehartiging van huurders verstrekt de gemeente periodieke subsidies aan de volgende instellingen:

  • ASW en de Wijksteunpunten Wonen(vanaf 2017 !WOON);
  • Huurdersvereniging Amsterdam;
  • het Emil Blaauw Proceskostenfonds

Hieronder worden de instellingen kort beschreven.

ASW/!WOON en de Wijksteunpunten
Stichting !WOON is sinds 2017 de organisatie in Amsterdam die bewonersondersteuning uitvoert. Deze stichting zet per 1 januari 2017 de activiteiten voort van ASW en WSWonen. !WOON werkt voor individuele bewoners en bewonerscollectieven. Voor !WOON is in de begroting 2017 een periodieke subsidie opgenomen van € 5.295.550.

De missie van !WOON is bewoners informeren, adviseren en ondersteunen. Verder wil zij een bijdrage leveren aan de stad door in te spelen op gemeentelijke agenda’s en de behoefte van bewoners. !WOON wilt verder op stedelijk niveau relevante stakeholders bij haar organisatie betrekken, wederzijds signalen en informatie uitwisselen en zo de basis voor samenwerking aan gemeenschappelijke opgaven versterken. !WOON werkt in de eerste maanden van 2017 aan het opbouwen van dit stedelijke netwerk van stakeholders, zoals deelnemers vanuit huurdersorganisaties, organisaties van eigenaar-bewoners, makelaars/vastgoed kringen, maar ook van maatschappelijke organisaties. 

De taken van !WOON zijn :

  • Voorlichting, advies en informatie
  • Groepsgewijze bewonersondersteuning
  • Signaleren van ontwikkelingen en knelpunten
  • Ondersteunen van nieuwe woon- en verbeterinitiatieven

De lokale dienstverlening aan bewoners wordt verzorgd door zeven lokale team, de Wijksteunpunten, welke geografisch zijn verspreid over de stad.

De organisatie telt in 2017 totaal 75 fte met circa 100 medewerkers verdeeld over 8 locaties. De loonkosten vormen de grootste kostenpost voor !WOON. De meeste medewerkers werken lokaal (45 fte) of stadsbreed in de directe dienstverlening (20 fte) en zijn flexibel inzetbaar. Circa 10 fte is ingezet voor de ondersteuning en aansturing. Dit betreft het bestuur/directie, financiën, P&O, ICT, PR en communicatie en het secretariaat/administratie. Er is een directie (Raad van Bestuur) die de eindverantwoordelijkheid draagt voor de gehele organisatie. De directie laat zich op het gebied van de dienstverlening adviseren door een externe Adviesraad. Het personeelsbelang wordt gewaarborgd door de Ondernemingsraad, welke is gekoppeld aan de Raad van bestuur. De Raad van Toezicht ziet toe op het functioneren van de gehele organisatie.  In 2015 ontvingen de leden van de Raad van Toezicht een vaste vergoeding van € 3.780 per jaar voor hun werkzaamheden.

Voorheen, vóór 2017, heette !WOON nog ASW. ASW bestond uit een Stedelijk Bureau voor de Wijksteunpunten en een team voor de vernieuwende activiteiten (innovatie). Verder was ASW ook rechtspersoon voor enkele Wijksteunpunten.

Het Stedelijk Bureau WSWonen faciliteerde en ondersteunen de Wijksteunpunten. Het Stedelijk Bureau zorgde voor de kwaliteit, ontwikkeling, vernieuwing, stedelijke signalering, deskundigheidsbevordering en samenwerking van de lokale Wijksteunpunten . De taken waren voorheen voornamelijk gericht op huurders. Sinds het nieuwe coalitieakkoord 2014-2018 werd in enkele stadsdelen de dienstverlening uitgebreid naar eigenaar-bewoners. Vanaf 2017 is de dienstverlening voor eigenaar-bewoners uitgebreid naar de hele stad.

In de situatie vóór 2017 waren er acht organisaties (ASW en 7 Wijksteunpunten) en zes rechtspersonen. ASW was de ontvanger van de stedelijke subsidie en de ontvanger van de subsidie voor Wijksteunpunt West en Zuidoost. Voor deze twee Wijksteunpunten was ASW ook de werkgever. ASW had verder een samenwerkingsverband met Wijksteunpunt Nieuw-West en was hiervan de penvoerder. Voor de Wijksteunpunten Zuidoost, West en Nieuw-West vroeg ASW de subsidie aan. ASW had tot slot ook een samenwerkingsverband met Wijksteunpunt Zuid, maar was hier niet de penvoerder van en vroeg dus ook niet de subsidie voor Wijksteunpunt Zuid aan. Met de overige drie Wijksteunpunten had ASW geen financiële relatie.  In de tabel hieronder zijn de organisaties met bijhorende rechtspersonen weergegeven.

Tabel 1.2 Overzicht organisaties en rechtspersonen m.b.t. Stedelijk Bureau en Wijksteunpunten
Naam organisatieActief voor stadsdeelWerkgever / rechtspersoonAanvrager subsidie
ASWStedelijkASWASW
Wijksteunpunt Wonen CentrumCentrumWijksteunpunt Wonen CentrumWijksteunpunt Wonen Centrum
EigenwijksNieuw-westEigenwijksASW (o.b.v. samenwerkingsverband)
Wijksteunpunt ZuidoostZuidoostASWASW (o.b.v. rechtspersoon)
Wijksteunpunt WestWestASWASW (o.b.v. rechtspersoon)
Woonbond
Kennis- en
Adviescentrum
NoordWoonbond Kennis- en AdviescentrumWoonbond Kennis- en Adviescentrum
Stichting DynamoOostStichting DynamoStichting Dynamo
Wijkcentrum Ceintuur/De PijpZuidWijkcentrum Ceintuur/De PijpWijkcentrum Ceintuur/
De Pijp
8 organisaties 6 werkgevers 

ASW verleende tot 1 januari 2017 op basis van een samenwerkingsovereenkomst tevens diensten aan de Huurdersvereniging Amsterdam. Een specifiek team van ASW ondersteunde het bestuur van de Huurdersvereniging Amsterdam, zowel beleidsmatig als met betrekking tot de uitvoering van de belangenbehartiging. Ook het Emil Blaauw Proceskostenfonds werd ambtelijk ondersteund door ASW.

Huurdersvereniging Amsterdam
Huurdervereniging Amsterdam doet belangenbehartiging van huurders in Amsterdam, zowel sociale huur als particuliere huur. In ingang van 2017 ontvangt de HA een periodiek subsidie van € 656.590. Het hoofddoel van de HA is het behartigen van en opkomen voor de belangen van alle huurders in Amsterdam op stedelijk niveau. De HA werkt als een netwerkorganisatie, dit houdt in dat de HA is opgebouwd op een netwerk van actieve groepen huurders, verenigd op verschillende thema’s en in verschillende gebieden in de stad. Op stedelijk niveau bundelt de HA standpunten en informatie. Actieve groepen huurders hebben toegang tot het netwerk en kunnen ondersteuning vragen van de HA, bijvoorbeeld in de vorm van contacten, kennis of goede voorbeelden elders. De HA bereikt, betrekt en vertegenwoordigt zoveel mogelijk huurders. Het kernproces van de Huurdersvereniging Amsterdam bestaat uit het signaleren, bundelen en vertegenwoordigen van de belangen van huurders in Amsterdam. 

De taken van de Huurdersvereniging Amsterdam zijn:

  • Op stedelijk niveau namens de huurders te onderhandelen met verhuurders en overheid.
  • Proactief te opereren en invloed te hebben op de politieke agenda van de stad.
  • Strategisch partnerschap met andere maatschappelijke organisaties in de stad.
  • Stedelijk en landelijk beleid en trends op de voet te volgen en huurders in Amsterdam en hun organisaties te informeren en te raadplegen daarover.
  • Als stedelijke netwerkorganisatie verbindingen te leggen tussen de achterban en de belangenbehartiging op wijkniveau met de stedelijke belangenbehartiging.
  • Stimuleren van gebiedsgericht mobiliseren van huurders in stevige netwerken die problemen zo dichtbij mogelijk aanpakken, in samenhang met de aanpak van andere problemen.
  • Stedelijke - en mogelijk landelijke - acties van huurders te initiëren en/of acties van huurdersorganisaties te ondersteunen. 

Tot 1 januari 2017 lag het werkgeverschap van de medewerkers van de HA bij het ASW. Deze medewerkers werden “HA-medewerkers” genoemd en presenteerden zich zo naar buiten. De inhoudelijk opdracht lag bij het bestuur van de HA, hun dagelijkse opdrachten kregen ze van het HA- bestuur. Het bestuur van de HA stelde mede het profiel op, zat met de werkgever ASW in de sollicitatiecommissie en had een vetorecht bij de aanstelling van nieuwe medewerkers. HA en ASW hadden een samenwerkingsovereenkomst over de taakverdeling en samenwerking op diverse terreinen. ASW en HA waren tot 1 januari 2017 ook financieel vervlochten. ASW rekende op basis van uren de personeelskosten door aan de HA. Dit was in 2015 € 497.252. Voor deze kosten ontving de HA zelf het subsidie. Daarnaast ontving HA in 2015 ruim € 114.000 van ASW voor materiële kosten. 

De Huurdersvereniging Amsterdam heeft vanaf 1 januari 2017 eigen medewerkers in dienst. De formatie bestaat uit afgerond 5 fte. Deze bestaat uit de algemeen secretaris, netwerk coördinatoren, digital Intelligence / PR en Office manager. Het bureau zorgt in opdracht van het bestuur dat vrijwilligers hun werk kunnen doen, dat de faciliteiten voor het werk in orde zijn en dat de uitvoering gebeurt zoals met de leden in de Algemene Vergadering is afgesproken.

De Algemene Vergadering (AV) is het toetsende en controlerende orgaan van de Huurdersvereniging Amsterdam. De AV van de vernieuwde HA komt in principe twee keer per jaar bijeen. De Algemene Vergadering heeft twee elkaar aanvullende opdrachten:

  1. Formele besluitvormende stem
  2. Benutten en bewaken van ledenperspectief

De nieuwe AV bestaat uit de leden en drie tot vijf ongebonden personen, die – op basis van een voordracht van het bestuur – door de AV worden benoemd. De stemverhouding is 35 stemmen voor de koepels, 35 stemmen voor de huurdersverenigingen en lidorganisaties, en 9 stemmen (3 zetels) voor ongebonden huurders van andere groepen (mensen uit de vrije sector, particulier huurders, bijzondere huurdersgroepen als expats, deelnemers). Voor de open zetels maakt de AV een profiel en wordt publiek geworven. Het profiel van deze zetels kan aangepast worden naar expertise of kenmerken die in een bepaald tijdsbestek van belang zijn. In totaal zijn er tussen de 15-25 zetels en maximaal 79 stemmen.

Het bestuur bestaat uit 5 mensen, aangedragen door leden. Dit kunnen interne maar ook externe kandidaten zijn. Het bestuur krijgt een teamprofiel met een combinatie van relevante kenmerken van leden en benodigde kwaliteiten. Dat profiel met de relevante kenmerken wordt voorgelegd ter besluitvorming aan de AV.  Het bestuur van de HA ontving voor de reorganisatie, vóór 1 januari 2017, geen vergoeding. Sinds 1 januari 2017 ontvangen bestuursleden € 750 per maand voor hun werkzaamheden.

De Huurdersvereniging Amsterdam heeft samenwerkingsafspraken met de gemeente en de woningcorporaties voor de periode 2015 t/m 2019. Jaarlijks wordt de voortgang van de afspraken en de ontwikkelingen op de huurmarkt gemonitord. Sinds 1 juli 2015 is de nieuwe Woningwet van kracht. Hierin is onder meer geregeld dat corporaties, gemeenten en huurdersorganisaties met elkaar moeten samenwerken om te komen tot jaarlijkse prestatieafspraken die voortkomen uit het gemeentelijk volkshuisvestingsbeleid.

Emil Blaauw Proceskostenfonds
Het Emil Blaauw Proceskostenfonds (EBF) is een fonds voor het borgstellen voor proceskosten van individuele huurders die juridische processen voeren die van collectief belang kunnen zijn. EBF ontvangt € 135.412 subsidie per jaar. Daarnaast ontvangt het jaarlijks € 25.000 van ASW/!WOON voor processen die worden aangedragen door het Meldpunt Ongewenst Verhuurgedrag.

Het doel van het Emil Blaauw Proceskostenfonds is het ondersteunen van huurders om hun recht te halen. Het beroep doen op het fonds verloopt via de Wijksteunpunten, het Stedelijk Bureau en het Meldpunt Ongewenst Verhuurgedrag, en vanaf 1 januari 2017 via !WOON. Het secretariaat van het fonds wordt gevoerd door !WOON. !WOON verzorgt ook de boekhouding. Het bestuur bestaat uit vijf leden en vergadert gemiddeld eens per kwartaal. De bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden.

Leeswijzer

Dit rapport is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 2 beschrijven we in het kort de ambities en het beleid van de gemeente met betrekking tot de bewonersondersteuning en belangenbehartiging. Vervolgens gaan we in hoofdstuk 3 na in hoeverre de gemeente een doeltreffende besteding van de subsidie heeft geborgd. In hoofdstuk 4 kijken we in hoeverre de gemeente erin is geslaagd de veranderingen binnen de subsidierelaties aan te sturen en te bewaken. Tot slot geven we in hoofdstuk 5 onze bevindingen over in hoeverre de gemeente een rechtmatige besteding van de subsidie heeft geborgd. Ieder hoofdstuk sluiten we af met een conclusie.

Beleid bewonersondersteuning en belangenbehartiging

De gemeente heeft verschillende belangen op het gebied van bewonersondersteuning en belangenbehartiging van huurders. In dit hoofdstuk gaan we in op de vraag welke ambities en beleid de gemeente heeft ontwikkeld voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging in de periode 2010-2018. Dit onderzoeken we aan de hand van de volgende deelvragen:

  1. Welke ambities had en heeft het college voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging in de periode 2010-2018 (paragraaf 2.1)?
  2. Op welke wijze zijn deze ambities uitgewerkt in beleid (paragraaf 2.2)?
  3. Hoeveel budget heeft de gemeente over voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging (paragraaf 2.3)?

Welke ambities heeft de gemeente?

De gemeenteraad maakt al sinds de jaren 90 middelen en geld vrij voor huurdersondersteuning en belangenbehartiging.  Tot 2017 werd gesproken van huurdersondersteuning omdat de ondersteuning zich alleen richtte op huurders. Vanaf 2017 is dit verbreed naar bewonersondersteuning en richt de ondersteuning zich ook op eigenaar-bewoners. In het programakkoord, de coalitieakkoorden en begrotingen heeft de gemeente haar ambities op het gebied van huurdersondersteuning en belangenbehartiging weergegeven. In deze paragraaf gaan we na welke ambities de gemeente had en heeft voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging in de periode 2010-2018.

Programakkoord 2010-2014
In het Programakkoord 2010-2014 is de ambitie van het college opgenomen om de doorstroom op de Amsterdamse woningmarkt en de woningbouwproductie te stimuleren. Het college streeft naar een eigen woningbezit van 35% in Amsterdam.  Bij nieuwbouw blijft het nagestreefde percentage sociale woningen 30%. Huurdersondersteuning in de gehele stad is belangrijk voor het college. Door middel van de Wijksteunpunten wordt huurdersondersteuning buiten de ring uitgebreid. 

Coalitieakkoord 2014-2018
In het coalitieakkoord 2014-2018 is het nog steeds de ambitie om meer beweging te krijgen op de Amsterdamse woningmarkt. Het college wil daarnaast onder meer huurdersondersteuning verbreden naar bewonersondersteuningF (zie coalitieakkoord 2014-2018). De Wijksteunpunten Wonen moeten voortaan ook hulp en ondersteuning aanbieden aan mensen die na het kopen van een (corporatie-)woning aan een Vereniging van Eigenaren deelnemen en aan mensen die een erfpachtcontract afsluiten. 

Begrotingen 2015, 2016 en 2017
De ambities in het coalitieakkoord 2014-2018 zijn verder uitgewerkt in de begrotingen 2015, 2016 en 2017 onder het Programma Stedelijke Ontwikkeling en Wonen.

Begroting 2015
Onder het Programma Stedelijke Ontwikkeling en Wonen valt het programmaonderdeel Wonen en Stedelijke vernieuwing. Dit programmaonderdeel richtte zich in 2015 op het hoofddoel ‘de omvang, samenstelling en het verdelen van de woningvoorraad en het verbeteren van de leef kwaliteit in wijken’. Op het gebied van huurdersondersteuning en belangenbehartiging heeft de gemeente als subdoel opgenomen: ‘Bewoners hebben grote invloed op hun leefomgeving en ervaren een hoge leefkwaliteit’. De redenatie van de gemeente is dat als bewoners invloed hebben, zij ook meer betrokken zijn wat weer positieve invloed heeft op sociale cohesie en woontevredenheid.  Als activiteit is opgenomen dat de bewoners ondersteund moeten worden bij hun woonvragen en de medezeggenschap van huurders moeten worden vergroot.  Als indicator voor het doel neemt de gemeente het aantal gebieden waar de buurttevredenheid lager is dan een 6,5. Dit mochten er in 2016 vijf zijn, in 2017 vier en in 2018 drie (van de 97 gebieden). Voor de activiteiten heeft de gemeente in 2015 geen indicatoren of streefwaarden bepaald.

Begroting 2016
Het programmaonderdeel Wonen en Stedelijke vernieuwing richtte zich in 2016 op ‘het bewaken van de omvang, samenstelling, verdeling, beschikbaarheid en kwaliteit van de woningvoorraad, met aandacht voor huurdersondersteuning en bewonersbetrokkenheid’.  Ten opzichte van 2015 is hier dus bewonersondersteuning en belangenbehartiging expliciet opgenomen in het hoofddoel van dit programmaonderdeel. Als subdoel is opgenomen: ‘Meer ruimte voor zeggenschap voor bewoners, zowel huurders als eigenaren’. Als activiteit is opgenomen dat er een uitwerking moet komen van de verbreding van het takenpakket van de Wijksteunpunten Wonen en dat er nieuwe vormen van medezeggenschap moeten worden ontwikkeld.  Als indicator hiervoor is opgenomen dat de Wijksteunpunten Wonen in 2016 44.000 contacten moet leggen. Dit aantal loopt geleidelijk op tot 53.000 contacten in 2019. 

Begroting 2017
Het programmaonderdeel Wonen en Stedelijke vernieuwing in de begroting van 2017 richt zich op het ‘bewaken van de omvang, samenstelling, verdeling, beschikbaarheid en kwaliteit van de woningvoorraad met aandacht voor huurdersondersteuning en bewonersbetrokkenheid’. In dit hoofddoel is net als in 2015 bewonersondersteuning en belangenbehartiging expliciet genoemd. Als subdoel heeft de gemeente voor 2017 opgenomen dat er meer ruimte moet zijn voor zeggenschap voor bewoners, zowel huurders als eigenaren. De geformuleerde activiteiten om dit doel te behalen zijn het verbreden van het takenpakket van !WOON naar bewonersondersteuning en het vernieuwen van vormen van vertegenwoordiging. Dit laatste houdt in dat de HA belangen gaat behartigen van alle huurders in de stad, niet meer alleen de huurders van sociale huurwoningen. In de begroting 2017 is opgenomen dat !WOON zich heeft omvormt tot één juridische entiteit en de HA financieel en organisatorisch is verzelfstandigd.  

Samenvatting van de bevindingen
Uit het coalitieakkoord 2014-2018 blijkt dat het college belang hecht aan bewonersondersteuning als basisvoorziening voor alle bewoners van Amsterdam. In 2010-2014 was al een verbreding ingezet doordat de gemeente de huurdersondersteuning wilde uitbreiden tot buiten de ring. Uit de begrotingen van 2016 en 2017 blijkt dat de gemeente de taken wil verbreden naar bewonersondersteuning en de vormen van vertegenwoordiging wil vernieuwen. In 2017 wordt dit concreet gemaakt door in de begroting op te nemen dat de nieuwe organisatie !WOON de taken gaat verbreden en de HA alle huurders in de stad moet gaan vertegenwoordigen. Daarnaast moet !WOON één juridische entiteit worden en de HA verzelfstandigen.

Op welke wijze zijn deze ambities uitgewerkt?

In deze paragraaf gaan we na in hoeverre de ambities om bewonersondersteuning te verbreden en nieuwe vormen van vertegenwoordiging te ontwikkelen zijn uitgewerkt in beleid.

Er speelde al langer een discussie in de gemeenteraad over de verschillende rollen van HA en de organisaties met betrekking tot de bewonersondersteuning.  De taken bewonersondersteuning en belangenbehartiging van de organisaties waren niet strikt gescheiden.  Een duidelijke scheiding van de taken was daarom gewenst.  Het college heeft hieraan gehoor aangegeven door de organisaties in de zomer van 2015 per brief op te dragen een duidelijke scheiding aan te brengen tussen de twee taken en de organisaties gevraagd met een voorstel te komen voor een vernieuwde organisatie in de stad per 1 januari 2017. 

Beantwoording raadsvragen
In oktober 2015 heeft het college de raad geïnformeerd over het reorganisatieproces, via een brief met daarin de beantwoording van het 2e deel van motie 860. In deze motie verzoekt de raad het college ‘met een voorstel te komen over de huurders-ondersteuning vanaf 2016, waarbij de aanbevelingen uit het RIGO-rapport en de nieuwe bestuurlijke situatie (verhouding centrale stad – bestuurscommissies) worden betrokken’. 

In de brief van het college van oktober 2015 staat het volgende voorstel opgenomen: ‘Het uitgangspunt van dit proces is centralisatie en het verbeteren van de doelmatigheid, waardoor binnen de bestaande budgetten een verbreding van de taken gerealiseerd kan worden. Huurdersondersteuning wordt verbreed naar bewonersondersteuning, zoals is afgesproken in het coalitieakkoord. De Wijksteunpunten Wonen zullen nadrukkelijk hun werkzaamheden ook richten op eigenaar bewoners. Dit omvangrijke reorganisatieproces zal naar verwachting per 1 januari 2017 afgerond zijn’.

In november 2015 heeft de VVD vragen gesteld inzake ‘subsidieverstrekking aan huurdersverenigingen’. Uit de vraagstelling van de raadsleden bleek dat daarmee alle subsidies aan bewonersondersteuning en belangenbehartiging werden bedoeld. De VVD vroeg zich onder andere af waarom gekozen was voor een subsidierelatie in plaats van een inkooprelatie en of bewonersondersteuning niet efficiënter zou kunnen.  Uit de beantwoording van deze vragen blijkt dat het college als visie heeft dat zij uitgaat van de dynamiek en diversiteit van bewonersvragen en vindt dat de organisatie daar flexibel op moet kunnen inspelen. 

College voordracht augustus 2016
In augustus 2016 heeft het college via een voordracht aan de raad de vernieuwing van bewonersondersteuning en belangenbehartiging gepresenteerd. Het college geeft aan met de vernieuwing uitvoering te geven aan de ambitie genoemd in het coalitieakkoord: het verbreden van huurdersondersteuning naar bewonersondersteuning.  In de begroting stond ook opgenomen dat de gemeente vernieuwing van vertegenwoordiging wil realiseren. In de voordracht geeft het college ook hier uitvoering aan door in te gaan op de vernieuwing van de organisatie en taken van HA.

Het college heeft de raad over de voortgang van de transitie van bewonersondersteuning in Amsterdam laten weten dat de vernieuwing per 1 januari 2017 moest resulteren in de nieuwe organisatie !WOON, voortkomend uit de 7 lokale Wijksteunpunten Wonen en het ASW die zich statutair zullen omvormen tot een vernieuwde juridische entiteit.  Het college benoemde een aantal belangrijke onderdelen van deze transitie. De bewonersondersteuning is sinds 2016 stedelijk  verbreed naar eigenaar-bewoners. De inzet van de met ingang van 2017 vernieuwde bewonersondersteuning is een groei naar 20% nieuwe doelgroepen en 25%  uitbreiding van de dienstverlening ten opzichte van het reguliere prestatieaanbod in 2015 en 2016. Dit wordt mogelijk gemaakt door een efficiencyslag. 

Rondom de voortgang van de ontvlechting van belangenbehartiging en bewonersondersteuning en de transitie van de belangenbehartiging in Amsterdam laat het college weten dat de transitie resulteert in een vernieuwing van de HA per 1 januari 2017. De HA treedt op als de stedelijke belangenbehartiger van alle Amsterdamse huurders, zowel in de sociale huursector als de particuliere huur sector.  Voor het college is het van belang dat de HA de belangen behartigt van álle huurders in Amsterdam, in de sociale en particuliere voorraad, in betaalbare en dure huur. Ook is het van belang dat er per 1 januari 2017 een sterke gesprekspartner staat op het brede terrein van wonen, met kennis van zaken en als vertegenwoordiger van alle huurders in de stad.  

Hoewel de HA een eigen bestuur heeft was het werkgeverschap van de HA voor 2017 nog belegd bij ASW. De taken die tot nu toe nog bij het ASW lagen en die vallen onder belangenbehartiging zullen vanaf 2017 geheel door de HA worden uitgevoerd. Het jaar 2017 zal nodig zijn om het voorstel voor de nieuwe structuur van vereniging en werkwijze verder vorm te geven.  

In de voordracht staat ook beschreven wat de kerntaken van beide organisaties worden. Voor HA staat opgenomen:

‘Het kernproces van de HA bestaat uit: signaleren, bundelen en vertegenwoordigen van de belangen van huurders in Amsterdam. Zoals in het voorstel staat opgenomen doet de HA dit bijvoorbeeld door: (…)

Als stedelijke netwerkorganisatie verbindingen te leggen tussen de achterban en de belangenbehartiging op wijkniveau met de stedelijke belangenbehartiging, (…)

Stedelijke - en mogelijk landelijke - acties van huurders te initiëren en/of acties van huurdersorganisaties te ondersteunen. (…)' 

Samenvatting van de bevindingen
Door het college is geen specifieke beleidsnotitie opgesteld voor de bewonersondersteuning en de belangenbehartiging van huurders. De manier waarop het college uitvoering wil geven aan de ambities komt naar voren in beantwoording van raadsvragen en in de voordracht aan de raad in augustus 2016. In de beantwoording van raadsvragen wordt ook duidelijk dat huurdersondersteuning een gemeentelijk doel is waar de gemeente hier al jaren aan hecht.

Hoeveel budget heeft de gemeente er voor over?

Zowel de stadsdelen als de centrale stad reserveerden in hun begrotingen financiële middelen voor bewonersondersteuning en voor belangenbehartiging van huurders .

Door de gemeentelijke reorganisatie en door de veranderingen in de subsidierelaties is verdeling van de subsidies de afgelopen jaren veranderd.

Tabel 2.1 geeft een overzicht van de subsidies van de jaren 2013 t/m 2017 voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging. Zie voor een uitgebreider overzicht bijlage 2 van dit rapport.

Tabel 2.1. - Uitsplitsing middelen bewonersondersteuningen belangenbehartiging 2013 – 2017 (in euro’s)
OrganisatieBesteed 2013Besteed 2014Begroting 2015Begroting 2016 Begroting 2017
Huurdersvereniging Amsterdam486.740486.740486.740486.740656.590
Wijksteunpunten bijdrage Rve
Wonen
1.885.6801.876.4101.667.1363.720.8685.295.550
Wijksteunpunten bijdrage stadsdelen2.340.2482.481.1052.326.86900
Amsterdams Steunpunt Wonen (ASW)1.604.6901.604.6901.604.6901.744.5320
Emil Blaauw Proceskostenfonds130.412125.412135.412135.412135.412
Totaal6.447.7706.574.3576.215.8476.087.5526.087.552
Totaal centrale stad3.977.1103.967.8403.758.5666.087.2206.087.220

Tabel 2.1 laat zien hoe de situatie over de afgelopen jaren is veranderd. Vanaf 2016 verstrekt centrale stad 2016 alle subsidies. Het totale subsidiebedrag is in 2017 niet gewijzigd ten opzichte van 2016. De subsidiebedragen van ASW en WSWonen zijn samengevoegd en voor 2017 toegekend aan de Stichting !WOON. Aan !WOON is voor 2015 een bedrag van € 5.295.550. Dit is iets minder dan het gezamenlijke subsidiebedrag van 2016. Dit komt omdat € 169.850 is overgeheveld naar HA. HA heeft voor 2017 een bedrag toegekend gekregen van € 656.590. De subsidie aan het EBF van € 135.412 is sinds 2015 ongewijzigd.

Zoals in de vorige paragraaf besproken heeft het college op 15 oktober 2015 aan de raad laten weten dat de reorganisaties bij de ASW en Wijksteunpunten en verzelfstandiging van HA budgettair neutraal moet verlopen. Voor de reorganisatiekosten zijn geen speciale subsidies beschikbaar gesteld. De opdracht aan de organisaties was om zelf het proces te financieren zonder dat dit ten laste kwam van de reguliere taken. De financiering heeft plaatsgevonden uit budgetten voor innovatieve ontwikkelingen en uit het eigen vermogen. Hierdoor is het eigen vermogen van ASW gedaald tot 6%.  ASW heeft voor een deel ook de kosten betaald voor de verzelfstandiging van de HA.

Conclusie

In dit hoofdstuk is nagegaan welke ambities en beleid de gemeente heeft ontwikkeld voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging in de periode 2010-2018.

We concluderen de gemeente belang hecht aan bewonersondersteuning als basisvoorziening voor alle bewoners van Amsterdam. Sinds 2014 is de ambitie de taken te verbreden naar eigenaar-bewoners en de vertegenwoordiging van huurders te vernieuwen. Ook wilde de gemeente een duidelijkere scheiding van taken met betrekking tot bewonersondersteuning en belangenbehartiging van huurders.

Verder wilde ze dat per 1 januari 2017 de Wijksteunpunten Wonen en het ASW zich zouden omvormen tot één juridische entiteit (!WOON) en dat de HA financieel en organisatorisch zou verzelfstandigen. Het beleid voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging is niet uitgewerkt in een specifieke beleidsnota.  Wel wordt het beleid duidelijk in een voordracht aan de raad en beantwoording van raadsvragen. Het totale budget voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging is voor 2017 € 6.087.552. Hiervan gaat € 5.295.550 naar !WOON, € 656.590 naar de HA en € 135.412 naar het EBF.

Doeltreffende besteding

In dit hoofdstuk beoordelen we de volgende onderzoeksvraag:

In hoeverre zijn er voldoende waarborgen aanwezig voor een doeltreffende besteding van de subsidie?

De gemeente Amsterdam verstrekt subsidie als zij de realisatie van activiteiten wil ondersteunen en die zonder subsidie niet zouden kunnen plaatsvinden.

De vraag of de gemeente de doeltreffende besteding voldoende waarborgt beantwoorden we aan de hand van twee normen. Deze treft u aan in paragraaf 3.1.

In de paragrafen 3.2 tot en met 3.4 gaan we vervolgens na in hoeverre de gemeente aandacht heeft voor de doeltreffendheid bij de subsidieverstrekking aan ASW en WSWonen , Huurdersvereniging Amsterdam (de HA) en het Emil Blaauw Proceskostenfonds (EBF). De subsidies verstrekt door de stadsdelen aan WSWonen hebben we niet in het onderzoek meegenomen omdat sinds 2016 alleen de centrale stad nog subsidies verstrekt voor de bewonersondersteuning en belangenbehartiging.

Voor het beoordelen van de doeltreffendheid hebben we onder meer gebruik gemaakt van de Handleiding Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van de Algemene Rekenkamer.  In de betreffende handleiding is een figuur opgenomen waarin aan de hand van een modelmatige weergave van het productieproces in de publieke sector de begrippen doeltreffendheid en doelmatigheid worden beschreven.

Bij de doeltreffendheid gaat het met name over de prestaties en of met de prestaties ook het (beoogde) effect wordt gerealiseerd. Dit wordt in dit hoodstuk behandeld. Bij de doelmatigheid gaat het om de beoordeling van de kosten van de prestaties en de effecten. Dit behandelen we in hoofdstuk 5.

Normenkader

In hoeverre de gemeente een doeltreffende besteding van subsidies Normen voor het borgen van een doeltreffende besteding van subsidiesvoor bewonersondersteuning en belangenbehartiging heeft geborgd beoordelen we aan de hand van de volgende twee normen .

Kader 3.1 Normen voor het borgen van een doeltreffende besteding van subsidies

1. Het doel van de subsidieactiviteiten sluit aan op het gemeentelijk beleid en de gemeente is bereid daarvoor steun te leveren.

2. De te subsidiëren organisatie werkt doeltreffend.

Per norm zijn specifieke toetspunten geformuleerd. De normen en bijbehorende toetspunten zijn in de bijlage opgenomen. De mate waarin de gemeente voldoet aan de toetspunten hebben we via de volgende kleuren inzichtelijk gemaakt:

= voldoet (grotendeels) aan de norm;

= voldoet in beperkte mate aan de norm;

= voldoet niet of grotendeels niet aan de norm.

Subsidieactiviteiten sluiten aan op gemeentelijk beleid

Norm
Het doel van de subsidieactiviteiten sluit aan op het gemeentelijk beleid en de gemeente is bereid daarvoor steun te leveren.

Toelichting op de norm
Om een doeltreffende besteding van de subsidie te borgen, moet de gemeente nagaan of de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt, daadwerkelijk zijn gericht op een gemeentelijk doel of hieraan een bijdrage leveren.  Toetspunten daarbij zijn dat de activiteiten voldoende helder zijn beschreven en dat duidelijk is voor welke doelgroepen de activiteiten bestemd zijn. Daarnaast is het belangrijk alleen steun of subsidiëring te verlenen als zonder die steun of subsidiering de betreffende activiteiten niet zouden worden uitgevoerd. 

Om na te gaan of aan deze norm wordt voldaan, hebben we de volgende toetspunten gebruikt:

  1. De gemeente gaat na of de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd een bijdrage leveren aan de realisatie van de gemeentelijke doelen (paragraaf 3.2.1).
  2. De gemeente gaat na of de gemeentelijke steun van financiële aard moet zijn (paragraaf 3.2.2).

Aanpak en werkwijze
We hebben met de Rve Wonen en de subsidieaanvragers gesprekken gevoerd om inzicht te krijgen hoe in de praktijk wordt geborgd dat de subsidieaanvraag aansluit op het gemeentelijk beleid. Voor de jaren 2015 tot en met 2017 hebben we verder de subsidiedossiers geraadpleegd om te zien in hoeverre er een beleidsmatige beoordeling heeft plaatsgevonden van de subsidieaanvraag.

Worden gemeentelijke doelen gediend?

Toetspunt
De gemeente gaat na of de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd een bijdrage leveren aan de realisatie van de gemeentelijke doelen.

Toelichting op het toetspunt
De subsidieaanvragen voor bewonersondersteuning en belangenbehartiging moeten passen binnen het gemeentelijke beleid. Het gemeentelijk beleid is in het vorige hoofdstuk geschetst. In dat hoofdstuk staat ook dat in het coalitieakkoord 2014-2018 huurdersondersteuning verbreed wordt naar bewonersondersteuning. Dit betekent een uitbreiding van de taken van de Wijksteunpunten. Daarnaast vindt er in 2016 een transitie plaats: ASW en de Wijksteunpunten moeten worden samengevoegd en de HA moet worden omgevormd tot een onafhankelijke belangenorganisatie voor alle huurders in Amsterdam. De subsidieaanvragen moeten aantonen dat de organisaties inspelen op deze veranderingen. De vraag of de gemeente er goed op toeziet dat de instellingen de transities uitvoeren in overeenstemming van met wensen van de gemeente wordt in het volgende hoofdstuk beantwoord.

Om vast te stellen of subsidieaanvraag past binnen het beleid zal de gemeente kennis moeten hebben van welke activiteiten de instelling wil uitvoeren en op welke doelgroepen die activiteiten zich richten. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de subsidieaanvragen voldoende informatie bevatten op basis waarvan de gemeente de activiteiten kan beoordelen. Om duidelijkheid te verkrijgen over de precieze koppeling tussen activiteiten en beleid kan het nuttig zijn dat de subsidieaanvrager en gemeente vooraf hierover overleg hebben.  De gemeente zal in de subsidieverleningsbeschikking duidelijk moeten aangeven welke activiteiten worden gesubsidieerd en welke voorwaarden er eventueel gelden. Dit is nodig om in een later stadium met succes een beeld te kunnen krijgen van de effectiviteit van de verleende subsidie.  In Visie op Subsidies staat vermeld het college bij periodieke subsidies ervoor wilt waken dat automatismen ontstaan. Er wordt bij subsidieaanvragen voor periodieke subsidies jaarlijks een check gedaan op de actualiteit van het doel, dat met de voorgenomen activiteiten bereikt moet worden en op de hoogte van de subsidie.  We verwachten dat zulke beoordelingen in het subsidiedossier aanwezig zijn.

Beoordeling Aansluiting activiteiten op gemeentelijke doelen ASW/ !WOON
Voor subsidiejaar 2015 heeft het ASW een prestatieaanbod , een begroting en een productieplan aangeleverd. Het prestatieaanbod 2015 geeft een uitgebreide beschrijving van de activiteiten die het ASW wil uitvoeren. Zo biedt ASW hulp, voorlichtings- en advieswerk aan bewoners op woning- en complexniveau. Ook blijkt uit het prestatieaanbod dat ASW naast het ondersteunen van bewoners (veelal via de lokale Wijksteunpunten) ook belangbehartiging en beleidsparticipatie een belangrijke taak vinden. In het voorwoord maakt ASW melding dat er vanwege het programma-akkoord nieuwe onderwerpen en taken bij de WSWonen bijkomen, zoals advies aan kleine VvE’s, gemengde VvE’s en – op termijn - WOZ-kwesties. Het prestatieaanbod is systematisch opgebouwd. Aan de hand van het prestatieaanbod is het voor de gemeente mogelijk te beoordelen of de voorgenomen activiteiten passen binnen het beleid en of er ten opzichte van een vorig jaar de activiteiten en/of doelgroepen zijn gewijzigd. In het dossier is daarvan evenwel geen vastlegging van de gemeente aanwezig. Doordat de gemeente voorafgaande aan het prestatieaanbod met de instelling heeft overlegd over wat zij van de instelling verlangt , mag worden aangenomen dat daardoor wel in voldoende mate de aansluiting met het gemeentelijk is geborgd.

Voor subsidiejaar 2016 heeft ASW een prestatieaanbod en een begroting aangeleverd. In het prestatieaanbod 2016 wordt aangegeven dat ASW samen met de Wijksteunpunten een samenhangend pakket aan activiteiten leveren. Er wordt ook gemeld dat vanwege de samenvoeging per 1 januari 2017 het jaar 2016 een overgangsjaar zal zijn, waarin al wel wordt voorgesorteerd op de nieuwe situatie door de dienstverlening te verbreden naar alle bewoners: huurders en eigenaren. Ook geeft ASW aan welke beleidskaders  voor het opstellen van het prestatieaanbod belangrijk waren en welke speerpunten er voor 2016 zijn geformuleerd.

Aan de hand van het prestatieaanbod is het voor de gemeente mogelijk te beoordelen of de voorgenomen activiteiten passen binnen het beleid en of ten opzichte van een vorig jaar de activiteiten en/of doelgroepen zijn gewijzigd.

In het subsidiebeheersysteem is de vraag: ‘De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd komen niet overeen of dragen niet bij aan het vastgestelde beleid’ met Nee beantwoord. Dit betekent dat de beleidsmedewerker heeft geoordeeld dat de subsidieaanvraag past binnen het vastgestelde beleid. In het subsidiedossier is echter geen vastlegging aanwezig van wijzigingen ten opzichte van de subsidieaanvraag van 2015. Doordat de gemeente voorafgaande aan het prestatieaanbod met de instelling heeft overlegd over wat zij van de instelling verlangd  mag worden aangenomen dat daardoor wel in voldoende mate de aansluiting met het gemeentelijk is geborgd. De wethouder Wonen heeft in een brief aan de ASW en de WSWonen (d.d. 15 oktober 2015) nogmaals bevestigd dat er een verbreding van taken moet plaatsvinden bij de ondersteuning van VvE’s zoals genoemd in het coalitieakkoord.

Voor subsidiejaar 2017 heeft !WOON (betreft het ASW en de lokale Wijksteunpunten Wonen) een prestatieaanbod aangeleverd. !WOON vermeldt als kernfunctie het informeren, adviseren en ondersteunen van individuele bewoners en georganiseerde bewoners, die vragen hebben over en zich inzetten voor een goede woonsituatie in een prettige woonomgeving. De activiteiten voor bewoners en voor bewoners op complexniveau en complex overstijgend niveau zijn afzonderlijk gespecificeerd. Bij iedere activiteit is ook een doelstelling opgenomen. Er is niet aangeven aan welke gemeentelijke doelstellingen een bijdrage wordt geleverd. Uit de interviews met Rve Wonen en !WOON kwam naar voren dat het prestatieaanbod in nauw contact met de gemeente tot stand is gekomen . In het subsidiebeheersysteem is de vraag: ‘De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd komen niet overeen of dragen niet bij aan het vastgestelde beleid’ met Nee beantwoord. Dit betekent dat de beleidsmedewerker heeft geoordeeld dat de subsidieaanvraag past binnen het vastgestelde beleid. Doordat de gemeente voorafgaande aan het prestatieaanbod met de instelling overlegd heeft over wat zij van de instelling verlangt , mag worden aangenomen dat daardoor wel in voldoende mate de aansluiting met het gemeentelijk is geborgd.

Activiteiten van ASW/!WOON dragen bij aan gemeentelijke doelen2015
2016
2017
De gemeente heeft in voldoende mate geborgd dat de subsidieverlening aansluit op de gemeentelijke doelen. Dit heeft ze gedaan door in een vroegtijdig stadium te overleggen met ASW (!WOON). De subsidieaanvraag van ASW (WOON!) bevat in zijn algemeenheid voldoende informatie om te beoordelen of de activiteiten van de instelling aansluiten op het beleid van de gemeente. In het subsidiebeheersysteem hebben we echter geen inhoudelijke analyse aangetroffen waarin bijvoorbeeld de wijzigingen ten opzichte het vorig jaar worden verklaard.

Beoordeling Aansluiting activiteiten op gemeentelijke doelen HA
Voor subsidiejaar 2015 heeft HA een prestatieaanbod en een begroting aangeleverd. In prestatieaanbod 2015 staat vermeld dat het hoofddoel van de HA is het op stedelijk niveau behartigen en opkomen voor de belangen van alle huurders in Amsterdam. Op pagina 47 van de begroting 2015 geeft de gemeente aan de inspraak van huurders te willen vergroten. Aan de hand van het prestatieaanbod is het voor de gemeente mogelijk te beoordelen of de voorgenomen activiteiten passen binnen het beleid en of ten opzichte van een vorig jaar de activiteiten en/of doelgroepen zijn gewijzigd. Hoewel er geen inhoudelijke toets in het dossier aanwezig is, kan aan de hand van de documenten wel worden vastgesteld dat de activiteiten van de HA passen binnen het gemeentelijk beleid.

Voor subsidiejaar 2016 heeft HA een prestatieaanbod en een begroting aangeleverd. In het prestatieaanbod 2016 staat vermeld dat de gemeente verwacht dat de HA de belangen vertegenwoordigt van alle huurders in Amsterdam. Dit sluit aan bij het doel van de gemeente om de inspraak van huurders te vergroten.  De gemeentebegroting 2016 vermeldt als toelichting op de subsidie, dat HA als hoofddoel heeft het behartigen van en opkomen voor de belangen van alle huurders in Amsterdam op stedelijk niveau. Verder heeft de gemeente in de brief van 27 augustus 2015 opdracht gegeven om belangenbehartiging en bewonersondersteuning op zowel stedelijk niveau als stadsdeelniveau uit elkaar te halen.

Als voorwaarde voor de nieuw in te stellen subsidierelatie is dat de HA zich omvormt tot een zelfstandige organisatie. De HA meldt in het prestatieaanbod dat zij al in 2015 is gestart met het opzetten van een plan voor de reorganisatie om die uiterlijk 1 januari 2017 te kunnen implementeren.

Evenals bij ASW (!WOON) is in het subsidiebeheersysteem de vraag: ‘De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd komen niet overeen of dragen niet bij aan het vastgestelde beleid’ met Nee beantwoord. Dit betekent dat de beleidsmedewerker heeft geoordeeld dat de subsidieaanvraag past binnen het vastgestelde beleid. In het subsidiedossier is echter geen beleidsinhoudelijke analyse aanwezig. Gelet op de toelichting in de begroting 2016 is het aannemelijk dat de activiteiten passen binnen het vastgestelde beleid van de gemeente.

Voor subsidiejaar 2017 heeft HA een prestatieaanbod en een begroting aangeleverd. De HA vermeldt in haar prestatieaanbieding niet hoe zij bijdraagt aan gemeentelijke doelen, maar geeft wel aan dat zij hierover overleg heeft gehad met de gemeente. De activiteiten sluiten aan op de doelstelling in de gemeentebegroting 2017 om huurders (en bewoners) meer ruimte te geven voor zeggenschap.  Ook geeft HA aan dat zij vanaf 2017 een nieuwe koers voortzet en nieuwe taken gaat uitvoeren zoals is afgesproken met de gemeente.   Op basis van deze informatie kan de gemeente vaststellen dat de activiteiten aansluiten op gemeentelijke doelen. Een vastlegging van de beleidsinhoudelijke analyse was echter niet in het subsidiedossier opgenomen.

Activiteiten van HA dragen bij aan gemeentelijke doelen2015
2016
2017
De gemeente heeft in voldoende mate geborgd dat de verleende subsidie aansluit op de gemeentelijke doelen. Aan de hand van de subsidieaanvraag is te zien dat de activiteiten van de HA bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente: meer zeggenschap voor huurders. De gemeente heeft HA de opdracht gegeven zich tot een zelfstandige organisatie om te vormen. In het prestatieaanbod wordt aangegeven dat HA hieraan zal werken.

Beoordeling Aansluiting activiteiten op gemeentelijke doelen EBF
Het EBF heeft in 2015 voor het eerst bij de centrale stad een structurele bijdrage gevraagd voor garantstellingen aan huurders die willen procederen. Tot 2014 ontving het EBF jaarlijks bijdragen van de stadsdelen voor in totaal € 135.412. In 2016 en 2017 was het subsidieverzoek ook voorzien van een begroting op basis van het aantal te verwachten procedures. Bij de aanvraag voor het subsidiejaar 2015 had EBF geen begroting bijgevoegd. In de gemeentebegroting 2015 zijn de activiteiten van het EBF zijn niet specifiek genoemd. In de beantwoording van raadsvragen meldt het college dat de activiteiten van EBF in de behoeftes van de Amsterdamse woningmarkt voorziet. De huurders kunnen door het fonds hun rechten halen.  In de gemeentebegroting 2016 is expliciet vermeld dat het EBF subsidie ontvangt voor juridische ondersteuning van huurders. In de begroting 2017 is het subsidie als een begrotingssubsidie opgenomen, maar ontbreekt en toelichting op de taken. 

Activiteiten van EBF dragen bij aan gemeentelijke doelen2015
2016
2017
De gemeente heeft in voldoende mate geborgd dat de subsidieaanvraag aansluit op de gemeentelijke doelen. Dat de garantstellingen aan huurders bijdragen aan gemeentelijke doelen is door het college bevestigd in de beantwoording van raadsvragen. Het EBF voorziet in de behoeftes van de Amsterdamse woningmarkt doordat huurders hun rechten kunnen halen.
Toets op benodigde gemeentelijke steun

Toetspunt
De gemeente gaat na of de gemeentelijke steun van financiële aard moet zijn.

Toelichting op het toetspunt
Indien de subsidieaanvraag aansluit op gemeentelijke doelen, moet de gemeente volgens Visie op Subsidies ook nagaan of gemeentelijke steun nodig is om het doel te bereiken. Als er is aangetoond dat gemeentelijke steun noodzakelijk is, moet nagegaan worden of deze steun van financiële aard moet zijn.

Er moet vastgesteld worden dat de aanvrager zelf niet over voldoende geld beschikt om de gewenste activiteiten uit te voeren. De gemeente kan de subsidie weigeren als blijkt dat de aanvrager ook zonder subsidie over voldoende gelden kan beschikken om de activiteiten te realiseren.

Waar ook naar gekeken moet worden is of de aanvrager met betrekking tot de voorgenomen activiteiten misschien al profiteert van andere subsidies of inkomsten. Ook is van belang om na te gaan of de instelling het gemeentelijk subsidie niet gebruikt om voor derden activiteiten uit te voeren tegen een niet kostendekkende prijs. Bij de jaarlijkse subsidieaanvragen zal de gemeente met name de wijzigingen in de vermelden subsidieactiviteiten beoordelen en nagaan of voor de activiteiten gelden op de begroting zijn opgenomen.

In Visie op subsidies is vermeld dat de gemeente niet alleen subsidie verleend, maar ook ondersteuning kan bieden met behulp van andere financiële instrumenten zoals borgstellingen, achtergestelde lening en terbeschikkingstelling van activa tegen een prijs die beneden kostprijs ligt. Soms is er bij de gemeente geen inzicht in de samenloop van dergelijke steunvormen. De beoordeling van de effectiviteit en doelmatigheid van de geboden ondersteuning kan daaronder lijden. De gemeente heeft zich voorgenomen om alle steunvormen goed en centraal te registeren. We zijn nagegaan of de betrokken instellingen ook nog andere vormen van steun van de gemeente ontvangen.

Beoordeling Toets op gemeentelijke steun (ASW/ !WOON, HA en EBF)
In het kader van de transitie van ASW en de WSWonen is de afweging subsidie of inkoop afgestemd met het subsidiebureau . De afweging tussen subsidie en inkoop is gemaakt op een aantal onderdelen, namelijk het doel van de activiteiten, de prijs, initiatief en zeggenschap. Hier kwam uit voort dat subsidieverstrekking het meest geëigende instrument is nodig is om nakoming af te dwingen om het doel te bereiken. 

De gemeente wil de bewonersondersteuning en belangenbehartiging als een basisvoorziening aan de bewoners wil aanbieden.  Beoordeeld moet worden in hoeverre voor de activiteiten gemeentelijke steun nodig is en of deze van financiële aard moet zijn.

Vanaf 2016 moet de beleidsmedewerker bij de inhoudelijke beoordeling van de subsidieaanvraag de volgende vraag beantwoorden: “De aanvrager beschikt ook zonder subsidie over voldoende gelden, of uit eigen middelen of uit middelen van derden om de activiteit te realiseren.” Voor alle organisaties is het antwoord Nee ingevuld.

De instellingen hebben naast de subsidie van de gemeente relatief weinig reserves of eigen inkomsten om de activiteiten zelf structureel te kunnen financieren. De reserves dienen om eventuele tekorten in de exploitatie op te vangen. 

Voor een goede beoordeling is het van belang dat instellingen over de overige te verwachten inkomsten ook informatie verschaffen in de subsidieaanvraag. In 2015 geeft ASW aan welke inkomsten zij verwacht te krijgen.  In prestatieaanbod 2016 en 2017 worden de geraamde inkomsten niet meer vermeld.

De Huurdersverenging Amsterdam ontvangt jaarlijks van haar leden contributies om organisatiekosten te dekken. In 2015 ontving de HA €52.946 aan contributies. In de subsidieaanvraag wordt melding gemaakt van deze neveninkomsten.

Het Emil Blaauw Proceskostenfonds ontvangt jaarlijks € 22.500 van ASW voor processen die worden aangedragen door het Bureau Ongewenst Verhuurgedrag.

Uit de bovenstaande bevindingen blijkt dat de inkomsten van de organisaties uit overige activiteiten niet zodanig zijn gerealiseerd dat daarmee (een deel van de) door de gemeente gewenste activiteiten structureel kunnen worden gefinancierd.

Verder is ons niet gebleken dat de instellingen nog andere vormen van steun van de gemeente ontvangen dan subsidie. Daarbij merken we op er nog geen register aanwezig is waarin alle vormen van gemeentelijke steun “goed en centraal” worden geregistreerd.

Om doel te bereiken met gemeente instellingen financieel steunen2015
2016
2017
De gemeente is nagegaan of de steun van financiële aard moet zijn. Zo geeft het college in de beantwoording van raadsvragen aan dat gemeentelijke steun nodig is om het doel te bereiken en dat deze steun ook van financiële aard moet zijn, omdat er zonder financiële steun geen adequate invulling van bewonersondersteuning mogelijk is. Wel merken we op dat ASW (bij de subsidieaanvraag 2016) en !WOON (bij de subsidieaanvraag 2017) geen inzicht heeft verschaft in welke overige inkomsten ze verwachten). Het voornemen om alle vormen van gemeentelijke steunverleningen centraal en goed te registeren is nog niet gerealiseerd. 
Samenvatting van de bevindingen

Het doel van de subsidieactiviteiten sluiten aan op het gemeentelijk beleid en de gemeente is bereid steun te verlenen
De gemeente heeft in voldoende mate geborgd dat de subsidieverlening aansluit op de gemeentelijke doelen. Dit heeft ze gedaan door in een vroegtijdig stadium te overleggen met het ASW (!WOON). De subsidieaanvraag van ASW (WOON!) bevat in zijn algemeenheid voldoende informatie om te beoordelen of de activiteiten van de instelling aansluiten op het beleid van de gemeente. Ook de subsidieaanvraag van de HA biedt de mogelijkheid om te beoordelen of de activiteiten van de HA bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente: meer zeggenschap voor huurders. Ten aanzien van de activiteiten van EBF hebben geconstateerd dat het college – naar aanleiding van raadsvragen – expliciet heeft bevestigd dat EBF voorziet in de behoeftes van de Amsterdamse woningmarkt aan de hand van garantstellingen aan huurders.

De steun aan de instellingen moet van financiële aard zijn aangezien de instellingen geen grote vermogens hebben of een andere structurele inkomstenbron. De gemeente heeft nog geen centraal register waarin alle steunverleningen door de gemeente op goede wijze worden vastgelegd.

Doeltreffendheid

Norm
De te subsidiëren organisatie werkt doeltreffend.

Toelichting op de norm
Voor een doeltreffende besteding van de subsidie moeten de gesubsidieerde organisaties doelmatig en kosteneffectief werken. De mogelijkheden om te beoordelen of een instelling doelmatigheid en kosteneffectiviteit werkt, hangt sterk af van de aard van de activiteiten, de aanwezig van kengetallen en de informatie die de instellingen verstrekken.

De gemeente zal per instelling moeten nagaan wat de mogelijkheden zijn om goed zicht te krijgen of activiteiten zoals ze zijn gepland ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd en in welke mate de prestaties een bijdrage leveren aan het gemeentelijke beleid. Hiervoor is het nodig dat de prestaties SMART worden beschreven. Het is niet altijd eenvoudig om de (veelheid aan) activiteiten en prestaties SMART te beschrijven en het effect van de prestaties te meten.

Om na te gaan of aan deze norm wordt voldaan, hebben we de volgende toetspunten gebruikt:

  1. De gemeente stelt vast dat de prestaties SMART zijn beschreven, zodat achteraf kan worden vastgesteld in hoeverre daaraan is voldaan (paragraaf 3.3.1).
  2. De gemeente gaat na in hoeverre de prestaties effect sorteren (impact hebben) voor de gemeentelijke doelen (paragraaf 3.3.2).

Aanpak en werkwijze
Voor de jaren 2015 tot en met 2017 kijken wij gekeken of in de subsidieaanvragen (prestatieaanbod) de prestaties voldoende SMART zijn beschreven. En of in de subsidiedossiers zichtbaar is beoordeeld in hoeverre voorgenomen prestaties ook zijn gerealiseerd en wat de impact was van de prestaties. Daarnaast hebben we gesprekken gevoerd met de rve Wonen, het subsidiebureau en de subsidieaanvragers om een beeld te krijgen hoe ze aankijken tegen dit (ingewikkelde) vraagstuk. Onze bevindingen met betrekking tot de drie onderzochte subsidierelaties zijn in de volgende paragrafen beschreven.

Zijn de prestatie voldoende SMART beschreven?

Toetspunt
De gemeente stelt vast dat de prestaties SMART zijn beschreven, zodat achteraf kan worden vastgesteld in hoeverre daaraan is voldaan.

Toelichting op het toetspunt
De gemeente heeft bij de eerste norm reeds vastgesteld dat de prestaties bijdragen aan het gemeentelijk beleid. Bij dit toetspunt gaat het erom of de gemeente heeft beoordeeld dat de prestaties voldoende SMART zijn beschreven om achteraf ook te kunnen vaststellen dat de activiteiten zijn uitgevoerd. Aangezien sommige organisaties een veelheid aan activiteiten uitvoeren is het doorgaans praktisch niet mogelijk om voorafgaand aan het subsidiejaar alle activiteiten de prestaties SMART te beschrijven. Toch vinden we het belangrijk dat voor de activiteiten waaraan het (meeste) geld wordt besteed zo SMART mogelijk worden beschreven.

Beoordeling SMART-heid van de prestaties ASW/ !WOON
In het prestatieaanbod 2015 wordt voor 13 te onderscheiden hoofdactiviteiten (diensten) vermeld hoeveel uren daarvoor worden geraamd. In het prestatieaanbod is verder beschreven wat zo’n hoofdactiviteit zoal inhoudt, wat de beoogde resultaten zijn en met welke indicatoren je de prestaties kunt monitoren. Er wordt geen inzicht verstrekt over hoeveel uren per deelactiviteit of prestatie wordt besteed. De indicatoren zijn doorgaans niet zodanig SMART beschreven dat de instelling daarop achteraf financieel kan worden afrekenen.

In de jaarrapportage 2015 vergelijkt ASW de gerealiseerde en geraamde uren per hoofdactiviteit. Ook uitgevoerde activiteiten en prestaties worden meer gedetailleerd beschreven waarbij in een aantal gevallen ook aantallen worden genoemd, zoals het aantal gevoerde overleggen, aantal uitgebrachte nieuwsitems, aantal meldingen Meldpunt Ongewenst verhuurgedrag, aantal energiechecks, etc. De aantallen bieden de gemeente wel informatie om een enig beeld te krijgen in de geleverde prestaties. In het subsidiedossier heeft de beleidsmedewerker in en standaardformulier vermeld dat ASW de prestaties heeft geleverd. Hoe de beleidsmedewerker tot dit oordeel is gekomen blijkt niet uit het dossier.

Het prestatieaanbod 2016 is grotendeels qua opzet vergelijkbaar met die van 2015.

ASW en WSWonen zijn sinds 1 januari 2017 opgegaan in de stichting !WOON. Het prestatieaanbod 2017 bevat de subsidieaanvraag van zowel stadsbrede activiteiten (voormalige ASW) als de lokale activiteiten (grotendeels de voormalige WSWonen). Ten opzichte van het prestatieaanbod 2015 en 2016 van het ASW is ook de opzet van het prestatieaanbod gewijzigd. Het prestatieaanbod onderscheidt vier typen diensten aan bewoners  en twee aanvullende activiteiten.  Alle diensten zijn in bijlagen op een uniforme wijze toegelicht door de activiteiten kort te beschrijven en vervolgens de doelstelling en de (kern) prestatie(s) en indicatoren te vermelden. Echter de indicatoren zijn niet gekwantificeerd, ook is niet aangegeven hoeveel uren aan de verschillende prestaties besteed zullen worden. Zo is bijvoorbeeld uit het prestatieaanbod niet op te maken hoeveel uren zijn geraamd voor activiteit/dienst Bewonersinitiatieven. In hoeverre de formatie wordt ingezet voor de gemeente is niet duidelijk aangezien het overzicht inclusief inzet voor derden is.  !WOON heeft ons tijdens het interview desgevraagd gemeld dat er intern meer gegevens zijn die inzicht geven de omvang van de verschillende activiteiten. Deze zijn niet aan de gemeente verstrekt omdat de gemeente er ook niet om heeft gevraagd. In de inleiding van het prestatieaanbod zijn wel 10 kengetallen opgenomen:

Tabel 3.1 – Kengetallen !WOON 
Met * is afspraak
Zwart zijn stuur/signalering kengetallen
Prognose prestatieaanbod 2017Prestatieaanbod 2016
* Individuele contacten, afspraak op weg naar 55.000 in 2019* 48.00041.000
* Unieke contacten, afspraak op weg naar 12.400 in 2019.* 10.7009.000
Spreekuur contact8.0508.050
Woningopname / huisbezoek2.2002.060
Begeleide trajecten2.0001.905
Voorlichtingsbijeenkomsten10077
waarvan doelgroep VvE-leden30-
BC’s waarmee contact150126
VvE's waarmee contact50-
Websitebezoek* -

!WOON heeft veel vrijheid om schuiven tussen activiteiten en inzet van personeel. Voor een doelmatige en doeltreffende inzet kan dat zeer goed zijn. Het wordt daardoor echter voor de gemeente moeilijk om achteraf te beoordelen in hoeverre de voorgenomen prestaties wel zijn uitgevoerd.

In het verlengde van het prestatieaanbod 2017 zijn in de verleningsbeschikking 2017 specifieke prestatieafspraken opgenomen. Zoals !WOON haalt in 2017 48.000 individuele contacten en 10.700 unieke contacten. Verder is vastgelegd dat er in 2017 geen wachtlijst voor de dienstverlening (zowel persoonlijk als digitaal) mag ontstaan. 

Het aantal individuele en unieke contacten zijn belangrijke kengetallen om inzicht te krijgen in de prestaties van !WOON. Het aantal individuele en unieke contacten is echter minder geschikt om het subsidie (financieel) af te rekenen. De kosten die met deze activiteit samenhangen worden zijn voor een groot deel vast en hangen bijvoorbeeld samen met de personele bezetting tijdens de openingsuren.

Beoordeling subsidie in verhouding tot prestaties ASW /!WOON2015
2016
2017
In de jaren 2015, 2016 heeft ASW /!WOON uitgebreid geïnformeerd over de activiteiten, de (beoogde) prestaties en welke indicatoren er zijn om een oordeel te vormen over de prestaties. De indicatoren en prestaties zijn veelal niet gekwantificeerd. Op basis de verstrekte informatie kan de gemeente wel zien hoeveel uren aan de te onderscheiden hoofdactiviteiten wordt besteed. In het prestatieaanbod 2017 worden geen gegevens meer verstrekt over de omvang van de hoofdactiviteiten Wel is informatie verstrekt over de beoogde formatie, maar onduidelijk is in hoeverre die zal worden ingezet voor de gemeente. !WOON beschikt voor haar interne sturing over meer gegevens dan in het prestatieaanbod staan. De gemeente heeft bij de instelling echter geen aanvullende gegevens opgevraagd om een beter zicht te krijgen in de omvang van de verschillende voorgenomen activiteiten.

Beoordeling SMART-heid van de prestaties HA
In 2015 en 2016 heeft HA een prestatieaanbod ingediend waarin beoogde activiteiten puntsgewijs zijn beschreven en geclusterd rond zes “productsegmenten” (Secretariaat, Belangenbehartiging, Communicatie, Achterbanwerk, Organisatie en Juridische ondersteuning). Hoewel de voorgenomen activiteiten slechts beperkt SMART zijn beschreven is wel aangegeven hoeveel uur voor de verschillende productsegmenten geraamd is.

In het financieel jaarverslag 2015 vermeld hoeveel uren op de productsegmentniveau zijn gerealiseerd. In een aantal gevallen wordt ook verklaard waarom meer of minder uren zijn besteed.

Voor 2017 is de kostenbegroting in het prestatieaanbod geheel anders opgezet. Ten aanzien van de voorgenomen activiteiten en prestaties wordt per kwartaal aangegeven wat er is gepland. Het prestatieaanbod biedt echter voor de gemeente (en het bestuur van de HA) een basis om de uitvoering te monitoren en met elkaar daarover in overleg te gaan.

Beoordeling subsidie in verhouding tot prestaties HA2015
2016
2017
In 2016 en 2017 zijn de activiteiten in het prestatieaanbod beschreven en vermeld hoeveel uren aan de te onderscheiden productsegmenten beschikbaar is. De onderliggende activiteiten zijn beperkt SMART beschreven. De gemeente kan aan de hand van het prestatieaanbod wel een beeld krijgen van geplande activiteiten. In de jaarrekening 2015 wordt op productsegment inzicht gegeven in de bestede tijd ten opzichte van de geplande tijd. Bij een aantal verschillen wordt een redengevende verklaring gegeven. Het prestatieaanbod 2017 zijn de activiteiten en prestaties ook tijdgebonden (per kwartaal) beschreven. Hoewel de activiteiten niet altijd even SMART zijn beschreven, biedt het prestatieaanbod meer mogelijkheden voor de gemeente om de gerealiseerde prestaties te monitoren.

Beoordeling SMART-heid van de prestaties EBF
EBF geeft garantiestellingen af aan huurders die hun recht willen halen. In de subsidieaanvragen vermeldt het bestuur op basis van ervaringscijfers hoeveel procedures er worden verwacht. In het jaarverslag over 2015 zien we dat het bestuur van EBF zich uitgebreid verantwoord over de behaalde resultaten, zowel over het verslagjaar als ook over de behaalde resultaten vanaf 2007. De gemeente kan zich aan de hand van de aanvragen en de verantwoording zich een goed beeld vormen over de omvang van de activiteiten van de stichting.

Beoordeling subsidie in verhouding tot prestaties EBF2015
2016
2017
Op basis van de subsidieaanvragen en de jaarverantwoordingen van EBF is de gemeente in staat de omvang van de activiteiten van de stichting te monitoren en te beoordelen.
Is het effect van de prestaties duidelijk?

Toetspunt
De gemeente gaat na in hoeverre de prestaties effect sorteren (impact hebben) voor de gemeentelijke doelen.

Toelichting op het toetspunt
Bij het vorige toetspunt hebben we gekeken of de prestaties van de instellingen SMART zijn beschreven. Dit om vast te stellen of de organisaties de geplande activiteiten en prestaties ook hebben geleverd. Met dit toetspunt gaan we na of de gemeente ook beoordeeld in hoeverre de prestaties daadwerkelijk bijdragen aan de gemeentelijke doelen. De maatschappelijke effecten van geleverde prestaties zijn vaak niet eenduidig te meten, aangezien ook economische, technologische en andere maatschappelijke ontwikkelingen en andere beleidsinterventies invloed kunnen hebben. Soms is daarom specifieke (duur) onderzoek nodig. Om toch enig inzicht te krijgen in een aspect van het maatschappelijk effect kan bijvoorbeeld de klanttevredenheid worden gemeten. Bij een periodiek evaluatieonderzoek kan de gemeente nader onderzoeken wat de maatschappelijke effecten zijn van de geleverde prestaties en de impact op de gemeentelijke doelen. 

Beoordeling Effect van de prestaties ASW/ !WOON
De gemeente ziet de dienstverlening van ASW en de Wijksteunpunten (thans !WOON) als een basisvoorziening voor bewoners met vragen over huur- en bewoners-vraagstukken. Bij het bepalen van het maatschappelijk effect is de klanttevredenheid van de bewoners een belangrijke maatstaf. De WSWonen voeren vanaf 2009 elk jaar een klanttevredenheidsonderzoek uit door middel van een enquete. Het doel van de meting is inzicht krijgen in de tevredenheid van individuele bewoners die gebruik maken van de diensten van de Wijksteunpunten. De resultaten van de klanttevredenheidsonderzoeken laten zien dat de bewoners tevreden zijn over de dienstverlening.  De overgrote meerderheid (rond de 80%/90%) vindt de medewerker deskundig, zou in de toekomst weer gebruik maken van de dienst en zal het spreekuur aanbevelen bij anderen. Het rapportcijfer dat de gebruikers geven voor de dienstverlening is elk jaar een 8. Wel viel ons op dat de onderzoeken een lage respons kennen  en de vragenlijst op punten (nog) niet geschikt is voor eigenaar-bewoners. De lage respons roept de vraag op in hoeverre deze onderzoeken representatief zijn voor alle gebruikers van Wijksteunpunt Wonen. Dat de vragenlijst (nog) niet geschikt is voor eigenaar-bewoners is niet verwonderlijk aangezien de dienstverlening van de Wijksteunpunten tot 2016 alleen gericht was op huurders.

In het prestatieaanbod 2017 heeft !WOON opgenomen dat er in 2017 gewerkt zal worden aan een nieuwe opzet zodat in de toekomst periodiek klanttevredenheid gemeten kan worden.

De gemeente voert elk jaar ten behoeve van de subsidievaststelling een inhoudelijke beoordeling van de instelling uit. Als onderdeel van deze beoordeling stelt de gemeente de vraag of het beoogde effect met de gesubsidieerde activiteiten is behaald. Ook heeft de gemeente in 2013 in het onderzoek Wonen in Amsterdam (WiA) de vraag gesteld of men bekend is met de Wijksteunpunten. In 2015 is deze vraag niet gesteld. Om de effecten van de prestaties te meten is meer diepgaand onderzoek nodig. De gemeente heeft nog geen plannen om een nieuwe evaluatie te laten uitvoeren.

Beoordeling impact van de prestaties ASW/WOON voor de gemeentelijke doelen2015
2016
2017
ASW/WOON doet onderzoek naar de impact van de prestaties door jaarlijks een klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. !WOON heeft in het prestatieaanbod 2017 opgenomen dat er in 2017 gewerkt zal worden aan een nieuwe opzet zodat in de toekomst periodiek klanttevredenheid gemeten kan worden. Bij de jaarlijkse beoordeling van de instelling heeft de gemeente aandacht voor de vraag of de beoogde effecten zijn bereikt. De gemeente heeft nog geen concrete plannen om een diepgang onderzoek naar de effecten van de prestaties van !WOON uit te voeren.

Beoordeling Effect van de prestaties HA
In 2015 zijn op productsegmentniveau naast de beoogde activiteiten tevens indicatoren benoemd, zoals “Tevredenheidsscore bij het HA-bestuur”, “Tevredenheid scores bij de lid organisaties”, “Lijst van ingezette activiteiten en het behaalde resultaat” en “Naamsbekendheid”. Deze indicatoren zijn niet voorzien van streefwaarden en/of nulmetingen.

In het prestatieaanbod van 2016 en 2017 zijn geen effectindicatoren genoemd. Wel neemt de HA zich in 2016 voor om nieuwe manieren te zoeken om de representativiteit te waarborgen zoals een meningspeiling onder huurders en woningzoekende. In 2017 neemt de HA zich voor een onderzoek te doen naar de naamsbekendheid van de HA.

De gemeente voert elk jaar voor het vaststellen van de subsidie een inhoudelijke beoordeling uit. Als onderdeel van deze beoordeling moet de beleidsambtenaar de vraag beantwoorden of het beoogde effect met de gesubsidieerde activiteiten is behaald. Voor de beoordeling zijn geen monitorgegevens beschikbaar. Wel kan aan de hand van het jaarverslag enig zicht worden gekregen op de effecten.

Beoordeling impact van de prestaties ASW/WOON voor de gemeentelijke doelen2015
2016
2017
In prestatieaanbod van de HA van 2015 worden een aantal effectindicatoren genoemd. Deze zijn alleen niet SMART geformuleerd. Voor 2016 en 2017 zijn in het prestatieaanbod geen effectindicatoren opgenomen. Bij de jaarlijkse beoordeling van de instelling heeft de gemeente aandacht voor de vraag of de beoogde effecten zijn bereikt. Er zijn echter geen echte monitorgegevens aanwezig om dit te beoordelen.

Beoordeling Effect van de prestaties EBF
In het jaarverslag 2015 van het EBF wordt uitgebreid aandacht besteed aan de uitkomsten van de gevoerde rechtszaken. In een tabel wordt een overzicht gegeven van het percentage jaarlijks gewonnen zaken, verloren zaken, zaken waarbij het op een schikking is uitgedraaid en zaken die zijn ingetrokken. De tabel geeft cijfers vanaf het jaar 2008 tot heden. Hieruit maken we op dat het gebruikelijk is elk jaar te rapporteren over de uitkomsten van de rechtszaken.

De gemeente voert elk jaar voor het vaststellen van de subsidie een inhoudelijke beoordeling uit. Als onderdeel van deze beoordeling moet de beleidsambtenaar de vraag beantwoorden of het beoogde effect met de gesubsidieerde activiteiten is behaald.

Beoordeling impact van de prestaties ASW/WOON voor de gemeentelijke doelen2015
2016
2017
Op basis van de subsidieaanvragen en de jaarverantwoordingen van EBF is de gemeente in staat de effecten van de activiteiten van de stichting te monitoren en te beoordelen. Bij de jaarlijkse beoordeling van de instelling heeft de gemeente aandacht voor de vraag of de beoogde effecten zijn bereikt.
Samenvatting van de bevindingen

De instellingen verstrekken bij de subsidieaanvraag informatie over de doelen, de activiteiten en (kern-)prestatie-indicatoren, maar de prestaties zijn niet altijd even SMART beschreven
De instellingen geven in hun prestatieaanbod/subsidieaanvraag aan wat ze het daaropvolgende subsidiejaar willen gaan doen voor het subsidiegeld. Hiermee geven ze inzicht in de activiteiten die ze willen uitvoeren en de prestaties die ze willen bereiken. Veelal zijn de beoogde prestaties ook nog voorzien van indicatoren om de prestaties te meten. De aantallen te leveren prestaties en de streefwaarden worden echter veelal niet vermeld. Tot en met 2016 werd bij ASW op programmaniveau nog wel inzicht gegeven hoeveel uren daarvoor werden gepland. In het subsidieaanbod van Stichting !WOON is niet meer te zien hoeveel tijd er is gepland voor de verschillende (hoofd-)activiteiten c.q. programma’s.

De mogelijkheden om de effecten van de prestaties te monitoren zijn beperkt
Het is veelal niet eenvoudig om de maatschappelijke effecten van activiteiten en prestaties van de instellingen te meten. Hiervoor is veelal aanvullend onderzoek nodig. Bij !WOON wordt wel systematisch nagegaan de klanttevredenheid nagegaan. De HA beschrijft in het jaarverslag biedt enige houvast om te beoordelen wat ze hebben gedaan en wat de effecten zijn geweest. Het EBF rapporteert uitgebreid over de resultaten van de gevoerde processen.

Conclusie

In dit hoofdstuk is beoordeeld in hoeverre er voor de subsidieverstrekking voldoende waarborgen aanwezig zijn voor een doeltreffende besteding.

We concluderen dat de gemeente nagaat of de activiteiten van de instellingen aansluiten op het gemeentelijke beleid. !WOON en de HA beschrijven de te leveren prestaties gedetailleerd. De beschrijvingen zijn vaak ook voorzien van indicatoren, veelal zijn veelal niet SMART beschreven.

Wat de maatschappelijke effecten zijn van de prestaties wordt grotendeels kwalitatief beschreven. Wel voert !WOON een periodiek een enquête uit op basis waarvan een oordeel kan worden gevormd over de klanttevredenheid.

Om een goed inzicht te krijgen in de maatschappelijk effecten van !WOON en de HA specifiek (evaluatie-)onderzoek nodig. Het EFB rapporteert jaarlijks uitgebreid over de resultaten van de processen.

Aansturing transitieprocessen

In dit hoofdstuk beoordelen we de volgende onderzoeksvraag:

In hoeverre is de gemeente erin geslaagd de gesubsidieerde instellingen op een adequate manier te bewegen hun organisaties aan te passen aan de wensen van de gemeente?

In oktober 2015 kwam het college met het voorstel richting de raad om WSWonen vanaf 1 januari 2017 samen te voegen met ASW tot een organisatie voor bewonersondersteuning. Ook diende de HA zich per 1 januari 2017 te ontvlechten van ASW om als zelfstandige partij de belangen te kunnen behartigen namens alle huurders in Amsterdam.  Hiermee gaf het college antwoord op motie 860 die de raad in 2014 had ingediend. In deze motie verzocht de raad het college met een voorstel te komen voor de huurdersondersteuning vanaf 2016 waarbij de aanbevelingen uit het Rigo-rapport en de nieuwe bestuurlijke situatie (verhouding centrale stad-bestuurscommissies) zou worden betrokken. 

Een andere aanleiding om de instellingen te vragen hun organisatie aan te passen was het coalitieakkoord 2014-2018 waarin staat dat huurdersondersteuning zal worden verbreed naar bewonersondersteuning. Ook de nieuwe bestuurlijke situatie in de stad (verhouding centrale stad-bestuurscommissies) was een aanleiding de subsidierelatie met ASW en de lokale Woonsteunpunten Woon te herzien.

De gemeente wenste dat de bewonersondersteuning en belangenbehartiging anders georganiseerd zouden worden. Omdat die betrokken instellingen zelfstandig zijn, ligt de verantwoordelijkheid voor de aansturing en uitvoering van de gewenste transitieprocessen primair bij de besturen van de betreffende instellingen. De verantwoordelijkheid van de gemeente is om vooraf heldere kaders mee te geven en op afstand te toetsen of de instellingen de veranderingen binnen de gestelde kaders realiseren. Als de voortgang stagneert of niet wordt voldaan aan de kaders zal de gemeente zo nodig moeten bijsturen.

Voor de beantwoording van de onderzoeksvraag onderscheiden de volgende twee transitieprocessen.

  1. De samenvoeging van het ASW met de 7 lokale steunpunten Wijksteunpunten Wonen tot stichting !WOON.
  2. De ontvlechting van het ASW en de HA tot een zelfstandige HA.

De transitieopgave bevatte ook de verbreding van taken bij het ASW en WSWonen en een gewenste vernieuwing bij de HA. Wij hebben ons in dit onderzoek beperkt tot de vraag hoe de gemeente er voor heeft gezorgd dat het samenvoegings- en het ontvlechtingsproces goed is verlopen.

In dit hoofdstuk geven we eerst inzicht in het normenkader dat wordt gebruikt om de onderzoeksvraag te beantwoorden (paragraaf 4.1). In paragraaf 4.2, 4.3 en 4.4 gaan we voor zowel de samenvoeging als de ontvlechting na in hoeverre de gemeente voldoet aan de normen.

Normenkader

Om de onderzoeksvraag te beantwoorden of de gemeente erin is Normen voor het bewegen van de organisatie om zich aan te passen aan wensen van gemeentegeslaagd de gesubsidieerde instellingen op een adequate manier te bewegen hun organisaties aan te passen aan de wensen van de gemeente, hebben we drie normen opgesteld (zie kader 4.1).

Kader 4.1 Normen voor het bewegen van de organisatie om zich aan te passen aan de wensen van de gemeente
  1. De gemeente heeft duidelijk en tijdig aangegeven wat haar wensen zijn ten aanzien van de transitieprocessen.
  2. De gemeente heeft adequate randvoorwaarden gesteld om de transitieprocessen naar wens te laten verlopen.
  3. De gemeente gaat na of de instellingen hun organisatie aanpassen aan de wensen van de gemeente.

Om te toetsen of de gemeente er voor heeft gezorgd dat de instellingen hun organisatie overeenkomstig de wensen van de gemeente hebben aangepast zijn er per norm specifieke toetspunten geformuleerd. De normen en bijbehorende toetspunten zijn in de bijlage opgenomen. Een toelichting op de normen en toetspunten wordt in respectievelijke paragrafen gegeven.

Onderzoeksperiode
De onderzoeksperiode loopt van halverwege 2015 tot eind 2016. Halverwege 2015 is een natuurlijk startmoment omdat toen de eerste opdrachtbrieven uitgingen naar de instellingen: naar de 6 werkgevers van WSWonen  op 27 augustus 2015 en naar de HA op 3 september 2015. Eind 2016 hebben we als eindpunt gemarkeerd omdat toen het transitieproces moest zijn afgerond. De voorbereidende fase in 2014 en begin 2015 hebben marginaal bekeken.

Werkwijze
Voor de onderzoeksperiode zijn verschillende documenten bestudeerd. Dit waren onder andere memo’s, e-mails, gespreksverslagen, opdrachtbrieven, verleningsbeschikkingen, sociale plannen, statuten, jaarrekeningen/jaarverslagen en brieven tussen de gemeente en de organisaties. Om een beeld te krijgen van hoe de transitieprocessen in de praktijk zijn verlopen en welke rol de gemeente daarbij heeft gespeeld zijn gesprekken gevoerd met de gemeente, het ASW en de HA.

Wensen van de gemeente

Norm
De gemeente heeft duidelijk en tijdig aangegeven wat haar wensen zijn ten aanzien van de transitieprocessen

Toelichting op de norm
De rekenkamer verwacht van de gemeente dat zij haar doelstellingen en wensen ten aanzien van de organisatieopzet en taakafbakening voorafgaande aan het proces helder met de instellingen communiceert. Op deze manier is voor de betrokken partijen helder wat de insteek van de verandering is en naar welk punt toegewerkt moet worden. Tevens kijken we of er ook termijnen aan de veranderingen zijn gesteld waarop ze moeten zijn gerealiseerd.

Voor deze norm zijn de volgende toetspunten gehanteerd:

  1. De gemeente heeft duidelijk en tijdig aangegeven welke doelstellingen zij met de transitieprocessen wil bereiken.
  2. De gemeente heeft duidelijk en tijdig aangegeven welke organisatieopzet zij van de nieuwe instellingen verlangt.
  3. De gemeente heeft duidelijk en tijdig aangegeven welke taakafbakening tussen de instellingen zij voor ogen heeft.

Toelichting op de toetspunten
De toetspunten zijn voor een deel ontleend aan de criteria die de gemeente stelt aan de subsidieaanvrager, zoals genoemd in de Visie op Subsidies. In de visie is aangegeven dat de gemeente moet nagaan of er met de aanvrager goede en concrete afspraken gemaakt kunnen worden over doelstellingen en activiteiten.  Het is belangrijk dat deze criteria ook worden toegepast bij de gewenste veranderingen en de transitieprocessen die daarvoor nodig zijn.

Zijn de wensen met betrekking tot de transities helder?

A. Samenvoeging ASW en Wijksteunpunten

Doelstellingen
De gemeente heeft in diverse brieven richting de organisaties haar doelstellingen met betrekking tot de samenvoeging kenbaar gemaakt. In de brief van 27 augustus 2015 schreef de gemeente aan de 6 werkgevers het volgende: ‘Doel is het bevorderen van de efficiency en de uniformiteit van de dienstverlening. Het gaat dan om 1 juridische entiteit waarmee de Gemeente Amsterdam één subsidierelatie aangaat per 1 januari 2017.’

In het verlengde hiervan noemt de gemeente de volgende doelen van de samenvoeging: de verbreding van taken van huurdersondersteuning naar bewonersondersteuning, centralisatie, transparantie, verbetering van efficiency en de uniformiteit van de dienstverlening. De gemeente heeft aangegeven dat de nieuwe situatie per 1 januari 2017 van kracht moest zijn. 

De gemeente bevestigt bovenstaande onder meer in de verleningsbeschikking 2016 door aan te geven dat 2016 het laatste jaar is waarin de subsidie in de huidige vorm zal worden verleend. Voor 2017 zal de gemeente een nieuwe subsidierelatie aangaan met één nieuwe juridische entiteit voor WSWonen en één afzonderlijke relatie met de HA.

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

De gemeente heeft de doelstellingen van de samenvoeging bij aanvang van het proces duidelijk en tijdig gecommuniceerd met ASW.

Organisatieopzet
Voorafgaand aan de opdrachtbrief van augustus 2015 heeft de gemeente eerder met het ASW gecommuniceerd over haar wensen met betrekking tot de samenvoeging, namelijk reeds in september 2014. Daarbij gaf de gemeente aan dat er ruimte was voor een samenwerkingsverband tussen de verschillende werkgevers, maar dan wel met één aanspreekpunt. Eind 2014 en in de eerste helft van 2015 werden er ook vele gesprekken gevoerd om het samenwerkingsverband vorm te geven, onderling en met de rve Wonen en de wethouder. Na overleg in juli 2015 kwam de gemeente uiteindelijk met de opdracht aan de zes werkgevers om het werk onder te brengen bij één werkgever. 

In de opdrachtbrief van 27 augustus 2015 gaf de gemeente de volgende opgave aan de werkgevers mee: ‘de werkgevers zullen eind september 2015 met een inhoudelijk voorstel komen met een globale planning tot het moment van de realisatie per 1-1-2017, dat op hoofdlijnen invulling geeft aan deze opdracht. Daarbij gaat het in deze fase met name om hoe de huidige werkgevers vorm denken te geven aan één juridische entiteit’. 

De werkgevers zijn naar aanleiding van deze opdracht op 25 september 2015 met een voorstel gekomen om ASW en WSWonen in een nieuwe stichting onder te brengen met een Raad van Toezicht, een Raad van Bestuur, een adviesraad en een ondernemingsraad. In reactie op dit voorstel (d.d. 15 oktober 2015) scherpt de gemeente haar criteria voor de nieuwe organisatie verder aan. De gemeente gaf aan dat de verbrede taakstelling van huurders- naar bewonersondersteuning nog te weinig aan de orde kwam en dat de geschetste organisatiestructuur hen in eerste instantie erg zwaar leek.  In overleg tussen de werkgevers Wswonen, ASW en de gemeente is afgesproken dat de adviesraad een minder zware vorm zal krijgen, bijvoorbeeld in de vorm van een stakeholdersoverleg dat zo’n twee keer per jaar bij elkaar komt. Ook uit onze gesprekken met de gemeente blijkt dat bij het hele vernieuwingsproces van ASW en de 7 Wijksteunpunten Wonen tot !WOON, de inrichting van de organisatie, het bestuur en het toezicht onderwerp van gesprek is geweest.  Op verzoek van de werkgevers, werd op 12 januari 2016 door de gemeente per brief bevestigd dat zij de intentie hadden per 1 januari 2017 een subsidierelatie aan te gaan met de nieuwe organisatie.

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

De gemeente heeft tijdig aan de ASW en de WSWonen gemeld dat de samenvoeging betekent dat er één juridische entiteit moest worden gevormd. Over het gewenste organisatieopzet is overleg geweest.

Taakafbakening
De gemeente heeft in de opdrachtbrief van 27 augustus 2015 aan de werkgevers laten weten dat het voor de gemeente belangrijk is dat bewonersondersteuning en belangenbehartiging uit elkaar worden gehaald. Op 23 september 2015 heeft de gemeente aan het ASW een voorstel gedaan welke prestatieafspraken bij welke organisaties zouden worden ingedeeld. Op dat moment werd een voorschot genomen op een verdeling van de taken, waarbij de begrote kosten voor het koepeloverleg en het geoormerkte budget bij het ASW voor inzet van personeel en overhead voor de HA werden toegeschreven aan de HA.  In maart 2016 is overleg geweest om de knip in belangenbehartiging en bewonersondersteuning tussen de HA, het ASW en de gemeente scherp te krijgen. Ter voorbereiding van dit overleg hebben de HA en het ASW beide een voorstel met de gemeente gedeeld met daarin hun visie op de ontvlechting van taken. De gemeente gaf in dat overleg aan dat haar visie op waar ondersteuning overgaat in belangenbehartiging overeenkwam met de visie van het ASW. De visie van de gemeente is als volgt:

‘daar waar er een gesprek nodig is met een bestuurder: lokaal of stedelijke bestuur, of een bestuurder van een corporatie, daar wordt het belangenbehartiging en is de HA of de lokale huurdersvereniging in beeld. Daar vindt beleidsbeïnvloeding plaats en wordt de agenda mede bepaald. De nieuwe organisatie van de Wijksteunpunten Wonen moet zorgen voor signalering op lokaal en stedelijk niveau vanuit hun dagelijkse contacten met bewoners. De HA pakt de signalen op en legt ze op tafel in gesprek met de bestuurders.’ 

Het ASW heeft in gesprek met ons aangegeven dat de taakafbakening voor ASW helder is en zij hier tevreden over is. 

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

De gemeente heeft duidelijk en tijdig aan het ASW aangegeven waar de grens ligt tussen belangenbehartiging en bewonersondersteuning.

B. Ontvlechting ASW en HA

Doelstellingen
HA ontvangt subsidie van de gemeente voor het op stedelijk niveau behartigen van - en opkomen voor - de belangen van álle huurders in Amsterdam. Op 3 september 2015 werd de HA voor het eerst formeel geïnformeerd over het feit dat de gemeente de subsidiering van de huurdersondersteuning wilde wijzigen. Voor het herzien van de subsidierelatie gaf de gemeente twee doelstellingen. Ten eerste wilde de gemeente dat belangenbehartiging en dienstverlening uit elkaar zouden worden gehaald en dat de gemeentelijke subsidies hierdoor inzichtelijk zouden worden gemaakt. Ten tweede wilde de gemeente dat de HA zich zou omvormen tot een zelfstandige partij met een duidelijke ‘governance-structuur’. Bestuur, ondersteuning en lokale afdelingen moesten een eenheid (gaan) vormen en uitstralen, wat noodzakelijk is voor een transparante en effectieve belangenbehartiging van de Amsterdamse huurders. Verder gaf de gemeente aan dat de nieuwe situatie per 1 januari 2017 van kracht moest zijn. 

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

De gemeente heeft ruim voor het ontvlechtingsproces duidelijk aangegeven welke doelen zij met de vernieuwing wilde bereiken en dat die situatie op 1 januari 2017 van kracht zou moeten zijn.

Organisatieopzet
Uit gesprekken van de rekenkamer met rve Wonen en de opdrachtbrief van 3 september 2015 blijkt dat de opdracht tot het ontvlechten van bewonersondersteuning en belangenbehartiging verband houdt met de gewenste transparantie van rollen, taken en verantwoordelijkheden. De gemeente geeft in de opdrachtbrief van september 2015 aan dat ‘de noodzakelijke voorwaarde voor de nieuw in te stellen subsidierelatie is dat de HA zich omvormt tot een zelfstandige partij met een duidelijke ‘governance-structuur’.

De gemeente geeft in deze opdrachtbrief ook aan wat dat betekent: de lokale afdelingen  moeten een eenheid (gaan) vormen en uitstralen en zij zouden graag zien dat de leden middels Algemene Ledenvergaderingen op stedelijk en lokaal niveau aantoonbaar en actief betrokken zijn bij de besluitvorming en standpuntbepaling binnen de HA. De gemeente heeft de HA opdracht gegeven zelf met een voorstel op hoofdlijnen te komen betreffende de nieuwe organisatiestructuur. 

In gesprekken die volgden tussen de gemeente en de HA is de ‘governance’ als volgt ingevuld:

  • Zorg voor een duidelijke taakomschrijving voor en taakafbakening tussen het bestuur en de AV als hoogste orgaan in de vereniging;
  • Zorg voor een duidelijke taakomschrijving voor en taakafbakening tussen het bestuur en de staf;
  • Pas de procedures om tot standpuntbepaling te komen en besluiten te nemen binnen de vereniging aan. 

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

De gemeente heeft tijdig aangegeven dat de organisatie zich moest omvormen tot een nieuwe ‘governance’ structuur. In gesprekken tussen de gemeente en de HA is nader bepaald hoe dit uitgewerkt moet worden.

Taakafbakening
Ook aan het bestuur van de HA heeft de gemeente in de opdrachtbrief van 3 september 2015 laten weten dat het voor de gemeente belangrijk is dat bewonersondersteuning en belangenbehartiging moeten worden gescheiden. De vraag waar de knip precies zou moeten liggen hebben de HA, ASW en de gemeente uitgebreid besproken in een overleg op 10 maart 2016. De gemeente heeft toen aangegeven dat ‘de wethouder wil dat er niets verandert in wat er gebeurt in de stad. De boodschap is: schoenmaker blijf bij je leest’. Hiermee wilde de gemeente aangeven dat de ondersteuning en advies aan de lokale huurdersverenigingen een taak van de Wijksteunpunten bleef en niet zou overgaan naar de HA. De knip wordt op dat moment anders gelegd dan in de brief van 3 september 2015. In deze brief staat namelijk dat ‘op lokaal niveau een einde zal komen aan de ondersteuning die de WsWonen daar soms geven aan de Huurdersverenigingen daar’. 

In de raadsvoordracht van augustus 2016 staat ook iets over de nieuwe taak van de HA. Het college doet dit door te citeren uit het aangenomen plan van de ALV van de HA. Het kernproces van de HA bestaat uit: signaleren, bundelen en vertegenwoordigen van de belangen van huurders in Amsterdam. Dat gaat zij bijvoorbeeld doen door verbindingen te leggen tussen de achterban en de belangenbehartiging op wijkniveau met de stedelijke belangenbehartiging en door stedelijke acties van huurders te initiëren en/of acties van huurdersorganisaties te ondersteunen.  Uit deze taakomschrijving kan worden opgemaakt dat de HA op een bepaalde manier ook de lokale huurdersorganisaties wil ondersteunen. De gemeente gaat er evenwel vanuit dat de afspraak over de taakverdeling van 10 maart 2016 niet is gewijzigd en dat de lokale huurdersorganisaties voor inhoudelijk kennis, organisatorische adviezen, advies over communicatie, etc. een beroep doen op !WOON. 

Van april 2016 tot en met oktober 2016 was er geen discussie over de gemaakte knip. De plannen voor de vernieuwing van de HA en het prestatieaanbod voor 2017 zijn gebaseerd op de afspraken van 10 maart 2016. De periode na oktober 2016 heeft het HA bestuur de knip weer ter discussie gesteld.  In een e-mail van 20 november 2016 stelt de HA vragen over de taakafbakening. De HA vraagt de gemeente in die e-mail duidelijkheid over de knip tussen collectieve belangenbehartiging en individuele bewonersondersteuning en over de mogelijkheid om betaalde diensten te verlenen aan de huurderskoepels en woningcorporaties. De gemeente reageerde op 1 december 2016 per e-mail: “De discussie over het onderscheid tussen collectieve belangenbehartiging en individuele bewonersondersteuning is ons inziens al een tijd geleden afgerond. Deze discussie speelde in het eerste kwartaal van 2016 en is vervolgens afgerond binnen de grenzen die de gemeente heeft aangegeven. In het overleg van maandag 28 november 2016 heeft de gemeente dit nogmaals onderstreept.” Ten aanzien van de betaalde dienstverlening geeft de gemeente HA aan dat dit niet is toegestaan.

De gemeente maakt in de e-mail duidelijk dat zij zich houdt aan de afspraken van 10 maart 2016.  De afbakening is volgens deze afspraken als volgt:

  • !WOON richt zich op informatie, advies en ondersteuning, beschikbaar voor alle bewoners (huurders en eigenaar-bewoners), al dan niet individueel of collectief;
  • De HA richt zich op beleidsbeïnvloeding ten gunste van de positie van huurders, binnen de daarvoor gestelde wettelijke kaders en regelingen. De HA kan geen betaalde dienstverlening en bewonersondersteuningen gaan doen. 

Begin 2017 is de HA nog van mening dat !WOON de lokale huurdersverenigingen en koepels niet mogen adviseren omdat die advisering volgens hen onder belangenbehartiging valt en het in de praktijk onduidelijk is wanneer wie er bezig zijn met bewonersondersteuning, wie met dienstverlening en wie met belangenbehartiging. Die onduidelijkheid heeft invloed op de organisatie van de HA. 

De gemeente subsidieert de ondersteuning van de lokale huurdersverenigingen via !WOON.  De nieuwe organisatie (!WOON) heeft ook als belangrijke taak signalen door te geven van wat zij in het veld tegenkomt. Vervolgens kan de HA aan de slag met agendering en beleidsbeïnvloeding. De gemeente benadrukt dat daarbij een goede samenwerking tussen de HA en !WOON van belang is.

= voldoet in beperkte mate aan het toetspunt;

Dat er een scheiding moest worden aangebracht tussen de bewonersondersteuning en de huurdersbelangenbehartiging is tijdig met de HA gecommuniceerd. De gemeente heeft haar standpunt waar de knip precies moet liggen in maart 2016 enigszins gewijzigd. De HA stelt de gekozen knip nog steeds ter discussie.

Samenvatting van de bevindingen

In deze paragraaf is voor de transities beoordeeld in hoeverre de gemeente duidelijk en tijdig heeft aangegeven wat de doelstellingen en de gewenste organisatieopzet en taakafbakening zijn. Onderstaand worden onze belangrijkste bevindingen samengevat.

(1) De gemeente heeft aan de betrokken instellingen duidelijk en tijdig aangegeven welke doelen zij met de transitieprocessen wilde bereiken en welke veranderingen zij wenst in de organisatieopzet en taakafbakening
De belangrijkste doelstellingen van de gemeente voor de samenvoeging was ‘het bevorderen van de efficiency en de uniformiteit van de dienstverlening’. Hiertoe kregen de ASW en de lokale WSWonen de opdracht om zich samen te voegen in één juridische entiteit. Om de belangenbehartiging van huurders in Amsterdam transparanter en effectiever te maken, wenste de gemeente dat HA zich zou omvormen tot een zelfstandige partij met een duidelijke ‘governance-structuur’. Voor beide transities is in de opdrachtbrieven vermeld dat deze vóór 1 januari 2017 gereed moesten zijn.

(2) De gemeente is naar de HA toe niet consistent geweest in waar de knip tussen bewonersondersteuning en belangenbehartiging zou moeten liggen
Bij de start in 2015 schrijft de gemeente dat er op lokaal niveau een einde zou komen aan de ondersteuning die de WSWonen tot die tijd aan de lokale Huurdersverenigingen gaf. Op 10 maart 2016 is in een overleg vastgelegd dat ondersteuning en advies van lokale huurdersverenigingen een taak van WSWonen zal blijven. We constateren dat de knip tussen bewonersondersteuning en belangenbehartiging is gewijzigd.

(3) De HA legt zich niet neer bij de gekozen knip
Eind 2016 en begin 2017 stelt de HA gekozen knip tussen bewonersondersteuning en belangenbehartiging nog steeds ter discussie. De HA is van mening dat !WOON de lokale huurdersverenigingen en koepels niet mogen adviseren omdat die advisering volgens hen onder belangenbehartiging valt. De door de gemeente gewenste goede samenwerking tussen HA en !WOON is mede daardoor nog niet van de grond gekomen. Dit leidt tot een ondoeltreffende inzet van subsidiemiddelen.

Randvoorwaarden vanuit de gemeente

Norm
De gemeente heeft adequate randvoorwaarden gesteld om de transitieprocessen naar wens te laten verlopen

Toelichting op de norm
In deze paragraaf toetsen we of de opdracht die de gemeente aan de instellingen gaf voldoende kaders bevat voor de transitieprocessen. Hierdoor is het voor de betrokken partijen helder binnen welke kaders zij kunnen opereren zodat het proces efficiënt kan verlopen. Binnen de gestelde kaders zijn de instellingen verantwoordelijk voor de uitvoering. Het stellen van randvoorwaarden maken het voor de gemeente mogelijk om te monitoren en in te grijpen waar nodig.

Voor deze norm zijn de volgende toetspunten gehanteerd:

  1. De gemeente heeft erop toegezien dat een plan van aanpak is opgesteld;
  2. De gemeente heeft financiële kaders opgesteld voor de transities;
  3. De gemeente heeft aandacht voor juridische en personele zaken.

Toelichting op de toetspunten
Bovenstaande punten zijn de belangrijke randvoorwaarden om zicht te krijgen of houden of de transitieprocessen efficiënt verlopen. Bij toetspunt 1 kijken we specifiek of in het plan van aanpak mijlpalen zijn opgenomen, de eindverantwoordelijkheid is belegd en of de projectorganisatie is beschreven. Bij toetspunt 2 wordt gekeken of de gemeente kaders heeft gesteld rondom de bekostiging van de transities en eventuele vermogensoverdrachten. Om een ingrijpend transitieproces goed te kunnen uitvoeren is veelal externe ondersteuning nodig. Duidelijk moet zijn welke financiële middelen daarvoor beschikbaar zijn. Verder is bij samenvoegingen, ontvlechtingen of fusies van gesubsidieerde organisaties belangrijk om vooraf duidelijkheid te verschaffen over hoe wordt omgegaan met de eigen vermogens . Het eigen vermogen is veelal ontstaan door in het verleden niet bestede subsidiegelden. Toetspunt 3 richt zich op de vraag of de gemeente ook heeft nagedacht over de vraag of de gewenste transities ook juridische en personele gevolgen kunnen hebben en zij hiervoor ook randvoorwaarden heeft meegegeven. Zo kan het voorkomen dat vanwege de gewenste transities de statuten moeten worden gewijzigd en er een sociaal plan moet worden opgesteld.

Zijn de randvoorwaarden met betrekking tot de transities helder?

A: Samenvoeging ASW en Wijksteunpunten

Plan van aanpak
Het ASW heeft voor de gewenste samenvoeging een uitgebreid plan van aanpak opgesteld. Deze is vastgesteld door de stuurgroep van werkgevers op 19 november 2015.  Begin december 2015 hebben de werkgevers het plan van aanpak besproken met de rve Wonen.  In dit overleg zijn afspraken gemaakt over de uitwerking van het plan en de betrokkenheid van de rve Wonen in het proces.  Hieruit maken wij op dat het plan van aanpak met de gemeente is gedeeld en de gemeente zich in het plan kon vinden.

In het plan van aanpak zijn mijlpalen opgenomen, is de projectorganisatie beschreven en is de eindverantwoordelijkheid van het transitieproces belegd bij de ontvangende stichting.  Ten aanzien van de projectorganisatie is vermeld dat er een stuurgroep is die de (gedelegeerde) verantwoordelijkheid heeft voor de monitoring van het proces.  De stuurgroep wordt geleid door een projectleider, tevens lid van Raad van Bestuur/ directielid van ASW en medewerkgever van een aantal Wijksteunpunten. De projectleider fungeert onder andere als eerste aanspreekpunt voor de gemeente. De projectleider werkt samen met een projectgroep Transitie. De projectgroep is de trekker van de verschillende uit te werken onderdelen (werkgroepen).  De stuurgroep is na het vormen van de nieuwe juridische entiteit en de installatie van de nieuwe Raad van Toezicht per 1 juli 2016 opgeheven. 

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

Alle relevante aspecten die wij verwachtten tegen te komen zijn in het plan van aanpak opgenomen. Opvallend is wel dat een lid van de Raad van Bestuur van het ASW in het transitieproces meerdere rollen met verschillende verantwoordelijkheden vervult. Dit kan een gedragen belangenafweging van de bij het transitieproces betrokken partijen in de weg staan.

Financiële kaders
In de opdrachtbrief van 27 augustus 2015 stond dat er wat de bewonersondersteuning betreft geen (financiële) taakstelling is. Tevens werd daarbij vermeld dat echter geen zekerheid wordt verstrekt of het budget voor bewonersondersteuning op het peil van 2015 (exclusief accres) blijft en het budget in 2017 of 2018 dus niet gereduceerd zal worden. De gemeente verzocht hier rekening mee te houden bij de planvorming . Daarnaast werd vermeld dat in 2016 een ontwikkelbudget moest worden gevonden voor de verbreding en verdieping van de dienstverlening in de lopende begroting. Er werd niet specifiek ingegaan op de eventuele kosten van de samenvoeging. In december 2015 heeft de gemeente met het ASW afgesproken dat de samenvoeging gerealiseerd moest worden binnen de beschikbare tijd en budgetten, die in 2016 waren voorzien voor de Wijksteunpunten en het ASW.  Ook heeft de gemeente toen aangegeven dat prioriteit moest worden gegeven aan het realiseren van de samenvoeging en de ontvlechting en dat zij daarom accepteert dat het aantal prestaties in het prestatieaanbod 2016 wordt teruggebracht. 

Wat betreft de inbreng van (een deel van de) eigen vermogens van de afzonderlijke werkgevers in de nieuwe stichting heeft de gemeente geen richtlijnen meegegeven.  De eigen vermogens van WSWonen Centrum en het ASW zijn na de juridische fusie automatisch overgegaan naar !WOON.  De overige werkgevers die bij de samenvoeging betrokken waren, hebben geen vermogen (financiële middelen) overgedragen aan de nieuwe stichting. Wel hebben de Woonbond en Wijksteunpunt Noord meubilair beschikbaar gesteld voor het !WOON team Noord. In hoeverre er aanleiding was om eigen vermogen over te dragen was onduidelijk en niet onderzocht door de gemeente of het ASW. 

= voldoet in beperkte mate aan het toetspunt;

De gemeente heeft aangegeven dat de samenvoeging betaald moest worden uit de beschikbare subsidiebudgetten voor 2016. Daarbij accepteerde de gemeente dat ASW zijn prestatieaanbod niet volledig zou kunnen uitvoeren. Aan de eventuele overdracht van eigen vermogens bij de samenvoeging heeft de gemeente geen aandacht besteed c.q. kaders meegegeven.

Juridische en personele zaken
Wat betreft juridische aangelegenheden heeft de gemeente aan de werkgevers aangegeven dat de nieuwe organisatie de statuten zou moeten vernieuwen om een nieuwe juridische entiteit te realiseren.  In het plan van aanpak is vervolgens vastgelegd dat de statuten van de stichting zullen worden herzien en in de planning is opgenomen dat de nieuwe statuten op 1 juni 2016 gereed moesten zijn. Deze deadline is gehaald. 

De gemeente heeft de werkgevers ook gevraagd aandacht te hebben voor de personele consequenties van de samenvoeging.  In het plan van aanpak is opgenomen dat het ASW voor een sociaal plan zorgt. Dit plan is ook opgesteld.  Als randvoorwaarde heeft de gemeente gesteld ‘dat behoud van werkzekerheid van alle betrokken medewerkers en de daarbij behorende fte’s het streven is (maar niet kan worden gegarandeerd)’. 

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

De gemeente heeft aan de instellingen aangegeven dat de statuten moesten worden aangepast en dat er aandacht moest zijn voor de personele consequenties van de samenvoeging.

B: Ontvlechting ASW en HA

Plan van aanpak
De HA geeft in haar reactie op de opdrachtbrief van 29 september 2015 aan dat er op 1 januari 2016 een gedragen plan van aanpak zal liggen. De gemeente stelde op 13 oktober 2015 voor een kwartiermaker in te zetten.  Het voorstel van de gemeente voor het aanstellen van een kwartiermaker was gebaseerd op een inschatting van het ingewikkelde traject dat het HA-bestuur moest gaan doorlopen.  Daarbij werd vooral gedacht aan de complexiteit van de interne vernieuwing met de leden binnen de vereniging. Aan de complexiteit van het ontvlechtingsproces vanwege de tegengestelde belangen van de HA en ASW en verschil in kennis werd minder aandacht besteed. 

In opdracht van het bestuur van HA is er op 4 november 2015 een plan van aanpak in hoofdlijnen opgesteld. Dit plan heeft de kwartiermaker besproken met de directeur Wonen. Doordat in het plan van aanpak geen tijdsplanning was opgenomen kon het proces moeilijk worden gemonitord.  De deadline van 1 januari 2017 is overigens in formele zin wel gehaald, maar de vernieuwing van de HA en ontvlechting zijn nog niet geheel afgerond. 

De kwartiermaker had zowel een rol bij de interne vernieuwing als bij de ontvlechting. De kwartiermaker nam deel aan de gezamenlijke projectgroep ontvlechting waarin de HA en ASW een afvaardiging hadden. De ontvlechting is een ingewikkeld proces omdat de belangen van partijen uiteen kunnen lopen. Zo betekende de ontvlechting dat ASW niet alleen personeel maar ook budget moest afstaan en het in formele overleggen met gemeente en corporaties een stap terug moest doen. Voor de start van het ontvlechtingsproces kwam het voor dat de ASW-directie bij bestuurlijke overleggen de HA vertegenwoordigde. Vanaf eind 2015 deed het HA-bestuur dit, na overleg met de gemeente, wel zelf. , 

= voldoet in beperkte mate aan het toetspunt;

De gemeente heeft de HA geadviseerd een kwartiermaker aan te trekken vanwege de inschatting dat de HA een ingewikkeld traject moest gaan doorlopen. Hierbij dacht de gemeente met name ook aan de interne vernieuwing van de vereniging met de diverse groepen leden. De voortgang van het processen was door de gemeente moeilijk te monitoren omdat in het plan van aanpak van HA nog geen tijdsplanning was opgenomen voor de diverse deelactiviteiten. De deadline van 1 januari 2017 is in formele zin wel gehaald, maar de vernieuwing van de HA en ontvlechting zijn nog niet geheel afgerond. Uit de stukken maken we verder op dat de gemeente de complexiteit van het ontvlechtingsproces aanvankelijk heeft onderschat.

Financiële kaders
In de opdrachtbrief van 27 augustus 2015 aan het ASW en de opdrachtbrief aan de HA van 3 september 2015 is de gemeente niet ingegaan op financiële consequenties van de ontvlechting. De HA heeft in reactie op de opdrachtbrief aangegeven dat zij de nodige externe capaciteit niet uit eigen middelen zou kunnen bekostigen.  De gemeente heeft ten aanzien van de kosten van de kwartiermaker met ASW en de HA afgesproken dat deze tot een maximumbedrag van € 100.000 zou worden gefinancierd door ASW. ,  

Bij de ontvlechting speelde de overdracht van het eigen vermogen van de overdragende naar de ontvangende instelling in principe niet. De HA was een eigen rechtspersoon en had sinds 2013 ook een eigen jaarrekening waarin het eigen vermogen vermeld stond. Echter in 2016 heeft de HA aan het ASW verzocht om inzicht te geven in de in het verleden aan HA doorbelaste kosten om te kunnen beoordelen of er in het verleden niet te veel kosten zijn doorbelast en er alsnog vermogen aan de HA zou moeten worden overgedragen. De betreffende vraag heeft tot spanningen geleid tussen de besturen van HA en ASW.  De rekenkamer constateert dat de HA de jaarrekeningen 2013, 2014 en 2015, waarin alle financiële verrekeningen tussen HA en ASW waren gespecificeerd, wel heeft goedgekeurd.

= voldoet in beperkte mate aan het toetspunt;

De gemeente heeft aan de HA vooraf aan het ontvlechting- en vernieuwingsproces geen richtlijn gegeven over de bekostiging van de proceskosten. Naar aanleiding van vragen van de HA heeft de gemeente nadien bepaald dat de financiering van de kwartiermaker tot een bepaald bedrag door het ASW zou worden betaald.
Een kader voor het splitsen of overdragen van vermogens was niet nodig omdat de vermogens van beide instellingen reeds bij aanvang van het ontvlechtingsproces waren gescheiden. Tijdens de ontvlechting stelde het bestuur van HA de kostendoorbelastingen uit het verleden echter ter discussie waarbij de HA zich afvroeg of er niet nog een erfenis was voor de HA vanuit eerdere jaren. Dit heeft de nodige spanningen gegeven en het ontvlechtingsproces vertraagd.

Juridische en personele zaken
De gemeente gaf reeds in de opdrachtbrief van 3 september 2015 aan dat de ‘governance’ structuur van de HA moest moeten worden omgevormd. De leden van de vereniging op stedelijk en lokaal niveau moeten aantoonbaar en actief betrokken worden bij de besluitvorming en standpuntbepaling. De HA is erin geslaagd om de nieuwe statuten en reglementen vóór 1 januari 2017 te laten goedkeuren door de AV.

In de opdrachtbrief aan de HA van 3 september 2015 wordt ook ingegaan op de personele consequenties. Medewerkers die in dienst zijn van het ASW, maar werken voor de HA, zullen zelfstandig en rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid komen te vallen van het HA-bestuur. De personele consequenties van de ontvlechting heeft de gemeente ook gecommuniceerd met het ASW. Zo heeft de gemeente aan het ASW aangegeven dat het personeel dat werkt voor de HA overgedragen moet worden aan de HA.  De HA en het ASW hebben een kaderovereenkomst en intentieverklaring getekend waarin de uitgangspunten voor de overname van het personeel zijn vastgelegd.

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

De gemeente heeft de instellingen vroegtijdig in hoofdlijnen laten weten welke governance-aspecten zij belangrijk vindt. HA moet zich omvormen tot een zelfstandige partij en de leden van de vereniging op stedelijk en lokaal niveau moeten aantoonbaar en actief betrokken worden bij de besluitvorming en standpuntbepaling binnen de HA. Ook heeft de gemeente helder gecommuniceerd dat het HA-personeel van het ASW moet worden overgedragen naar de HA.

Samenvatting van de bevindingen

In deze paragraaf zijn de bevindingen samengevat in hoeverre de gemeente adequate randvoorwaarden heeft gesteld om de transitieprocessen naar wens te laten verlopen.

(4) De gemeente heeft de instellingen voor de transitieprocessen, met uitzondering voor de bekostiging van de processen, tijdig randvoorwaarden meegegeven
Reeds in de opdrachtbrieven heeft de gemeente de instellingen in hoofdlijnen geïnformeerd over de randvoorwaarden die ze voor de transities stelde. Dit maakte het voor de instellingen mogelijk om bij het maken van een plan van aanpak en de uitvoering daarvan rekening met deze randvoorwaarden te houden. Sommige randvoorwaarden zijn tijdens het transitieproces in overleg met de gemeente nader geconcretiseerd.

De gemeente heeft in haar opdrachtbrief aan ASW wel gemeld dat het ontwikkelbudget voor de verbreding en verdieping van taken gefinancierd moet worden uit de lopende begroting voor bewonersondersteuning. In de brief ontbraken echter richtlijnen (kaders) over de financiering van de proceskosten. Tijdens de voorbereiding van de transitie heeft de gemeente alsnog aangegeven dat ook de proceskosten door ASW zelf gefinancierd moesten worden. Daarbij accepteerde de gemeente dat ASW zijn prestatieaanbod 2016 niet volledig zou kunnen uitvoeren.

Ook in de opdrachtbrief aan HA was niets opgenomen over de bekostiging van de proceskosten. De HA heeft de gemeente extra budget gevraagd omdat zij verwachtten externe capaciteit te moeten inhuren. De gemeente heeft geen extra subsidie beschikbaar gesteld, maar de HA en het ASW gemeld dat de financiering van de kwartiermaker van de HA tot een maximaal bedrag van € 100.000 door het ASW zou moeten worden bekostigd.

(5) Wat betreft de overdracht van bezittingen en schulden (eigen vermogen) heeft de gemeente in de opdrachtbrieven geen kaders meegegeven
Bij een samenvoeging of ontvlechting van instellingen komt de vraag aan de orde in hoeverre er bezittingen en schulden overgedragen moeten worden. Wat betreft de inbreng van (een deel van de) eigen vermogens van de afzonderlijke werkgevers in de nieuwe stichting heeft de gemeente geen richtlijnen meegegeven. De eigen vermogens van WSWonen Centrum en het ASW zijn na de juridische fusie automatisch overgegaan naar !WOON.  De overige werkgevers die bij de samenvoeging betrokken waren, hebben geen vermogen (financiële middelen) overgedragen aan de nieuwe stichting. Wel hebben de Woonbond en Wijksteunpunt Noord meubilair beschikbaar gesteld voor het !WOON team Noord.

Bij de ontvlechting speelde de overdracht van bezittingen en schulden in principe niet. De HA was al een eigen rechtspersoon met een eigen jaarrekening. In 2016 heeft de HA echter aan ASW gevraagd om inzicht te geven in de in het verleden aan HA doorbelaste kosten met als doel te kunnen beoordelen of er in het verleden niet te veel kosten aan HA zijn doorbelast. Indien daar sprake van zou zijn, zou er volgens de HA alsnog vermogen van ASW overgedragen moeten worden. De betreffende vraag heeft tot spanningen geleid tussen de besturen van de HA en ASW.

(6) De gemeente heeft aanvankelijk onvoldoende onderkend dat de HA en het ASW/WSWonen in het ontvlechtingsproces geen gelijkwaardige partijen waren
Voor de ontvlechting zijn door ASW en de HA plannen ontwikkeld. Hoewel er voor het ontvlechtingsproces een werkgroep in het leven is geroepen, waarin beide organisaties zitting hadden, is door verschillende oorzaken de ontvlechting rommelig verlopen. De gemeente heeft ons bij de feitelijke reactie op de nota van bevindingen gemeld dat de werkgroep ontvlechting al die tijd heeft bestaan, maar niet altijd zijn werk goed heeft kunnen doen. De afvaardiging van de HA is in de loop van 15 maanden verschillende keren gewijzigd en de samenwerking is enkele keren stil komen te liggen.

Hierbij spelen meerdere aspecten een rol. ASW heeft qua know how een voorsprong op de HA om ingrijpende reorganisatieprocessen aan te sturen. Verder stelt de HA nog steeds de in maart 2016 gekozen taakverdeling met betrekking tot bewonersondersteuning en belangenbehartiging ter discussie. Ook waren er vragen over de financiering van het ontvlechtingsproces en de kostendoorberekeningen vanuit het verleden. De gemeente heeft zeer frequent overlegd met de HA maar dit heeft er niet toe geleid dat het transitieproces per 31 december 2016 geheel was afgerond. 2017 zal nog een overgangsjaar zijn voor de HA om de ontvlechting en de nieuwe organisatie vorm te geven.

Gezien dat er zich bij een ontvlechting in de praktijk meer tegengestelde belangen voordoen dan bij fusie- of samenvoegingsprocessen had de gemeente er wellicht meer op kunnen toezien dat er – specifiek voor de ontvlechting – een projectorganisatie zou zijn gecreëerd die recht zou doen aan de belangen van beide partijen. Dit is des te meer van belang daar de betrokken partijen qua budget en deskundigheid onvoldoende in evenwicht waren.

Monitoring

Norm
De gemeente gaat na of de instellingen hun organisatie aanpassen aan de wensen van de gemeente.

Voor deze norm zijn de volgende toetspunten gehanteerd:

  1. Er zijn zodanig afspraken gemaakt dat de gemeente tussentijds het proces op hoofdlijnen kan volgen en desgewenst de instelling nadere kaders kan meegeven;
  2. Er vindt frequent overleg plaats tussen de gemeente en de instellingen;
  3. De gemeente legt afspraken en overleg schriftelijk vast.

Toelichting op norm
Wanneer de gemeente wensen en randvoorwaarden heeft geformuleerd dient zij er ook op toe te zien dat er aan wordt voldaan. Deze norm gaat in op de mate waarin de gemeente hierin is geslaagd.

Toelichting op de toetspunten
We onderzoeken bij het eerste toetspunt welke afspraken de gemeente vooraf heeft gemaakt om het proces te kunnen volgen, bijvoorbeeld afspraken over welke documenten de gemeente zal ontvangen en op welke momenten de instelling met de gemeente zal overleggen over de voortgang van het proces. Dit kan bijvoorbeeld op ad hoc basis, op initiatief van de instelling of op een meer structurele basis. Gelet op de complexiteit van de transitieprocessen verwachten we dat er zeer geregeld met elkaar overleg is geweest (toetspunt 2). Bij het derde toetspunt gaan we na of deze overleggen zijn genotuleerd. Om discussie en onduidelijkheden achteraf te voorkomen is het wenselijk dat de belangrijke afspraken schriftelijk, formeel zijn vastgelegd.

Heeft de gemeente het proces goed gemonitord?

A: Samenvoeging ASW en Wijksteunpunten

Gemaakte afspraken ter monitoring van het proces
Het ASW heeft in december 2015 een memo opgesteld waarin o.a. afspraken met de gemeente zijn vastgelegd over de monitoring door rve Wonen bij de beide transitieprocessen. Deze afspraken waren als volgt: één keer in de twee maanden zou voortgangsoverleg tussen ASW en rve Wonen plaatsvinden, waarbij naast de directeuren van het ASW en een functionaris van rve Wonen ook de directeur rve Wonen aanwezig zou zijn. Eén keer per maand zou een op de uitvoering gerichte bespreking tussen het ASW en rve Wonen plaatsvinden. Om deze besprekingen voor te bereiden zou ook één keer per maand overleg plaatsvinden tussen de projectleider van de Stuurgroep en rve Wonen. Tot slot zouden overleggen plaatsvinden zoveel als nuttig en nodig blijkt. 

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

Tussen het ASW en de gemeente zijn heldere afspraken gemaakt met betrekking tot het voeren van periodiek overleg over het samenvoegingsproces.

Overleg tussen de gemeente en de instellingen
Het ASW heeft geregeld met de gemeente gesproken over de voortgang van het samenvoegingsproces. Eind 2014 en in de eerste helft van 2015 werden tussen rve Wonen, de wethouder en het ASW gesprekken gevoerd om het samenwerkingsverband vorm te geven.  Uit gesprekken met de gemeente blijkt dat tussen oktober 2015 en de zomer van 2016 maandelijks een transitieoverleg heeft plaatsgevonden op managementniveau tussen de gemeente en het ASW. De verantwoordelijke functionaris vanuit rve Wonen heeft nog frequenter contact gehad met het ASW.  Vanaf augustus 2016 zijn de overleggen tussen de gemeente en het ASW niet zozeer meer gegaan over de transitie, maar vooral over het prestatieaanbod voor 2017. 

Ook uit de beschikbare documentatie constateren wij dat er op geregelde basis voortgangsoverleg heeft plaatsgevonden tussen ASW en rve Wonen over zowel de voortgang als meer inhoudelijke zaken. 

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

Over de samenvoeging heeft volgens afspraak frequent overleg plaatsgevonden tussen het ASW en de gemeente.

Vastlegging afspraken
De gesprekken tussen de gemeente en ASW zijn vastgelegd in besprekingsverslagen.  De gemeente heeft ons met betrekking tot deze verslagen laten weten dat deze zijn geschreven als intern verslag voor de deelnemers en dat de deelnemers deze gelezen en waar nodig aangevuld hebben. Ze zijn niet formeel vastgesteld in de erop volgende vergadering. 

In een aantal gevallen zijn gemaakte afspraken ook door de gemeente door middel van brieven of notities bevestigd. Een is de brief van 27 augustus 2015 waarin de gemeente gemaakte afspraken met de werkgevers bevestigde. Een ander voorbeeld is het memo van december 2015 waarin afspraken zijn vastgelegd tussen het ASW en de gemeente over de monitoring van rve Wonen bij de beide organisatieprocessen.

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

Van de overleggen werden doorgaans besprekingsverslagen gemaakt. In een aantal gevallen werden belangrijke afspraken ook schriftelijk door de gemeente bevestigd.

B: Ontvlechting ASW en HA

Gemaakte afspraken ter monitoring van het proces
In het memo van december 2015 zijn tussen de gemeente en het ASW afspraken vastgelegd voor periodiek overleg over de transitietrajecten. In het memo staan afspraken vermeld over de frequentie waarmee welke partijen zullen vergaderen. Wij constateren dat de HA of de kwartiermaker  niet is genoemd als één van de partijen die bij de overleggen aanwezig moest zijn. Dit terwijl deze overleggen volgens afspraak ook over de ontvlechting zouden gaan.  Met de HA zijn geen specifieke afspraken gemaakt over wanneer overleg zou plaatsvinden en welke documenten de gemeente ter informatie zou ontvangen. Wel is er frequent overleg geweest. Het overleg met de HA was evenwel niet zo gestructureerd als bij de samenvoeging en het ASW en WSWonen. 

= voldoet in beperkte mate aan het toetspunt;

Met de HA zijn geen specifieke afspraken gemaakt over de frequentie van overleg over de ontvlechting. Wel heeft er frequent overleg plaatsgevonden.

Overleg tussen de gemeente en de instellingen
Ten behoeve van de ontvlechting is er op meerdere momenten over de voortgang overlegd tussen het ASW, de HA en de gemeente. Daarnaast was er ook overleg tussen de gemeente en de HA, zonder de aanwezigheid van ASW.  Ook was er geregeld contact via de telefoon en mail. Volgens de gemeente vond overleg voornamelijk plaats op momenten dat het nodig was.  Zo’n moment vond plaats rond oktober 2016 toen de HA kampte met onderbezetting door ziek en vertrokken personeel en er discussie ontstond tussen de HA en het ASW over wie deze kosten zou moeten dragen.  De vernieuwing van taken binnen HA kwam tijdens deze gesprekken slechts beperkt aan de orde.

= voldoet (grotendeels) aan het toetspunt;

Over de ontvlechting heeft er regelmatig overleg plaatsgevonden tussen de HA, het ASW en de gemeente. Ook hebben de gemeente en de HA, zonder het ASW over de ontvlechting gesproken. De vernieuwing binnen de HA volgde de gemeente op enige afstand.

Vastlegging afspraken
Net zoals bij de samenvoeging werden de gesprekken tussen de gemeente, de HA en het ASW in het kader van de ontvlechting vastgelegd in besprekingsverslagen. Ook voor deze verslagen geldt dat ze zijn geschreven als intern verslag en niet formeel werden vastgesteld. De deelnemers hadden wel de mogelijkheid om de verslagen te lezen en aan te vullen. 

De rekenkamer constateert dat de afspraken die op 10 maart 2016 zijn gemaakt over de knip niet na afloop via een brief door de gemeente zijn bevestigd. Wel is er een verslag gemaakt van het betreffende overleg waar het ASW akkoord op heeft gegeven en de HA enkele aanvullingen op had. 

= voldoet in beperkte mate aan het toetspunt;

Van de overleggen over de ontvlechting tussen de instellingen en de gemeente zijn besprekingsverslagen. Deze werden niet formeel vastgesteld. De afspraken op 10 maart 2016 over het precieze onderscheid tussen bewonersondersteuning en belangenbehartiging zijn door de gemeente niet schriftelijk bevestigd.

Samenvatting van bevindingen

In deze paragraaf is beoordeeld in hoeverre de gemeente afspraken heeft gemaakt om de voortgang van de gewenste veranderingen te kunnen volgen en hoe zij het proces heeft gemonitord.

(7) De gemeente heeft met ASW wel en met HA niet vooraf afspraken gemaakt over het voeren van overleg
De gemeente heeft met het ASW afspraken gemaakt over wanneer overleg zal plaatsvinden over de samenvoeging en de ontvlechting. De HA wordt in deze afspraken niet genoemd en er zijn geen soortgelijke afspraken met de HA gemaakt. Over het verstrekken van documenten zijn vooraf geheel geen afspraken gemaakt.

(8) Via frequent overleg heeft de gemeente de voortgang van beide transitieprocessen gemonitord
Bij zowel de samenvoeging als de ontvlechting heeft de gemeente op frequente wijze (maandelijks) overleg gevoerd met de betrokken instellingen. De gesprekken zijn vastgelegd in besprekingsverslagen. De instellingen kregen de mogelijkheid de besprekingsverslagen aan te vullen. De verslagen werden niet formeel vastgesteld. Uit de stukken maken we op dat ook het overleg over het ontvlechtingsproces frequent plaatsvond, terwijl het overleg over de vernieuwing van taken meer op ad hoc basis gebeurde. 

(9) Belangrijke afspraken voor de samenvoeging zijn grotendeels vastgelegd. De afspraak over de knip is na afloop van de bespreking niet schriftelijk bevestigd.
In een aantal gevallen zijn voor de samenvoeging belangrijke afspraken door de gemeente of het ASW per brief bevestigd en gedeeld met de betrokkenen.

De gemeente heeft de afspraken over de taakafbakening tussen ASW en WSWonen en de HA zijn, gemaakt op 10 maart 2016, niet na afloop schriftelijk bevestigd. Gelet op het belang van de gemaakte afspraak had mogen worden verwacht dat deze via een brief zou zijn vastgelegd.

Conclusie

In dit hoofdstuk is beoordeeld in hoeverre de gemeente erin geslaagd is de gesubsidieerde instellingen op een adequate manier te bewegen hun organisaties aan te passen aan de wensen van de gemeente.

We concluderen dat de gemeente er bij de samenvoeging in geslaagd is de organisaties ASW en WSWonen op een adequate manier te bewegen hun organisatie(-onderdelen) te laten opgaan in de nieuwe stichting !WOON. De gemeente heeft tijdig en duidelijk haar wensen kenbaar gemaakt en via frequent overleg vinger aan de pols gehouden. Ook heeft de gemeente de organisaties vroegtijdig randvoorwaarden meegegeven. Kanttekening is wel dat de gemeente aanvankelijk onvoldoende aandacht had voor de bekostiging van de proceskosten. Hiervoor zijn tijdens het proces nog afspraken gemaakt. De gemeente heeft er niet aan gedacht om kaders te stellen voor de overdracht van eigen vermogen. Verder had de gemeente weinig oog voor dat een ontvlechtingsproces veelal ingewikkelder is dan een samenvoegingsproces mede omdat de belangen van betrokken partijen uit elkaar lopen. Daarnaast was de kennis en managementcapaciteit bij ASW en de HA om ingrijpende transities aan te sturen ook niet in evenwicht.

Het ontvlechtingsproces van HA en ASW is rommeliger verlopen. De gemeente heeft tijdens het proces wel de vinger aan de pols gehouden, maar dit heeft er niet toe geleid dat het ontvlechtingsproces per 31 december 2016 geheel was afgerond. 2017 geldt voor de HA nog als een overgangsjaar om de nieuwe organisatie vorm te geven.

Voor de ontvlechting hebben de HA en ASW een gezamenlijk projectgroep ontvlechting ingesteld, waarin beide organisaties een afvaardiging hadden. Die heeft al die tijd bestaan, maar niet altijd zijn werk goed kunnen doen vanwege onder meer de beperkte continuïteit in de afvaardiging van de HA en de discussies over de taakverdeling en financiële en personele aangelegenheden.

Verder vinden wij dat de gemeente is in haar communicatie naar de HA toe onvoldoende consistent is geweest in waar de knip tussen bewonersondersteuning en belangenbehartiging precies zou moeten liggen. De gemeente is in het proces van vernieuwing van de HA bewust meer op afstand gaan staan, omdat het College de HA graag zoveel mogelijk als onafhankelijke gesprekspartner beschouwt, die zelf haar eigen organisatie vormgeeft en haar doelen stelt, binnen de randvoorwaarden voor de subsidie.

Doelmatige besteding

In dit hoofdstuk beoordelen we de volgende onderzoeksvraag:

In hoeverre zijn er voldoende waarborgen aanwezig voor een doelmatige besteding van de subsidie?

Bij het verstrekken van subsidies moet de gemeente Amsterdam volgens Visie op Subsidies nagaan of de subsidieaanvrager kostenefficiënt werkt.

De vraag of de gemeente de doelmatige besteding van de subsidie voldoende waarborgt beantwoorden we aan de hand van twee normen. Deze treft u aan in paragraaf 5.1. In de paragrafen 5.2 en 5.3 gaan we vervolgens na in hoeverre de gemeente aandacht heeft voor de doelmatigheid bij de subsidieverstrekking aan ASW en WSWonen (later !WOON), Huurdersvereniging Amsterdam (HA) en het Emil Blaauwfonds (EBF). De subsidies verstrekt door de stadsdelen aan WSWonen hebben we niet in het onderzoek meegenomen, omdat sinds 2016 alleen de centrale stad nog subsidies verstrekt voor de bewonersondersteuning en belangenbehartiging.

Normenkader

In hoeverre de gemeente een doelmatige besteding van subsidies voor bewoners-ondersteuning heeft geborgd beoordelen we aan de hand van twee normen .

  1. Het bestuurlijke en financiële beheer van de instelling is op orde.
  2. De te subsidiëren organisatie werkt doelmatig en kosteneffectief.

Om te toetsen of de gemeente nagaat of de instellingen voldoen aan de normen zijn per norm specifieke toetspunten geformuleerd. De normen en bijbehorende toetspunten zijn in de bijlage opgenomen. De mate waarin de gemeente voldoet hebben we via de volgende kleuren inzichtelijk gemaakt:

= voldoet (grotendeels) aan de norm;

= voldoet in beperkte mate aan de norm;

= voldoet niet of grotendeels niet aan de norm.

Goed bestuur en financieel beleid

Norm
Het bestuurlijke en financiële beheer van de instelling is op orde.

Toelichting op de norm
Voor een doelmatige besteding van de subsidie is het van belang dat de instelling over een goede “governance” beschikt en ‘in control’ is. Een gesubsidieerde instelling is zelf verantwoordelijk voor een goed bestuur en intern toezicht. Belangrijk daarbij is heldere taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van een directie/raad van bestuur en een intern orgaan die daar toezicht op houdt. Ook voor de gemeente is het van belang dat de “governance” binnen de organisatie goed is ingericht en goed functioneert, want dit vergroot de kans dat de subsidiemiddelen doelmatig worden besteed, en dat oneigenlijk gebruik wordt voorkomen of tijdig wordt gesignaleerd en wordt bijgestuurd. Ook ten aanzien van de financiën dient de organisatie in control te zijn.

In Visie op subsidies staat dat de gemeente moet beoordelen of aanvrager beschikt over de capaciteiten, de robuustheid en de geschikte rechtsvorm om de voorgenomen activiteiten uit te voeren. Hierbij moet een check plaatsvinden op kennis en kunde, jaarrekeningen, meerjarige begrotingen en streefnormen. 
Om na te gaan of aan deze norm wordt voldaan, hebben we de volgende toetspunten gebruikt:

  1. De gemeente ziet erop toe dat de instellingen een passende governance heeft en naleeft (en neemt zo nodig actie) (paragraaf 5.2.1).
  2. De gemeente gaat na of de organisatie een goed financieel beleid voert (en neemt zo nodig actie) (paragraaf 5.2.2).

Aanpak en werkwijze
Voor de jaren 2015 t/m 2017 kijken wij of uit de subsidiedossiers blijkt of de gemeente aandacht heeft geschonken aan governance en de financiële situatie van de instellingen. Verder hebben we gesprekken met de Rve Wonen, het subsidiebureau en de subsidieaanvragers benut om inzicht te krijgen hoe in de praktijk de gemeente vormt geeft aan de monitoring van de governance en het financiële beheer van de instellingen. Onze bevindingen met betrekking tot de drie onderzochte subsidierelaties zijn in de volgende paragrafen beschreven.

Is de governance op orde?

Toetspunt
De gemeente ziet erop toe dat de instellingen een passende governance heeft en naleeft (en neemt zo nodig actie).

Toelichting op het toetspunt
In Visie op Subsidies staat dat de gemeente moet nagaan of de subsidieaanvrager voldoet aan de binnen zijn branche gebruikelijke governance code. Hierdoor wordt bijvoorbeeld belangenverstrengelingen voorkomen en is er binnen de instelling in het kader van checks en balances intern adequaat toezicht.

In de vanaf 1 oktober 2016 geldende ASA is het niet voldoen aan de – in de branche van de aanvrager – gebruikelijke governance code expliciet opgenomen als een weigeringsgrond. Vanaf die datum moeten instellingen bij het indienen van de subsidieaanvraag de vraag beantwoorden of de organisatie voldoet aan de binnen hun gebruikelijke governance code. 

Verder is het belangrijk dat de aanvrager beschikt over een beleidsvisie en meerjarenbeleid. De gemeente kan aan de hand daarvan toetsen welke doelen de aanvrager nastreeft en of dit past binnen het beleid van de gemeente. Zoals ook vermeld is in Visie op Subsidies moet de gemeente blijven nagaan hoe het met de organisatie gaat. Uit tussentijdse rapportages, overleg of andere bronnen kan blijken dat er iets niet goed gaat. Zo kan het zijn dat de directie van een gesubsidieerde instelling plotseling aftreedt, een organisatie zonder voorafgaande aankondiging met een branchegenoot fuseert of dat er geen inzicht wordt gegeven in de voortgang van de afgesproken activiteiten.

Tot slot is het volgens Visie op Subsidies belangrijk dat de subsidieverlening de vrije mededinging intact laat en deze niet vervalst of dreigt te vervalsen.   De gemeente staat wel toe dat een organisatie naast de basissubsidie extra inkomsten realiseert. De gemeente wil echter geen tarieven subsidiëren en de nevenactiviteiten mogen niet strijdig zijn met gemeentelijk beleid. 

Beoordeling goede governance en naleving ASW/ !WOON
ASW/ !WOON geeft in haar prestatieaanbod (2015 t/m 2017) aan wat de ontwikkelingen zijn in de organisatie. In haar prestatieaanbod geeft zij ook haar beleidsvisie weer door te beschrijven wat het doel is, de taken en de uitvoering hiervan. In de tussentijdse verantwoording over het eerste half jaar van 2016 beschrijft ASW kort wat de stand van zaken is van de reorganisatie. Er wordt vermeld welke werkzaamheden worden uitgevoerd en welke resultaten tot nu zijn behaald. Aan de hand van de subsidieaanvraag en de tussentijdse rapportage is te zien welke beleidsvisie de organisatie heeft en wat de ontwikkelingen zijn in de bedrijfsvoering. Ook blijft de gemeente op de hoogte door periodieke gesprekken met !WOON over de prestatieafspraken. 

Ten aanzien van de vrije mededing wordt gemeld dat bij het ontwikkelen en aanbieden van diensten voor eigenaar-bewoners er is afgestemd met organisaties als VvE-gemak. Het is niet de bedoeling van de steunpunten diensten gaan aanbieden die op de markt worden aangeboden, waardoor de vrije mededinging intact blijft.  !WOON geeft zelf ook aan dat zij bewust niet concurreert op de markt, maar alleen op die gebieden werkt waar geen marktpartij voor is. !WOON doet niet aan kruissubsidies. !WOON vraagt aan andere opdrachtgevers dezelfde tarieven als aan de gemeente Amsterdam.  Zo staat ook in het prestatieaanbod 2017 dat !WOON tarieven hanteert die niet leiden tot kruissubsidies en laten de activiteit door Rve Wonen toetsen op dubbele betaling en geschiktheid van de extra inzet bij de subsidiëring van !WOON door de gemeente Amsterdam. 

De gemeente heeft niet bepaald welke governance code voor ASW/!WOON van toepassing zou zijn. Ook in het prestatieaanbod of in de jaarrekening geeft ASW/!WOON niet aan welke governance code zij moet voldoen. !WOON heeft in het interview aangegeven dat zij onder de governance code Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening valt en zich aan deze regels houdt. Deze governance code bepaalt onder meer dat de Raad van Toezicht zich in de jaarstukken verantwoordt over het eigen functioneren.  Dit is gebeurd. In het subsidiedossier van de gemeente hebben wij geen informatie aangetroffen waaruit blijkt dat de gemeente deze omissie heeft gesignaleerd.

Beoordeling opzet en naleving governance ASW2015
2016
2017
De gemeente gaat in beperkte mate na dat de organisaties functioneren overeenkomstig de binnen de branche gebruikelijke governance. De gemeente is bekend met de beleidsvisie van !WOON en wordt op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen in de organisatie en in de prestatieafspraken. !WOON heeft ons gemeld dat het vervalsen van de vrije mededinging niet aan de orde is omdat zij voor iedereen gelijke tarieven hanteert en voor de gemeente alleen activiteiten uitvoert waarvoor de markt geen interesse heeft. Verder meldde !WOON ons dat zij zich aan de welzijn governance code. Uit de subsidiedossiers konden we niet opmaken of de gemeente is nagegaan in hoeverre ASW/!WOON voldoet aan de governance code. Dit is ook niet eenvoudig omdat in de jaarstukken van de instelling slechts beperkt aandacht wordt geschonken aan het voldoen aan de governance code.Zo heeft de Raad van Toezicht in de jaarstukken geen verslag gedaan van hoe zij het toezicht heeft uitgevoerd. Dit is volgens de geldende governance code wel verplicht.

Beoordeling goede governance en naleving HA
Bij de HA gaat het bij governance onder andere over een goede manier om de achterban te betrekken en deze te vertegenwoordigen. In prestatieaanbod 2015 staat beschreven dat het bestuur van de HA is gekozen als vertegenwoordiger van aangesloten lidorganisaties. Zij heeft het mandaat van de lidorganisaties om de HA zo goed mogelijk te besturen en te vertegenwoordigen. De HA helpt lidorganisaties op te richten en ondersteunt deze. De gemeente heeft de HA de opdracht gegeven om per 1 januari 2017 de bestuurlijke inrichting te veranderen. Dit wordt besproken in het volgende hoofdstuk Aansturing Transitieprocessen.

HA geeft in haar prestatieaanbod (2015 t/m 2017) aan wat de ontwikkelingen zijn in de organisatie. In haar prestatieaanbod geeft zij ook haar beleidsvisie weer door te beschrijven wat het doel is, de taken en de uitvoering hiervan. Aan de hand van de subsidieaanvraag is te zien welke beleidsvisie de organisatie heeft en wat de ontwikkelingen zijn in de bedrijfsvoering.

In het prestatieaanbod van HA is niet aangegeven aan welke governance code zij voldoet. De gemeente geeft ook nog geen governance codes toegewezen aan de organisaties. In een interview met HA geeft zij aan dat ze niet zeker weer onder welke governance code de HA valt.  In het subsidiedossier hebben wij hier verder ook geen documentatie over gevonden. Ook in de jaarrekening wordt hier niets over vermeld.

Beoordeling opzet en naleving governance HA2015
2016
2017
De gemeente is bekend met de beleidsvisie van de HA en wordt op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen in de organisatie en in de prestatieafspraken. De HA heeft echter vermeld dat zij niet weet onder welke governance code zij valt. De gemeente heeft zelf ook nog geen governance codes toegewezen.

Beoordeling goede governance en naleving EBF
In de subsidieaanvraag van het EBF en het jaarverslag is niet aangegeven aan welke governance code zij voldoet. De gemeente geeft ook nog geen governance codes toegewezen aan de organisaties. In een interview met het EBF geeft zij aan dat zij niet zeker weer onder welke governance code het EBF valt. De welzijnssector lijkt hen aannemelijk.  In het jaarverslag van het EBF is niet aangegeven aan welke governance code zij voldoet. Aan de hand van de documenten kan de gemeente zich een beeld vormen van de governance bij het EBF. Een analyse over het functioneren van de governance ligt echter niet vast in het subsidiedossier.

In het jaarverslag 2015 geeft het EBF aan wat de ontwikkelingen waren in het afgelopen jaar. Zo wordt er omgeschreven hoe het fonds ervoor staat en wat de ontwikkeling is in het aantal procedures. Uit de documenten is niet op te maken of EBF een beleidsvisie heeft. Verder wordt er ook geen informatie gegeven over de bedrijfsvoering aangezien die grotendeels is ondergebracht bij ASW/ !WOON.

Beoordeling opzet en naleving governance EBF2015
2016
2017
Het EBF weet echter niet onder welke governance code zij valt. De gemeente wordt via de subsidieaanvraag en de jaarstukken wel op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen in het fonds en in de prestatieafspraken. Uit het dossier blijkt niet in hoeverre de governance van de instelling is beoordeeld.
Is de financiële positie op orde?

Toetspunt
De gemeente gaat na of de organisatie een goede financieel beleid voert (en neemt zo nodig actie).

Toelichting op het toetspunt
Zoals vermeld in Visie op Subsidies moet de gemeente aandacht hebben voor de financiën van de organisaties.  Dat houdt onder andere in dat de gemeente een check doet op de jaarrekening. Ook kunnen (meerjaren-)begrotingen in een beoordeling worden betrokken.

Tot en met de subsidieverlening 2016 werd niet standaard een toets uitgevoerd op de financiële positie van de instelling. Dit werd alleen gedaan bij de subsidievaststelling. Vanaf subsidiejaar 2017 moet er ook bij de aanvraag een financiële toets worden uitgevoerd. Hierbij worden de solvabiliteits- en de liquiditeitspositie beoordeeld door deze te vergelijken met een intern vastgestelde norm. De financiële toets wordt uitgevoerd door het subsidiebureau en leidt tot een advies voor de beleidsmedewerker. Het subsidiebureau hanteert een ondergrens en een bovengrens bij de financiële toets. Indien niet aan de intern norm wordt voldaan moet worden bezien of er aanleiding is om actie te ondernemen.

Beoordeling Financieel positie ASW/ !WOON
Bij de subsidievaststelling van 2015 is er een financiële analyse uitgevoerd, waarbij aandacht is besteed aan de vermogenspositie, de liquiditeit en solvabiliteit van ASW. Uit de analyse bleek dat de solvabiliteit van ASW ten opzichte van de interne norm van de gemeente te laag was. Er is echter door het subsidiebureau geen advies geformuleerd voor de beleidsafdeling. 

Bij subsidieaanvraag 2017 heeft de gemeente een financiële beoordeling gedaan. In de financiële beoordeling is gekeken naar de egalisatiereserve, de kosten van de organisatie, de solvabiliteit  en de liquiditeit. De solvabiliteit en de liquiditeit voldoen aan de interne toetsingsnorm. De financiële beoordeling gaf een positief advies.

Beoordeling financiële positie ASW/!WOON2015
2016
N.v.t.
2017
De gemeente is nagegaan of de organisatie financieel gezond is. Uit de uitgevoerde beoordeling om het subsidie 2015 vast te stellen, bleek de solvabiliteit ten opzichte van de interne norm te laag. We kunnen uit het dossier niet opmaken of en welke acties de gemeente heeft ondernomen. Subsidieaanvraag 2017 is ook financieel beoordeeld en heeft een positief advies opgeleverd.

Beoordeling Financieel positie HA
Bij de subsidievaststelling van 2015 is er een financiële analyse gedaan naar de vermogenspositie, de liquiditeit en solvabiliteit van HA. Uit de analyse bleek dat zowel de solvabiliteit als de liquiditeit voldeden aan de eisen.

Ook bij de subsidieaanvraag 2017 heeft de gemeente een financiële beoordeling gedaan. In de financiële beoordeling is gekeken naar de egalisatiereserve, de kosten van de organisatie, de solvabiliteit en de liquiditeit. De solvabiliteit en de liquiditeit zijn echter hoger dan volgens de interne normen nodig zou zijn, echter worden de solvabiliteit en liquiditeit met name getoetst aan een ondergrens. De financiële beoordeling gaf een positief advies. Er is niet aangegeven of er een mogelijk een actie gewenst is.

Beoordeling financiële positie HA2015
2016
n.v.t
2017
De gemeente is nagegaan of de organisatie financieel gezond is. Subsidievaststelling 2015 en subsidieaanvraag 2017 zijn wel financieel beoordeeld en gaven een positief advies. De financiële beoordeling van subsidieaanvraag 2017 toonde echter aan dat de liquiditeit en de solvabiliteit boven de interne toetsingsnorm van de gemeente uitkwam. Een advies hoe hier mee om te gaan ontbreekt in het dossier.

Beoordeling Financieel positie EBF
Bij de subsidievaststelling van 2015 is er een financiële analyse gedaan naar de vermogenspositie, de liquiditeit en solvabiliteit van het EBF. Uit de analyse bleek dat de solvabiliteit van het EBF lager was dan de interne toetsingsnorm. Er is echter niet verder vermeld of een actie wenselijk is. Ook wordt geen opmerking gemaakt over dat de instelling - vanwege de verleende garantstellingen - over ruim € 400.000 aan liquide middelen beschikt.

Bij subsidieaanvraag 2017 heeft de gemeente eveneens een financiële beoordeling uitgevoerd. In de financiële beoordeling is gekeken naar de egalisatiereserve, de kosten van de organisatie, de solvabiliteit  en de liquiditeit. De liquiditeit komt boven de interne toetsingsnorm uit. De solvabiliteit is negatief. De financiële beoordeling geeft echter toch een positief advies, met als onderbouwing dat ‘gezien de aard van het bedrijf het waarschijnlijk gebruikelijk is dat het eigen vermogen/solvabiliteit negatief is’. Of en in hoeverre het advies is afgestemd met de teamleider en/of het afdelingshoofd blijkt niet uit het dossier. Hoe met het advies moet worden omgegaan is niet vastgelegd in procesbeschrijvingen of werkafspraken.

Beoordeling financiële positie EBF2015
2016
N.v.t.
2017
De gemeente is zowel bij de subsidievaststelling 2015 als bij de subsidieverlening 2017 nagegaan of de organisatie financieel gezond is. Bij de subsidieaanvraag 2017 is een positief advies gegeven door het subsidiebureau, terwijl de solvabiliteit niet aan de interne toetsingsvorm voldeed. Daarnaast is de liquiditeit relatief hoog. Uit het subsidiedossier blijkt niet of het positieve advies is doorgesproken met het afdelingshoofd.
Samenvatting van de bevindingen

De gemeente gaat in beperkte mate na of de instellingen functioneren overeenkomstig de in de branche gebruikelijke governance en of ze financieel gezond zijn

De gemeente is bekend met de beleidsvisie van de instellingen en wordt doorgaans op de hoogte gehouden van belangrijke ontwikkelingen in wijzigingen in de bestuurlijke organisatie. De gemeente had tot en met 1 oktober 2016 nog geen standaard procedures om de instellingen te vragen of ze voldeden aan de in de branche gebruikelijke governance code. ASW valt onder de governance code van Welzijn & Maatschappelijke dienstverlening, maar verstrekte in de jaarstukken niet alle informatie die op basis van die code verplicht is. Zo is er bijvoorbeeld geen verslag van de raad van toezicht opgenomen. De gemeente kan daardoor slechts beperkte mate het functioneren van de governance binnen de organisatie beoordelen. Verder viel op dat het bestuur van HA en EBF niet zeker wisten onder welke governance code zij vallen.

Verder zagen we dat de gemeente de financiële gezondheid van de organisaties veelal wel toetst, maar dat het niet helder is wat er met de uitkomsten van de toets wordt gedaan.

Tot slot ontvangt !WOON naast het gemeentelijk subsidie ook inkomsten uit verleende diensten voor derden. !Woon gaf aan de betreffende diensten te leveren tegen kostendekkende (uur-)tarieven. Gelet op dat een deel van de apparaatskosten gedekt worden uit deze inkomsten van derden, kan dit voor de gemeente een risico zijn. Namelijk als die inkomsten wegvallen of niet meer kostendekkend kunnen worden uitgevoerd is er onvoldoende dekking door de (vaste) apparaatskosten. Uit de subsidiedossiers blijkt niet dat aan deze aspecten aandacht is besteed.

Doelmatigheid van prestaties en kosteneffectiviteit

Norm
De te subsidiëren organisatie werkt doelmatigheid en kosteneffectief.

Toelichting op de norm
Voor een doelmatige besteding van de subsidie moeten de gesubsidieerde organisaties doelmatig en kosteneffectief werken. De mogelijkheden om te beoordelen of een instelling doelmatigheid en kosteneffectiviteit werkt, hangt sterk af van de aard van de activiteiten, de aanwezig van kengetallen en de informatie die de instellingen verstrekken. Voor het beoordelen van de doelmatigheid van de prestaties en de kosteneffectiviteit hebben we gebruik gemaakt van het model en het begrippenkader van de algemene rekenkamer. Deze hebben we opgenomen in hoofdstuk twee van dit rapport.

De gemeente zal per instelling moeten nagaan wat de mogelijkheden zijn om zicht te krijgen of activiteiten doelmatig en kosteneffectief worden uitgevoerd en of de instelling als geheel doelmatigheid functioneert. Vervolgens moet de gemeente borgen dat de beoordeling wordt uitgevoerd en zo mogelijk wordt verbeterd.

Om na te gaan of aan deze norm wordt voldaan, hebben we de volgende toetspunten gebruikt:

  1. De gemeente kijkt naar kosten van de organisatie in relatie tot andere gesubsidieerde organisaties en vormt zich een oordeel of die redelijk zijn (paragraaf 5.3.1).
  2. De gemeente heeft inzicht in de kosten van prestaties en in de effecten die met die prestaties worden gerealiseerd (5.3.2).
  3. De gemeente heeft aandacht voor de bestuursvergoedingen (paragraaf 5.3.3).

Aanpak en werkwijze
Voor de jaren 2015 tot en met 2017 kijken wij of in de subsidieaanvragen inzicht wordt gegeven wat de geplande prestaties kosten. Daarnaast gaan we aan de hand van de subsidiedossiers na of de gemeente de kosten van de instelling en van de verschillende prestaties beoordeelt. Verder hebben we gesprekken gevoerd met de rve Wonen, het subsidiebureau en de subsidieaanvragers om een beeld te krijgen over de procedures en beschikbare informatie. Onze bevindingen met betrekking tot de drie onderzochte subsidierelaties zijn in de volgende paragrafen beschreven.

Zijn de kosten van de instelling redelijk?

Toetspunt
De gemeente kijkt naar de kosten van de organisatie in relatie tot andere gesubsidieerde organisaties en vormt zich een oordeel of die redelijk zijn.

Toelichting op het toetspunt
In Visie op Subsidies is een van de criteria of de aanvrager als organisatie kostenefficiënt werkt. Als eerste zou je kunnen kijken of de omvang van kosten van de instelling afwijken van andere (min of meer) vergelijkbare organisaties en nagaan wat daar de reden van daar van is. Daarnaast is het mogelijk dat de gemeente per kostensoort een analyse uitvoert.

Door gebruik te maken van kengetallen kunnen de kostensoorten gericht en doelmatig worden beoordeeld. Ten aanzien van de personeelskosten kan bijvoorbeeld de ontwikkeling van het aantal fte’s en de gemiddelde loonsom per medewerker worden beoordeeld. Ook het ziekteverzuimpercentage zegt iets over de doelmatigheid. Bij de huisvestingskosten kan je kijken wat deze zijn per m2 en/of per werkplek. Om een beeld te krijgen van de relatieve omvang van overige materiële kosten en activiteitenkosten kan je deze bijvoorbeeld uitdrukken in de kosten per medewerker. De overheadkosten (kosten directie, ondersteunende diensten, huisvesting, opleidingen, e.d.) kunnen worden beoordeeld door een relatie te leggen met de totale personeelskosten.

Bij voorkeur worden de berekende kengetallen afgezet tegen een norm, waarbij bij afwijkingen wordt onderzocht of er een logische verklaring voor te vinden is en of er geen aanleiding is om bij te sturen. Kengetallen kunnen zowel vooraf (bij de subsidieaanvraag) als achteraf (bij de subsidievaststelling) worden berekend. Als er geen normen zijn kan ook inzicht in de doelmatigheid worden verkregen door een analyse van de kostenontwikkeling door de jaren heen en/of de verschillen tussen de begroting en de realisatie nader te (laten) verklaren. Belangrijk is dat - de van de subsidieaanvragers – ontvangen informatie voldoende gegevens bevat om de gewenste analyses te kunnen maken.

Beoordeling Kosten van de organisatie ASW/ !WOON
Bij de subsidieaanvraag is het verplicht om informatie te leveren over de geraamde kosten. De kosten bestaan voor een groot deel uit personeelskosten en huisvestingskosten. Om na te gaan of ASW/ !WOON kostenefficiënt werkt, kijken we naar de ontwikkeling van de kosten over de jaren heen. De kostenomvang van subsidiejaar 2015 en 2016 zijn niet meer te vergelijken met subsidiejaar 2017 vanwege de samenvoeging van ASW met de lokale WSWonen. Ook is de presentatie van de kosten in het prestatieaanbod 2017 ten opzichte van de vorige jaren gewijzigd. Zo berekende ASW in prestatieaanbod 2015 en 2016 de kosten aan de hand van uren en tarieven. In prestatieaanbod 2017 verdeelt !WOON de activiteiten over het aantal fte.

Uit deze documenten zien wij dat de kosten voor personeel, huisvesting en organisatie voor 2015 en 2016 in percentage niet veel verschillen van elkaar. In de jaarrekening 2015 zien we geen grote verschillen tussen de begroting en realisatie. Wij hebben geprobeerd om de ontwikkeling van het aantal fte’s en de gemiddelde loonsom per medewerker over de jaren heen te beoordelen. Dit was alleen mogelijk voor 2015, in het prestatieaanbod 2016 en 2017 wordt onvoldoende informatie verstrekt over het aantal fte en de personeelskosten om deze analyse te kunnen doen.

In de beantwoording van raadsvragen blijkt dat de gemeente de kosten van ASW en WSW niet vergelijkt met die van andere organisaties of soortgelijke organisaties in andere steden met als redenering dat de activiteiten in Amsterdam op het gebied van de bewonersondersteuning niet te vergelijken zijn met die in andere steden. De dienstverlening is in Amsterdam onderdeel van de basisinfrastructuur aan voorzieningen: laagdrempelig, breed en inhoudelijk van hoge kwaliteit. Dat heeft alles te maken met de politieke prioriteit die eraan gegeven wordt. De afgelopen 20 jaar zijn de activiteiten toegenomen en is het budget gegroeid. 

In het subsidiedossier zien we geen vastlegging waarin via kengetallen de kostenontwikkeling van ASW over de afgelopen jaren inzichtelijk is gemaakt. Om ontwikkelingen in doelmatigheid te kunnen signaleren kunnen dergelijke cijfers wel helpen, aangezien de gemeente voor zover uit de documenten blijkt daarvoor geen normen heeft.

Beoordeling Kosten van de organisatie ASW/ !WOON2015
2016
2017
De gemeente kijkt niet naar kosten van de organisatie in relatie tot vergelijkbare organisaties en vormt zich geen oordeel of die redelijk zijn. De gemeente gaat in beperkte mate na of de organisaties doelmatigheid zijn. In de beantwoording van raadsvragen geeft het college aan dat zij de kosten van ASW niet vergelijkt met die van andere organisaties. ASW/ !WOON levert verder niet voldoende informatie over hun kosten en personeel om na te gaan of zij kostenefficiënt werken.

Beoordeling Kosten van de organisatie HA
Bij de subsidieaanvraag is het verplicht om informatie te leveren over de geraamde kosten. De kosten bestaan voor een groot deel uit personeelskosten en huisvestingskosten. Om na te gaan of de HA kostenefficiënt werkt, kijken we naar de ontwikkeling van de kosten over de jaren heen. De kostenomvang van subsidiejaar 2015 en 2016 zijn niet meer te vergelijken met subsidiejaar 2017 vanwege de verzelfstandiging van de HA. Ook is de presentatie van de kosten in het prestatieaanbod 2017 ten opzichte van de vorige jaren gewijzigd. In 2016 had HA nog integrale tarieven  met alle personeelskosten, overheadkosten, huisvestingkosten, etc. Vanaf 2017 worden deze kosten gescheiden in de begroting en is een duidelijk overzicht gegeven van de verschillende kostensoorten.

In het subsidiedossier zien wij dat de kosten voor personeel, huisvesting en organisatie voor 2015 en 2016 niet veel verschillen van elkaar. In de jaarrekening 2015 zien we geen grote verschillen tussen de begroting en realisatie. In 2015 is € 22.733 minder aan kosten gemaakt dan begroot. Er is € 15.876 meer aan baten dan begroot.

Wij hebben gekeken naar de ontwikkeling van het aantal fte’s en de gemiddelde loonsom per medewerker over de jaren heen. In zowel 2015 als 2016 had de HA 4,6 fte. De medewerkers waren formeel in dienst bij het ASW. De ASW hanteerde dezelfde integrale tarieven voor 2015 en 2016. De geraamde personeelskosten in 2015 waren € 497.594 en in 2016 € 497.735. De personeelskosten zijn stabiel over de jaren heen.

In de beantwoording van raadsleden blijkt dat kostenefficiëntie een aandachtspunt is bij de subsidieverlening en bij het bespreken van het prestatieaanbod.  Het college geeft in de beantwoording ook aan dat de gemeente de kosten van HA niet vergelijkt met die van andere organisaties of soortgelijke organisaties in andere steden, omdat dit niet van toepassing bij de HA. De bijdrage aan de HA wordt met name besteed aan de inzet van medewerkers op concrete vragen en taken vanuit het vrijwilligersbestuur.  Dit toont aan dat de gemeente de kosten niet vergelijkt met soortgelijke organisaties.

Beoordeling Kosten van de organisatie HA2015
2016
2017
De HA levert voldoende informatie op om de ontwikkeling in loonkosten te kunnen berekenen. Dit is stabiel over de jaren heen. Ook zijn er geen grote verschillen tussen de begroting 2015 en de realisatie 2015. De gemeente kijkt niet naar de kosten van de organisatie in relatie tot vergelijkbare organisaties redelijk zijn. In de beantwoording van raadsvragen geeft het college aan dat de kosten van HA niet te vergelijken zijn met die in andere steden. Dat heeft te maken met de politieke prioriteit die eraan gegeven wordt.

Beoordeling Kosten van de organisatie EBF
Het Emil Blaauw Proceskostenfonds heeft weinig organisatorische kosten. De enige kosten zijn accountantskosten, financiële administratiekosten en adviescommissie en overige organisatiekosten ten hoogte van € 10.827 in 2015. Dit was in 2015 ten laste van het eigen vermogen.

Het EBF heeft verder geen uitvoeringskosten, omdat medewerkers van ASW en de lokale WSWonen (thans !WOON) het EFF-bestuur ondersteunen en ook de regeling uitvoeren. ASW en de lokale WSWonen brengen voor die dienstverlening geen kosten in rekening. De gemeente subsidieert deze uitvoeringskosten wel, maar dan via ASW /!WOON. Dit maakt het zeer ingewikkeld om deze kosten inzichtelijk te maken. EBF benut de infrastructuur van ASW. Dit is zeer doelmatig, echter zijn de kosten niet inzichtelijk, omdat een groot deel van de kosten onderdeel uitmaken van de kosten van de werknemers bij de lokale steunpunten.

Beoordeling Kosten van de organisatie EBF2015
2016
2017
Het EBF maakt jaarlijks zelf nauwelijks kosten. De enige kosten zijn accountantskosten, financiële administratiekosten en adviescommissie en overige organisatiekosten ten hoogte circa € 11.000 per jaar. Het EBF verstrekt echter geen goede informatie over wat de kosten zijn die door ASW/ !WOON voor het EBF worden gemaakt. We hebben in de subsidiedossiers geen beoordeling van de kostensoorten aangetroffen.
Is er inzicht in de kosten van de prestaties en de gerealiseerde effecten?

Toetspunt
De gemeente heeft inzicht in de kosten van prestaties en in de effecten die met die prestaties worden gerealiseerd.

Toelichting op het toetspunt
Bij dit toetspunt gaan we na in hoeverre de gemeente inzicht heeft in de kosten of kostprijs van de geleverde prestaties. Om de doelmatigheid te kunnen beoordelen heb je gegevens nodig over zowel de kosten van de prestaties als over de maatschappelijke effecten die een gevolg zijn van de betreffende activiteiten/prestaties. In de praktijk is dat niet altijd even eenvoudig. Zo zijn bijvoorbeeld de (integrale) kosten van de activiteiten veelal slechts via subjectieve / arbitraire kostenverdeelsleutels te bepalen. Ook de maatschappelijke effecten van activiteiten zijn vaak niet eenduidig te meten, aangezien ook economische, technologische en andere maatschappelijke ontwikkelingen en andere beleidsinterventies invloed kunnen hebben op de nagestreefde maatschappelijke effecten. Ook al is het ingewikkeld, toch zal de gemeente inzicht in de kosten van de prestaties moeten hebben om te kunnen beoordelen of de instelling voor de verleende subsidie voldoende prestaties levert mede in relatie tot het beoogde maatschappelijke effect (zie hoofdstuk doeltreffendheid). De gemeente zal per instelling op zoek moeten gaan of er kengetallen zijn die een beeld geven van de doelmatigheid. Aangezien sommige organisaties een veelheid aan activiteiten uitvoeren is het doorgaans praktisch niet mogelijk om voor alle activiteiten de prestaties en de maatschappelijke effecten in beeld te brengen. Toch vinden we het belangrijk dat voor de activiteiten waaraan het (meeste) geld wordt besteed kengetallen worden ontwikkeld om kostenefficiëntie en kosteneffectiviteit te kunnen beoordelen. Voor veel prestaties en activiteiten zijn de kosten in beeld te brengen door de bestede tijd te meten en deze te vermenigvuldigen met een uurtarief.

We verwachten dat de gemeente (eventueel samen met de instelling) nadenkt over wat zijn doorlopend wil monitoren en wat ze bijvoorbeeld eens in de vijf jaar nader onderzoekt. 

De gerealiseerde activiteiten/prestaties zijn de basis om een subsidie vast te stellen. In “Richtlijnen inzake het verstrekken van subsidies” heeft het college regels gegeven voor hoe de gemeente een subsidie afrekent bij instellingen die periodiek subsidies ontvangen. Als zo’n organisatie aan de verplichtingen heeft voldaan wordt conform de verlening het subsidie vastgesteld. Dit betekent dat een instelling een eventueel financieel exploitatieresultaat mag houden. Als reden wordt vermeld: “Het voordeel dat een organisatie heeft door efficiënt te werken of innovatief te zijn, is dan ook voor de organisatie”. 

Beoordeling Kosten van de prestaties ASW/ !WOON
In het prestatieaanbod 2015 wordt voor 13 te onderscheiden hoofdactiviteiten (diensten) vermeld hoeveel uren daarvoor worden geraamd. De kosten per hoofdactiviteit zijn inzichtelijk gemaakt door geraamde uren te vermenigvuldigen met een uurtarief. Zo begroot ASW voor de Wijksteunpunten Wonen bijvoorbeeld 4.495 uren tegen een tarief van € 100. De begrote kosten komen daardoor uit op € 449.500. In het uurtarief zijn ook alle overheadkosten van de instelling meegenomen, inclusief een risico-opslag. In het prestatieaanbod is verder beschreven wat zo’n hoofdactiviteit zoal inhoudt, wat de beoogde resultaten zijn en met welke indicatoren je de prestaties kunt monitoren.

Er wordt geen inzicht verstrekt over hoeveel uren per deelactiviteit of prestatie wordt besteed. De indicatoren zijn doorgaans niet zodanig SMART beschreven dat de instelling daarop achteraf financieel kan worden afrekenen.

In de jaarrapportage 2015 vergelijkt ASW de gerealiseerde en geraamde uren per hoofdactiviteit. Ook uitgevoerde activiteiten en prestaties worden meer gedetailleerd beschreven waarbij soms ook aantallen worden genoemd, zoals het aantal gevoerde overleggen, aantal uitgebrachte nieuwsitems, aantal meldingen Meldpunt Ongewenst verhuurgedrag, aantal energiechecks, etc. Wat de kosten van deze activiteiten waren wordt niet vermeld.

In dit verband merken we op dat met betrekking tot de dienstverlening van WSWonen het college in de beantwoording op raadsvragen aangeeft dat zij het bedrag per hulpvraag geen doorslaggevend criterium vindt voor toetsing van de geleverde prestaties, omdat de dienstverlening breed en divers is.  Om een indruk te krijgen van een belangrijke taak van de instelling is het wel nuttig de aantallen (unieke) hulpvragen jaarlijks in beeld te brengen en de kosten daarvan te analyseren.  Dit geldt ook voor de ontwikkeling van de gehanteerde uurtarieven bij ASW. Uit het subsidiedossier blijkt niet dat de gemeente de doelmatigheid aan de hand van bepaalde kengetallen systematisch monitort.

De subsidieaanvraag 2016 is grotendeels qua opzet vergelijkbaar met die van 2015. Dit maakte het voor ons mogelijk om te kijken hoe het gemiddelde (geraamde) uurtarief zich in 2016 ten opzichte van 2015 heeft ontwikkeld. Het gemiddelde uurtarief van ASW was in 2015 € 105 en is in 2016 € 107. Hoewel het prestatieaanbod wel de mogelijkheid om op hoofdactiviteitenniveau te zien wat de activiteiten kosten. De gemeente kan op dat niveau beoordelen of ze de kosten redelijk vindt.

ASW en WSWonen zijn sinds 1 januari 2017 opgegaan in de stichting !WOON. Het prestatieaanbod 2017 bevat de subsidieaanvraag van zowel stadsbrede activiteiten (voormalige ASW) als de lokale activiteiten (voormalige WSWonen). Ten opzichte van het prestatieaanbod 2016 van ASW is ook de opzet van het prestatieaanbod gewijzigd. Het prestatieaanbod onderscheidt vier typen diensten aan bewoners  en twee aanvullende activiteiten.  Alle diensten zijn in bijlagen op een uniforme wijze toegelicht door de activiteiten kort te beschrijven en vervolgens de doelstelling en de (kern) prestatie(s) en indicatoren te vermelden.

In het prestatieaanbod zijn geen uurtarieven meer vermeld voor de dienstverlening. Ook het aantal te besteden uren voor de verschillende diensten wordt niet meer vermeld. Zo is bijvoorbeeld uit het prestatieaanbod niet op te maken hoeveel uren (c.q.) kosten zijn geraamd voor activiteit/dienst Bewonersinitiatieven. Wel wordt gedetailleerde informatie verstrekt over de formatie per organisatieonderdeel (lokale teams/ stadsbrede en stedelijke teams) op basis waarvan ook enig beeld kan worden verkregen over de verhouding direct personeel en overhead personeel.  In hoeverre de formatie wordt ingezet voor de gemeente is niet duidelijk aangezien het overzicht inclusief inzet voor derden is.   !WOON heeft ons tijdens het interview desgevraagd gemeld dat er intern meer gegevens zijn die inzicht geven in de kosten van de verschillende activiteiten en de (geraamde) overige opbrengsten. Deze zijn niet aan de gemeente verstrekt omdat de gemeente er ook niet om heeft gevraagd. De gemeente heeft !WOON voor de uitvoering van het prestatieaanbod 2017 een totaal subsidie toegekend van € 5.297.000 zonder aan te geven hoeveel subsidie voor de verschillende onderdelen beschikbaar is.

Beoordeling Kosten van de prestaties ASW /!WOON2015
2016
2017

In de jaren 2015, 2016 heeft ASW /!WOON uitgebreid geïnformeerd over de activiteiten, de (beoogde) prestaties en welke indicatoren er zijn om een oordeel te vormen over de prestaties. In 2015 en 2016 werd door ASW nog informatie verstrekt over de uren per hoofdactiviteit. Ook de (integrale) uurtarieven werden in het prestatieaanbod vermeld. Op basis de verstrekte informatie heeft de gemeente inzicht in de kosten op hoofdactiviteitenniveau. De gemeente kan op dit niveau enigszins beoordelen of zij de kosten, gelet op de beschreven prestaties, redelijk vindt. In hoeverre deze beoordeling heeft plaatsgevonden blijkt niet uit het dossier.

In het prestatieaanbod 2017 worden geen gegevens meer verstrekt over de kosten per hoofdactiviteit. Wel is informatie verstrekt over de beoogde formatie en de verhouding direct /indirect. Over in hoeverre de beoogde formatie voor gemeentelijke activiteiten wordt ingezet wordt door !WOON niet vermeld. !WOON beschikt voor haar interne sturing over meer gegevens dan in het prestatieaanbod staat. De gemeente heeft bij de instelling echter geen aanvullende gegevens opgevraagd om een beter zicht te krijgen op de kostenefficiëntie.

Beoordeling Kosten van de prestaties HA
In 2015 en 2016 heeft HA een prestatieaanbod ingediend waarin beoogde activiteiten zijn geclusterd rond zes “productsegmenten”. De activiteiten werden uitgevoerd door ASW-medewerkers die op basis van geleverde uren maal een uurtarief aan het bestuur van HA worden doorberekend.  Zowel in 2015 als in 2016 werd een uurtarief van € 76 gehanteerd. In het financieel jaarverslag 2015 wordt precies vermeld hoeveel uur op de productsegmentniveau (werkvelden) is gerealiseerd. In een aantal gevallen wordt ook verklaard waarom meer of minder uren zijn besteed. Dit biedt wel – zij het beperkte - aanknopingspunten om (de ontwikkeling in) de doelmatigheid te beoordelen.

Volledigheidshalve merken we op dat tot en met 2016 het ASW subsidie dat bestemd was voor de HA(circa € 115.000). Dit bedrag werd gebruikt voor materiële kosten, zoals Woonmagazines, scholingen en trainingen, hosting website, etc.  In het jaarverslag van de HA is de besteding van dit bedrag gespecificeerd. Dit biedt een aanknopingspunt om te beoordelen of de subsidiegelden voldoende doelmatig zijn besteed.

Voor 2017 is de kostenbegroting in het prestatieaanbod van de HA geheel anders opgezet. Dit hangt samen met de ontvlechting en verzelfstandiging van de HA. De HA raamt nu ook de organisatiekosten die voorheen in het integrale tarief zaten van ASW. Daarnaast is ook een meer uitgebreide onderbouwing van het materiële budget opgenomen. Ten aanzien van de voorgenomen activiteiten en prestaties wordt per kwartaal aangegeven wat er is gepland. De precieze kosten van de verschillende activiteiten (of groep van activiteiten) worden niet inzichtelijk gemaakt. Ook worden geen uurtarieven meer vermeld. Wel zijn de kostensoorten gedetailleerd beschreven.

Beoordeling Kosten van de prestaties HA2015
2016
2017
Medewerkers van de ASW voerde in 2015 en 2016 de activiteiten uit voor de HA. Uit het prestatieaanbod is op te maken welke activiteiten waren gepland en wat zouden kosten. Tevens zijn de te hanteren uurtarieven vermeld. De gemeente kan aan de hand van het prestatieaanbod een beeld krijgen de kosten van geplande activiteiten. In de jaarrekening 2015 wordt op productsegment-/werkveldniveau inzicht gegeven in de geplande en de bestede tijd. Bij een aantal verschillen tussen de geplande en gerealiseerde uren wordt een redengevende verklaring gegeven. Een dergelijke analyse biedt de gemeente mogelijkheid om enig zicht te krijgen in de doelmatigheid.

Het prestatieaanbod 2017 is meer SMART, omdat de activiteiten en prestaties tijdgebonden (per kwartaal) zijn beschreven. Er is evenwel geen uurtarief meer vermeld. Het beoordelen wat de kosten zijn van de verschillende activiteiten is niet goed mogelijk.

Beoordeling Kosten van de prestaties EBF
EBF geeft garantiestellingen af aan huurders die hun recht willen halen. Het bestuur beheert de financiën en wordt bijgestaan door een juridische adviescommissie. Het stedelijk bureau van ASW (!WOON) verzorgt de organisatie en communicatie. De uitvoering gebeurt grotendeels door de WSWonen. De Wijksteunpunten kunnen alleen doorverwijzen naar advocaten die op de lijst staan. Met de advocaten op de lijst zijn afspraken gemaakt over een maximering van het uurtarief en de eis om systematisch terug te koppelen. De coördinatoren van de WSWonen zijn gemandateerd om complexe zaken voor te leggen aan de juridische adviescommissie. In de subsidieaanvragen meldt EBF dat dit geheel efficiënt en doelmatig werkt. Dit wordt door ons onderschreven.

In de subsidieaanvragen 2016 en 2017 wordt op basis van ervaringscijfers gemeld hoeveel procedures er worden verwacht en de gemiddelde kosten per zaak. Voor 2016 worden de gemiddelde kosten geraamd op € 421, en voor 2017 op € 425. In het jaarverslag over 2015 zien we dat het bestuur van EBF zich uitgebreid verantwoord over de behaalde resultaten, zowel over het verslagjaar als ook over de behaalde resultaten vanaf 2007. De gemeente kan zich aan de hand van de aanvragen en de verantwoording zich een goed beeld vormen over de kosten van de activiteiten die door de stichting worden gemaakt. Er is echter wel één kanttekening te maken. De gemiddelde kosten per garantiestelling hebben alleen betrekking op de kosten van EBF zelf. De kosten die ASW/WSWonen (thans !WOON) maakt, worden niet doorberekend aan EBF. Hierdoor is er geen inzicht in de gemiddelde integrale kostprijs per procedure.

Beoordeling Kosten van de prestaties EBF2015
2016
2017
Op basis van de subsidieaanvragen en de jaarverantwoordingen van EBF is de gemeente in staat om de kosten van de activiteit van de stichting te monitoren en te beoordelen. Een kanttekening is dat er geen inzicht wordt verstrekt in de gemiddelde integrale kosten per procedure, omdat ASW/WSWonen de kosten voor haar dienstverlening niet doorbelast. ASW/WSWonen (thans !WOON) ontvangt daarvoor van de gemeente subsidie. We vinden het wel doelmatig dat het bestuur van EBF de ondersteuning en de uitvoering van de garantiestellingen grotendeels heeft uitbesteed aan !WOON.
Bestuursvergoedingen

Toetspunt
De gemeente heeft aandacht voor bestuursvergoedingen.

Toelichting op het toetspunt
De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) beoogt de beloning van topfunctionarissen van (semi)publieke instellingen tot een maatschappelijk aanvaardbaar niveau te maximeren. Voor een doelmatige besteding van de subsidie moet de gemeente nagaan of de organisaties zich aan de WNT norm houden. Vanaf 1 januari 2014 is zich het niet houden aan de WNT-norm opgenomen als een mogelijke weigeringsgrond van de subsidieverlening.

Vanaf 1 oktober 2016 is in het ASA als aanvullende eis opgenomen dat de instellingen in de subsidieaanvragen informatie moeten verstrekken waaruit de hoogte van de bezoldiging van de bij de aanvrager werkzame topfunctionarissen, blijkt.  Tevens is de formulering van de weigeringsgrond – vanwege jurisprudentie  - aangepast. Subsidie kan worden geweigerd als er een gegronde reden bestaat dat het aangevraagde subsidie niet doelmatig zal worden besteed in verband met een bezoldiging van een topfunctionaris bij de instelling. Toelichting op de beleidsregel WNT gemeente AmsterdamGelijktijdig met het accorderen van de nieuwe ASA heeft college ook een beleidsregel vastgesteld over met deze weigeringsgrond in de praktijk moet worden aangegaan, zie kader 3.2.

Kader 3.2 Toelichting op de beleidsregel WNT gemeente Amsterdam 

“Het is aan de aanvrager aannemelijk te maken dat de subsidie niet aan een bezoldiging boven de WNT-norm wordt besteed. De aanvrager kan bijvoorbeeld in de begroting bij de gevraagde subsidie inzichtelijk maken dat subsidie slechts aan de activiteit wordt besteed waarvoor de subsidie is gevraagd en niet aan de bezoldiging van een topfunctionaris.

In het geval een subsidieaanvrager een bezoldiging boven de WNT-norm is overeengekomen dient hij, bij de aanvraag om subsidie, te verklaren dat de subsidie niet aan deze bezoldiging wordt besteed. In Amsterdam worden subsidiegelden besteed aan activiteiten en niet aan salarissen boven de WNT-norm. Indien uit de aanvraag blijkt dat de subsidie niet doelmatig wordt besteed aan de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd, maar aan een bezoldiging boven de WNT-norm, dan zal de aanvraag gedeeltelijk worden geweigerd. De aanvraag zal worden geweigerd met het bedrag dat de bezoldiging van de WNT-norm overschrijdt. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de gedachte dat subsidiegelden niet doelmatig worden besteed aan een bezoldiging boven de WNT-norm.”

Beoordeling Bestuursvergoedingen ASW, HA en EBF
In de jaarrekening 2015 van ASW staat vermeld de directeuren van ASW en de leden van de Raad van Toezicht vallen onder het begrip ‘topfunctionaris’. De beloning van de directie is conform de cao Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening. De totale bezoldiging van de directie in 2015 voldoet aan de WNT norm. De leden van de Raad van Toezicht ontvingen in 2015 een vaste vergoeding van €3.780 per jaar voor hun werkzaamheden.

In 2015 had de HA een vrijwilligersbestuur wat inhoudt dat zij geen vergoeding kregen voor hun werkzaamheden. Ze ontvingen wel kostenvergoeding. Zo blijkt uit de jaarrekening dat er in 2015 €11.288 is betaald aan kostenvergoedingen voor het bestuur.

Het EBF heeft een vrijwilligersbestuur wat inhoudt dat zij geen vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden. Het EBF heeft geen kosten gemaakt voor het bestuur.

De gemeente is nagegaan of de instellingen voldoen aan de WNT-norm. Dit blijkt onder meer uit de beantwoording van raadsvragen door het college. 

Beoordeling Bestuursvergoedingen ASW, HA en EBF2015
De instellingen waren tot 1 oktober 2016 op basis van ASA niet verplicht om bij de subsidieaanvraag gegevens te verstrekken over de bezoldiging van topfunctionarissen. In drie instellingen hebben in hun jaarrekening 2015 echter al wel gegevens opgenomen over de salarissen en vergoedingen voor de topfunctionarissen (bij ASW) en het bestuur (HA en EBF). Dit vinden we een goede zaak. Op basis van de ontvangen informatie kon de gemeente zich een oordeel vormen over er werd voldaan aan de WNT. Verder merken we op dat college een beleidsregel heeft vastgesteld voor hoe in de praktijk de WNT-norm moet worden getoetst en hoe eventueel een subsidie moet worden gekort indien een WNT-instelling zich niet houdt aan de WNT-norm. Wanneer een instelling van meerdere instanties subsidie ontvangt, is het voor de betreffende instellingen betrekkelijk eenvoudig om een WNT-korting op het subsidie te ontlopen.
Samenvatting van de bevindingen

In deze paragraaf hebben we beoordeeld in hoeverre de gemeente inzicht heeft in de kosten om de doelmatigheid van de instelling en de geleverde prestaties te beoordelen. Onderstaand worden onze belangrijkste bevindingen samengevat.

De gemeente vergelijkt de kosten niet met andere organisaties
De gemeente vergelijkt de kosten van de instellingen niet met vergelijkbare of andere subsidieorganisaties. Hoe verhouden de overheadkosten zich bijvoorbeeld tot die van andere subsidieorganisaties en is er bij een afwijking een aannemelijke verklaring? In het dossier zien we ook geen analyses waarin de kostensoorten van de subsidie-instelling op basis van kengetallen over meerdere jaren worden gemonitord.

De gemeente heeft slechts beperkt inzicht in de kosten van de prestaties van de instellingen. Hierdoor beschikt de gemeente over beperkte informatie om de doelmatigheid van de geleverde prestaties te beoordelen.
Een instelling is primair verantwoordelijk voor zijn eigen bedrijfsvoering. Echter omdat het om subsidiemiddelen gaat dient ook de gemeente zich wel een oordeel te vormen over of de kosten van de activiteiten wel passend zijn bij de beoogde en geleverde prestaties. Om zo’n beoordeling doelmatig te kunnen uitvoeren is het handig om te beschikken over kengetallen. Dit is altijd maatwerk en het ligt voor de hand om samen met de instellingen dergelijke kengetallen te ontwikkelen en te gebruiken voor het monitoren. Eén van de kengetallen is een integraal uurtarief. Zowel de HA als !WOON hebben dit tarief niet in hun prestatieaanbod vermeld. In het kader van het feitelijk wederhoor heeft de gemeente kanttekeningen gezet bij onze conclusie dat de gemeente maar beperkte informatie heeft om de doelmatigheid te beoordelen. Wij blijven echter bij onze constatering. We hebben echter wel bij wijze van uitzondering in ons onderzoeksrapport de gewisselde argumentatie opgenomen.

Discussie met de ambtelijke organisatie over bevindingen betreffende kostenefficiëntieTen aanzien van onze bevinding dat de gemeente beperkte informatie heeft om de doelmatigheid te beoordelen ontvingen wij van bij het wederhoor van de nota van bevindingen de volgende reactie.

Kader 5.1 Discussie met de ambtelijke organisatie over bevindingen betreffende kostenefficiëntie

Citaat uit de ambtelijke reactie over kwaliteit informatie
‘De gemeente hanteert bij deze specifieke organisaties inderdaad geen meetlat met kengetallen die zijn opgenomen in het subsidiedossier die jaarlijks worden “afgevinkt”. Het is echter wel zo dat er goed zicht is op de kostenopbouw, zowel bij !WOON als bij de HA. Er zit een degelijke begroting bij de stukken voor 2017 en door het Subsidiebureau is afgelopen jaren aangegeven dat ASW/WSWonen een lage overhead hebben. Gegevens over loonkosten, huisvesting, automatisering e.d. zijn wel beschikbaar bij !WOON en op te vragen, maar daar maakt de gemeente alleen gebruik van indien dit nodig wordt geacht.

De gemeente voert op regelmatige basis gesprekken met !WOON aan de hand van de halfjaarrapportage en het jaarverslag. Bij de uitwerking voor de plannen voor de vernieuwde organisatie voor bewonersondersteuning is overhead onderwerp van gesprek geweest bij overleg tussen Rve Wonen en !WOON, evenals huisvestingkosten.’

Reactie rekenkamer
In het prestatieaanbod 2017 van !WOON is de begroting voor het structureel subsidie van € 5.297.000 verantwoord in slechts één pagina. Deze begroting geeft alleen inzicht in de omvang van tien te onderscheiden hoofdkostensoorten en niet in de kosten van de (hoofd-)activiteiten en de gehanteerde uurtarieven. Dat geeft te weinig houvast om de kosten via kengetallen te monitoren.

Citaat uit de ambtelijke reactie over monitoring
‘De gemeente doet bij bewonersondersteuning echter veel meer aan monitoring dan in het subsidiedossier is opgenomen. !WOON (voorheen ASW/ WSWonen) levert jaarlijks in juni/augustus een halfjaarrapportage en in april/mei het jaarverslag over het voorgaande jaar, waarin zowel kwantitatief als kwalitatief inzicht wordt gegeven in de geleverde prestaties. (…) Daarnaast levert !WOON kwartaalrapportages met kwantitatieve gegevens en signalen. Deze rapportages bespreekt de gemeente aan verschillende overlegtafels, (…) Er wordt op deze manier veel informatie uitgewisseld, er is goed zicht op prestaties en er wordt op diverse onderdelen geregeld en systematisch samengewerkt.’

Reactie rekenkamer
Ook uit deze reactie blijkt niet dat de gemeente zicht heeft op de kosten van de prestaties. Voor het beoordelen van de doelmatigheid is dit wel essentiële informatie. Verder vindt de rekenkamer het belangrijk dat ook voortgangsrapportages en dergelijke in het subsidiedossier worden opgenomen mede op het oog van het collectieve geheugen en dossieroverdracht. Het geregeld en systematisch mondeling informatie uitwisselen vindt de rekenkamer prima. Maar dat is geen vervanging van goede kengetallen. Het gesprek wordt er beter op met gezamenlijk ontwikkelde relevante kengetallen.

Afrekenen van voordelige financiële resultaten is maatwerk
De Richtlijnen inzake het verstrekken van subsidies van het college regelen dat een instelling een voordelig exploitatieresultaat mag houden indien de instelling haar verplichtingen is nagekomen met als argument dat dit voordeel is ontstaan doordat de instelling efficiënt heeft gewerkt of innovatief is geweest.  Hoewel de prestatie-aanbiedingen van !WOON en HA een goed inzicht geven in de voorgenomen activiteiten, zijn ze ons inziens onvoldoende SMART-beschreven om achteraf een gerealiseerd positief financieel resultaat zonder meer toe te kennen aan instelling.

Het prestatieaanbod van de onderzochte instellingen hebben meer het karakter van een inspanningsverplichting dan van afrekenbare resultaatafspraken. Dat past ook bij een subsidierelatie. Maar dat betekent ook dat een voordelig financieel resultaat niet per definitie is toe te schrijven aan een efficiënte inzet of een innovatieve aanpak van de instelling, zoals het college stelt. Het voordelig resultaat kan namelijk ook zijn ontstaan doordat er bijvoorbeeld gedurende het jaar er (tijdelijk) vacatures niet zijn vervuld.

Als instellingen het voordelig financieel niet mogen houden heeft dat wel als nadeel dat zij geen eigen vermogen kan opbouwen en in de toekomst geen middelen heeft om eventuele tekorten zelf op te kunnen opvangen. Verder bestaat het risico dat de instellingen aan het eind van het jaar als nog allerlei, wellicht minder noodzakelijke, uitgaven doen om te voorkomen dat ze subsidiemiddelen moeten terugbetalen.

Een voordelig resultaat dat een instelling mag houden kan ze aan het eigen vermogen toevoegen (al dan niet in een bestemmingsreserve). We kunnen ons voorstellen dat de gemeente aan het eigen vermogen een maximum stelt. De omvang van zo’n vast te stellen maximum zou afhankelijk moeten zijn met de bedrijfsrisico’s die een instelling loopt.

Ter toelichting bij deze bevinding
Het toekennen van de financiële steun in de vorm van subsidie (in plaats van op basis van een inkoopcontract) ligt ons inziens voor de hand. De activiteiten van de instellingen zijn voor een groot deel niet geschikt om op basis van P*Q (overeengekomen prijs per eenheid maal aantal geleverde prestaties maal) af te rekenen. Dit laatste geldt in een iets mindere mate voor EBF, waarbij eventueel afgerekend zou kunnen worden op basis van aantal procedures. Echter het afrekenen van P*Q heeft als risico dat een instelling aan “cherry picking” gaat doen. Dat wil zeggen dat de instelling alleen nog goedkope procedures laat uitvoeren en dure procedures, die een groter algemeen belang dienen, niet meer ondersteunt.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat P*Q één van de criteria is. De afweging van inkoop of subsidie wordt vindt plaats aan de hand van de beslisboom, waar onder meer ook gekeken wordt of de vraag vanuit de gemeente komt, het activiteit gericht is op het algemeen belang en of de gemeente alleen een kostendekkende prijs betaalt.

De gemeente heeft inzicht in de salarissen van de bestuur- en topfunctionarissen
De subsidie-instellingen hebben in hun jaarrekening 2015gegevens opgenomen over de salarissen en vergoedingen voor de topfunctionarissen (bij ASW) en het bestuur (HA en EBF). Op basis van de ontvangen informatie kan de gemeente nagaan zich een oordeel vormen of aan de WNT-regeling wordt voldaan. Op basis van deze informatie concluderen we ook dat de instellingen zich houden aan betreffende regeling.

Verder merken we op dat college een beleidsregel heeft vastgesteld voor hoe in de praktijk de WNT-norm moet worden getoetst en hoe eventueel een subsidie moet worden gekort indien een WNT-instelling zich niet houdt aan de WNT-norm. Wanneer een instelling van meerdere instanties subsidie ontvangt, is het voor de betreffende instellingen betrekkelijk eenvoudig om een WNT-korting op het subsidie te ontlopen.

Conclusie

In dit hoofdstuk is beoordeeld in hoeverre er voor de subsidieverstrekking voldoende waarborgen aanwezig zijn voor een doelmatige besteding.

We concluderen dat de gemeente de doelmatige besteding nog onvoldoende borgt. Wel wordt beoordeeld of de activiteiten van de organisaties aansluiten en een bijdrage leveren aan het gemeentelijk beleid. De beoordeling of de instellingen de governance en de financiën op orde hebben kan nog worden verbeterd. De instellingen beschrijven steeds beter welke activiteiten en prestaties zij leveren.

Maar de relatie tussen wat activiteiten feitelijk kosten en wat daarmee wordt bereikt wordt nog onvoldoende in beeld gebracht. De beoordeling van de doelmatigheid is daarom nog maar beperkt mogelijk. De rekenkamer pleit er voor om samen met subsidie-instellingen te zoeken naar kengetallen die enig inzicht geven in de doelmatigheid van de instelling.

Rechtmatige besteding

In dit hoofdstuk beoordelen we de volgende onderzoeksvraag:

In hoeverre zijn er voldoende waarborgen aanwezig voor een rechtmatige besteding van de subsidie?

De gemeente dient te borgen dat subsidieverstrekkingen rechtmatig plaatsvinden. Voor de subsidiering van de bewonersondersteuning zijn geen specifieke subsidieregels vastgesteld. Dit betekent dat de Algemene wet bestuursrecht  en de Algemene Subsidieverordening Amsterdam (ASA)  het wettelijke kader is waaraan moet worden voldaan. Daarnaast zijn er binnen de gemeente ook nog interne procedures vastgesteld die de rechtmatige besteding moeten borgen.

Aan de hand van de relevante in- en externe wet- en regelgeving hebben we een normenkader ontwikkeld dat aansluit op de processtappen die bij de subsidieverstrekking zijn te onderscheiden. Dit normenkader wordt beschreven in paragraaf 5.1. In de paragrafen 5.2 en 5.5 beschrijven we vervolgens onze bevindingen aan ten aanzien van de rechtmatige subsidieverstrekking aan de drie instellingen die van de gemeente jaarlijks een periodiek subsidie ontvangen.

Normenkader

In hoeverre de subsidiegelden voor de bewonersondersteuning en belangenbehartiging op een rechtmatige manier zijn verstrekt hebben we aan de hand van de volgende normen onderzocht.

  1. De subsidie is rechtmatig aangevraagd.
  2. Het subsidieverleningsproces is rechtmatig verlopen.
  3. De aanvraag tot vaststelling is rechtmatig.
  4. Het subsidievaststellingsproces is rechtmatig verlopen.

Aan de hand van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving hebben we per norm toetspunten geformuleerd. De normen en bijbehorende toetspunten zijn in de bijlage opgenomen. De mate waarin de gemeente voldoet hebben we via de volgende kleuren inzichtelijk gemaakt:

= voldoet (grotendeels) aan de norm;

= voldoet in beperkte mate aan de norm;

= voldoet niet of grotendeels niet aan de norm.

Subsidieaanvraag

Norm
De subsidie is rechtmatig aangevraagd.

Toelichting op de norm
Voor het verschaffen van rechtszekerheid en borgen van rechtsgelijkheid zijn er voor het aanvragen van subsidie diverse wettelijke voorschriften van toepassing. Deze voorschriften hebben betrekking op de uiterste indieningsdatum en de aan te leveren informatie.

Aanpak en werkwijze
Voor de jaren 2015 tot en met 2017 zijn we aan de hand van die subsidiedossiers nagegaan of de subsidieaanvragen voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en of de gemeente actie heeft ondernomen wanneer niet is voldaan aan de eisen. Bij het beoordelen van de rechtmatigheid hebben we ons gericht op de aspecten tijdigheid en aanwezigheid van documenten. De kwaliteit van de aangetroffen informatie is onderzocht in het hoofdstuk Doeltreffendheid. Onze bevindingen met betrekking tot een rechtmatige subsidieaanvraag zijn in de drie onderstaande tabellen samengevat.

Zijn de subsidieaanvragen tijdig ingediend?

Toetspunt
De subsidieaanvraag is tijdig ingediend.

Toelichting op het toetspunt
Een subsidieaanvraag moet tijdig ingediend worden om in behandeling te worden genomen. Op basis van artikel 6 van de ASA moet een periodieke subsidie worden aangevraagd vóór 1 oktober van het jaar, voorafgaand aan het boekjaar of de boekjaren waarvoor het subsidie bestemd is.

Beoordeling tijdigheid subsidieaanvraag ASW/ !WOON
De aanbiedingsbrief van ASW bij de subsidieaanvraag 2015 was gedateerd 30 september 2015. Uit de stukken maken we op dat de aanvraag op 1 oktober 2014 is binnengekomen. . Dat is iets te laat. Verder bleek uit het dossier dat ASW ruim een maand heeft gedaan om aanvullende gegevens aan te leveren, terwijl de gemeente had verzocht dit binnen 7 dagen te doen.

Sinds 2016 wordt de subsidieaanvraag digitaal ingediend en troffen we geen aanbiedingsbrief aan in het dossier. Doordat de gemeente aanvullende informatie opvroeg bij ASW konden wij opmaken dat de aanvraag voor 2016 op 30 september 2015 is ingediend. Uit het dossier is niet op te maken welke aanvullende informatie is opgevraagd en of ASW tijdig de informatie heeft aangeleverd. Omdat de primaire subsidieaanvraag tijdig is ingediend, hebben we de subsidieaanvraag 2016 als tijdig aangemerkt. Voor de subsidie 2017 werd in de beschikking de datum van ontvangst van de aanvraag vermeld, namelijk 30 september 2016. Hiermee is bij subsidieaanvraag 2017 voldaan aan de tijdige indiening.

Beoordeling tijdigheid subsidieaanvraag ASW/ !WOON2015
2016
2017
De subsidieaanvraag van ASW voor subsidiejaar 2015 is niet tijdig ingediend. Ook de opgevraagde aanvullende informatie over de begroting is een ruim een maand later aangeleverd in plaats van binnen zeven dagen zoals de gemeente had verzocht. De subsidieaanvragen 2016 en 2017 zijn tijdig ingediend.

Beoordeling tijdigheid subsidieaanvraag HA
De subsidie voor het jaar 2015 is op 30 september 2014 aangevraagd en is dus tijdig ingediend. De subsidie voor het jaar 2016 is op 7 oktober 2015 aangevraagd. Volgens de ASA moet de subsidieaanvraag vóór 1 oktober worden ingediend. Deze subsidieaanvraag is dus niet tijdig ingediend. Dit is echter afgestemd met de beleidsafdeling en die heeft dit goedgekeurd. De subsidie voor 2017 is digitaal aangevraagd. Uit de beschikking maken we op dat de aanvraag tijdig, op 30 september 2016, is binnengekomen bij de gemeente.

Beoordeling tijdigheid subsidieaanvraag HA2015
2016
2017
De subsidieaanvraag van de HA voor subsidiejaar 2016 is niet tijdig ingediend. Dit is echter wel door de beleidsafdeling geaccepteerd. De subsidieaanvragen 2015 en 2017 zijn tijdig ingediend.

Beoordeling tijdigheid subsidieaanvraag EBF
EBF ontving tot 2014 bijdragen van de stadsdelen. Vanaf 2015 wordt een structurele bijdrage gevraagd aan de centrale stad. Met uitzondering van de subsidieaanvraag 2016 zijn deze tijdig aangevraagd. De subsidieaanvraag 2016 is volgens de subsidieadministratie op 13 oktober 2015 ontvangen. Volgens de ASA moet de subsidieaanvraag vóór 1 oktober worden ingediend. Het later indienen van de subsidieaanvraag is wel met de beleidsafdeling afgestemd en die heeft dit goedgekeurd.

Beoordeling tijdigheid subsidieaanvraag EBF2015
2016
2017
De subsidieaanvraag van het EBF voor subsidiejaar 2016 is niet tijdig ingediend. Dit is echter wel door de beleidsafdeling geaccepteerd. De subsidieaanvragen 2015 en 2017 zijn tijdig ingediend.
Zijn de subsidieaanvragen volledig?

Toetspunt
De subsidieaanvraag bevat ten minste informatie over activiteiten en een begroting van inkomsten en uitgaven.

Toelichting op het toetspunt
Een subsidieaanvraag moet volledig zijn om in behandeling te worden genomen. De subsidieaanvraag moet onder meer informatie bevatte over de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd en een begroting van inkomsten en uitgaven.  Ook moet een opgave worden gedaan van de gevraagde subsidies aan andere partijen en de stand van zaken daarvan. Een nieuwe bepaling in het ASA is dat de instelling ook informatie moet verstrekken over de hoogte van de bezoldiging van de topfunctionarissen.  De verplichting om deze informatie te verstrekken geldt pas vanaf het subsidiejaar 2018.  In het onderzoek is al wel gekeken of de instellingen deze informatie in hun aanvragen voor 2015, 2016 en 2017 hebben opgenomen. Het ontbreken van deze informatie hebben we dan ook niet als een rechtmatigheidsfout aangemerkt. Wel hebben we de beloning aan bestuurders meegenomen in het hoofdstuk Doeltreffendheid in het onderdeel Doelmatigheid en Kosteneffectiviteit. Naast de in het ASA voorgeschreven informatie is het ook mogelijk dat de gemeente nog aanvullende informatie opvraagt ten behoeve van de besluitvorming over het subsidie. Indien dat aan de orde is, hebben we getoetst of de subsidieaanvrager de aanvullende informatie binnen de gestelde reactietermijn heeft aangeleverd. Voor 2017 is ook bekeken of het voorgeschreven Uittreksel uit het Handelsregister Kamer van Koophandel en de actuele statuten van de instelling in subsidiedossier aanwezig waren.

Beoordeling volledigheid subsidieaanvraag ASW/ !WOON
ASW vraagt subsidie aan via het indienen van een Prestatieaanbod. In het prestatieaanbod 2015 wordt zowel informatie over activiteiten als over de kosten opgenomen. ASW heeft op verzoek van de gemeente na inzending van de subsidieaanvraag 2015 nog aanvullende informatie aangeleverd. De gemeente vond de begroting te beknopt en vroeg een gedetailleerde begroting op van alle te maken kosten. ASW heeft vervolgens een productieplan aangeleverd met alle begrote kosten en opbrengsten. De subsidieaanvraag van 2015 voldoet daarmee formeel aan de minimale eisen.

Het prestatieaanbod 2016 bevat eveneens een begroting met een overzicht van de geraamde kosten, beschrijvingen van de activiteiten en de beoogde resultaten en de doelstellingen. De begroting geeft geen inzicht in de geraamde inkomsten. Voor zover we kunnen nagaan heeft de gemeente geen aanvullende informatie gevraagd

In prestatieaanbod 2017 van !WOON staat ook een begroting met geraamde kosten. Net als in 2016 is echter geen informatie verstrekt over de geraamde inkomsten, zoals inkomsten uit projecten. De gemeente heeft geen aanvullende gegevens gevraagd. In het subsidiedossier ontbreken de statuten. Wel is een uittreksel uit het handelsregister KVK aangetroffen. De subsidieaanvraag van 2017 bevat deels de vereiste informatie.

Beoordeling volledigheid subsidieaanvraag ASW/ !WOON2015
2016
2017
De subsidieaanvraag van ASW voor subsidiejaar 2015 bevat informatie over de activiteiten en een begroting van inkomsten en uitgaven. De subsidieaanvraag 2016 en 2017 bevatten niet de geraamde overige inkomsten. In het subsidiedossier van de gemeente ontbreken de statuten.

Beoordeling volledigheid subsidieaanvraag HA
HA heeft voor de jaren 2015 tot en met 2017 ieder jaar subsidie aangevraagd door middel van het indienen van een prestatieaanbod en begrotingen waarin inzicht wordt gegeven in de geraamde inkomsten en uitgaven. De subsidieaanvraag van 2015 en 2016 bevat alle vereiste documenten en voorgeschreven financiële informatie. De gemeente heeft geen aanvullende gegevens opgevraagd. In het relatiedossier van 2017 ontbraken de statuten van de vereniging. De statuten zijn achteraf door de HA opgestuurd naar de gemeente. Verder was er een uittreksel uit het handelsregister KVK aanwezig. De subsidieaanvraag van 2017 bevat alle vereiste informatie.

Beoordeling volledigheid subsidieaanvraag HA2015
2016
2017
De subsidieaanvragen van de HA bevatten informatie over de activiteiten en een begroting van inkomsten en uitgaven..

Beoordeling volledigheid subsidieaanvraag EBF
EBF verzoekt voor 2016 en 2017 om een bijdrage van € 135.412. De subsidieaanvragen 2015 tot en met 2017 geven een toelichting op activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd. De aanvragen maken ook melding van dat een jaarlijkse bijdrage wordt verkregen van het Bureau Ongewenst Verhuurgedrag.  In de subsidiedossiers hebben we zowel de statuten als een uittreksel van het handelsregister KVK aangetroffen. De subsidieaanvragen bevatten alle vereiste informatie.

Beoordeling volledigheid subsidieaanvraag EBF2015
2016
2017
De subsidieaanvragen van het EBF bevatten informatie over de activiteiten en een begroting van inkomsten en uitgaven. Ook de statuten waren aanwezig in het subsidiedossier van de gemeente.
Samenvatting van de bevindingen

De subsidieaanvragen worden meestal tijdig ingediend
De subsidieaanvragen 2016 en 2017 van ASW zijn tijdig ingediend. Subsidieaanvraag 2015 is niet tijdig ingediend. De subsidieaanvraag van de HA voor subsidiejaar 2016 is niet tijdig ingediend. Dit is echter wel door de beleidsafdeling geaccepteerd. De subsidieaanvragen 2015 en 2017 zijn tijdig ingediend. De subsidieaanvraag van het EBF voor subsidiejaar 2016 is niet tijdig ingediend. Dit is echter wel door de beleidsafdeling geaccepteerd. De subsidieaanvragen 2015 en 2017 zijn tijdig ingediend.

De subsidieaanvragen bevatten alle vereiste informatie
De subsidieaanvraag van ASW voor subsidiejaar 2015 bevat alle vereiste informatie. De subsidieaanvraag 2016 en 2017 bevatten niet de geraamde overige inkomsten. In het dossier van de gemeente ontbreken de statuten. De subsidieaanvragen van de HA en EBF bevatten informatie over de activiteiten en een begroting van inkomsten en uitgaven en zijn volledig. Ook de statuten waren aanwezig in het subsidiedossier van de gemeente.

Proces van subsidieverlening

Norm

Het subsidieverleningsproces is rechtmatig verlopen.

Toelichting op de norm
Voor het verschaffen van rechtszekerheid en borgen van rechtsgelijkheid zijn er interne procedures vastgesteld om de subsidieaanvragen te beoordelen. Daarnaast moet er voor worden gezorgd dat verleningsbeschikkingen voldoen aan de eisen van de Awb en eventuele aanvullende gemeentelijke richtlijnen.

Aanpak en werkwijze
Om een beeld te krijgen over hoe het subsidieproces in de praktijk is vormgegeven en welke interne procedures en regels gelden hebben we gesprekken gevoerd met het Subsidiebureau en de rve Wonen. Aan de hand van de subsidiedossiers zijn we voor de jaren 2015 tot en met 2017 vervolgens nagegaan of de interne procedures zijn nageleefd. Bij het beoordelen van de rechtmatigheid hebben we ons gericht op de tijdigheid en aanwezigheid van stukken.  Het vermelden van het aangevraagde subsidie in het openbaar register hebben we voor 2016 en 2017 bekeken. In de volgende tabellen zijn onze bevindingen met betrekking tot een rechtmatige subsidieverlening samengevat.

Zijn de interne procedures van subsidieverlening nageleefd?

Toetspunt

De interne procedures bij de subsidieverlening zijn nageleefd.

Toelichting op het toetspunt
De gemeente heeft interne procedures bij het verlenen van subsidies. Zo moet bij binnenkomst van de aanvraag als eerste worden gekeken of alle vereiste documenten zijn meegezonden.  Wanneer bij de aanvraag niet alle informatie is bijgevoegd krijgt de instelling een termijn van twee weken om alsnog de vereiste informatie in te sturen.  Ook is geregeld dat er een financiële en een beleidsinhoudelijke beoordeling moet worden uitgevoerd op de subsidieaanvraag.  Verder moet worden nagegaan of er gelden op de begroting zijn gereserveerd voor de desbetreffende te subsidiëren activiteiten. De gemeente vermeldt alle subsidieaanvragen in een openbaar register. 

In het verleningsproces is belangrijk dat de functiescheiding tussen het subsidiebureau, de beleidsafdeling en afdeling Financiën wordt gehandhaafd. Alle drie de organisatieonderdelen hebben in het proces een eigen verantwoordelijkheid. 

Beoordeling interne procedures subsidieverlening ASW/ !WOON
De gemeente heeft de subsidieaanvraag van € 1.595.950 voor het jaar 2015 beoordeeld. De gemeente kwam tot de conclusie dat de ingediende begroting geen inzicht gaf in alle te maken kosten van huisvesting tot de geplande activiteiten. De gemeente heeft op 5 november 2014 aanvullende gegevens gevraagd met het verzoek deze binnen 7 dagen aan te leveren. Pas op 9 december 2015 heeft de gemeente een nieuwe begroting 2015 met toelichting (€ 1.599.157) ontvangen en op 22 december 2014 een aangepast Prestatieaanbod 2015. Opvallend is dat de verleningsbeschikking is gedateerd op 19 december 2014, dus voor ontvangst van het aangepaste Prestatieaanbod. Uit het subsidiedossier maken we verder op dat zowel een financieel adviseur als de beleidsafdeling betrokken waren bij de beoordeling van de subsidieaanvraag. Wel zien we dat in de verleningsbeschikking een deel van het subsidie (€ 13.015) niet wordt verleend, omdat er geen middelen voor die activiteiten op de begroting waren gereserveerd. Er is voldaan aan de interne procedures.

De gemeente heeft de subsidieaanvraag 2016 (€ 1.745.702) en 2017 (€5.297.000) beoordeeld. Voor beide subsidieaanvragen is geen aanvullende informatie opgevraagd. Uit het subsidiedossier maken we verder op dat zowel een financieel adviseur als de beleidsafdeling betrokken waren bij de beoordeling van de subsidieaanvragen. De subsidieaanvraag 2016 is niet financieel beoordeeld, alleen inhoudelijk. De subsidieaanvraag 2017 is wel financieel beoordeeld. In de financiële beoordeling is een positief advies gegeven. De subsidieverlening 2016 en 2017 van ASW staat in het openbaar subsidieregister van de gemeente. Vanwege het ontbreken van de financiële beoordeling wordt bij subsidieverlening 2016 slechts in beperkte mate voldaan aan de interne procedures. Bij subsidieverlening 2017 is wel voldaan aan de interne procedures.

Beoordeling interne procedures subsidieverlening ASW/ !WOON2015
2016
2017
De gemeente heeft bij subsidieaanvraag 2015 de interne procedures voor subsidieverlening nageleefd. De aanvraag is inhoudelijk beoordeeld, een financiële beoordeling behoorde pas medio 2015 tot de interne procedures. Bij subsidieaanvraag 2016 is geen financiële beoordeling gedaan. Subsidieaanvraag 2017 is zowel inhoudelijk als financieel beoordeeld.

Beoordeling interne procedures subsidieverlening HA
De gemeente heeft de subsidieaanvraag van € 486.740 voor het jaar 2015 inhoudelijk beoordeeld. De gemeente heeft geen aanvullende gegevens opgevraagd. Uit het subsidiedossier maken we verder op dat zowel een financieel adviseur als de beleidsafdeling betrokken waren bij de beoordeling van de subsidieaanvraag. Een financiële beoordeling van de subsidieaanvraag 2015 behoorde echter toen nog niet tot de interne procedures. De interne procedures zijn dus nageleefd.

De gemeente heeft de subsidieaanvraag van € 486.740 voor het jaar 2016 en de subsidieaanvraag van € 656.590 voor het jaar 2017 beoordeeld. De gemeente heeft bij beide aanvragen geen aanvullende informatie opgevraagd. Uit het subsidiedossier maken we verder op dat zowel een financieel adviseur als de beleidsafdeling betrokken waren bij de beoordeling van de subsidieaanvragen. Onderbouwende aantekeningen van de beoordelingen ontbreken echter. In 2015 is Visie op Subsidies opgesteld. Hierin staat dat er een inhoudelijke en financiële beoordeling moet worden gedaan bij subsidieaanvragen. De subsidieaanvraag 2016 is echter niet financieel beoordeeld, alleen inhoudelijk. De subsidieaanvraag 2017 is wel financieel beoordeeld. De subsidieverlening 2016 en 2017 van HA staat in het openbaar subsidieregister van de gemeente. Vanwege het ontbreken van de financiële beoordeling wordt bij subsidieverlening 2016 slechts in beperkter mate voldaan aan de interne procedures. Bij subsidieverlening 2017 wordt wel voldaan aan de interne procedures.

Beoordeling interne procedures subsidieverlening HA2015
2016
2017
De gemeente heeft bij subsidieaanvraag 2015 de interne procedures voor subsidieverlening nageleefd. De aanvraag is inhoudelijk beoordeeld, een financiële beoordeling behoorde pas medio 2015 tot de interne procedures. Bij subsidieaanvraag 2016 is geen financiële beoordeling gedaan. Subsidieaanvraag 2017 is zowel inhoudelijk als financieel beoordeeld.

Beoordeling interne procedures subsidieverlening EBF
De gemeente heeft de subsidieaanvraag van € 135.412 voor het jaar 2015 inhoudelijk beoordeeld. De gemeente heeft geen aanvullende gegevens opgevraagd. Uit het subsidiedossier maken we verder op dat zowel een financieel adviseur als de beleidsafdeling betrokken waren bij de beoordeling van de subsidieaanvraag. Een financiële beoordeling van de subsidieaanvraag 2015 behoorde echter toen nog niet tot de interne procedures. De interne procedures zijn dus nageleefd.

De gemeente heeft de subsidieaanvraag van € 135.412 voor het jaar 2016 en voor het jaar 2017 beoordeeld. De gemeente heeft bij beide aanvragen geen aanvullende informatie opgevraagd. Uit het subsidiedossier maken we verder op dat zowel een financieel adviseur als de beleidsafdeling betrokken waren bij de beoordeling van de subsidieaanvragen. Onderbouwende aantekeningen van de beoordelingen ontbreken echter. In 2015 is Visie op Subsidies opgesteld. Hierin staat dat er een inhoudelijke en financiële beoordeling moet worden gedaan bij subsidieaanvragen. De subsidieaanvraag 2016 is echter niet financieel beoordeeld, alleen inhoudelijk. Subsidieaanvraag 2017 is wel financieel beoordeeld. De subsidieverlening 2016 en 2017 van het EBF staat in het openbaar subsidieregister van de gemeente. Vanwege het ontbreken van de financiële beoordeling wordt slechts in beperkter mate voldaan aan de interne procedures bij subsidieverlening 2016. Bij subsidieverlening 2017 wordt wel voldaan aan de interne procedures.

Beoordeling interne procedures subsidieverlening EBF2015
2016
2017
De gemeente heeft bij subsidieaanvraag 2015 de interne procedures voor subsidieverlening gevolgd. De aanvraag is inhoudelijk beoordeeld, een financiële beoordeling behoorde pas medio 2015 tot de interne procedures. Bij subsidieaanvraag 2016 is geen financiële beoordeling gedaan. Subsidieaanvraag 2017 is inhoudelijk en financieel beoordeeld.
Voldoen de verleningsbeschikkingen aan de wettelijke eisen?

Toetspunt

De verleningsbeschikking voldoet aan de wettelijke eisen.

Toelichting op het toetspunt
De beschikking van subsidieverlening moet voldoen aan wettelijke eisen en gemeentelijke richtlijnen. In de verleningsbeschikking moet de hoogte van het verleende subsidie vermeld staan. Ook moet al de wijze waarop het subsidiebedrag zal worden vastgesteld, worden aangegeven.  Verder moet in de beschikking de juridische grondslag  en het recht op bezwaar  worden vermeld. De beschikking moet ondertekend zijn door een bevoegd persoon. De bevoorschotting van de subsidie is volgens gemeentelijke regels 100% en wordt in 12 termijnen uitbetaald. ,  Verder moet de subsidiebeschikking tijdig worden afgegeven . Voor de begrotingssubsidies voor de bewonersondersteuning betekent dat deze vóór 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar afgegeven moeten worden.

Beoordeling verleningsbeschikking ASW/ !WOON
De subsidieverleningsbeschikkingen 2015, 2016 en 2017 vermelden de hoogte van de verleende subsidie. De subsidie voor het jaar 2015 is op 19 december 2014 verleend, vóór 1 januari 2015 en is dus tijdig verleend. De subsidie voor het jaar 2016 is op 9 december 2015 verleend, vóór 1 januari 2015 en is dus tijdig verleend. De subsidie voor het jaar 2017 is tijdig verleend in december 2016. De subsidies worden 100% bevoorschot en worden betaald in 12 termijnen. In de beschikkingen staat het juridische kader en het recht op bezwaar. De beschikkingen zijn namens het college van B en W ondertekend door de manager. De beschikkingen voldoen aan de wettelijke eisen.

Beoordeling verleningsbeschikking ASW/ !WOON2015
2016
2017
De verleningsbeschikkingen voor subsidiejaren 2015, 2016 en 2017 voldoen aan de wettelijke eisen.

Beoordeling verleningsbeschikking HA
De subsidieverleningsbeschikkingen 2015, 2016 en 2017 vermelden de hoogte van de verleende subsidie. De subsidie voor het jaar 2015 is op 19 december 2014 verleend, vóór 1 januari 2015 en is dus tijdig verleend. De subsidie voor het jaar 2016 is tijdig verleend op 9 december 2015. De subsidie voor het jaar 2017 is tijdig verleend in december 2016. Verder is aangegeven op de beschikkingen dat – indien de activiteiten niet of niet volledig zijn uitgevoerd – het subsidie wordt verminderd met de voor de niet uitgevoerde activiteiten begrote subsidie. In beschikking 2017 is vermeld dat het subsidie wordt vastgesteld op basis van het werkelijk aantal geleverde prestaties, met een maximumbedrag dat aan HA is verleend. Ook kan het subsidie lager worden vastgesteld als HA niet voldoet aan de in de beschikking vermelden verplichtingen. Dit betreft onder meer een verplichting om vanwege de ontvlechting eventuele kosten met !WOON te verrekenen. De subsidies worden 100% bevoorschot en betaald in vier termijnen. In de beschikkingen staat het juridische kader en het recht op bezwaar. De beschikkingen zijn namens het college van B en W ondertekend door de manager. De beschikkingen voldoen aan de wettelijke eisen.

Beoordeling verleningsbeschikking HA2015
2016
2017
De verleningsbeschikkingen voor subsidiejaren 2015, 2016 en 2017 voldoen aan de wettelijke eisen.

Beoordeling verleningsbeschikking EBF
De subsidieverleningsbeschikkingen 2015, 2016 en 2017 vermelden de hoogte van de verleende subsidie. De subsidie voor het jaar 2015 is op 4 februari 2015 verleend, na 1 januari 2015, en is dus niet tijdig verleend. De subsidie voor het jaar 2016 is tijdig op 9 december 2015 verleend. De subsidie voor het jaar 2017 is tijdig in december 2016 verleend. De subsidies worden 100% bevoorschot en betaald in 12 termijnen. In de beschikkingen staat het juridische kader en het recht op bezwaar. Verder is vermeld dat het subsidie wordt vastgesteld op basis van het werkelijk aantal geleverde prestaties, met een maximumbedrag dat aan het EBF is verleend. De beschikkingen zijn namens het college van B en W ondertekend door de manager. De beschikkingen 2016 en 2017 voldoen aan de wettelijke eisen. Beschikking 2015 voldoet deels aan de wettelijke eisen.

Beoordeling verleningsbeschikking EBF2015
2016
2017
De verleningsbeschikkingen voldoen aan de wettelijke eisen. De verleningsbeschikking voor subsidiejaar 2015 is wel te laat afgegeven.
Samenvatting van de bevindingen

De interne procedures zijn bij merendeel van de subsidieverleningen nageleefd
De gemeente heeft bij de subsidieverlening 2015 en 2017 voor ASW, HA en EBF zich aan de interne procedures gehouden. In 2016 heeft de gemeente echter bij alle drie subsidieaanvragen niet financieel beoordeeld.

De verleningsbeschikking voldoen aan de wettelijke eisen
De verleningsbeschikkingen van de jaren 2015, 2016 en 2017 voor ASW, de HA en EBF voldoen aan de wettelijk eisen. In 2015 had de gemeente de verleningsbeschikking van EBF te laat afgegeven.

De aanvraag tot vaststelling

Norm

De aanvraag tot vaststelling is rechtmatig.

Toelichting op de norm
Voor het verschaffen van rechtszekerheid en borgen van rechtsgelijkheid zijn er voor het aanvragen van vaststelling van de subsidie diverse wettelijke voorschriften van toepassing. Deze voorschriften hebben betrekking op de uiterste indieningsdatum en de aan te leveren informatie.

Aanpak en werkwijze
Ten tijde van het afronden van ons onderzoeken waren de verzoeken tot subsidievaststelling 2016 nog niet door de gemeente ontvangen. We hebben ons daarom in dit onderzoek beperkt tot het beoordelen van de vaststellingsverzoeken van 2015. Indien aan de orde, hebben we ook gekeken of de instelling heeft voldaan aan het verzoek om een tussentijdse verantwoording bij de gemeente in te dienen. Bij het beoordelen van de rechtmatigheid hebben we ons beperkt tot de tijdigheid en aanwezigheid van de documenten. In de volgende drie tabellen zijn onze bevindingen met betrekking tot een rechtmatige aanvraag tot vaststelling samengevat.

Zijn de aanvragen tot vaststelling tijdig ingediend?

Toetspunt

De aanvraag tot vaststelling is tijdig ingediend.

Toelichting op het toetspunt
Een verleend subsidie wordt pas definitief als daarover verantwoording is afgelegd.  Artikel 15 van de ASA regelt dat een instelling voor een periodieke subsidie het verzoek tot vaststelling uiterlijk tot 20 weken na afloop van het boekjaar moet doen. Dat is uiterlijk tot medio mei.

Beoordeling tijdigheid aanvraag subsidievaststelling ASW
De aanvraag tot vaststelling van het subsidie 2015 is door ASW tijdig op 19 mei 2016 ingediend, wat net binnen de 20 weken na het afgelopen boekjaar valt.

Beoordeling tijdigheid aanvraag subsidievaststelling ASW2015
De aanvraag tot vaststelling van ASW voor subsidiejaar 2015 is tijdig ingediend.

Beoordeling tijdigheid aanvraag subsidievaststelling HA
De aanvraag tot vaststelling voor het subsidie 2015 is door de HA tijdig ingediend op 24 maart 2016.

Beoordeling tijdigheid aanvraag subsidievaststelling HA2015
De aanvraag tot vaststelling van de HA voor subsidiejaar 2015 is tijdig ingediend.

Beoordeling tijdigheid aanvraag subsidievaststelling EBF
De aanvraag tot vaststelling voor het subsidie 2015 is door het EBF tijdig ingediend op 21 april 2016.

Beoordeling tijdigheid aanvraag subsidievaststelling EBF2015
De aanvraag tot vaststelling van het EBF voor subsidiejaar 2015 is tijdig ingediend.

Zijn de aanvragen tot vaststelling volledig?

Toetspunt

De aanvraag tot vaststelling bevat een inhoudelijke en financiële verantwoording en een controleverklaring.

Toelichting op het toetspunt
De aanvraag tot vaststelling moet volledig zijn om in behandeling te worden genomen. ASA regelt welke informatie de instelling voor de subsidievaststelling moet aanleveren.  Het is mogelijk dat de gemeente in de subsidieverleningsbrief nog specifieke eisen heeft gesteld met betrekking tot de (tussentijdse en) eindverantwoording. Als het verstrekte subsidie (of het totaal aan gemeentelijke subsidies) hoger is dan € 125.000 moet de instelling er tevens voor zorgen dat het financieel verslag of de jaarrekening wordt voorzien van een controleverklaring. 

Beoordeling volledigheid aanvraag subsidievaststelling ASW
ASW heeft voor de vaststelling van de subsidie 2015 een jaarrekening aangeleverd die was voorzien van een controleverklaring. Ook heeft ASW een jaarverslag aangeleverd waarin vermeld staat wat de activiteiten waren en wat de resultaten zijn. In de verleningsbeschikking 2015 van ASW was geen verplichting opgenomen om tussentijds een verantwoording in te dienen. De aanvraag tot vaststelling bevat alle vereiste documenten en voorgeschreven financiële informatie.

Beoordeling volledigheid aanvraag subsidievaststelling ASW2015
De aanvraag is volledig en bevat een inhoudelijke en financiële verantwoording en een controleverklaring.

Beoordeling volledigheid aanvraag subsidievaststelling HA
HA heeft een jaarverslag en een jaarrekening aangeleverd. De jaarrekening is voorzien van een (goedkeurende) controleverklaring. In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over de activiteiten en wordt vermeld wat de resultaten zijn. De aanvraag tot vaststelling bevat alle vereiste documenten.

Beoordeling volledigheid aanvraag subsidievaststelling HA2015
De aanvraag is volledig en bevat een inhoudelijke en financiële verantwoording en een controleverklaring.

Beoordeling volledigheid aanvraag subsidievaststelling EBF
Het EBF heeft jaarverslag aangeleverd waarin ook financieel verslag wordt gedaan. Naast het jaarverslag is er nog een afzonderlijke jaarrekening 2015 ingediend die was voorzien van een (goedkeurende) controleverklaring. De aanvraag tot vaststelling bevat alle vereiste documenten.

Beoordeling volledigheid aanvraag subsidievaststelling EBF2015
De aanvraag is volledig en bevat een inhoudelijke en financiële verantwoording en een controleverklaring.
Samenvatting van de bevindingen

De aanvragen tot vaststelling zijn tijdig ingediend
De aanvraag tot vaststelling van subsidie 2015 is zowel door ASW, de HA als het EBF tijdig ingediend.

De aanvragen tot vaststelling zijn volledig
De aanvraag tot vaststelling van subsidie 2015 is zowel door ASW, de HA en het EBF volledig ingediend.

Het subsidievaststellingsproces

Het subsidievaststellingsproces is rechtmatig verlopen.

Toelichting op de norm
Voor het verschaffen van rechtszekerheid en borgen van rechtsgelijkheid zijn er interne procedures vastgesteld om de aanvragen tot vaststellingen te beoordelen. Daarnaast moet er voor worden gezorgd dat vaststellingsbeschikkingen voldoen aan de eisen van de Awb en eventuele aanvullende gemeentelijke richtlijnen.

Aanpak en werkwijze
Ten tijde van het afronden van ons onderzoeken waren de subsidies van 2016 nog niet vastgesteld door de gemeente. We hebben ons daarom in dit onderzoek beperkt tot het beoordelen van de subsidievaststellingen van 2015. Voor het jaar 2015 zijn we nagegaan of uit het subsidiedossier of andere documenten blijkt in hoeverre het vaststellen van de subsidie volgens de regelgeving en interne procedures is verlopen. In de volgende tabellen zijn onze bevindingen met betrekking tot een rechtmatige vaststelling samengevat.

Zijn de interne procedures subsidievaststelling nageleefd?

Toetspunt

De interne procedures bij de subsidievaststelling zijn nageleefd.

Toelichting op het toetspunt
Om het subsidie te kunnen vaststellen zijn er regels om het verzoek tot subsidievaststelling te beoordelen. Ook zijn er voorschriften voor de af te geven vaststellingsbeschikking. Alvorens een beschikking te kunnen afgeven dient de gemeente financiële en een inhoudelijke verantwoording te beoordelen. Het doel, de resultaten en de activiteiten moeten conform de afspraken zijn gerealiseerd en het financiële verslag moet op orde zijn.  Verder is geregeld dat de gemeente nagaat of er nog openstaande vorderingen kunnen worden verrekend.  Evenals bij de subsidieverlening moet er bij de beoordeling een functiescheiding zijn tussen het subsidiebureau, de betrokken beleidsafdeling en afdeling Financiën. ,  ASA schrijft voor dat de schriftelijke verantwoording over de besteding van de verleende subsidies in een openbaar register worden vastgelegd. , 

Beoordeling interne procedures subsidievaststelling ASW
De gemeente heeft de aanvraag tot vaststelling voor het jaar 2015 beoordeeld. Uit het dossier blijkt dat zowel het subsidiebureau als de beleidsafdeling de ingediende verantwoordingsdocumenten hebben beoordeeld en dat er is voldaan aan de verantwoordingseisen. De subsidiemedewerker heeft de verantwoording financieel beoordeeld en de beleidsmedewerker heeft een inhoudelijke beoordeling gedaan. De resultaten van de beoordeling liggen vast in het Subsidievaststellingsformulier. Ook is nagegaan of er nog openstaande vorderingen zijn, dit was niet het geval. In de vaststellingsbeschikking staat vermeld dat alle voorschotten zijn verstrekt aan ASW en dat er verder geen andere betalingen worden verricht. De verantwoording van de subsidie is echter niet opgenomen in het openbare subsidieregister. Er is deels voldaan aan de interne procedures.

Beoordeling interne procedures subsidievaststelling ASW2015
De gemeente heeft de interne procedures voor het vaststellen van een subsidie niet geheel nageleefd. De schriftelijke verantwoording van ASW voor subsidiejaar 2015 is niet opgenomen in het openbare subsidieregister van de gemeente.

Beoordeling interne procedures subsidievaststelling HA
De gemeente heeft de aanvraag tot vaststelling voor het jaar 2015 beoordeeld. Uit het dossier blijkt dat zowel het subsidiebureau als de beleidsafdeling de ingediende verantwoordingsdocumenten hebben beoordeeld en dat er is voldaan aan de verantwoordingseisen. De subsidiemedewerker heeft de verantwoording financieel beoordeeld en de beleidsmedewerker heeft een inhoudelijke beoordeling gedaan.

Uit het vaststellingsformulier blijkt dat de inhoudelijke verslaglegging is goedgekeurd en dat er voldaan is aan de prestatieafspraken. Het subsidievaststellingsformulier toont aan dat er functiescheiding is. Ook is nagegaan of er nog openstaande vorderingen zijn, dit was niet het geval.

In de vaststellingsbeschikking staat dat alle voorschotten zijn verstrekt en dat er verder geen andere betalingen worden verricht. Uit de jaarrekening 2015 van de HA blijkt een positief resultaat van € 38.505. Dit bedrag is niet teruggevorderd, maar dit mag HA inzetten voor de vernieuwing en verzelfstandiging van de HA. Deze werkwijze past binnen de uitvoeringsregels opgenomen in de door het college gegeven Richtlijnen inzake het verstrekken van subsidies d.d. 5 november 2013.

In de vaststellingsbeschikking van 13 juni 2016 staat: “Aangezien de Gemeente Amsterdam de vorming van een egalisatiereserve niet meer toestaat, adviseer ik u om een bestemmingsreserve voor een bedrag van € 38.505 te vormen van het positief resultaat“ De subsidieverantwoording 2015 van de HA was niet vastgelegd in het openbaar register, zoals bedoeld in ASA, omdat de betreffende faciliteit nog niet beschikbaar is.

Beoordeling interne procedures subsidievaststelling HA2015
De gemeente heeft de interne procedures voor het vaststellen van een subsidie niet geheel nageleefd. De schriftelijke verantwoording van de HA voor subsidiejaar 2015 is niet opgenomen in het openbare subsidieregister van de gemeente.

Beoordeling interne procedures subsidievaststelling EBF
De gemeente heeft de aanvraag tot vaststelling voor het jaar 2015 beoordeeld. Uit het dossier blijkt dat zowel het subsidiebureau als de beleidsafdeling de ingediende verantwoordingsdocumenten hebben beoordeeld en dat er is voldaan aan de verantwoordingseisen. De subsidiemedewerker heeft de verantwoording financieel beoordeeld en de beleidsmedewerker heeft een inhoudelijke beoordeling gedaan. Uit het vaststellingsformulier blijkt dat de inhoudelijke verslaglegging is goedgekeurd en dat er voldaan is aan de prestatieafspraken. Het subsidievaststellingsformulier toont aan dat er functiescheiding is. Er is nagegaan of er nog openstaande vorderingen zijn, dit was niet het geval. In de vaststellingsbeschikking staat vermeld dat alle voorschotten zijn verstrekt aan EBF en dat er verder geen andere betalingen worden verricht. De verantwoording van de subsidie is echter niet opgenomen in het openbare subsidieregister. Er is deels voldaan aan de interne procedures.

Beoordeling interne procedures subsidievaststelling EBF2015
De gemeente heeft de interne procedures voor het vaststellen van een subsidie niet geheel nageleefd. De schriftelijke verantwoording van het EBF voor subsidiejaar 2015 is niet opgenomen in het openbare subsidieregister van de gemeente.
Voldoen vaststellingsbeschikkingen aan de wettelijke eisen?

Toetspunt

De vaststellingsbeschikking voldoet aan de wettelijke eisen.

Toelichting op het toetspunt
De vaststellingsbeschikking moet voldoen aan wettelijke eisen en gemeentelijke richtlijnen. De gemeente dient het subsidie binnen acht weken na ontvangst van een complete  aanvraag tot subsidievaststelling vast te stellen. Deze termijn kan eventueel 6 weken worden verlengd.  De vaststellingsbeschikking moet voldoen aan de wettelijke eisen. Zo moet in de beschikking het vastgestelde subsidiebedrag, de juridische grondslag en het eventueel nog te verrekenen bedrag worden vermeld. Ook moet melding gemaakt zijn van het recht op bezwaar.  De beschikking moet ondertekend zijn door een bevoegd persoon. 

Beoordeling vaststellingsbeschikking ASW
De subsidie van het jaar 2015 is op 13 juni 2016 vastgesteld. De aanvraag tot vaststelling werd op 19 mei 2016 ingediend. De subsidie is tijdig vastgesteld (binnen 8 weken na indiening van de aanvraag). In de vaststellingsbeschikking is de juridische grondslag vermeld. Ook is een bezwaarclausule in de beschikking opgenomen waarin is aangegeven dat ASW binnen zes weken na dagtekening van de beschikking bezwaar kan maken. De vaststellingsbeschikking 2015 is ondertekend door de directeur Wonen. De vaststelling voldoet aan de wettelijke eisen.

Beoordeling vaststellingsbeschikking ASW2015
De vaststellingsbeschikking voor subsidiejaar 2015 voldoet aan de wettelijke eisen.

Beoordeling vaststellingsbeschikking HA
De subsidie van het jaar 2015 is op 13 juni 2016 vastgesteld. De aanvraag tot vaststelling werd op 24 maart 2016 ingediend. De subsidie is niet tijdig vastgesteld, de subsidie moet binnen 8 weken na indiening van de aanvraag tot vaststelling vastgesteld worden. Dit is pas na 11,5 weken gebeurd. Het is formeel mogelijk om een beslissing tot vaststelling eenmaal voor ten hoogste zes weken te verdagen. Het college moet daarvan evenwel tijdig mededeling doen aan de aanvrager. Uit het subsidiedossier blijkt niet dat dat is gebeurd. In de vaststellingbeschikking is de juridische grondslag vermeld en het recht op bezwaar. De vaststellingsbeschikking is ondertekend door de directeur Wonen. Vanwege de te late subsidievaststelling voldoet het vaststellingsproces deels aan de wettelijke eisen.

Beoordeling vaststellingsbeschikking HA2015
De vaststellingsbeschikking voor subsidiejaar 2015 voldoet deels aan de wettelijke eisen, de vaststellingsbeschikking is niet tijdig afgegeven door de gemeente.

Beoordeling vaststellingsbeschikking EBF
De subsidie van het jaar 2015 is op 13 juni 2016 vastgesteld. De aanvraag tot vaststelling werd op 21 april 2016 ingediend. De subsidie is tijdig vastgesteld (binnen 8 weken na indiening van de aanvraag). In de vaststellingsbeschikking is de juridische grondslag vermeld en het recht op bezwaar. De vaststellingsbeschikking is ondertekend door de directeur Wonen. De vaststellingsbeschikking voldoet aan de wettelijke eisen.

Beoordeling vaststellingsbeschikking EBF2015
De vaststellingsbeschikking voor subsidiejaar 2015 voldoet aan de wettelijke eisen.
Samenvatting van de bevindingen

De interne procedures bij de subsidievaststelling zijn deels nageleefd
De gemeente heeft de interne procedures voor het vaststelling van een subsidie niet geheel nageleefd. De schriftelijke verantwoordingen van subsidiejaar 2015 van ASW, de HA en het EBF zijn niet opgenomen in het openbare subsidieregister van de gemeente.

De vaststellingsbeschikkingen voldoen aan de wettelijke eisen
De vaststellingsbeschikkingen voor subsidiejaar 2015 voldoen aan de wettelijke eisen. De vaststellingsbeschikking van de HA was echter te laat afgegeven door de gemeente.

Conclusie

In dit hoofdstuk is beoordeeld in hoeverre er voor de subsidieverstrekking voldoende waarborgen aanwezig zijn voor een rechtmatige besteding.

We concluderen dat de instructies en procedures van de gemeente in voldoende mate rechtmatige besteding van de subsidie borgen. Het toezicht op de naleving van de interne procedures kan nog worden verbeterd. De beschikkingen voldoen inhoudelijk aan de wettelijke eisen en worden door de gemeente veelal tijdig verleend. Van de 12 beschikkingen die wij bestudeerd hebben zijn er 2 niet tijdig verleend. Er wordt niet altijd voldaan aan de interne procedures bij subsidieverlening en -vaststelling. Zo ook ontbreken in de subsidiedossiers de statuten van de Stichting !WOON. Verder is het register, waarin alle subsidieverantwoordingen volgens ASA 2013 openbaar moeten worden gemaakt, nog niet aanwezig.

Bijlage 1 Normenkaders

Normenkader Doeltreffende besteding
Onderzoeksvraag:

  • In hoeverre is voor de subsidieverstrekking voldoende waarborgen aanwezig voor een doeltreffende besteding?
NormToetsaspecten
Het doel van de subsidieactiviteiten sluit aan op het gemeentelijk beleid en de gemeente is bereid daarvoor steun te leveren.De gemeente gaat na of de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd een bijdrage leveren aan de realisatie van de gemeentelijke doelen.De gemeente gaat na of gemeentelijke steun van financiële aard moet zijn.
De te subsidiëren organisatie werkt doeltreffend.De gemeente stelt vast dat de prestaties SMART zijn beschreven, zodat achteraf kan worden vastgesteld in hoeverre daaraan is voldaan.De gemeente gaat na in hoeverre de prestaties effect sorteren (impact hebben) voor de gemeentelijke doelen.

Normenkader Aansturing transitieprocessen
Onderzoeksvraag:

  • In hoeverre is de gemeente erin geslaagd de gesubsidieerde instellingen op een adequate manier te bewegen hun organisaties aan te passen aan de wensen van de gemeente?
NormenToetsaspecten
De gemeente heeft duidelijk aangegeven wat haar wensen zijn ten aanzien van de transitieprocessen
  • De gemeente heeft duidelijk en tijdig aangegeven welke doelstellingen zij met de transitieprocessen wil bereiken
  • De gemeente heeft duidelijk en tijdig aangegeven welke governance zij van de nieuwe organisaties verlangt
  • De gemeente heeft duidelijk en tijdig aangegeven welke taakafbakening tussen de organisaties zij voor ogen heeft
 
 
De gemeente heeft adequate randvoorwaarden gesteld om de transitieprocessen naar wens te laten verlopen
  • De gemeente heeft erop toegezien dat een plan van aanpak is opgesteld
  • De gemeente heeft financiële kaders opgesteld voor de transities
  • De gemeente heeft aandacht voor juridische (statuten) en personele zaken
 
De gemeente gaat na of de instellingen hun organisatie aanpassen aan de wensen van de gemeente
  • Er zijn zodanig afspraken gemaakt dat de gemeente tussentijds het proces op hoofdlijnen kan volgen en desgewenst de instelling nadere kaders kan meegeven
  • Er vindt frequent overleg plaats tussen de gemeente en de instellingen
  • De gemeente legt afspraken en overleg schriftelijk vast
 
 

Normenkader Doelmatige besteding
Onderzoeksvraag:

  • In hoeverre is voor de subsidieverstrekking voldoende waarborgen aanwezig voor een doelmatige besteding?
NormToetsaspecten
Het bestuurlijke en financiële beheer van de instelling is op orde.
  • De gemeente ziet erop toe dat de instellingen een passende governance heeft en naleeft (en neemt zo nodig actie).
  • De gemeente gaat na of de organisatie een goede financieel beleid voert (en neemt zo nodig actie).
De te subsidiëren organisatie werkt doelmatigheid en kosteneffectief.
  • De gemeente kijkt naar kosten van de organisatie in relatie tot andere gesubsidieerde organisaties en vormt zich een oordeel of die redelijk zijn
  • De gemeente heeft inzicht in de kosten van prestaties en in de effecten die met die prestaties worden gerealiseerd
  • De gemeente heeft aandacht voor bestuursvergoedingen

Normenkader Rechtmatige besteding
Onderzoeksvraag:

  • In hoeverre is de rechtmatige besteding gewaarborgd?
NormToetsaspecten
De subsidie is rechtmatig aangevraagd
  • De subsidieaanvraag is tijdig ingediend.
  • De subsidieaanvraag bevat alle vereisten documenten.
  • De subsidieaanvraag bevat alle voorgeschreven financiële informatie.
Het subsidieverleningsproces is rechtmatig verlopen.
  • De subsidie is getoetst op volledigheid van documenten.
  • De subsidieaanvrager krijgt twee weken om aanvullende gegevens in te leveren.
  • Beschikking vermeldt de hoogte van de verleende subsidie en de wijze waarop het wordt vastgesteld.
  • Er zijn middelen in de begroting gereserveerd.
  • De subsidiebeschikking is tijdig afgegeven.
  • In de beschikking wordt de juridische grondslag vermeld.
  • In de beschikking is melding gemaakt van recht op bezwaar.
  • De beschikking is ondertekend door een bevoegd persoon.
  • In het verleningsproces is er functiescheiding tussen het SBA, de beleidsafdeling en Financiën.
  • De subsidieverlening staat vermeld in het openbaar subsidieregister.
  • De subsidies wordt 100% voorgeschoten en uitbetaald in 12 termijnen.
De aanvraag tot vaststelling is rechtmatig.
  • De aanvraag tot vaststelling is tijdig ingediend.
  • De aanvraag tot vaststelling bevat alle vereisten documenten.
  • De aanvraag tot vaststelling bevat alle voorgeschreven financiële informatie.
  • De aanvraag tot vaststelling bevat een controleverklaring die voldoet aan het controle protocol subsidies van de gemeente Amsterdam
Het subsidievaststellingsproces is rechtmatig verlopen
  • De vaststelling is tijdig verleend.
  • De subsidie is getoetst op volledigheid van documenten en de inhoud.
  • In de vaststellingsbeschikking wordt de juridische grondslag vermeld.
  • In de vaststellingsbeschikking is melding gemaakt van recht op bezwaar.
  • De subsidievaststelling is ondertekend door een bevoegd persoon.
  • In het vaststellingsproces is er functiescheiding tussen het SBA, de beleidsafdeling en Financiën.
  • De schriftelijke verantwoording over de besteding van de verleende subsidie wordt opgenomen in het openbaar subsidieregister.
  • Bij het vaststellingsproces wordt nagegaan of er nog openstaande vorderingen zijn (bevoorschotting).
  • Indien blijkt uit de verantwoording dat de organisatie geld overhoudt, wordt de subsidie alsnog vastgesteld conform verlening.

Bijlage 2 Uitsplitsing middelen bewonersondersteuningen belangenbehartiging 2013 – 2017 (in euro’s)

Bijdrage RVE WonenBesteed 2013Besteed 2014Begroting 2015Begroting 2016*Begroting 2017
Backoffice huurteams (ASW)236.420236.420236.4200 
Huurdersvereniging Amsterdam486.740486.740486.740486.740656.590
Meldpunt ongewenst verhuurgedrag (ASW)197.360197.360197.3600 
Amsterdams Steunpunt Wonen (ASW)1.170.9101.170.9101.170.9101.744.532 
Wijksteunpunten Wonen1.249.1501.239.8801.030.60605.295.550
Wijksteunpunten Wonen huurteams636.530636.530636.5300 
Extra bijdrage WSWonen Centrum  16.349**  
Wijksteunpunten stadsdelen***   3.720.868 
Totaal centrale stad 3.977.1103.967.8403.774.9155.952.1405.952.140
Bijdrage stadsdelen
Centrum 
WSWonen333.971333.971317.622514.730 
Subsidie gebruik Boomspijker2.305  
VvE ondersteuning10.000--  
Emil Blaauw Proceskostenfonds structureel15.00015.00015.000  
Emil Blaauw Proceskostenfonds incidenteel-5.0005.000  
Totaal Centrum358.971353.971339.927514.730 
Nieuw West 
WSWonen321.800321.800321.800527.122 
Emil Blaauw Proceskostenfonds6.3256.3256.325  
Samen Doen41.99067.50034.500  
Totaal Nieuw West370.115395.625362.625527.122 
Noord
Wijksteunpunten Wonen92.141115.010114.000322.161 
Emil Blaauw Proceskostenfonds2.0002.0002.000  
Totaal Noord94.141117.010116.000322.161 
Oost 
Wijksteunpunten Wonen280.655301.746303.752517.655 
Emil Blaauw Proceskostenfonds22.00022.00022.000  
Huurdersverenigingen13.97611.66511.665  
VvE ondersteuning20.0002000020000  
Energiebesparing-43.785-  
Totaal Oost336.631399.196357.417517.655 
West 
Wijksteunpunten Wonen604.000595.786595.786729.988 
Emil Blaauw Proceskostenfonds43.00033.00043.000  
Huurdersverenigingen10.29012.21715.000  
Energiebesparing-45.000-  
Totaal West657.290686.003653.786729.988 
Zuid 
Wijksteunpunten Wonen460.891460.891448.526807.778 
Emil Blaauw Proceskostenfonds40.08740.08740.087  
VvE ondersteuning45.00045.00032.635  
Totaal Zuid545.978545.978521.248807.778 
Zuidoost 
Wijksteunpunten Wonen105.534106.73487.929301.434 
Emil Blaauw Proceskostenfonds2.0002.0002.000  
Totaal Zuidoost107.534108.73489.929301.434 
Totaal stadsdelen2.470.6602.606.5172.440.9323.720.868 
 Emil Blaauw Proceskostenfonds   135.412135.412
Totaal centrale stad en stadsdelen6.447.7706.574.3576.215.8476.087.5526.087.552

* In 2016 ontvangt de centrale stad alle subsidie voor de stadsdelen. Het was echter wel mogelijk om uit de begroting 2016 te halen hoeveel subsidie er gaat naar elke stadsdeel. Dit is in de tabel vermeld. In begroting 2017 wordt geen verdeling weergegeven van hoeveel elk stadsdeel ontvangt aan subsidie, dus is het niet mogelijk dit in het overzicht te vermelden.** Stadsdeel Centrum heeft het WSWonen Centrum voor 2015 een korting opgelegd in het kader van 1 Stad 1 Opgave van € 16.349. Deze korting is echter niet binnen de verplichte termijn vermeld aan het WSWonen Centrum. De RVE Wonen heeft een eenmalige extra bijdrage toegekend aan het WSWonen Centrum, om de korting op te vangen.*** Subsidie aan de Wijksteunpunten in de stadsdelen wordt nu vanuit de centrale stad verstrekt, in tegenstelling tot de jaren daarvoor toen de stadsdelen de subsidies verstrekten aan de steunpunten. De post ASW stadsdelen wordt in de tabel gespecificeerd worden per stadsdeel.

Bijlage 3 Gebruikte afkortingen

Afkortingen

AV

ASA

ASW

Awb

B en W

BC

EBF

Fte

HA

KVK

Rve

SMART

VvE

WNT

WOZ

WSWonen

!WOON
Algemene Vergadering

Algemene Subsidieverordening Amsterdam 2013

Amsterdams Steunpunt Wonen

Algemene wet Bestuursrecht

College van burgemeester en wethouders

Bewonerscommissies

Emil Blaauw Proceskostenfonds

Fulltime equivalent (Voltijdse baan)

Huurdersvereniging Amsterdam

Kamer van Koophandel

Resultaat Verantwoordelijke Eenheid (voorheen heette rve Wonen ‘Dienst Wonen’)
SMART principe (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden)
Vereniging van Eigenaren

Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector
Waardering Onroerende zaken

Wijksteunpunten Wonen

Stichting !WOON (Nieuw rechtspersoon ASW en WSWonen)

Bijlage 4 Geraadpleegde personen

Personen

Rve Wonen
Karin Daman
Ingrid de Raat
Subsidiebureau Amsterdam
Henk Kalk
Michael Chin
!WOON
Eef Meijerman
Marieke Brouwer
Emil Blaauw Proceskostenfonds
Henk Stegink
Tjerk Dalhuisen
Huurdersvereniging Amsterdam
Winnie Terra
Jan Kok

Bijlage 5 Geraadpleegde documenten

Geraadpleegde documenten

  • Algemene rekenkamer, Handleiding Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid, 12 januari 2005.
  • !WOON, Prestatie aan Gemeente Amsterdam Stichting !WOON, nieuwe organisatie voor bewonersondersteuning, 27 juni 2016.
  • !WOON, Prestatieaanbod 2017.
  • Algemene wet bestuursrecht.
  • ASW en WSWonen, Plan van Aanpak Startdocument Transitieproces, 19 november 2015.
  • ASW Productieplan 2015, 3 december 2014.
  • ASW, Aanbiedingsbrief Subsidieaanvraag, 30 september 2014.
  • ASW, Begroting 2015, 9 december 2014.
  • ASW, Begroting 2016.
  • ASW, Email aan o.a. Huurdervereniging Amsterdam en WSWonen, 3 juli 2015.
  • ASW, Gewijzigde Prestatieaanbod 2015, 15 december 2014.
  • ASW, Halfjaar rapportage 2016, augustus 2016.
  • ASW, Jaarrapportage 2015, mei 2016.
  • ASW, Jaarrekening 2015, mei 2016.
  • ASW, Prestatieaanbod 2015 en 2016.
  • Emil Blaauw Proceskostenfonds, Begroting 2016 en 2017.
  • Emil Blaauw Proceskostenfonds, Jaarrekening 2015, februari 2016.
  • Emil Blaauw Proceskostenfonds, Jaarverslag 2015, april 2016.
  • Emil Blaauw Proceskostenfonds, Subsidieaanvragen 2015 (30 september 2014), 2016 (29 september 2015) en 2017 (30 september 2016).
  • Gemeente Amsterdam, Advies en afstemming partijen bij voordracht: Vernieuwing Bewonersondersteuning en Belangenbehartiging per 1 januari 2017, 12 juli 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Algemene Subsidieverordening Amsterdam 2013, ASA geldig van 1-1-2013 tot 1-1-2014, ASA geldig van 1-12014 tot 1-10-2016, ASA artikel 10.3 geldig sinds 1-10-2016.
  • Gemeente Amsterdam, Beantwoording nadere schriftelijke vragen leden Torn en Van der Ree, 9 maart 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Beantwoording vraag raadslid Torn gesteld in cie Financiën 14 april 2016 over subsidieverstrekking aan huurdersverenigingen, 11 mei 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Begroting 2015, 2016 en 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Bevoegdheden die rechtstreeks worden gemandateerd aan bepaalde functionarissen door college en burgemeester, 13.A.c., 16 december 2014.
  • Gemeente Amsterdam, Brief ‘Ontbrekende informatie subsidieaanvraag 2015 ASW, 5 november 2014.
  • Gemeente Amsterdam, Brief aan ASW ‘Intentie tot doorstart subsidierelatie per 1 januari 2017 met de vernieuwde juridische entiteit voor de bewonersondersteuning in Amsterdam’, 12 januari 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Brief Afspraken Andere Werkwijze Aansturing WSW, 27 augustus 2015.
  • Gemeente Amsterdam, Brief ASW onderdelen en hun verdeling per 1 januari 2017, 23 september 2015.
  • Gemeente Amsterdam, Brief College B en W aan de raad, Vernieuwing bewonersondersteuning en belangenbehartiging per 1 januari 2017, 30 augustus 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Coalitieakkoord 2014-2018, juni 2014.
  • Gemeente Amsterdam, Convenant Wijksteunpunten Wonen 2011-2014, december 2010.
  • Gemeente Amsterdam, E-mail aan Huurdersvereniging Amsterdam, 1 december 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Financiële beoordeling subsidieaanvraag !WOON 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Financiële beoordeling subsidieaanvraag EBF 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Financiële beoordeling subsidieaanvraag HA 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Inhoudelijke beoordeling subsidieaanvraag ASW 2016 en 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Inhoudelijke beoordeling subsidieaanvraag EBF 2016 en 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Inhoudelijke beoordeling subsidieaanvraag HA 2016 en 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Memo Aanvullende afspraken met betrekking tot Prestatieaanbod ASW 2016, 7 december 2015.
  • Gemeente Amsterdam, Motie 860, 5 november 2014.
  • Gemeente Amsterdam, Notulen bespreking tussen ASW en rve Wonen ‘Financiering Kwartiermaker HA’, 16 november 2015.
  • Gemeente Amsterdam, Notulen startgesprek Transitie Wijksteunpunten Wonen en ASW, 7 december 2015.
  • Gemeente Amsterdam, Opdrachtbrief rve Wonen aan de HA’ subsidiering Huurdersvereniging Amsterdam’, 3 september 2015.
  • Gemeente Amsterdam, Opdrachtbrief rve Wonen aan WSW ‘Afspraken andere werkwijze aansturing WSW’, 27 augustus 2015.
  • Gemeente Amsterdam, Programmakkoord 2010-2014, mei 2010.
  • Gemeente Amsterdam, Richtlijnen inzake het verstrekken van subsidies.
  • Gemeente Amsterdam, Subsidievaststellingsformulier ASW 2015, 1 juni 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Subsidievaststellingsformulier EBF 2015, 2 juni 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Subsidievaststellingsformulier HA 2015, 2 juni 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Vaststellingsbeschikking ASW 2015, 13 juni 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Vaststellingsbeschikking EBF 2015, 13 juni 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Vaststellingsbeschikking HA 2015, 13 juni 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Verleningsbeschikking HA 2015, 2016 en 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Verleningsbeschikking EBF 2015, 2016, en 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Verleningsbeschikking !WOON 2017.
  • Gemeente Amsterdam, Verleningsbeschikking ASW 2015 en 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Verslag Gesprek Dienst Wonen met HA en ASW over ontvlechting, 10 maart 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Verslag Gesprek Dienst Wonen met HA en ASW over ontvlechting, 13 oktober 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Verslag Voortgangsgesprek transitie Wijksteunpunten Wonen en ASW, 20 januari 2016.
  • Gemeente Amsterdam, Visie op Subsidies, 2 juni 2015.
  • Gemeente Amsterdam, Voordracht voor de collegevergadering van 30 augustus 2016, 30 augustus 2016.
  • Huurdersvereniging Amsterdam, Aanbiedingsbrief Subsidieaanvraag 2016, 29 september 2015.
  • Huurdersvereniging Amsterdam, Aanbiedingsbrief Verantwoording 2015, 24 maart 2016.
  • Huurdersvereniging Amsterdam, Begroting 2015, 2016 en 2017.
  • Huurdersvereniging Amsterdam, Brief ‘reactie op u schrijven “subsidiëring Huurdersvereniging Amsterdam” (d.d. 3 september 2015)’, 29 september 2015.
  • Huurdersvereniging Amsterdam, E-mail aan Wonen, 30 november 2016.
  • Huurdersvereniging Amsterdam, Financieel Jaarverslag 2015, 23 maart 2016.
  • Huurdersvereniging Amsterdam, Jaarverslag 2015, 24 maart 2016.
  • Huurdersvereniging Amsterdam, Prestatieaanbod 2015, 2016 en 2017.
  • Huurdersvereniging Amsterdam, Voorstel Naar een nieuwe huurdersvereniging Amsterdam, 6 juli 2016.
  • Nationaal Register, Governancecode Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening, 2008.
  • Rekenkamer Amsterdam, Definitief Gesprekslag !WOON, 12 januari 2017.
  • Rekenkamer Amsterdam, Definitief Gespreksverslag Emil Blaauw Proceskostenfonds, 18 januari 2017.
  • Rekenkamer Amsterdam, Definitief Gespreksverslag Huurdersvereniging Amsterdam, 17 januari 2017.
  • Rekenkamer Amsterdam, Definitief gespreksverslag rve Wonen, 14 september 2016.
  • Rekenkamer Amsterdam, Definitief Gespreksverslag rve Wonen, 20 december 2016.
  • Rekenkamer Amsterdam, Definitief gespreksverslag rve Wonen, 25 augustus 2016.
  • Rekenkamer Amsterdam, Definitief Gespreksverslag Subsidiebureau Amsterdam, 15 december 2016.
  • Rekenkamer Amsterdam, E-mail gemeente aan Rekenkamer Amsterdam, 13 februari 2017.
  • Rekenkamer Amsterdam, E-mail Huurdersvereniging Amsterdam aan Rekenkamer Amsterdam, 20 februari 2017.
  • Rekenkamer Amsterdam, Rapport Energiebesparende maatregelen in corporatiewoningen, 23 maart 2016.
  • Rekenkamer Amsterdam, Rapport Opvolgingsonderzoek Aansturing Welzijnsinstellingen, 3 november 2016.
  • Rekenkamer Amsterdam, Rapport Subsidies Diversiteit, 18 februari 2016.
  • RIGO, Definitief rapport Evaluatie Wijksteunpunten Wonen 2009-2013, 25 december 2015.
  • WSWonen, Brief ‘Voorstel op hoofdlijnen nieuwe organisatie WSW per 1-1-2017’, 25 september 2015.
  • WSWonen, Brief werkgevers aan rve Wonen, 21 januari 2016.